Bijlage 2 - Verslag participatiebijeenkomsten evenementenbeleid 2023

Verslag participatiebijeenkomsten project herziening evenementenbeleid

Data bijeenkomsten: Club Entree: 29 en 11 oktober 2022 Online: 10 oktober 2022

1

INLEIDING: Het evenementenbeleid van de gemeente is uit 2016 en wordt herzien. Hiertoe is een evaluatie gehouden. Daarna is er een participatieplan opgesteld wat is vastgesteld door de raad. Bijeenkomsten Naar aanleiding daarvan zijn er twee onlinebijeenkomsten en drie bijeenkomsten op locatie, in Club Entree, georganiseerd. Twee van de drie bijeenkomsten hebben op 29 september en 11 oktober plaatsgevonden. Deze waren gericht op het ophalen van informatie uit de stad. Daarnaast zijn er, op verzoek van de raad, ook twee onlinebijeenkomsten georganiseerd. Een voor jongeren en een algemene. Deze hadden als doel om mensen die niet in de gelegenheid waren om naar de bijeenkomsten op locatie te komen, ook in de gelegenheid te stellen om input te leveren. Voor de onlinejongerenbijeenkomst was geen aanmelding. Voor de algemene bijeenkomst was er één deelnemer die uiteindelijk ook op één van de bijeenkomsten op locatie aanwezig was. De eerste bijeenkomst op locatie telde 20 bezoekers. De tweede bijeenkomst 39. De avonden werden voorgezeten door de projectleider evenementenbeleid. Op de twee avonden werden verschillende onderwerpen behandeld, zodat bezoekers konden bepalen welke avond voor hen het meest interessant was. Iedereen uit de stad was welkom.

De uitnodigingen en aankondigingen zijn via verschillende manieren verspreid: Via social media, via het Stadsnieuws, via de website van Doe Mee, via persoonlijke uitnodigingen via de mail en via mails aan wijkverenigingen. Programma bijeenkomsten De eerste twee avonden begonnen met een plenair deel waarin het proces werd verteld en het programma van de avond. Daarna werd zoveel mogelijk tijd besteed aan het ophalen van informatie aan de hand van vragen en onderwerpen. De bijeenkomsten waren open van aard en de deelnemers konden vrij hun inbreng geven. Na afloop van de avonden werd er nog een korte samenvatting gegeven van de informatie die was opgehaald. Terugkoppeling en conclusies Dit verslag is gedeeld met alle mensen die aan één of meer avonden hebben deelgenomen of zullen deelnemen. De inhoud zal gebruikt worden bij het bepalen van de inhoud van het toekomstige beleid. De laatste participatieavond (op 20 oktober 2022) wordt gebruikt om de input samengevat terug te koppelen. Waar mogelijk zullen vooruitlopend op het nieuwe beleid inhoudelijke voornemens worden gepresenteerd die in conceptvorm in het nieuwe beleid worden voorgelegd aan de raad. De raad zal uiteindelijk het nieuwe evenementenbeleid vaststellen, waarna het in werking treedt. Verder staat in dit verslag per onderwerp puntsgewijs de input die tijdens de bijeenkomsten door de bezoekers naar voren is gebracht.

2

Algemeen Er zijn maar weinig jonge organisatoren zij hebben andere inzichten Er moet een convenant worden afgesproken waarin alles staat wat afgesproken is. Daar zet iedereen zijn handtekening onder en houdt zich eraan. Als er een evenementen is in het Stadshart waarvoor het gebied wordt afgesloten, dan graag ver van tevoren en heel uitgebreid communiceren. Het gemeentelijk beleid, van sport tot gezondheid, beter toelichten aan de organisatoren. Er wordt (te) veel gekeken en gewezen naar de gemeente. Informatie nu niet goed te vinden. Als het beleid verandert, graag organisatoren tijdig op de hoogte brengen. Informatie staat te veel verspreid op verschillende plekken. Nazorg: zoveel mogelijk evenementen evalueren: gebeurt binnen de gemeente en diensten, maar wordt niet teruggekoppeld aan organisator. Die kan hiervan leren. Vraag of resultaten gedeeld kunnen worden. Graag evalueren binnen twee weken na evenement. Er is veel behoefte aan een periodiek evenementenoverleg met de gemeente, diensten en organisatoren. Kan er met de aanbevelingen en input van deze avonden wel wat worden gedaan? Dat is eerder niet gebeurd.

