Bijlage 3 - Evaluatierapport actualisering evenementenbeleid 2016

INLEIDING De gemeente Zoetermeer hecht er waarde aan de inhoud van haar beleid continue te monitoren en periodiek te actualiseren. Het is bijna overbodig te vermelden dat evenementen een positieve bijdrage leveren aan de dynamiek in de stad. Bij een evenement ontmoet je je vrienden of je leert er zelfs je toekomstige partner kennen. Je maakt er een dagje uit van, alleen, met vrienden, je gezin of familie. Je ontspant, je werkt aan je gezondheid, je luistert naar en danst op je favoriete muziek, je geniet van kunst en/of lekkernijen… Het is een moment waarop mensen plezier beleven en ontspannen. Kortom, evenementen vergroten het woongenot van de inwoners en bewoners van de regio. En in sommige gevallen trekken ze zelfs ook bezoekers van buiten de stad. Tijdens de Coronaperiode is de positieve waarde van evenementen nog maar eens benadrukt. Door de hele bevolking en in het bijzonder door jongeren, werden evenementen en festivals ontzettend gemist. Naast vertier en ontmoeting, geven evenementen een impuls aan de lokale economie. Bezoekers geven er geld uit brengen wellicht ook nog een bezoekje aan lokale winkeliers en/of horeca. Met evenementen kun je niet alleen bezoekers uit de stad trekken, maar ook uit de regio, of zelfs uit het land. Het is bij uitstek een branche waarin diverse partners in de stad gestimuleerd worden tot samenwerking.

Te denken valt aan cultuurinstellingen, evenementenorganisatoren, toeleveranciers, detailhandel, sportinstellingen en horeca. Ook zijn evenementen een belangrijke drager voor de Citymarketing. Ze kunnen helpen om de identiteit van de stad uit te dragen en te versterken, en ze dragen bij aan de positionering van de stad in de regio maar ook landelijk. De gemeente streeft daarom naar een goed evenementenaanbod en faciliteert dat waar mogelijk. RAADPLEGING Ten behoeve van de evaluatie van het evenementenbeleid is er gebruik gemaakt van gegevens uit de stadspeilingen in Zoetermeer van de afgelopen jaren. Hierin hebben bewoners van Zoetermeer vragen beantwoord over het evenementenaanbod in de stad. Er is bewust voor gekozen bij deze evaluatie geen aparte enquête te houden of gesprekken te voeren met (vertegenwoordigers van) bewoners, omdat de afgelopen 2 jaar geen representatief beeld laten zien van het evenementenaanbod in de stad. Wel zijn beleidsmedewerkers betrokken op het gebied van wijkmanagement en sociale aspecten. Zij zijn goed op de hoogte van wat er bij de bewoners speelt en leeft op het gebied van evenementen. Bij het opstellen van het nieuwe beleid, waarin de toekomstige belangen en wensen zullen worden verwerkt, worden (vertegenwoordigers van) bewoners uiteraard wel geraadpleegd.

Verder zijn er diverse gesprekken gevoerd met vertegenwoordigers van organisaties en ondernemers die een belangrijke rol hebben in de stad als het gaat om het organiseren van evenementen. In die gesprekken is uitgebreid stilgestaan bij de verschillende aspecten die het organiseren van de evenementen in de stad met zich meebrengen, zoals: vergunningen, veiligheid, doelgroepen, aanbod, financiering, handhaving, locaties, voorzieningen, samenwerking, economische spin off etc. De selectie van geraadpleegde personen is representatief voor de sectoren die betrokken zijn bij evenementen in Zoeteremeer, zoals evenementenorganisatoren, horeca, winkeliersvereniging, Netwerk Zoetermeer en cultuur. Omdat deze evaluatieronde is bedoeld om te inventariseren of het evenementenbeleid geactualiseerd moet worden en welke onderwerpen daarin een belangrijke rol spelen. Is het aantal gesproken externe partijen beperkt gebleven. Tot slot is er ambtelijk een aantal bijeenkomsten georganiseerd waarin de thema’s uit het evenementenbeleid zijn besproken met vertegenwoordigers uit de verschillende teams, zoals handhaving, veiligheid, cultuur, sport, ecologie, wijkmanagement, citymarketing en het kabinet.

De input die uit dit totale proces is gehaald, geeft een goed beeld van de werking van het huidige beleid. De vertaling van deze input is weergegeven in dit rapport en vormt de basis voor het vervolgproces van het actualiseren van het evenementenbeleid. PROCES EN TIJDLIJN Eind oktober 2021 is, zoals ook in het huidige beleid opgeschreven staat, begonnen met het evalueren en (later ook) actualiseren van het evenementenbeleid. Eerst is een proces opgesteld voor het hele traject om te komen tot geactualiseerd evenementenbeleid. Vervolgens is ten behoeve van de evaluatie van het huidige beleid een uitgebreide interne/ambtelijke uitvraag gedaan waarbij alle aspecten uit het beleid uitgebreid zijn besproken met de verschillende betrokken disciplines/teams binnen de gemeente. Daarna zijn ten behoeve van deze evaluatie individuele gesprekken gevoerd met vertegenwoordigers uit betrokken branches in de stad. De input uit deze bijeenkomsten en gesprekken, is terug te lezen in dit rapport. Zodra het mogelijk is, wordt het procesvoorstel participatie door de raad vastgesteld, waarna het participatietraject kan worden opgestart voor de actualisatie van het evenementenbeleid. De input die daaruit komt, zal samen met dit rapport worden gebruikt om het nieuwe beleid inhoudelijk vorm te geven. Naar verwachting zal eind 2022 het geactualiseerde evenementenbeleid worden vastgesteld door de raad.

VISIE UIT HET HUIDIGE EVENEMENTENBELEID De visie op evenementen in het huidige evenementenbeleid is als volgt omschreven: Zoetermeerse evenementen dragen in belangrijke mate bij aan bovenstaande drie pijlers door een ruim, onderscheidend en gevarieerd aanbod van lokaal, regionaal en nationaal aansprekende evenementen. Het evenementenaanbod voldoet aan een aantal randvoorwaarden zodat de stad veilig, schoon en bereikbaar blijft en eventuele hinder voor bewoners en bedrijven niet onevenredig groot is. De evenementorganisatoren en de lokale ondernemers zoeken elkaar op om elkaar te versterken en van elkaar te profiteren. Een deel van de evenementen is vernieuwend of uniek ten opzichte van andere steden. Het zijn onderscheidende evenementen die het verhaal van Zoetermeer vertellen en aansluiten bij de vele en bijzondere vrijetijdsvoorzieningen en het innovatieve en ondernemende karakter van de stad, maar met name Zoetermeer promoten en profileren als een stad met een eigen identiteit waar het prettig wonen, werken en verblijven is en waarbij de bewoners de belangrijkste dragers en vertellers van het Zoetermeerse verhaal zijn. Die evenementen wil Zoetermeer verder versterken en ondersteunen. Deze visie werken we uit in onderstaande ambities. AMBITIES A.

