Bijlage 3 - Collegereactie op concept accountantsverslag

Aan De gemeenteraad van Zoetermeer

Zaakid 2026-036640

Van Het college/ Wethouder Iedema

Datum 23 april 2026

Onderwerp Concept accountantsverslag en Collegereactie

Bijlagen

In opdracht van de raad is de jaarrekening 2025 gecontroleerd door Publieke Sector Accountants. Deze controle is nog niet afgerond. Bijgevoegd is het concept accountantsverslag, hieruit wordt duidelijk welke onderdelen nog niet definitief zijn. De accountant heeft nog geen verwachting uitgesproken of na afronding van de controle een goedkeurende verklaring op getrouwheid kan worden afgegeven. Het concept accountantsverslag en collegereactie wordt op 26 mei 2026 besproken in de auditcommissie. Met dit schrijven reageren wij op de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen die de accountant heeft gerapporteerd in het concept accountantsverslag. Samenvatting De accountant is van mening dat de controle van onze gemeente over het algemeen goed verloopt. Onze organisatie is goed in staat om een kwalitatief goede jaarrekening op te stellen inclusief het bijbehorende balansdossier. De accountant merkt op dat een aantal dossiers hardnekkig niet voldoet aan de afspraken die ze daarover maken. Een voorbeeld is de overlopende activa en passiva, waar uw gemeente inmiddels verbeterslagen voor aan het maken is. Tegelijkertijd is het aantal regelingen in de SiSa-bijlage onverminderd hoog en hebben wij als gemeente moeite om alle SiSa-regelingen tijdig aan te leveren voor de accountantscontrole. De samenwerking tussen accountant en de organisatie wordt als prettig ervaren.

Belangrijkste bevindingen accountantscontrole Jaarstukken 2025 (hoofdstuk 3 van het accountantsverslag) De belangrijkste aandachtspunten die de accountant meegeeft aan de hand van de uitgevoerde controlewerkzaamheden betreffen: 1. Het dossier overlopende activa en overlopende passiva. De stukken zijn voor een groot deel pas in de derde week van de controle aangeleverd. De aanlevering was nog niet van het niveau dat we zouden verwachten, ondanks de diverse gesprekken die we de afgelopen jaren hierover hebben gevoerd. Reactie college: Eind 2025 is, mede naar aanleiding van eerdere bevindingen van de accountant een aangescherpte werkwijze vastgesteld voor het in de administratie verwerken van de overlopende activa en overlopende passiva. Deze werkwijze is afgestemd met de accountant en wordt op dit moment geïmplementeerd. De effecten hiervan worden zichtbaar vanaf 1

boekjaar 2026. Daarmee verwachten wij dat zowel de kwaliteit als de tijdigheid van de aanlevering structureel zal verbeteren 2. De SiSa-verantwoordingen waren op 2 maart 2026 nog niet allemaal gereed. Deels heeft de aanlevering pas in de 4e controleweek of zelfs erna plaatsgevonden. Reactie college: De SiSa-verantwoordingen waren inderdaad niet allemaal op 2 maart gereed. Deze zijn in de loop van de controleweken aangeleverd. De accountant is hierover tijdig geïnformeerd. Op dit moment moeten nog 4 SiSa-verantwoordingen aangeleverd worden. De vertraging houdt verband met onze afhankelijkheid van regionale samenwerkingspartners. Wij blijven hier actief op sturen, zodat deze verantwoordingen zo spoedig mogelijk kunnen worden afgerond. 3. De WNT-verantwoording bleek diverse onjuistheden te bevatten, mede als gevolg van een aantal waarnemend gemeentesecretarissen. Ons advies is om de interne controle op de WNTverantwoording aan te scherpen. Reactie college: Het advies van de accountant nemen we graag over en zullen dit in de planning van de Jaarstukken 2026 opnemen. De geconstateerde onjuistheden hangen samen met de wisselingen in de invulling van de functie van gemeentesecretaris.

