Bijlage 3 - Accountantsverslag Jaarrekening 2022

Wij adviseren u overigens om (voor zover u dit nog niet heeft gedaan) kennis te nemen van de kadernota rechtmatigheid 2023. Deze kadernota kan ondersteunend zijn aan het verder vormgeven aan de invulling van de rol van verschillende actoren binnen uw gemeente. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording stelt hogere eisen aan het dagelijks bestuur om voldoende en actief toezicht te houden op de interne beheersing, tijdig en adequaat bij te sturen aan de hand van bevindingen en hierover zich te verantwoorden aan de gemeenteraad. Dat betekent dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording het moment is om het gehele systeem van interne beheersing (de 'checks and balances') naar een hoger niveau te tillen. Dit heeft mogelijk ook gevolgen voor de inrichting van de organisatie en de inzet van medewerkers. Een goede onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording is ons gedeeld belang. De accountant moet straks immers verklaren dat de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording getrouw is. Wij zijn als uw accountant dus in belangrijke mate afhankelijk van de (interne controle) werkzaamheden van het college. Uiteraard maken wij hier graag gebruik van en willen wij graag samen optrekken om tot een goede invulling van de rechtmatigheidsverantwoording te komen.

De jaarlijkse beoordeling van het intern controleplan, de uitgevoerde risicoanalyse en de beoogde interne controle aanpak bespreken wij diepgaand met elkaar. 312021003.23.123 - 31

Het doel is uiteindelijk dat uw gemeente geheel zelfstandig de 3 rechtmatigheidscriteria (het begrotingscriterium, het M&Ocriterium en het voorwaardencriterium) afdekt en dat wij door goede afspraken aan de voorkant kunnen volstaan met een marginale review achteraf. De manier waarop u nu de interne controle uitvoert, biedt hiervoor een goede basis. Wij hebben geconstateerd dat u bezig bent met het zetten van de noodzakelijke vervolgstappen.

312021003.23.123 - 32

5.

Overige aangelegenheden

312021003.23.123 - 33

5. Overige aangelegenheden Geen meningsverschil met het college van burgemeester en wethouders

Er zijn geen meningsverschillen met het college van burgemeester en wethouders geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het college en de medewerkers van uw gemeente de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Bevestigingen van het college van burgemeester en wethouders ontvangen

Wij hebben namens het college van burgemeester en wethouders een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen d.d. 23 juni 2023.

Naleving van wet- en regelgeving

Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met het niet-naleven van wet- en regelgeving met uitzondering van de bevindingen die elders in het rapport zijn opgenomen ten aanzien van met name EU-aanbestedingen.

Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden zijn geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen.

Geen aanwijzingen van fraude

In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met het controleteam en met het MT F&C en concerncontrole en auditcommissie en de directie van gemeente Zoetermeer, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de vermoedens van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken. Van het management en directie hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden 312021003.23.123 - 34

zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn op de jaarrekening, zijn betrokken. Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die gericht waren op het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behulp van gegevensanalyses onderzocht. Hoewel wij op grond van de controle- en overige standaarden een kritische houding moeten hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2022 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. Tot slot merken wij op dat het college nog niet beschikt over een geactualiseerde en geformaliseerde frauderisicoanalyse. Wel hebben wij inmiddels een conceptversie ontvangen. Wij adviseren deze frauderisicoanalyse verder in procedure te brengen.

Inzicht in onze tijdsbesteding

In het rapport “In het publieke belang” van de NBA, de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountant, zijn maatregelen opgenomen die de kwaliteit en onafhankelijkheid van de controlerend accountant moeten waarborgen of verbeteren. Op basis van één van de maatregelen rapporteren wij de bestede uren van onze controlewerkzaamheden aan u. Hieronder treft u de opgave van onze tijdsbesteding aan., inclusief een schatting van nog te besteden uren voor de afronding van de jaarrekeningcontrole (waaronder het voeren van besprekingen en het archiveren van ons dossier.