De standaard is bruisend en breed Een breed en divers aanbod aan goed georganiseerde evenementen die gericht zijn op de gehele bevolking, maar ook voor de bezoekers van buiten de stad aantrekkelijk zijn. Grotere en kleinere evenementen voor jong en oud. Een breed palet dat sterk bijdraagt aan aantrekkelijkheid en bruis in de stad, waarbij aan alle doelgroepen wordt gedacht en aan alle lagen van de bevolking. Het samen genieten of meewerken aan evenementen draagt in grote mate bij aan de ontmoeting tussen inwoners en vergroot de sociale cohesie in de stad. De interactie, participatie en waardering van inwoners bij deze evenementen is groot. Deze evenementen vinden plaats zowel in de binnenstad als in de andere wijken van Zoetermeer. Waarbij de binnenstad bij uitstek de plek is waar mensen elkaar ontmoeten en genieten van hetgeen er te beleven is in de multifunctionele mix van winkels, wonen, horeca en evenementen. Dit brede aanbod is vooral belangrijk voor onze eigen inwoners, die het

wonen in Zoetermeer daardoor positief beleven en voor wie evenementen een middel kunnen zijn om de sociale samenhang te versterken. Het draagt bij aan de effecten die de gemeente wil bereiken op diverse terreinen. Zoals het stimuleren van bruis in de binnenstad, maar ook cultuurbeleving, vergroten van de mogelijkheden tot vrijetijdsbesteding en deelname aan sportactiviteiten, bevorderen van sociale interactie en cohesie. Zoetermeer wil deze evenementen helpen mogelijk maken door ze te faciliteren en de juiste randvoorwaarden te creëren, ondermeer door goede dienstverlening en vergunning. B. De top is onderscheidend Een aantal evenementen in Zoetermeer is van een kwalitatief hoog niveau, is diep geworteld in de stad, kent hoge bezoekersaantallen en draagt in belangrijke mate bij aan de promotie van Zoetermeer door hun onderscheidende karakter, publiciteitskracht en hun bijdragen aan het profiel van Zoetermeer als hoog gewaardeerde woonstad, ondernemend in innovatie en vooruitstrevend in de vrijetijdsbeleving. Deze evenementen hebben bij voorkeur een regionale of landelijke uitstraling, maar kunnen ook ‘klein maar fijn’ zijn. Ze richten zich voor de doelgroepen buiten Zoetermeer meer op jongeren en jonge gezinnen. Deze evenementen zijn zichtbaar en voelbaar in de stad. Ze hebben een spin-off naar andere sectoren, zoals de horeca, middenstand, sport en cultuur.

Deze evenementen wil Zoetermeer stimuleren en ondersteunen. In een aantal gevallen door een meerjarige subsidie. Evenementen zijn een visitekaartje voor de stad. Inwoners en bedrijven hebben hier voordeel bij. Met evenementen willen we Zoetermeer op de kaart zetten voor (toekomstige) bewoners en ondernemers. Evenementen kunnen het imago van onze stad naar buiten toe versterken. Zoetermeer wil daarom ook evenementen ondersteunen die aansluiten bij de in het oog springende, sterke punten van Zoetermeer, waaronder de hooggewaardeerde woonomgeving, de innovatiekracht in de stad en de brede en bijzondere mogelijkheden tot vrijetijdsbeleving. Deze evenementen zijn vernieuwend en onderscheidend ten opzichte van andere steden. Ze verbreden en versterken het sportklimaat, de culturele diversiteit en de lokale economie. Ze beschikken over publiciteitskracht en trekken mensen uit de regio naar Zoetermeer. Maar bovenal zorgen zij voor een bijzondere beleving van en in de stad. Dit evenementenaanbod leidt tot een actieve promotie en een positieve naamsbekendheid van de stad in de regio en daarbuiten. Tevens leveren deze evenementen door hun bezoekersaantallen een bijdrage aan de lokale economie. Het is daarbij van belang om te zorgen voor een goede spin-off naar andere sectoren.

Zoetermeer wil haar ambitie waarmaken door deze topevenementen te ondersteunen met (meerjaren) subsidie en in uitzonderingsgevallen voorrang boven andere evenementen of een mogelijkheid om eveneens in uitzonderingsgevallen een eindtijd van het evenement te kunnen verlengen (speciale privileges). C. De stad is bruisend en leefbaar Grote evenementen worden zo georganiseerd dat de waardering onder bezoekers en het draagvlak onder inwoners positief is. Het totale evenementenaanbod voldoet aan de randvoorwaarden zodat de stad aantrekkelijk, veilig, schoon en bereikbaar blijft en eventuele hinder voor bewoners en bedrijven in balans is. Tegelijkertijd dienen evenementen goed geregeld te worden. Daar komt veel bij kijken: duidelijkheid vooraf over op welke locaties hoeveel en welk soort evenementen gehouden kunnen worden. Afstemming in de jaarkalender zodat niet alle evenementen op dezelfde dag plaatsvinden. Kiezen bij vergunningverlening voor evenementen die logisch en passend zijn bij de datum en plaats en een meerwaarde hebben voor het gebied. Vergunningen verlenen en de voorschriften naleven en handhaven. Bewoners en gebruikers van de (binnen)stad tijdig en goed informeren over komende evenementen. Aansturen op contact (en samenwerking) tussen organisatoren en wijkvertegenwoordigers. Een inschatting maken van eventuele risico’s en zo nodig veiligheidsmaatregelen nemen.

Eventuele gevolgen voor het verkeer regelen. In sommige gevallen

gebruik maken van crowd control. Tot slot afspraken maken over afval ophalen en schoonmaken, open afbouw. Door van bruis en leefbaarheid een ambitie te maken, zullen zowel organisatoren als bewoners meer duidelijkheid krijgen over het gewenste evenwicht tussen genieten en ergeren. Het gaat daarbij om kwantitatieve aspecten (aantallen evenementen, bezoekers, decibellen), maar ook om kwalitatieve aspecten (soort evenement bij passende locatie, samenwerking met wijk, uitstraling, etc.). Inmiddels zijn er in de afgelopen periode nieuwe beleidsstukken opgesteld en is de visie Zoetermeer 2040 vastgesteld. Zoetermeer 2040 is een langetermijnvisie op de sociale, economische en ruimtelijke ontwikkeling van Zoetermeer. In de visie staat hoe Zoetermeer zich kan ontwikkelen en hoe er gebouwd kan blijven worden aan verbetering en ontwikkelkansen voor alle inwoners. Daarnaast zijn er op het gebied van cultuur en sport ook beleidsdoelen gesteld en is er op het gebied van Citymarketing een strategie uitgewerkt in een strategisch canvas. Bovendien is er een nieuwe bestuursperiode aangebroken en zal er een nieuw collegeprogramma worden opgesteld. Het toekomstige evenementenbeleid zal daarop moeten worden afgestemd. INHOUD RAPPORT De inhoud van dit rapport is een weergave van wat er aan terugkoppeling is gegeven door zowel ambtelijke als stadspartijen.

Zij hebben hun visie gegeven op het huidige evenementenbeleid. De deelnemers aan de gesprekken hebben aangegeven welke onderwerpen aandacht behoeven en moeten worden aangepast bij de actualisatie van het beleid, maar ook op welke punten het huidige beleid het juist goed functioneert. Er is hierbij geen oordeel gegeven over deze input. Het zou zelfs kunnen zijn dat aanbevelingen van de één tegengesteld zijn aan die van een ander. Bij het opstellen van het geactualiseerde evenementenbeleid, zal uiteindelijk worden bepaald hoe er inhoudelijk vorm wordt gegeven aan het beleid. Het is dus niet zo dat alle standpunten van de betrokkenen zullen worden overgenomen in het nieuwe beleid. Bovendien worden problemen benoemd zonder dat daarbij een oplossing wordt aangedragen. Het is de bedoeling om in het participatieproces dat na deze evaluatie volgt, meer in te zoemen op de oplossingen voor deze problemen. Deze zullen vervolgens worden verwerkt in het nieuwe evenementenbeleid.