Deze overgangssituatie, in combinatie met de complexe WNT-wetgeving en bijbehorende verantwoordingsvereisten, maakte het samenstellen van volledige en juiste onderliggende stukken in deze fase extra complex. 4. Voor het goed kunnen uitvoeren van statistische steekproeven moet sprake zijn van homogene massa’s. Deze te controleren massa’s bevatten bij meerdere balansposten vaak nog diverse onjuistheden waardoor een efficiënte detailcontrole niet kan worden uitgevoerd. Reactie college: Het college herkent de opmerking van de accountant. Bij een aantal balansposten waren de onderliggende overzichten niet uniform aangeleverd en bevatten deze nog onjuistheden. Hierdoor was het voor oor de accountant niet altijd mogelijk om efficiënt steekproefsgewijs te controleren en was aanvullende detailcontrole nodig. Het college zet in op meer uniforme en juiste aanlevering van balansoverzichten, zodat de controle door de accountant doelmatiger en efficiënter kan plaatsvinden. Vervolgens heeft de accountant een aantal overige aandachtspunten en adviezen geformuleerd waarop wij onze reactie met u delen. Voorziening voor groot onderhoud De accountant constateert dat de voorzieningen voor groot onderhoud niet volledig aansluiten op de vastgestelde beheerplannen.

Hierdoor bestaat het risico dat de beschikbare middelen niet toereikend zijn voor het geplande onderhoud, dan wel dat er middelen onnodig in de voorziening zijn opgenomen en niet voor andere doeleinden kunnen worden ingezet. De accountant adviseert om de realisatie van de onderhoudsplannen minimaal jaarlijks te analyseren en vragen uw aandacht voor de kwaliteit van het balansdossier. Reactie college: We nemen de constatering van de accountant serieus en zullen het proces van afstemming tussen beheerplannen en financiële verantwoording verder versterken. Jaarlijks zal een analyse van de realisatie van de onderhoudsplannen worden uitgevoerd en zal extra aandacht worden besteed aan de

volledigheid en kwaliteit van het balansdossier. Daarmee borgen wij een beter inzicht in de toereikendheid van de voorzieningen. Europese aanbestedingen De accountant geeft aan dat de controle op de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen zorgvuldig en professioneel is uitgevoerd, en dat deze een goede basis vormt voor de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant onderschrijft de bevindingen van de interne controle en constateert dat bij meerdere dossiers niet aan de aanbestedingsregels is voldaan, wat in 2025 heeft geleid tot onrechtmatigheden ter waarde van € 1,33 miljoen (tegenover € 2,15 miljoen in 2024). De accountant adviseert een oorzaakanalyse uit te voeren op de geconstateerde onrechtmatigheden in het boekjaar en op basis hiervan vast te stellen of aanvullende maatregelen noodzakelijk zijn, om het risico op onrechtmatige inkopen verder te beperken. Reactie college: Het college herkent de door de accountant geconstateerde onrechtmatigheden en constateert dat het om een beperkt aantal dossiers gaat. Deze zijn grotendeels verklaarbaar en betreffen met name overschrijdingen van Europese aanbestedingsdrempels. Naar aanleiding hiervan is reeds een analyse uitgevoerd naar de achterliggende oorzaken. Op basis daarvan zijn corrigerende maatregelen getroffen en zijn lopende trajecten waar nodig aangepast.

Voor een belangrijk deel van de dossiers is de rechtmatigheid inmiddels hersteld. Voor de overige dossiers zijn vervolgstappen in gang gezet. Het college blijft inzetten op het verder versterken van het inkoop- en contractmanagement om het risico op onrechtmatige inkopen verder te beperken. Aanbestedingen inhuur externen De accountant geeft aan dat een deel van de onrechtmatigheden bij aanbestedingen verband houdt met externe inhuur via het dynamisch aankoopsysteem (DAS). Met name bij opdrachten boven de Europese drempel bestaat het risico dat ten onrechte geen Europese aanbestedingsprocedure wordt toegepast, wat leidt tot onrechtmatigheden. De accountant geeft de gemeente in overweging om binnen het DAS voor de inhuur van derden standaard de Europese procedure toe te passen. Hiermee kan het risico op onrechtmatigheden bij de inhuur van extern personeel worden verkleind. Reactie college: Het college onderschrijft het advies van de accountant. De onrechtmatigheden bij externe inhuur via het DAS betreffen een beperkt aantal dossiers waarvan de contracten inmiddels zijn beëindigd. Door voortaan bij opdrachten boven de Europese drempelwaarde standaard de Europese procedure toe te passen, wordt het risico op herhaling beperkt.