Uren geraamd

Uren besteed

Tekenend accountant

178

195

Overige teamleden

1.006

1.155

Het hogere aantal bestede uren wordt voor een belangrijk deel verklaard doordat het aantal SiSa-regelingen, waarover u met de jaarrekening 2022 verantwoording moet afleggen, significant is gestegen. Met onze brief van 7 februari 2023 hebben wij u daarover geïnformeerd. In de “geraamde tijdsbesteding” zijn hiervoor geen uren geraamd.

312021003.23.123 - 35

Bevestiging onafhankelijkheid

Bevestiging onafhankelijkheid In overeenstemming met Nederlandse wet- en regelgeving, waaronder de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), dient de externe accountant mogelijke conflicten met betrekking tot zijn onafhankelijkheid, zowel in wezen als in schijn, onder de aandacht te brengen van het college en de gemeenteraad. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van gemeente Zoetermeer in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast. Stelsel van waarborgen om onafhankelijke positie te waarborgen Publieke Sector Accountants beschikt over een stelsel van maatregelen om onze onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Het stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen.

Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie:  Schriftelijke onafhankelijkheidsbepalingen waarin alle bestaande onafhankelijkheidsvereisten en de risico’s ten aanzien van de bedreiging van de onafhankelijkheid en de daaraan gerelateerde waarborgen zijn verwerkt.  Procedures voor tijdige bekendmaking van de voorschriften en de daarin aangebrachte wijzigingen aan alle partners en werknemers bij Publieke Sector Accountants.  Procedures voor de organisatie van periodieke training inzake de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften.  Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven.  De benoeming van professionals op seniorniveau die verantwoordelijk zijn voor het continu actualiseren van de procedures en voorschriften, de tijdige bekendmaking ervan en het adequaat functioneren van het gehele stelsel van waarborgen.

 Procedures voor een schriftelijke rapportage per controlecliënt waarin is vastgelegd of sprake is van omstandigheden die de onafhankelijkheid van de accountant die de controleopdracht uitvoert bedreigen, op welke wijze met potentiële bedreigingen is omgegaan en indien er bedreigingen zijn gesignaleerd, welke maatregelen dan zijn genomen om deze bedreiging voor de onafhankelijkheid weg te nemen. De vastlegging van deze beoordeling inclusief een gemotiveerde conclusie (de zogenoemde onafhankelijkheidsevaluatie) wordt in het dossier opgenomen.  Procedures die vereisen dat een daartoe geëigende afdeling binnen Publieke Sector Accountants wordt geconsulteerd, als sprake is van een mogelijke aantasting van de onafhankelijkheid in relatie tot een specifieke cliënt. Wij zullen dan ook overwegen de gemeenteraad of de auditcommissie te raadplegen.  Procedures voor het interne toezicht in relatie tot de toetsing en bewaking van de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften. De opzet en werking van ons stelsel van maatregelen worden periodiek door de externe toezichthouder getoetst.

312021003.23.123 - 36

Interne roulatie Een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen kan een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid van de accountant wanneer bepaalde leden van het controleteam geregeld en voor lange tijd aan de wettelijke controle van een controlecliënt meewerken. Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Waar nodig nemen wij maatregelen om de bedreiging weg te nemen. Wij merken op dat er in het kader van onze controleopdracht geen sprake is geweest van een dergelijke bedreiging. Persoonlijke, zakelijke of financiële relaties Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen Publieke Sector Accountants, haar partners en haar medewerkers en de gemeente Zoetermeer, die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn ons geen zaken gebleken welke aan u gerapporteerd dienen te worden.

Geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid De Nederlandse onafhankelijkheidsregels vereisen dat de eindverantwoordelijke accountant de met governance belaste organen informeert over geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die Publieke Sector Accountants, een bestuurder of interne toezichthouder van Publieke Sector Accountants of een lid van het controleteam heeft ontvangen van of verstrekt aan de gemeente Zoetermeer of een bij de gemeente Zoetermeer betrokken persoon. Hierbij is een drempel van € 100 opgenomen in de regels. Wij zijn van mening dat de verstrekte en ontvangen geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid gepast zijn en derhalve niet tot een bedreiging voor de onafhankelijke uitvoering van de controleopdracht hebben geleid. Volledigheidshalve merken wij op dat wij geen geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid hebben verstrekt/ontvangen die een (geschatte) waarde van meer dan € 100 hebben. Aanvullende dienstverlening Een overzicht van de aanvullende dienstverlening hebben wij hieronder opgenomen. Aanvullende dienstverlening   

Controle van de financiële verantwoording van het subsidieproject Fietspad Bleiswijkseweg bij Oostweg/Industrieweg ten behoeve van Metropoolregio Rotterdam Den Haag Controle van de financiële verantwoording van het subsidieproject Ontsluiting Nutricia-brug over fietspad Rokkeveenseweg ten behoeve van Metropoolregio Rotterdam Den Haag Controle van de specifieke verantwoording RMC VSV 2021 ten behoeve van de gemeente Den Haag

312021003.23.123 - 37

Conclusie onafhankelijkheid De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA) opgenomen in de ‘Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO)’ en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de ViO is binnen Publieke Sector Accountants ingebed. Op basis van onze toetsing concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij de gemeente Zoetermeer in 2021 voldoende is gewaarborgd.

Controleverschillen

Overzicht van de controleverschillen: Aard van de fouten en onzekerheden (x € 1.000)

Rechtmatigheid

Getrouwheid

Fouten N.v.t. (Sub)totaal getrouwheidsfouten

n.v.t.

Rechtmatigheidsfout vanuit externe regels

1.301

n.v.t.

Totaal rechtmatigheidsfouten Totaal fouten

1.301

Marge voor fouten

4.782

4.782

627

627

2.055

2.055

Onzekerheden Onzekerheden besteding reguliere WMO ZIN Onzekerheden besteding jeugdzorg ZIN

312021003.23.123 - 38

Totaal onzekerheden

2.682

2.682

Marge voor onzekerheden

14.346

14.346

Wij hebben van het college een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen, waarin het college bevestigt dat de nietgecorrigeerde fouten, zowel individueel als in totaal, in het kader van de jaarrekening niet materieel zijn. Daarnaast is in de jaarrekening een aantal correcties doorgevoerd naar aanleiding van onze controle. Uw organisatie beschikt over een overzicht van deze correcties.

Aandachtspunten auditcommissie

Tijdens de voorbesprekingen met de auditcommissie hebben wij een tweetal aandachtspunten besproken die wij in onze controlewerkzaamheden hebben meegenomen. Hierna gaan wij hier per onderwerp op in: Integriteit In Zoetermeer is op verschillende terreinen aandacht voor integriteit, waaronder fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). Binnen de organisatie staat het onderwerp met enige regelmaat onder de aandacht. Een totaal beeld van wat er wordt gedaan, wanneer en welke maatregelen worden getroffen hebben wij niet aangetroffen. Wij hebben op basis van onze kennis van uw organisatie en afstemming met uw concerncontroller in beeld gebracht welke procedures ten aanzien van integriteit zijn ingericht. Wij benoemen hierbij de volgende maatregelen:        

Uw gemeente beschikt over gedragscodes integriteit, zowel voor raadsleden, burgemeesters en wethouders en ambtenaren. Bij indiensttreding wordt een Verklaring Omtrent Gedrag gevraagd. Bij het afleggen van de eed of belofte wordt integriteit besproken. Integriteit is tevens een onderwerp in de functioneringsgesprekken. De gemeente beschikt over een vertrouwenspersoon. Uw gemeente beschikt over een frauderisicoanalyse. In deze frauderisicoanalyse zijn beheersmaatregelen benoemd die gericht zijn op het voorkomen van fraude. Uw gemeente beschikt over een ambtelijke brochure integriteit. De nevenfuncties van het college en van de raadsleden zijn gepubliceerd op de website en openbaar raadpleegbaar.

Incidenten worden door de afdeling P&O geregistreerd. Wij hebben niet vastgesteld dat er sprake is van incidenten die een risico vormen voor de jaarrekening 2022.