TERUGKOPPELING INTERNE RONDE PROCES Zoals eerder aangegeven is er een uitgebreide ambtelijke evaluatieronde gehouden. Vanuit de volgende teams en/of inhoudelijke thema’s zijn mensen betrokken geweest: Vrije tijd, sport Vrije tijd, cultuur Communicatie, Citymarketing Sociaal domein, wijken Sociaal domein, beleid Sociaal domein, minimabeleid Sociaal domein, subsidiebureau Stadsbeheer Veiligheid, vergunningen en handhaving, vergunningen Veiligheid, vergunningen en handhaving, beleid Veiligheid, vergunningen en handhaving, BOA’s Veiligheid, vergunningen en handhaving, ecologie Juridische aangelegenheden en bestuursondersteuning, kabinet Stedelijke ontwikkeling, ecologie Stedelijke ontwikkeling, economie Deze evaluatieronde bestond uit 5 themabijeenkomsten waarbij in wisselende samenstelling vertegenwoordigers uit al deze teams/afdelingen waren betrokken. De 5 thema’s waren: • Corona en toekomstbestendigheid • Differentiatie aanbod en subsidiering • Samenwerking partners en economische spin off • Sociaal • Evenementenlocaties en specificaties/criteria Daarnaast zijn er met de teams Vergunningen en Handhaving nog aanvullende gesprekken gevoerd. En ook is er nog aanvullen overleg geweest over de thema’s geluidsbelasting op locaties, dierenwelzijn en de relatie tussen evenementen en de markt.

De inhoudelijke aanbevelingen die hieruit naar voren zijn gekomen, worden hierna per onderwerp beschreven. CONTEXT EVENEMENTEN EN SUBSIDIERING Om verwarring te voorkomen wordt hierbij een korte uitsplitsing gemaakt in soorten evenementen in relatie tot subsidiering. Er is in die verschillende categorieën dus ook een verschillende afhankelijkheid van de gemeente. 1. Evenementen die vanuit een beleidsveld (sport, cultuur of citymarketing) worden gesubsidieerd (beoordeling per aanvraag) 2. Events die (indien aangevraagd) gegarandeerd ieder jaar gesubsidieerd worden 3. Organisaties die evenementen organiseren die gesubsidieerd worden 4. Ongesubsidieerde evenementen

TEKSTUEEL/ALGEMEEN

Het taalgebruik in het huidige evenementenbeleid wordt als “wollig” ervaren. Termen bruisevenementen en topevenementen worden gebruikt zonder nadere definiëring en blijven dus onduidelijk. Verder is de inhoud niet erg concreet. Er staan veel ambities, maar niet hoe deze gerealiseerd zullen/moeten worden. Er is behoefte aan een makkelijk leesbaar beleidsdocument waarin voor de uitvoering door het ambtelijk apparaat meer handvatten worden aangereikt. Het is daarom belangrijk vast te stellen wat het doel is van het nieuwe beleid en voor wie het wordt opgesteld. Daarmee wordt het kwalitatief beter en concreter. Borg vervolgens dat alle acties die in het beleid worden vastgelegd, ook daadwerkelijk een eigenaar krijgen en worden opgepakt en uitgevoerd. VERGUNNINGVERLENING Capaciteit: In de keten van vergunning aanvraag tot verlening is soms te weinig capaciteit is om de vele aanvragen te verwerken. Vooral in piekperiodes is er een tekort aan capaciteit. Doorlooptijd beoordeling aanvragen: De doorlooptijd van aanvragen is een drempel voor veel evenementen. Vooral kleinschalige evenementen die op actualiteiten, zoals een regionale of landelijke gebeurtenis of het weer willen inspringen, hebben last van de doorlooptijd van minimaal 3 weken. Er is echter wel veel behoefte aan kleinschalige wijkactiviteiten waarmee de sociale cohesie wordt vergroot.

Kosten aanvragen: De kosten van vooral wijkgerichte evenementen/buurtactiviteiten vormen een belemmering voor een dergelijke aanvraag. Interdisciplinaire overlegtafel: Aanvragen voor grotere complexe evenementen worden niet altijd interdisciplinair besproken. Dit is volgens veel teams wel wenselijk. Indien het een marktterrein betreft, moet hierbij ook de marktmeester en/of -beheerder aanschuiven. Frequent overleg is gewenst waarbij alle betrokken disciplines kunnen aanschuiven om complexe aanvragen te behandelen en beoordelen. Daarnaast moeten er reactietermijnen worden ingesteld voor het beoordelen van een aanvraag door een team. De “toetsgroep” die in het leven werd geroepen in het kader van Corona, werkte erg goed. De aanbeveling wordt gedaan om dit format als standaardmethode in te zetten bij de behandeling van met name grotere en/of complexe evenementen. Vergunningen i.r.t. ontheffingen: Voor de organisatoren zou het goed zijn wanneer vergunningen pas worden verleend wanneer ook de voor het evenement benodigde ontheffingen zijn verleend. Deze kunnen dan in één pakket worden verzonden. Dit voorkomt teleurstellingen bij de organisator. Vaak veronderstelt die dat wanneer een vergunning is verleend, ook alle ontheffingen zullen worden verleend, of weet hij zelfs niet dat die nog apart moeten worden aangevraagd.

Crisissituaties: Er wordt voor gepleit om een “crisisaanpak” op de plank te leggen in de vorm van een blauwdruk voor onvoorziene situaties zoals die zich nu heeft voorgedaan met Corona. Een handboek voor standaard handelingen en/of aanpak dat in werking treedt bij calamiteiten. Het instellen van de goed functionerende toetsgroep, zoals die er was in Coronatijd, zou dan één van de crisismaatregelen kunnen zijn. Dubbele aanvragen op één locatie: Wanneer twee evenementen op dezelfde tijd en plek worden aangevraagd, is nu niet vastgelegd op basis waarvan wordt bepaald welk evenement plaats kan vinden, en welk evenement niet.

Aanpak te vroeg of te laat ingediende en onvolledige aanvragen: Er is behoefte aan handvatten om aanvragen die onvolledig worden ingediend buiten behandeling te kunnen stellen. Dit geldt ook voor aanvragen die nog niet in behandeling kunnen worden genomen omdat ze te lang van tevoren of juist te laat zijn ingediend. Locatieoverzicht met specificaties: Er is behoefte aan een lijst met criteria voor locaties (geluid, aantal bezoekers, afmeting, ondergrond, toegankelijkheid, bereikbaarheid, milieubelasting etc.). De wens om een dergelijk overzicht te hebben wordt door alle teams onderkend. Prioriteitstelling afhandeling aanvragen: Het is nu niet mogelijk om de afhandeling van een bepaald belangrijk evenement naar voren te trekken en met voorrang/prioriteit te behandelen. Daar is soms wel behoefte aan. Er moet op schrift worden gesteld onder welke voorwaarden dit in uitzonderingsgevallen wel mogelijk wordt. EVALUATIE Om de verleende subsidies van de evenementen goed te kunnen verantwoorden, zou het goed zijn wanneer de (grotere) gesubsidieerde evenementen achteraf geëvalueerd worden op alle aspecten zoals: veiligheid, toegankelijkheid, hygiëne, schoonmaak, aantal bezoekers, op- en afbouw, voorzieningen etc. Er moet dat een evaluatieformulier worden opgesteld en worden afgesproken wie deze evaluaties gaat uitvoeren.

HANDHAVING Er moet voldoende capaciteit worden ingezet op het beoordelen van aanvragen en het controleren van evenementen op locatie. Bij evenementen die plaatsvinden buiten reguliere kantoor-/werktijden is het digitaal inzien van de vergunning niet mogelijk. Dat zou wenselijk zijn. Er is behoefte aan een overzicht met criteria van de evenementenlocaties en goed vastgelegde ambtelijke werkprocessen. Mondelinge afspraken over afwijkingen in de uitvoering van een evenement t.o.v. wat in de vergunning is vastgelegd, zijn onwenselijk. De BOA ter plaatse is vaak niet van deze toezeggingen op de hoogte en zal handhavend optreden tegen deze afwijkingen. Dit levert voor zowel de organisator als voor de BOA zeer vervelende situaties op die hoog kunnen oplopen. Er is behoefte aan richtlijnen in een handelingskader bij overtredingen tijdens evenementen. Hierin moet duidelijk zijn beschreven wanneer welke maatregelen worden ingezet. De samenwerking tussen handhaving en de andere teams wordt als goed ervaren. Ook is de samenwerking met de politie goed. Het is duidelijk wat de verschillende rollen zijn van de politie en Handhaving. De rolverdeling bij het stilleggen van evenementen en bij evenementen buiten kantoortijden moet worden gedocumenteerd. De politie zou altijd de de vergunning van complexe en/of grote evenementen vooraf moeten beoordelen.