Het evenementenaanbod Het totale evenementenaanbod moet worden bekeken. Er moeten niet meerdere (grote) evenementen tegelijk plaatsvinden. Start een evenementenoverleg op, zodat organisatoren op de hoogte blijven. Zoek een goede balans tussen wat er in de wijk, stad, regio of landelijk plaatsvindt. Kijk naar andere gemeentes en doe daar inspiratie op. Voor bepaalde evenementen zou er een goed evenemententerrein met grasvelden moeten zijn. Om op het Nicolaasplein bepaalde evenementen te organiseren moeten er goede voorzieningen komen. Er is geen budget voor het organiseren voor evenementen voor jongeren. Op dergelijke evenementen verdien je niet veel. Evalueren van evenementen die een subsidie hebben ontvangen. Als het niet succesvol is en kan worden dan stoppen met de subsidiering.

3

Er kan ook meer vanuit de voorkant benaderd worden: er is 50.000 euro beschikbaar, wie kan daar een bepaald evenement voor organiseren? Subsidieaanvraag kan simpeler; kleinere evenementen hebben hetzelfde intensieve traject als de hele grote Elkaars formulieren accepteren van subsidieaanvragen Het ontbreekt in de stad in de brede zin aan cultuur en kunst. Het aanbod moet breder worden zodat iedereen zich erin kan vinden. Er zijn te weinig sportevenementen. Er is een jaarkalender waar je kunt zien wanneer er waar iets is. Daar kun je zien waar er gaten zitten. Organisatoren moeten zelf zorgen dat de mensen ervan weten. Er wordt een klassiek festival gemist. Zijn er voldoende evenementen voor ouderen en mensen die eenzaam zijn? Het weer kan bij maandelijkse of jaarlijkse evenementen een grote rol spelen Misschien kan het cultuurbudget en evenementenbudget weer samengevoegd worden, dat is beter Bij bestaande evenementen proberen om meer culturele activiteiten aan te laten sluiten. Voor de ouderen doelgroep wordt weinig georganiseerd. Zoetermeerse kampioenschappen met alle type sporten. Meer op Noord-Aa doen, zeker met kinderen. Tourstart hebben ze wel de gemeente bij nodig. World Fire Police Games heeft de gemeente Zoetermeer niet opgepakt. Een van de parels van Zoetermeer is ‘de Boerderij’, ICT en muziek

Sociale cohesie een Leefbaarheid Sommige evenementen zijn te groot voor de markt en geven veel overlast: voorbeeld Culinair Er is bij omwonenden behoefte aan inzicht in de afgegeven vergunningen. Als er 75 decibel in de vergunning staat, moet dat gehandhaafd worden. Er moet zoveel mogelijk verbinding worden gezocht met verschillende doelgroepen. Veel bewoners weten niet welke activiteiten er zijn in de stad. Het doel van evenementen is het bij elkaar brengen van mensen; dat verhoogt de sociale cohesie dus altijd. Moeilijker is het om bepaalde doelgroepen te bereiken.

4

Een evenement moet voor iedereen bereikbaar zijn, wanneer je je richt op doelgroepen, maak je onderscheid en is er minder sprake van verbeteren van de sociale cohesie. Organisatoren kunnen helpen bij bijvoorbeeld buurt-BBQ’s. Hoe kunnen we overlast evenementen tegengaan? Evenementen moeten niet te dicht op elkaar worden georganiseerd. Het tijdstip van evenementen kan worden bekeken: Pijnacker goed voorbeeld. Bewoners ervaren waarschijnlijk ook overlast van geluiden van andere gebieden dan van het evenement. De stad moet leefbaar blijven. Voor jongeren moet de stad leuker worden. Het moet allemaal makkelijker gemaakt worden om daarvoor activiteiten te ontplooien. Veel zichtlijnen worden met dichte hekken geblokkeerd, voor bewoners niet altijd prettig. Evenementen worden steeds meer afgeschermd, ook voor bepaalde doelgroepen als entree wordt betaald. Evenementen op de Markt (of in het algemeen met omwonenden) vooral gratis toegankelijk (en evt. bij voorkeur niet omhekt) als centrale ontmoetingsplek voor iedereen? De ruimte buiten de hekken is niet altijd ruim, als mensen blijven hangen om te kijken kan dat ten koste gaan van veiligheid.