312021003.23.123 - 39

Kostenbewust handelen Het kostenbewust handelen is een breed begrip. Er zijn verschillende systemen die bijdragen het kostenbewustzijn van de gemeente. Wij benoemen hierbij de volgende:  Inkoop- en aanbestedingsbeleid, waarbij de gunning in beginsel plaatsvindt op basis van de beste prijs-kwaliteit verhouding (BPKV), voorheen EMVI.  Budgetteringsprincipes en begrotingsregels.  Besluit inrichting financiële organisatie, waarin budgethouderschap wordt geregeld in de budgethoudersregeling.  Periodieke training voor (nieuwe en bestaande) budgethouders.  Business controllers die een kritische houding ten toon spreiden en sparringpartner zijn van budgethouders (idem voor projectmanagers en projectcontrollers).  Periodieke managementgesprekken van de directie met de MT-leden, waarin ook de financiën worden besproken.  Periodieke 213a onderzoeken die gaan over effectiviteit en efficiency (in 2021 de benchmark formatie en kosten van Berenschot bijvoorbeeld).

312021003.23.123 - 40

Disclaimer en beperking in gebruik

Dit verslag is alleen bestemd voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders en mag niet in zijn geheel of gedeeltelijk worden verstrekt of aangehaald zonder onze schriftelijke toestemming vooraf. Er wordt geen verantwoordelijkheid aan een derde partij geaccepteerd, omdat dit verslag daar niet voor opgesteld en bedoeld is. Dientengevolge nemen wij geen enkele verplichting of plicht van zorg aan ieder ander persoon aan wie dit verslag getoond of in zijn handen komt, op ons. De in dit verslag aan de orde gestelde onderwerpen zijn door ons geconstateerd gedurende onze controleopdracht waarvan wij van mening zijn dat zij uw aandacht behoeven. Het is geen allesomvattend verslag van alle geconstateerde zaken en in het bijzonder kunnen wij niet verantwoordelijk worden gesteld voor het rapporteren van alle bedrijfsrisico’s of tekortkomingen in het systeem van interne beheersing. Elke conclusie, opinie of opmerking in dit verslag is verstrekt in de context van onze controleverklaring over de jaarrekening als geheel. Evenzo geldt dat de opmerkingen, bevindingen en aanbevelingen met betrekking tot het systeem van interne beheersing niet gelezen dienen te worden als een afzonderlijke opinie van het systeem van interne beheersing en haar werking.

312021003.23.123 - 41

6.

Verplichte tabel SiSa

312021003.23.123 - 42

6. Verplichte tabel SiSa Verplichte tabel fouten en onzekerheden SiSa-bijlage

In overeenstemming met hoofdstuk 7.2.1 van de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2022 is onderstaande tabel leeggelaten (de kolommen ‘Financiële omvang in euro's’ en ‘Toelichting fout/onzekerheid’), als er geen sprake is van fouten of onzekerheden die boven de rapporteringstoleranties uitkomen. Nr.

Specifieke uitkering of overig

A5

Specifieke uitkering versterking van de lokale integrale aanpak van radicalisering, extremisme en terrorisme Specifieke uitkering versterking van de lokale integrale aanpak van radicalisering, (gewelddadig) extremisme en terrorisme in 2021 Incidentele bijdrage ondersteuning naleving controle op coronatoegangsbewijzen

A9

A12B A13 A14

A16 B2

Fout of onzekerheid

Financiële omvang in euro's

Toelichting fout/onzekerheid

Regeling specifieke uitkering naleving controle coronatoegangsbewijzen Regeling specifieke uitkering Gemeente in verband met de versterking van de lokale [...] radicalisering, (gewelddadig) extremisme en terrorisme 2022Regeling specifieke uitkering Gemeente in verband met de versterking van de lokale [...] radicalisering, (gewelddadig) extremisme en terrorisme 2022 Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek 312021003.23.123 - 43