De aanbeveling vanuit Handhaving is om de schouw van een evenementenlocatie een aantal uren voor de start van het evenement uit te voeren en niet al 1 of 2 dagen van tevoren. AANBOD EN KWALITEITSVERBETERING Er zijn in korte tijd diverse budgetten weggevallen voor evenementen. Zo is het cultuurfonds opgeheven. Fonds 1818 heeft zich gefocust op maatschappelijke evenementen waardoor veel evenementen die voorheen in aanmerking kwamen voor een bijdrage, deze nu niet meer krijgen. Het zou goed zijn wanneer er vanuit de stadspartijen een fonds wordt opgericht om evenementen te ondersteunen. Dit fonds zou samengesteld kunnen worden door verschillende partijen zoals corporaties, werkgevers, pandeigenaren, winkeliers en horeca aangevuld met een budget vanuit de gemeente. Er is angst voor verschraling in het aanbod de komende tijd. Als oorzaken hiervoor worden (naast de andere punten in deze paragraaf) genoemd: • Lange doorlooptijden van vergunningen • Financiële tegenvallers van organisatoren in de Coronaperiode. • Het niet kunnen plaatsvinden van wenselijke evenementen door capaciteitsgebrek ten aanzien van beveiliging Om te bepalen of een evenement past bij de ambities en identiteit van de stad, moeten heldere richtlijnen en criteria worden opgesteld. Zo kunnen subsidies beter en gerichter worden ingezet vanuit de verschillende disciplines.

Vanuit Citymarketing zijn deze criteria in 2020 opgesteld en later aangepast. Periodiek (bijvoorbeeld tweejaarlijks) zou totaalaanbod van evenementen in de stad in kaart moeten worden gebracht en geëvalueerd. Als de criteria van identiteitsversterkende en dus wenselijke evenementen goed zijn opgesteld, kan hierop ook worden getoetst. Er kan dan worden bijgestuurd als blijkt dat bepaald wenselijk aanbod ontbreekt. Sommige evenementen zouden als een pitch in de markt kunnen worden gezet. Op die manier kunnen de scenario’s van meerdere aanbieders met elkaar worden vergeleken. Mogelijk zou met deze aanpak de kwaliteit van deze evenementen kunnen worden verhoogd en is er meer zekerheid over de verhouding tussen het budget en de prestaties. Ook wordt hiermee bevorderd dat niet altijd dezelfde partijen worden ingezet om evenementen te organiseren. Onderzocht kan worden hoe wijkbewoners gestimuleerd kunnen worden om evenementen in de wijken te organiseren. Dit verhoogt de sociale cohesie in de buurten en maakt de wijk levendig. Dit zou onder andere kunnen door tevens budget voor subsidiering vast te stellen voor middelgrote evenementen. Dit is er nu niet, terwijl er wel budget is voor kleine en grote evenementen. EVENEMENTENLOCATIES OVERZICHT Ambtelijk is er behoefte een goed overzicht van alle evenementenlocaties. Het gaat zowel om binnen- als buitenlocaties.

Er is behoefte aan een goed toetsinstrument waarmee aanvragen kunnen worden beoordeeld en organisatoren geadviseerd. Ook helpt een dergelijk overzicht bij het zoeken naar een geschikte plek als er nog geen locatie is vastgesteld of een locatie uitvalt of niet beschikbaar is. Bij voorkeur zouden de volgende criteria in die document moeten worden opgenomen:

Criteria voor alle locaties Geluid Aantal bezoekers Aantal evenementen per jaar Aantal dagen per evenement Ondergrond Afmetingen Bereikbaarheid Toegankelijkheid Voorzieningen Criteria specifiek voor buitenlocaties Milieubelasting / seizoen Ondergrond Stroomvoorziening Watervoorziening Criteria specifiek voor binnenlocaties Beschikbare apparatuur Podium Zitgelegenheid Bar/tap Het is wenselijk de betreffende overzichten online beschikbaar te stellen zodat organisatoren en andere mensen die een locatie zoeken deze ook kunnen bekijken. Indien mogelijk kan er een kalender aan gehangen worden, om te zien wanneer de betreffende locatie wel/niet beschikbaar is. Een van de belangrijkste criteria voor evenementen op een locatie is de geluidsbelasting. Vooralsnog is er geen gemeentelijk afwegingskader, overzicht of instrument waarin duidelijkheid wordt verschaft over wat er qua geluid mogelijk is op welke locatie. Het is aan te bevelen een dergelijk overzicht op te stellen. Momenteel vindt de beoordeling van aanvragen op geluidsbelasting plaats op basis van landelijke normen via de Omgevingsdienst. FINANCIËLE PARAGRAAF/MIDDELEN De beleidsambities van de verschillende teams op het gebied van cultuur, citymarketing, sociaal en sport zijn fors. Evenementen kunnen een grote bijdrage leveren aan het realiseren van die ambities.

Daarom wordt ervoor gepleit voor voldoende budget bij die ambities om daarmee evenementen te ondersteunen met subsidies of zelfs in te kopen. Om goed onderscheid te kunnen maken in het verlenen van subsidies voor initiatieven uit de stad enerzijds en inkoop van ontbrekend aanbod anderzijds, is het verstandig de budgetten te kunnen inzetten voor beide varianten, subsidie of inkoop. In de nieuwe evenementennota moet een financiële paragraaf worden opgenomen om aan te geven welke budgetten er nodig zijn om de verschillende beleidsambities te kunnen realiseren. Procesvoorstel om de gemeentelijke budgetten doelgericht in te zetten op verbetering van het evenementenaanbod:

1. Visie Zoetermeer 2040 (ambities op hoofdlijnen) 2. Beleid op thema’s (uitwerking van de visie op beleidsterreinen) 3. Bekijk wat evenementen kunnen bijdragen aan deze beleidsdoelstellingen en bepaal je doelgroepen 4. Bepaal wenselijk aanbod 5. Bekijk het aanbod dat op natuurlijke wijze is ontstaan (nulmeting) 6. Bepaal wat ontbreekt 7. Bepaal het juiste instrument om de realisatie hiervan tot stand te brengen (subsidie of inkoop) INKOOP OF SUBSIDIE? Wanneer kunnen en moeten instrumenten “subsidie en/of inkoop” worden ingezet t.a.v. het evenementenaanbod: Subsidie: wordt ingezet om het initiatief tot het organiseren van evenementen die niet commercieel zijn te stimuleren. Met subsidiecriteria die afgestemd zijn op de beleidsdoelstellingen, bepaal je of een initiatief bijdraagt aan de realisatie van die doelstellingen en dus of de subsidie kan worden toegekend. Inkoop: wordt ingezet om evenementenaanbod in te kopen dat ontbreekt om doelstellingen te realiseren op een bepaald beleidsterrein wanneer dit niet uit eigen beweging door organisatoren in de stad wordt aangeboden. Uitvoeringsovereenkomst: hulpmiddel voor meerjarige subsidiering van activiteiten die in het verlengde van de gemeente worden uitgevoerd. Hierin kunnen beleids-, kwaliteits- en andere prestatiecriteria worden opgenomen waaraan de activiteiten moeten voldoen.