Aanbesteding Raamovereenkomst buiteninstallaties De gemeente heeft een raamovereenkomst voor buiteninstallaties (installaties en voorzieningen in de openbare ruimte) onderhands gegund, terwijl een nationale aanbesteding vereist was. Door de hoge contractwaarde en het opnieuw contracteren van dezelfde leverancier ontstaan risico’s rond rechtmatigheid en afhankelijkheid. Hoewel de keuze is gemotiveerd, wordt geadviseerd om via marktconsultatie een toekomstige aanbesteding beter voor te bereiden. De accountant sluit zich aan bij het advies van Inkoop en adviseert om bij dergelijke afwijkingen van het aanbestedingsbeleid vooraf een marktconsultatie uit te voeren, zodat de gekozen aanbestedingsstrategie beter kan worden onderbouwd. Reactie college: Het college neemt het advies van inkoop en de accountant over om via marktconsultatie toekomstige aanbestedingen beter voor te bereiden. Bij toekomstige afwijkingen van het aanbestedingsbeleid zullen wij vooraf een marktconsultatie uitvoeren om de gekozen strategie beter te onderbouwen en risico’s op het gebied van rechtmatigheid en integriteit te beheersen.

Rechtmatigheidsverantwoording 1. Op basis van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening stelt het college van burgemeester en wethouders vast dat de omvang van de rechtmatigheidsfouten €7,8 miljoen bedraagt. Dit is hoger dan de daarvoor gestelde verantwoordingsgrens. Van de rechtmatigheidsfouten is volgens het college overigens een bedrag van € 3,3 miljoen acceptabel op basis van door de gemeenteraad gestelde afspraken. Omdat de rechtmatigheidsbevindingen de verantwoordingsgrens overschrijden, zijn deze opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Reactie college: In het 2e Tussenbericht 2025 wisten we nog niet dat er eind 2025 een schikking van deze omvang zou komen voor de afwikkeling van Verkeersknoop Bleizo. Op het moment van de schikking (eind 2025) is zowel het college als uw Raad direct geïnformeerd. Als gevolg van het late moment in het jaar, was er geen mogelijkheid meer om voor deze schikking een begrotingswijziging te laten vaststellen door de Raad. Memo - Financiële afwijkingen na Tweede Tussenbericht 2025 2. De accountant constateert dat er afspraken zijn over de informatieplicht van het college richting de raad, maar concrete spelregels ontbreken. Zo is niet vastgelegd wanneer begrotingsafwijkingen acceptabel zijn en wat onder tijdig informeren wordt verstaan.

Dit kan leiden tot interpretatieverschillen en maakt een eenduidige beoordeling van de begrotingsrechtmatigheid lastig. De accountant adviseert om de financiële verordening aan te vullen met expliciete spelregels waarin wordt vastgelegd: • in welke situaties begrotingsafwijkingen als acceptabel worden aangemerkt • wanneer sprake is van een tijdige melding aan de raad Daarnaast adviseert de accountant om het proces rondom de analyse van de begrotingsrechtmatigheid verder te versterken door een intern reviewproces in te richten. Hierbij kan de VIC een onafhankelijke toets uitvoeren op de opgestelde analyse van de begrotingsrechtmatigheid. Dit draagt bij aan een consistente en controleerbare onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording en draagt tevens bij aan een efficiëntere controle. Reactie college: We gaan de financiële verordening aanvullen met expliciete spelregels waarin wordt vastgelegd wanneer begrotingsafwijkingen als acceptabel worden beschouwd en wat onder tijdig informeren wordt verstaan. Tevens wordt een intern reviewproces ingericht waarbij de VIC een onafhankelijke toets kan uitvoeren, teneinde een consistente en controleerbare rechtmatigheidsverantwoording te waarborgen.

