Bijlage 3 - Handvest Informatievoorziening gemeente Zoetermeer (huidig)

Handvest Informatievoorziening gemeente Zoetermeer

Artikel 1: Algemene uitgangspunten 1. Het college en de burgemeester voorzien de raad van alle informatie die de raad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft. 2. Het college en de burgemeester informeren de raad tijdig, dat wil zeggen binnen zes werkdagen waarin een onder III genoemd onderwerp aan de orde is via een memo dat wordt aangekondigd in de dagmail van de raad en dat wordt geplaatst bij de weekberichten in het RIS op de website van de gemeente. 3. Het college en de burgemeester informeren de raad ook, indien nog niet alle informatie over een onder III genoemd onderwerp beschikbaar is. In die gevallen meldt het college of de burgemeester de informatie die op dat moment beschikbaar is op dezelfde wijze als bedoeld in het tweede lid. Artikel 2: Besluitenlijst van het college Het college verstrekt de raad de vastgestelde besluitenlijsten van de vergaderingen van het college zo spoedig mogelijk. Artikel 3: Actieve informatie De raad wordt in ieder geval actief geïnformeerd over: - de uitoefening van de bevoegdheden genoemd in artikel 160, eerste lid onder e, f, g en h van de Gemeentewet, wanneer de uitoefening ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben. Kan de uitoefening van de bevoegdheden bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder f geen uitstel leiden, dan informeert het college de raad zo spoedig mogelijk na het genomen besluit.

- een omvangrijke afwijking in de uitvoering van de begroting, dat wil zeggen financieel boven het bedrag van 5% van het programmatotaal uitkomend met een minimum van € 500.000,00. - een complex onderwerp dat wijziging van beleid tot gevolg heeft, waarbij een groot aantal actoren is betrokken en/of raakvlakken heeft met andere beleidsvelden; - een onderwerp dat grote maatschappelijke en/of media-aandacht trekt; - het melden bij de toezichthouder van een calamiteit zoals bedoeld in de Calamiteitenprotocollen Jeugd en Wmo; - een onderwerp dat bestuurlijke risico’s met zich brengt, de mogelijkheid aanwezig is van aantasting van de integriteit van het bestuur en/of de financiële belangen van de gemeente in het geding zijn. Artikel 4: Instrumenten van informatie De raad wordt in ieder geval geïnformeerd via de reguliere Planning en Control cyclus en de volgende instrumenten: - doorlichtingsonderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid (artikel 213a Gemeentewet); - beleidsevaluaties; - beantwoording mondelinge en schriftelijke vragen. Artikel 5: Informatie van verbonden partijen Informatie over verbonden partijen (inclusief bestuurscommissies) wordt mondeling of schriftelijk ter kennis van de raad of een commissie gebracht.

Waarbij in ieder geval: - voorafgaand aan de mondelinge behandeling in de commissievergadering, waar de terugkoppeling geagendeerd is, schriftelijke terugkoppeling vanuit de openbare vergaderingen van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling plaatsvindt; - vergaderdata van de vergaderingen van het algemeen bestuur van gemeenschappelijke regelingen via de weekberichten worden aangeboden; - agenda’s en bijbehorende stukken worden na aanlevering door de contactpersonen van de gemeenschappelijke regelingen digitaal aan de raad beschikbaar gesteld; - jaarstukken van verbonden partijen, niet zijnde gemeenschappelijke regelingen, worden voorzien van een memo met de belangrijkste punten uit de jaarstukken en ter kennisname aan de raad ter beschikking gesteld; - op de voorgestelde begroting en jaarstukken van verbonden partijen kan de gemeente een door de raad vastgestelde zienswijze indienen. Het college zorgt ervoor dat de raad voor het vaststellen van deze zienswijze de voor raadsbesluiten gebruikelijke voorbereidingstijd heeft.

Artikel 6: Verwijzingen 1. Voor de procedure ten aanzien van informatie die geheim is, wordt verwezen naar het Protocol geheimhouding, vastgesteld door de raad op 2 juli 2012. 2. Voor de beantwoording van feitelijke vragen van of feitelijke informatie aan een of meer raadsleden wordt gehandeld conform artikel 3 van de Verordening op de ambtelijke bijstand. Artikel 7: Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking twee weken na de bekendmaking daarvan, tenzij hierover een inleidend verzoek tot het houden van een referendum wordt gedaan.