Een dergelijke overeenkomst wordt overkoepelend over een meerjarige subsidie heen opgesteld. Het biedt de uitvoeringspartij zekerheid voor die periode en geeft de gemeente meer grip op de inhoud. Op het gebied van sport en sociale cohesie in de wijken is er veel kleinschaliger aanbod. Daarvoor is een regeling met subsidieplafond een goed instrument. Deze dient laagdrempelig te zijn zonder al te veel eisen en administratieve rompslomp. Het zijn vooral de lokale verenigingen en instanties die hiervan gebruik willen maken. Overeenkomsten en opdrachten moeten helder zijn. Daarom is het belangrijk dat de opdrachten en overeenkomsten goed en helder worden opgesteld. Hiervoor worden de volgende suggesties gegeven: • Zorg voor heldere prestatieafspraken • Zorg voor duidelijke rolverdeling gemeente versus organisator • Stem de overeenkomst vooraf af met alle betrokken ambtelijke teams • Neem criteria op over de inhoudelijke en financiële verantwoording • Zorg voor goede voorbeelden en checklists voor het opstellen van opdrachten en overeenkomsten • Laat je adviseren door team Inkoop en stem met hun je overeenkomst af In de praktijk komt het voor dat de organisator van een gesubsidieerd evenementen zich bij de uitvoering niet aan de regels houdt. Ondanks dat de organisator hier vaker op is aangesproken, verbetert het gedrag niet. Hoe gaan we daarmee om? 1.

Welke sancties worden er in zo’n geval opgelegd? Een boete bij een gesubsidieerd evenement lijkt vreemd.

2. Is het mogelijk de subsidie (gedeeltelijk) terug te vorderen en/of een volgende keer te weigeren? CITYMARKETING Een van de belangrijke ambtelijke aanbevelingen voor dit thema is dat het imago van de stad verbeterd moet worden. De meeste Zoetermeerders zijn ontzettend tevreden over hun stad en beoordelen het woongenot hoog. De cijfers van het aantal Zoetermeerders dat verhuist naar buiten de stad is lager dan in andere steden. Toch denken mensen van buiten Zoetermeer hier anders over. Zij hebben een negatiever beeld over de stad en dat is geen goede zaak. Evenementen kunnen worden ingezet als instrument om mensen van buiten de stad aan te trekken. Bezoekers kunnen dan de sfeer en beleving van de stad ervaren. Het is dus belangrijk hier bij de locatiekeuze van een regionaal of landelijk evenement rekening mee te houden. Naast de locatiekeuze is het belangrijk dat de promotie van evenementen goed wordt opgezet en uitgevoerd. Een van de beste methodes voor positieve stadspromotie is die via tevreden bewoners, ondernemers en instellingen. Maak daarom van Zoetermeerse ondernemers ambassadeurs van de stad. Ook eventuele BZ-ters (Bekende Zoetermeerders) en (top-)sporters kunnen een belangrijke rol spelen in de promotie van de stad naar buiten. Het is van belang dat de gemeente ze daartoe aanspoort en promotiemateriaal ter beschikking stelt.

Zo wordt het verhaal eenduidig en herkenbaar. Richt je bij de promotie vooral op de doelgroepen zoals die in de visie Zoetermeer 2040 staan aangegeven. Dan hebben we het vooral over jongeren/studenten, jonge gezinnen en empty nesters. Een aandachtspunt is hierbij de promotie van Zoetermeer op sites voor studenten. Er zijn veel informatieve sites over de universiteiten en hogescholen van Nederland. Hier wordt natuurlijk de Hogeschool van Zoetermeer wordt omschreven en de beschikbare studierichtingen. Vervolgens wordt ook de stad omschreven. De omschrijvingen die hier staan, doen de stad geen recht. Dit moet verbeterd worden als we ons volgens de stadsvisie op deze, voor de toekomst belangrijke doelgroep willen richten. Studenten laten zich na de keuze van de studierichting bij de keuze van de stad vooral leiden door het aanbod aan horeca, activiteiten, evenementen en festivals in die stad. Op de evenementenkalender van Zoetermeer is de Plek (de uitagenda), staan voornamelijk grote evenementen. Bewoners willen graag een overzicht hebben van alle activiteiten die er in de stad worden ontplooid, groot, klein, wel en niet gesubsidieerd etc. Deze moet worden opgesteld en er moet bepaald worden hoe deze bekend kan worden gemaakt onder de bewoners. Het is belangrijk het evenementenbeleid goed op te laten aansluiten op het Citymarketingbeleid en het strategisch canvas.

ECONOMISCHE IMPULS EN SAMENWERKING TUSSEN PARTIJEN Evenementen kunnen een grote bijdrage leveren aan het lokale bedrijfsleven. Zo kunnen winkelgebieden profiteren van activiteiten die in het betreffende gebied worden georganiseerd. Deze economische impuls wordt versterkt wanneer de aard van het evenement ook past bij de omgeving. Locatiekeuze is hierbij dus belangrijk. Een goed voorbeeld is een fashionshow in het Stadshart of de Dorpsstraat. Bij de hele grote evenementen komen bezoekers alleen voor het evenement en zullen minder snel een combinatiebezoek brengen aan een andere branche. Hierbij kan door het evenement de lokale

economie op een andere manier worden gestimuleerd. Bijvoorbeeld door zoveel mogelijk te werken met lokale organisatoren en culturele partijen. Ook de toeleveranciers voor de evenementen zijn bij voorkeur lokale ondernemers. Ook heeft het de voorkeur dat de lokale horeca zoveel mogelijk wordt ingezet bij de voorziening van het hapje en het drankje tijdens de evenementen. Het zou erg functioneel zijn wanneer er actuele overzichten zijn van deze lokale bedrijven. Bij voorkeur zou het zo moeten zijn dat alle ondernemers, ook nieuwkomers, hierbij de kans krijgen hun graantje zo nu en dan mee te pikken. Bij de grotere evenementen zullen bezoekers dan misschien niet zo snel ook binnenlopen bij een detaillist, wel kunnen juist deze grote meerjarige evenementen een “thema” vormen waar een winkelgebied zich in de aanloop naar het evenement toe op kunnen richten. Zo is het Halloween festival daarvoor bij uitstek geschikt. Het zou dus mooi zijn wanneer de thema’s van de evenementen reflecteren in de winkelgebieden. Kruisbestuiving tussen de verschillende sectoren kan plaatsvinden door klanten te attenderen op activiteiten die voor diezelfde doelgroep geschikt zijn. Winkels kunnen bijvoorbeeld leuke kleding aanbieden voor een aankomend groot evenement of festival, zoals Koningsdag of Rastaplas.

Een bezoeker van de schouwburg kan gewezen worden op een mooie film volgende maand in hetzelfde genre als de voorstelling omdat de kans groot is dat die film bij die persoon in de smaak zal vallen. Ook kunnen er vanuit activiteiten verwijzingen plaatsvinden naar andere activiteiten in de stad: na een bezoek aan het museum nog even naar het stadshart en/of de film waar je zelfs misschien een aantrekkelijke korting voor kunt krijgen. Om de samenwerking en kruisbestuiving goed op gang te krijgen en houden, is het aan te bevelen een platform te creëren waarbij alle sectoren elkaar periodiek spreken. Er zou een agenda kunnen worden opgesteld om aan bovenstaande onderwerpen te werken. Een dergelijk platform kan alleen werken al het beschikt over een werkbudget. Jaarlijks kunnen dan de activiteiten worden vastgesteld waarvoor het budget wordt ingezet. Er moet een trekker worden aangesteld voor een dergelijk platform. Bij voorkeur is die niet een vertegenwoordiger van een van de sectoren, maar een onafhankelijk(e) persoon/rol die ervaring heeft op dit gebied, een soort “centrummanagersrol”. Vooraf moet vastgelegd zijn hoe de financiering van het platform meerjarig plaatsvindt. Bovendien moet vanuit een gezamenlijk doel worden gewerkt. Alleen op die manier worden alle partijen evenredig betrokken en gaan partijen niet naar elkaar zitten kijken voor actie, zoals nu wel het geval is.