Vennootschapsbelasting In de jaarrekening is uitgegaan van een beperkte vennootschapsbelastingplicht, waarbij het college voor 2025 een VPB-last van € 273.000 heeft opgenomen, voornamelijk als gevolg van resultaten uit grondexploitaties. De accountant adviseert om bij nieuwe en gewijzigde activiteiten de vennootschapsbelastingverplichting blijvend te actualiseren. Hieronder valt ook een periodieke toets of het grondbedrijf nog steeds door de ondernemerspoort gaat. Reactie college: We gaan bij nieuwe en gewijzigde activiteiten de vennootschapsbelastingverplichting periodiek actualiseren. Hierbij wordt onder meer beoordeeld of activiteiten van het grondbedrijf nog steeds via de zogenoemde ondernemerspoort lopen. Dit betekent dat wordt getoetst of deze activiteiten fiscaal als

ondernemingsactiviteiten worden aangemerkt en daarmee vennootschapsbelastingplichtig zijn, zodat de opgenomen VPB-last juist blijft. Vier ogen principe Jeugdzorg niet geborgd De VIC constateert dat het vier-ogenprincipe binnen het besluitvormingsproces Jeugd niet systeemtechnisch is geborgd, waardoor het risico bestaat dat besluiten zonder controle door een tweede functionaris worden genomen. Dit wordt als onwenselijk beschouwd. De accountant adviseert om het vier-ogenprincipe systeemtechnisch te borgen. Totdat dit is gerealiseerd, adviseren wij mitigerende maatregelen te treffen, zodat besluiten binnen het proces met voldoende functiescheiding tot stand komen. Reactie college: Het college zal het vier-ogenprincipe systeemtechnisch borgen binnen het besluitvormingsproces Jeugd. Totdat dit volledig is gerealiseerd, worden mitigerende maatregelen getroffen zodat besluiten met voldoende functiescheiding tot stand komen. SiSa regelingen woningbouw (VRO) De accountant merkt op dat de gemeente geen afspraken heeft gemaakt met uitvoerende partijen over tussentijdse verantwoording van J-regelingen. Hierdoor worden uitgaven pas bij betaling verantwoord, waardoor de financiële verantwoording niet synchroon loopt met de feitelijke voortgang van projecten.

De accountant adviseert om deze werkwijze af te stemmen met het Ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening, om mogelijke interpretatieverschillen in de verantwoording te voorkomen. Reactie college: Afstemming met het Ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening over de werkwijze voor tussentijdse verantwoording van J-regelingen heeft plaatsgevonden. Op basis hiervan bezien wij of en hoe afspraken met uitvoerende partijen kunnen worden aangescherpt, zodat de financiële verantwoording beter aansluit op de voortgang van projecten. Positieve ontwikkelingen Naast aandachtspunten en adviezen heeft de accountant ook positieve ontwikkelingen gesignaleerd. Voorbeelden hiervan zijn: 1. De kwaliteit van het dossier grondexploitaties 2. De rechtmatigheidsverantwoording was eerder gereed dan vorig jaar 3. Het dossier niet uit de balans blijkende verplichtingen is beter opgeleverd 4. De spend-analyse inzake de rechtmatigheid van de Europese aanbestedingen was goed voorbereid. Het college waardeert dat de accountant deze positieve ontwikkelingen benoemt en ziet hierin een bevestiging dat ingezette verbeteringen effect hebben. Voor technische vragen kunt u zich wenden tot: Naam : Darianella Bernadina-Sambo Telefoon : +31793469846 E-mailadres : D.A.Bernadina@zoetermeer.nl