Toekomstbestendigheid Men weet dat er een strategisch canvas is voor Citymarketing, maar geen enkele organisator begrijpt het. Veel evenementen blinken uit in de stad. Maar de verbinding tussen de evenementen en citymarketing kan/moet veel beter om het nog groter te maken. Ook meer in de regio laten zien, zodat er meer bezoekers van buitenaf komen. Evenementen minder afhankelijk zijn van de Zoetermeerders. ‘We’ mogen blij zijn als iets op Zoetermeer is de Plek wordt gepubliceerd. Meer vertrouwen in het ophangen van posters bij andere evenementen Onduidelijk waar Zoetermeer is de Plek voor staat. Beter om geld te steken in de campagnes in plaats van steeds weer een onderzoek. Meer geld voor marketing. Voor dezelfde tonnen die nu voor de Grand Depart worden gereserveerd, beter deze tonnen investeren in de (marketing van) Zoetermeerse evenementen. De rol van de gemeente (en in zekere mate Netwerk Zoetermeer) is dé verbinder om organisatoren te inspireren om met de evenementen meer spin-off/andere doelgroepen te bereiken.

5

Er wordt door de gemeente te weinig ruchtbaarheid aan gegeven. Behoefte om te weten waar Zoetermeer voor staat. Zoetermeer is jong, heeft geen uitgebreide historie. Dus moeten denken aan waar de stad voor staat. Welke stad wil je worden? Imago moet aansluiten op de identiteit van de stad. Ook kosten artiesten en BUMA-kosten nemen sterk toe.

Samenwerking en economische opbrengst Vrijwilligers -

-

Wat wij vooral nodig hebben zijn vele vrijwilligers/verkeersregelaars op de route. Op zoek naar partners die op dat front kunnen inspringen. Werken al samen met Grow-up, die sponsoren vrijwilligers in ruil van partnership/publiciteit/PR. Professionalisering is nodig, want een ‘klaarover’ mag niet meer, moet allemaal verkeersleiders zijn. Er is echt een behoefte aan vrijwilligers. Wens voor toewerken naar een pool van vrijwilligers. Wat is de professionalisering als je een vrijwilliger vraagt die zich jaarlijks maar een enkele inzet. Betaling van vrijwilligers/professionals is steeds meer noodzakelijk.

Sommige dingen ook gezamenlijk worden ingekocht; bij centercom, of in de kranten, etc. Pleit ervoor om een evenementenoverleg weer in ere te herstellen. Samen met CM/Evenementen pro-actiever oppakken/samenwerken i.r.t. evenementenkalender. Wordt toch wel gekeken naar de gemeente om hier de voortrekkersrol in te nemen. Voorzet om met elkaar een lijst te maken van partijen/organisaties die eenieder gebruikt. Interessant is om te kijken naar gezamenlijke inkoop of gezamenlijke promotie. Daar is wel een keer initiatief voor geweest, maar kan wel beter. Partijen kunnen elkaar versterken; moet gecoördineerd worden. Veel samengewerkt met de wijkregisseurs. Meer zicht krijgen op waar de behoeften ligt bij elkaars evenementen. Nodig elkaar uit bij elkaars evenement om te promoten. Meer samenwerking met professionele kunstenaars/dansen/podium. Een soort marktplaats waarop kennis/kunde/mogelijkheden wordt aangeboden waar andere organisatoren kunnen helpen. Het is een winst dat de evenementen sector bij elkaar komt, dus het is goed als dit structureel georganiseerd kan worden.

6

Behoefte aan een overzicht van wat er al is, maar ook kijken waar de gaten dan zitten of waar meer behoefte bij is. Het concurrerende hoeft geen belemmering te zijn. Bepaalde partijen kunnen elkaar erg aanvullen.

Vergunningen Behoefte aan een vloeiender vergunningentraject. CM/Vergunningen actief evenementenkalender publiceren. Bereikbaarheid van de gemeente op het gebied van veiligheid en vergunningen moet/kan veel beter. Belangrijk dat gemeente de evenementenkalender bewaakt. Dat er niet te veel evenementen worden georganiseerd en ook niet te veel op dezelfde plek, want dan gaat de charme eraf. Bewoners willen inzicht in de vergunning. Frustratie over vergunning die niet wordt nageleefd. De gemeente moet hier beter/harder/zwaarder op moet acteren. Instructie voor het invullen van formulieren moeilijk te vinden. Er is geen overzicht van vragen zodat je je kunt voorbereiden op het invullen. Een centrale landingspagina met doorverwijzingen naar relevante stukken wordt aanbevolen. Naast formulieren ook voorschriften brandweer etc. Er is behoefte aan één centraal aanspreekpunt voor alle aangelegenheden rond evenementen. De doorlooptijd van vergunningen is veel te lang. De vergunning wordt te kort op het evenement pas verstrekt. Onzekerheid organisator, alles is al betaald. Ideaal zou twee weken voor het evenement zijn: met een disclaimer voor onvoorziene omstandigheden waardoor de vergunning nog ingetrokken zou kunnen worden, zoals noodweer, pandemie, veiligheidsissues of iets dergelijks. Wellicht een tussentoezegging.