In de bijeenkomst over dit thema wordt opgemerkt dat evenementen niet alleen maar economische opbrengs leveren in de vorm van geld. Ze leveren ook opbrengst in de vorm van maatschappelijke verbondenheid en sociale cohesie, op het gebied van sport en beweging, op het gebied van culturele ontwikkeling en educatie. Ook deze opbrengsten dienen te worden meegewogen in bijvoorbeeld subsidiering en bij de samenwerking. Het totaalplaatje maakt de stad aantrekkelijk, dat doet niet geld alleen. Voor al deze bovenstaande suggesties wordt aangeraden naar steden te kijken die al ver gevorderd zijn op het gebied van samenwerking. We kunnen hier als Zoetermeer van leren. In sommige steden is de samenwerking in de stad tussen de verschillende stadspartijen inmiddels een gewoonte geworden. De do’s en don’ts hierbij kunnen bij wijze van spreken op een presenteerblaadje worden aangereikt. Met name op het gebied van financiering van samenwerkende platforms zijn vele goede voorbeelden te vinden in Nederland.

MAATSCHAPPELIJKE FUNCTIE EN SOCIALE COHESIE IN DE WIJKEN Een van de ambities vanuit de gemeente is dat er zo veel mogelijk gratis evenementen zijn in de stad. Minima met een “Zoetermeerpas” kunnen gratis naar evenementen. Veel minder bedeelden die net boven die inkomensgrens zitten en daardoor alle kortingen en toeslagen missen, vallen buiten de boot. Daarom is het inzetten op gratis evenementen voor iedereen wenselijk. In de visie en de beleidsambities van Zoetermeer is vastgesteld dat de sociale cohesie in de wijken moet worden vergroot. Om de sociale cohesie in de wijken te vergroten, is het noodzakelijk de wijkactiviteiten die de bewoners zelf ondernemen, optimaal te ondersteunen vanuit de gemeente. Nu zijn er op het gebied van vergunningen flinke drempels die de spontaniteit uit de wijk halen. Zo is bijvoorbeeld de doorlooptijd van een vergunning minimaal 3 weken, zodat niet op actualiteiten en/of het weer kan worden ingespeeld door bewoners. De organisator zal niet eerder starten met het maken van kosten, dan wanneer door de gemeente toestemming is verleend. Tevens zijn de kosten voor het verkrijgen van een vergunning aanzienlijk. Spontane acties van actieve buurtbewoners zullen hierop vaak stranden. Tot slot is juist voor die middelgrote evenementen in de wijken geen subsidiemogelijkheid vanuit de gemeente beschikbaar.

Vanuit zowel sport, cultuur als wijkmanagement wordt aangegeven dat de beleidsdoelstellingen vanuit die teams en thema’s beter kunnen worden ondersteund wanneer bij de beleidsafdelingen meer budget zou zijn om activiteiten te (laten) ontplooien en/of ondersteunen in de wijken. Het is wenselijk de criteria voor subsidiering van evenementen af te stemmen op de verschillende beleidsambities van de gemeente (zie ook kopje financiële paragraaf / middelen) Vanuit dierenwelzijn is beleidsmatig de ambitie vastgesteld roofvogelshows, indien de wetgeving dit mogelijk maakt, in het evenementenbeleid te verbieden. Dit vanuit het perspectief van dierenwelzijn.

TERUGKOPPELING EXTERNE RONDE ALGEMEEN Om een beeld te krijgen de ervaringen vanuit de stad met het huidige evenementenbeleid, zijn gesprekken gevoerd met een aantal “prominente” vertegenwoordigers uit de verschillende branches die werken aan het evenementenaanbod in de stad. Het aantal betrokken is beperkt. Hiervoor is bewust gekozen omdat deze evaluatie is bedoeld om gespreksonderwerpen op te halen voor het uiteindelijke proces van het actualiseren van het evenementenbeleid. Bij het opstellen van dit nieuwe evenementenbeleid, zal er met meer betrokken partijen uit de stad worden gesproken. De gesprekken voor deze evaluatie zijn gevoerd met: Netwerk Zoetermeer/organisator Ruud Steggerda en Caroline de Winter Winkeliersvereniging / Horeca (KHN) / horeca uitbater Edwin Degen Marketing (Winkeliersvereniging) Stadshart Nikita Brantsen CKC (cultuur) Yolanda Snellaars en Chi Nguyen Evenementenorganisator Mark Merckens Silverdome Laurens van der Windt Horecaexploitant Big Horeca René Bogaart Evenementenorganisator Ron van den Berg en Remi de Bake Evenementenorganisator / Sponsor KPN Ed Bontrop Winkeliersvereniging/organisator John Tuinebrijer Winkeliersverenging/organisator Patricia Tjepkema Winkeliersvereniging/organisator/veiligheidsadviseur Jeroen Pronk Ook de terugkoppeling door de verschillende externe vertegenwoordigers is in dit rapport weergegeven per onderwerp.

Er zijn geen tegenstrijdige signalen binnengekomen over bepaalde onderwerpen. Ook voor dit deel van het verslag geldt dat er geen waardeoordeel wordt gekoppeld aan de inhoud van de input. Het is een weergave van wat er door de partijen is aangedragen ten aanzien van het huidige evenementenbeleid. ACTIES EN TERUGKOPPELING Veel van de geïnterviewden geven aan dat ze het op prijs stellen wanneer er echt iets met hun input wordt gedaan. In het verleden was dat niet altijd zo. Ze zouden het prettig vinden om hierover ook terugkoppeling te krijgen. Alle betrokkenen geven aan dat ze het fijn vinden om betrokken te zijn en geven aan ook mee te willen denken in het vervolgtraject waarin de inhoud van de nieuwe nota vorm zal gaan krijgen. GEMEENTELIJKE ORGANISATIE Wisselingen personeel op cruciale functies en terugkoppeling De samenwerking met de medewerkers van de gemeente Zoetermeer wordt over het algemeen als prettig ervaren. De medewerkers zijn vriendelijk en welwillend. Het gebrek aan capaciteit bij sommige teams en hulpdiensten en de vele wisselingen van medewerkers zijn storend. Dit zorgt bij organisatoren voor veel extra werk, uitleg en vertraging in de processen.

De partijen uit de stad vinden dat zowel de capaciteit binnen de gemeente als bij de hulpdiensten (brandweer, politie en ambulance) op orde moet worden gebracht, zodat deze niet beperkend werkt voor het aantal evenementen, zoals dat nu wel het geval is.

Communicatie tussen teams De communicatie tussen de verschillende gemeentelijke teams moet volgens de bevraagden worden verbeterd. In de praktijk blijkt dat een door de gemeente vergund evenement, niet altijd bij alle teams en diensten van de gemeente bekend is. In de ogen van de organisatoren zouden alle relevante teams en diensten van deze evenementen op de hoogte moeten worden gesteld zodat zij hun activiteiten hierop kunnen afstemmen. Vergunningen De doorlooptijden van de vergunningen zijn te lang en vergunningen worden te kort voor het evenement pas afgegeven. Organisatoren willen de zekerheid over de vergunning op tijd zodat ze kunnen beginnen met de voorbereidingen van het evenement en investeringen kunnen doen. Men geeft aan dat daar richtlijnen voor zouden moeten komen. De gemeente heeft ook veel regeltjes op microniveau waar vaak vanaf moet worden geweken. Dit kost extra tijd. De procedures en regels moeten kritisch onder de loep worden genomen. Alleen de noodzakelijke regels zouden in stand moeten blijven. De online aanvraagprocedure is ingewikkeld en niet klantvriendelijke. Je moet als (onervaren) organisator veel detailinfo invullen. Het ontbreekt aan een overzicht van vragen en tussentijds kun je de vragenlijst niet opslaan. Als je info opzoekt, sluit het formulier automatisch af en kun je weer opnieuw beginnen.