C9

Specifieke uitkering woningbouwimpuls

C32

Regeling specifieke uitkering ventilatie in scholen

C41B

Regeling specifieke uitkering flexibele inzet woningbouw

C43

Regeling reductie energiegebruik woningen

C55

Aanpak energiearmoede

C62

Specifieke uitkering aan gemeenten voor de bekostiging van de kwijtschelding van gemeentelijke belastingen van gedupeerden door de toeslagenaffaire Regio Haaglanden koploperregio huisvesting aandachtsgroepen

C78

C209

Meerjarige regeling voor huisvesting aandachtsgroepen

D8

Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 (OAB)

D10

Volwasseneneducatie

D14

Regeling specifieke uitkering inhalen COVID-19 gerelateerde onderwijsvertragingen

312021003.23.123 - 44

D19

Tijdelijke onderwijshuisvesting ontheemden

D21

Specifieke uitkering impuls jongerencultuur

E3

Subsidieregeling sanering verkeerslawaai

E44B

Tijdelijke impulsregeling klimaatadaptatie 2021–2027 (SiSa tussen medeoverheden)

G2

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2022

G2

Gederfde baten die voortvloeien uit kwijtschelden schulden gebundelde uitkering Participatiewet in jaar T_gemeentedeel 2022

G3

Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004_gemeentedeel 2022

G3

BBZ vóór 2020 - Gederfde baten die voorvloeien uit kwijtschelden schulden levensonderhoud BBZ in jaar T (exclusief BOB)_gemeentedeel 2022 BBZ vóór 2020 - Gederfde baten die voorvloeien uit kwijtschelden van achterstallige betalingen kapitaalverstrekkingen BBZ in jaar T (exclusief BOB)_gemeentedeel 2022 BBZ vóór 2020 - Gederfde baten die voorvloeien uit kwijtschelden schulden levensonderhoud BBZ en achterstallige betalingen kapitaalverstrekkingen BOB in jaar T_gemeentedeel 2022

G3

G3

312021003.23.123 - 45

G3

G4

BBZ vanaf 2020 - Gederfde baten die voorvloeien uit kwijtschelden van achterstallige betalingen kapitaalverstrekkingen BBZ in jaar T_gemeentedeel 2022 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) _gemeentedeel 2022

G4

Tozo 1_fundamentele rechtmatigheidseisen_gemeentedeel 2022

G4

Tozo 1_belangrijke rechtmatigheidseisen_gemeentedeel 2022

G4

Tozo 2_gemeentedeel 2022

G4

Tozo 3_gemeentedeel 2022

G4

Tozo 4_gemeentedeel 2022

G4

Tozo 5_gemeentedeel 2022

G4

Kwijtschelding schulden Tozo in het kader van de hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire - gederfde baten die voortvloeien uit kwijtschelden schulden levensonderhoud in jaar T_gemeentedeel 2022 Kwijtschelding schulden Tozo in het kader van de hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire - gederfde baten die voortvloeien uit kwijtschelden van achterstallige betalingen op

G4

312021003.23.123 - 46

kapitaalverstrekking in jaar T_gemeentedeel 2022 G10

Wet inburgering 2021_gemeentedeel 2022

G12

Gederfde baten die voortvloeien uit kwijtschelden schulden Bijzondere bijstand in jaar T_gemeentedeel 2022

G12

Gederfde baten die voortvloeien uit kwijtschelden schulden Wet Inburgering van 13 september 2012 in jaar T

G12

Aantal gedupeerden (zoals omschreven in artikel 1 van de Regeling specifieke uitkering compensatie van de kosten die verband houden met het kwijtschelden van publieke schulden binnen het SZW-domein van de hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire toeslagen) Besteding/baten onderwijsroute_gemeentedeel 2022

G13

G13

Bestedingen/baten overige voorzieningen_ gemeentedeel 2022

H4

Regeling specifieke uitkering stimulering sport

H8

Regeling Sportakkoord 2020-2022

H25

Regeling Specifieke uitkering ijsbanen en zwembaden (ronde 3)

312021003.23.123 - 47

Strekking getrouwheid: goedkeurend. Strekking rechtmatigheid: goedkeurend.

312021003.23.123 - 48

312021003.23.123 - 49