Geen dubbele vergunningen op één plek Soms wordt een organisator bij de opbouw van het evenement verrast door een andere vergunde functie (bijvoorbeeld een bouwsteiger of een standplaats) op het evenemententerrein. Het is belangrijk dat hierover wordt afgestemd tussen zowel de teams binnen de gemeente als met de organisator. Naast de praktische kant qua gebruik van de openbare ruimte, zit hier ook een belangrijk juridisch vraagstuk achter op het gebied van verantwoordelijkheden wanneer er op zo’n dubbel gebruikt stukje schade ontstaat. Vooroverleg De meeste organisatoren geven aan dat zij voor alle grote evenementen graag een vooroverleg zouden hebben waarbij vertegenwoordigers van alle gemeentelijke teams en hulpdiensten aanschuiven die de aanvraag vooraf hebben bestudeerd. Op deze manier kunnen aanvragen integraal worden beoordeeld en kan een aanvrager de aanvraag indien nodig goed en gericht aanpassen. En als de aanvraag goed is, weet men dat ook gelijk. Handhaving en Beheer De ervaringen met team Handhaving zijn goed. Het handelen van de GOA’s is de afgelopen jaren positief verbeterd. Ze worden tijdens 2 interviews zelfs ambassadeurs van de stad genoemd. Het beheer van de evenementenlocaties is ook goed, hierbij kan de communicatie tussen de teams soms ook beter, bijvoorbeeld t.b.v. het legen van prullenbakken voor de start van een evenement.

EVENEMENTENLOCATIES Overzicht locaties Er is behoefte aan een goed overzicht met criteria en specificaties zoals, afmeting, aantal mensen, geluidsnormen, voorzieningen, ondergrond etc. Het zou handig zijn als dit online staat met daarbij ook de beschikbaarheid.

Steeds minder evenementenlocaties De gemeente moet bewaken dat er voldoende evenementenlocaties beschikbaar blijven in de stad. Ook kunnen bouw- en ontwikkellocaties tijdelijk worden ingezet voor evenementen. Nieuwe locaties Als suggesties voor nieuwe evenementenlocaties worden het Westerpark en het Van Tuylpark voorgesteld. Herinrichting evenementenlocaties en participatie Bij herinrichting van evenementenlocaties willen de organisatoren graag betrokken worden en moet de gemeente terughoudend zijn met het plaatsen van obstakels die belemmerend werken voor evenementen. OPENBARE ORDE EN VEILIGHEID/SAMENWERKING POLITIE De meeste partijen zijn tevreden over het contact met de politie tijdens evenementen. Bekende raddraaiers bij evenementen en horeca Echter, er is een vaste groep raddraaiers in Zoetermeer die vooral bij evenementen in de late uurtjes uit is op rellen. De organisatoren willen met de gemeente en de politie in overleg treden en gezamenlijk een plan van aanpak maken, zodat deze groep het niet verpest voor de andere bezoekers. Vooroverleg In de praktijk merken organisatoren dat de politie niet aanschuift bij vooroverleggen en ook de veiligheidsplannen van de vergunde evenementen niet altijd kent. Dit leidt tot vervelende situaties bij de opbouw van of tijdens het evenement.

De politie zou volgens hen dus altijd vooraf de plannen moeten goedkeuren zodat eventuele aanpassingen nog kunnen worden doorgevoerd. Organisatiestructuur en communicatie Organisatoren geven aan dat de organisatiestructuur van de gemeente m.b.t. evenementen niet logisch is. Er zijn veel loketten die niet altijd goed op elkaar aansluiten. Daarom is er behoefte aan één aanspreekpunt binnen de gemeente die oplossingsgericht is en overkoepelend op zaken aan gesproken kan worden. Iemand die uitzoekt hoe iets zit en ook het belang van de organisatoren binnen de gemeente uitdraagt. Iemand die ook aanstuurt op procesverbetering binnen de gemeente Een soort evenementen coördinator. Onduidelijkheid verantwoordelijkheden en kosten Binnen de gemeente is materiaal (bijv. dranghekken) beschikbaar dat bij evenementen kan worden ingezet. Voorheen kon daar door organisatoren gratis gebruik van worden gemaakt. Tegenwoordig moet men het huren. Voorgesteld wordt dat dit materiaal voor gratis evenementen, gratis door de gemeente beschikbaar wordt gesteld. Sowieso is het wenselijk dat duidelijk op papier wordt gezet wie voor welke kosten verantwoordelijk is bij evenementen.

SUBSIDIES Ten aanzien van subsidies wordt door de bevraagden een aantal suggesties gegeven:

Het bedrag per inwoner voor zowel Citymarketing als Evenementen is in Zoetermeer substantieel lager dan in andere (regio)steden. Graag zou men zien dat dit gelijk wordt getrokken. Wat ook strookt met de beleidsvisies van de gemeente. Duidelijk moet worden wat onder “Cultuur” wordt verstaan en wat niet. Dit is vooral belangrijk voor het maken van aanspraak op subsidies. Doordat subsidies niet kunnen worden gestapeld, wordt men gedwongen om aanspraak te maken één van de beschikbare potjes. Ook wordt geadviseerd om gesubsidieerde evenementen altijd te evalueren, op bijvoorbeeld aantallen bezoekers, promotie, opbouw, afbouw etc. Kijk als gemeente kritisch naar subsidies voor meelift-evenementen in andere delen van de stad dan het hoofdevenement. De subsidie van maximaal 30% wordt als laag ervaren. Graag zouden de organisatoren zien dat deze regeling wordt herzien en dat zij hierbij betrokken worden. FINANCIËLE RISICO’S Wegvallen budgetten verzekering en garantstellingen Door het wegvallen van fonds 1818 en het cultuurfonds is er beperkt budget voor organisatoren en wordt het organiseren van gratis (stadsbrede) feesten vrijwel onmogelijk. Bovendien zijn alle financiële reserves die er eventueel waren bij organisatoren op, door de coronaperiode. Ook kunnen organisatoren zich niet meer tegen pandemieën verzekeren.

Daarom is een goed systeem voor garantstellingen noodzakelijk om een goed evenementenaanbod te kunnen blijven aanbieden. Ook moet kritisch worden gekeken wie de garantstellingen verstrekt omdat organisatoren hun hele boekhouding en organisatieplan moeten tonen bij een aanvraag.

AANBOD Ten aanzien van het evenementenaanbod geven de organisatoren het volgende aan: • Te weinig aanbod voor jongeren • Te weinig in de wijken t.b.v. het stimuleren van de verbinding in de stad • Te weinig aanbod van sportevenementen (alleen gericht op grote sportevenementen) • Het aanbod moet zich meer richten op wat de “Zoetermeerder” leuk vindt De stadspartijen zijn lovend over de organisatie van grote stadsfeesten. SAMENWERKING Stadspartijen De samenwerking tussen de verschillende partijen in de stad kan en moet worden verbeterd. Alle partijen benadrukken dat er zoveel mogelijk gebruik moet worden gemaakt van lokale organisatoren, ondernemers, leveranciers etc. Veel dezelfde partijen spelen elkaar vaak de bal toe. Nieuwe en jonge bedrijven zouden ook kansen moeten krijgen. De meeste partijen spreken elkaar wel, maar echt inhoudelijk samenwerken op het gebied van resultaten doet men niet. Dit moet worden verbeterd zodat er kruisbestuiving kan ontstaan tussen de verschillende partijen. Verschillende partijen zijn: winkeliers, horeca, cultuurinstellingen, evenementenorganisatoren en locaties, de markten, sportclubs, de bewonersverenigingen etc. Veel organisatoren vinden dat de gemeente hierin een trekkersrol heeft en financieel flink moet bijdragen. Er zijn voorbeelden van andere steden (Den Haag, Leiden en Den Bosch) waar die samenwerking veel beter georganiseerd is.

Belangrijk is dat er vanuit één doel en visie wordt gewerkt, heldere taken en acties worden gedefinieerd met trekkers en een structurele financieringsstroom wordt vastgesteld.

(CITY)MARKETING De stad heeft veel te bieden: Via Citymarketing zouden de USP’s van de stad zoals het strand, het water, de grote evenementen, de sport- en leisure activiteiten, de parken etc. veel meer benadrukt moeten worden. Sommige partijen geven aan dat het de vraag is of de gemeente de Citymarketing van de stad zou moeten doen, of een andere partij in de stad.

TOT SLOT Er is in de afgelopen periode heel veel waardevolle informatie verzameld over het evenementenbeleid. De gesprekken waren vooral positief van aard en open. Uiteraard kwamen er veel suggesties tot verbetering, maar dat was ook de bedoeling van deze evaluatieronde. CONCLUSIE EN AANBEVELING Conclusie evaluatierapport De conclusie van het evaluatierapport is dat het nodig is het evenementenbeleid te herzien/actualiseren. De voornaamste redenen hiervoor zijn: 1. Het huidige beleid is te vaag en biedt te weinig handvatten voor de uitvoering 2. Vernieuwde landelijke en lokale wet- en regelgeving vragen om actualisering 3. Het beleid moet beter afgestemd worden op de nieuwe visie, Zoetermeer 2040 4. Er is veel behoefte aan een goed overzicht van locaties met criteria 5. Ten aanzien van het aanbod moet beter gestuurd en gemonitord worden 6. De samenwerking tussen stadspartijen (inclusief de gemeente) dient verbeterd/gestructureerd te worden 7. De promotie van de stad moet beter op USP’s Aanbevelingen De belangrijkste aanbevelingen naar aanleiding van dit rapport zijn: Actualiseren en verbeteren evenementenbeleid Het evenementenbeleid moet worden geactualiseerd. Hierin moeten met name de bovengenoemde 6 punten worden aangepast en/of verbeterd.

Werkprocessen en procedures De werkprocessen en procedures die te maken hebben met de evenementenvergunning moeten worden herzien en waar nodig verbeterd. Het gaat hierbij om doorloopsnelheid, crisisaanpak, afstemming tussen teams en partijen etc. Meermaals is ook aangegeven dat het ambtenaren ontbreekt aan handvatten om goed te kunnen handelen. Geautomatiseerd verwerken meldingen kleine evenementen Een van de mogelijkheden tot het verbeteren van de efficiëntie is het vereenvoudigen van het proces rond het verlenen van toestemming voor het organiseren van kleine evenementen door de gemeente. Dit kan geautomatiseerd worden en vervolgens via een melding worden afgehandeld, waardoor er vanuit team vergunningen (en eventueel ook andere teams) geen capaciteit meer voor hoeft te worden ingezet. De capaciteit die hiermee beschikbaar wordt, kan dan weer worden ingezet voor de beoordeling van de andere vergunning aanvragen waarvoor doorgaans ook te weinig

capaciteit beschikbaar is. Bovendien zou dit het organiseren van wijkgerichte evenementen die de sociale cohesie vergroten, stimuleren. Beschikbare capaciteit ambtelijke diensten Ook wordt aanbevolen naar de capaciteit van personeel binnen de gemeentelijke organisatie te kijken. Vanuit alle partijen die zowel intern als extern zijn geconsulteerd, wordt aangegeven dat de afstemming met en binnen de gemeente moeizaam verloopt. Dit is niet omdat de betreffende ambtenaren niet goed werken, maar omdat er een structureel gebrek is aan capaciteit. Daarnaast zijn er ook zeer veel wisselingen van personeel, Hiervan bestaat het vermoeden dat deze twee factoren aan elkaar gerelateerd zijn. Een onderzoek hiernaar wordt daarom geadviseerd. Beschikbare budgetten Tot slot wordt aandacht gevraagd voor de beschikbare budgetten voor het organiseren en stimuleren van evenementen. Aan de ene kant worden er sterke beleidsambities geformuleerd waarin evenementen als instrument worden genoemd waarmee de realisatie van die ambities kan/moet worden ondersteund. Aan de andere kant zijn er diverse budgetten voor evenementen volledig weggevallen en is het budget voor bijvoorbeeld Citymarketing gehalveerd. Het risico hiervan is dat het evenementenaanbod zal verschralen en de beoogde ambities niet zullen worden gerealiseerd.

Samenwerking Stadspartijen Het is belangrijk dat er een structuur wordt opgezet waarin tussen de stadspartijen beter wordt samengewerkt. In deze structuur dienen zowel de rollen en verantwoordelijkheden van de partners duidelijk te zijn, maar ook hoe de financiering wordt geregeld. Het heeft de voorkeur een gezamenlijk doel op te stellen. Ten behoeve van dat doel worden acties vastgelegd. Het belangrijkste hierbij is het vastleggen van de trekkersrol. Deze kan worden belegd bij een van de partijen, maar ook kan er een trekker in het leven worden geroepen. Citymarketing De citymarketing zou zich meer moeten richten op de USP’s die de gemeente te bieden heeft: een stadsstrand, grote evenementen en festivals, de parken en de grote sportfaciliteiten als Silverdome en Snowworld.

FUNCTIE EVALUATIERAPPORT Zoals eerder in het stuk vermeld, bevat dit rapport aanbevelingen van zowel interne/ambtelijke betrokkenen als betrokkenen uit de stad. Zij hebben tijdens de besprekingen bewust alle vrijheid gekregen hun input te leveren. Hiervoor is gekozen omdat iedereen zich op die manier gehoord en serieus genomen voelt. Er zitten ook aanbevelingen bij die niet zullen/kunnen worden opgelost met het opstellen van een nieuwe evenementennota. Voorbeelden hiervan zijn capaciteitsproblemen bij sommige teams binnen de gemeente of de behoefte aan werkprocessen, en de probleemjongeren bij evenementen. Deze input is echter ook zeer waardevol en zal tevens serieus worden genomen. Deze aanbevelingen zullen afhankelijk van de aard ervan, aan de juiste partij en/of verantwoordelijken worden doorgegeven zodat er waar nodig en mogelijk, maatregelen kunnen worden getroffen ter verbetering. In het vervolgproces zal het rapport voor een aantal doeleinden worden gebruikt. Ten eerste zal het dienen als basis bij de participatiebijeenkomsten die zullen worden gehouden voor het bepalen van de inhoud van het geactualiseerde beleid. Ten tweede zullen de inhoudelijke aanbevelingen die zijn

gedaan worden meegenomen bij het opstellen van de nieuwe nota. Als derde zal het gebruikt worden voor het verbeteren van processen en de samenwerking tussen partijen. OPSTELLEN NIEUW EVENEMENTENBELEID Naast de inhoud van dit rapport, zal bij het bepalen van de inhoud van het vernieuwde evenementenbeleid nog meer informatie worden gebruikt. Te denken valt aan resultaten van enquêtes, zoals de stadspeilingen van de afgelopen jaren, de politieke doelstellingen uit het nieuwe bestuursakkoord, de opbrengsten uit de bijeenkomsten die in het kader van de participatie nog zullen worden gevoerd met stadspartijen over de inhoud van het toekomstige beleid. Vernieuwde landelijke en lokale wet- en regelgeving, zoals dierenwelzijn en andere recent vastgestelde visies (Zoetermeer 2040) en beleidsstukken (cultuurbeleid, citymarketingbeleid, sportbeleid etc.) wordt geraadpleegd. Ook zal worden gekeken naar de inrichting van het evenementenbeleid van andere steden, zodat best practices hieruit kunnen worden vertaald naar de situatie in Zoetermeer. Aan dit proces zal de komende maanden worden gewerkt. Het is de verwachting dat het vernieuwde evenementenbeleid in november 2022 kan worden vastgesteld door de raad.