Bij een jaarlijks gelijkblijvend evenement, moet steeds weer opnieuw dezelfde aanvraag worden gedaan. Dit kan slimmer. Ook bij gewijzigde regelgeving. Bij iedere aanvraag moet een vooroverleg worden gevoerd. Meer regulier overleg tussen alle betrokken partijen om elkaar op de hoogte te stellen van ontwikkelingen. Als een aanvraag of veiligheidsplan op verzoek wordt aangepast, laat dan de wijzigingen zien t.o.v. het origineel. Dit scheelt een hele hoop tijd bij de beoordeling. Bij veranderende aanpak van de organisator: niet vergunning helemaal opnieuw laten aanvragen, maar kijken of inhoud afgegeven vergunning en/of aanvraag aangepast kan worden. Het is vaak moeilijk om telefonisch of via de mail contact te krijgen met de gemeente.

7

Er zijn (te) veel wisselingen in het personeel bij de gemeente. Kennis verdwijnt steeds. Het gevoel is dat er alleen contact mogelijk is als de gemeente daar behoefte aan heeft. Even sparren is niet meer aan de orde. Men heeft behoefte aan een partnership met de gemeente. De gemeente in de rol als adviseur en meedenker. Dit kan bestaan naast de formele autoriteit die de vergunning verleent. Een tussenpersoon wellicht, alhoewel die wel weer een kostenpost is.

Hoe krijgen we de buurt/wijk/stad actief? Zoetermeer Skatenight georganiseerd, initiatieven vanuit de jeugd zelf. Als hier vanuit de gemeente een kleine incentive tegenover staat, dan ontstaat er ook meer enthousiasme. Ga in elke sport heel veel kleine evenementen organiseren. Naast skaten kunnen dat ook bootcamps zijn, survival, etc. Vrijwilligers inzetten om wijkbewoners meer te activeren. Wijkregisseurs kunnen hier ook bij ingezet te worden. Schooluitvoeringen bij de seniorenplekken uitgeven. Gebeurt te weinig met het platform Zoetermeer is de Plek. Uiteindelijk te weinig middelen om dingen goed uit te voeren. Budget moet veel hoger. Cultuur079 is goed het er ook is, maar is uiteindelijk wéér een plek waar iets staat. Er zou meer centraler gecoördineerd moeten worden. Platform creëren waar vraag en aanbod kan samenkomen. Vraag als in mensen die maatjes zoeken, en aanbod als in mensen die iets willen rijden/vervoeren. Veel meer zichtbaarheid realiseren van het product Zoetermeer is de Plek. Tip uit Haarlem; vanuit bouwprojecten wordt er budget vrijgespeeld om in nabije omgeving van bouwlocaties complete cultuurprojecten te financieren. Cultuur en marketing is er te weinig geld (gevoelsmatig). Zorgen dat meer mensen buiten Zoetermeer naar Zoetermeer komen.

Evenementenlocaties Extra plekken zijn welkom, met name Van Tuyllpark (maar dan ook met voorzieningen). Denk bij Van Tuyllpark, als die voorziening er is, goed na over het aantal evenementen. Kwaliteit boven kwantiteit. (maximaal 10 evenementen? -> geen overkill). Voor evenementenlocaties geldt: stroom, afvoer, bereikbaarheid vrachtwagens en goed af te zetten. Dobbeplas: waar moet je qua waterveiligheid aan denken bij piekdrukte? -> Reddingsbrigade gaat graag met gemeente hierover in gesprek.

8

Agenda vanuit gemeente zou 1 januari direct zichtbaar/ transparant moeten zijn. Denk na over welk soort evenement past bij welke locatie. Dit ook duidelijk uitdragen. De informatie per evenementenlocatie is niet goed te vinden. Behoefte aan inzichtelijkheid hoeveel ruimte er nog is per locatie en dan ook welk type evenement. Nu niet te zien. Het Entreegebied kan een mooie tijdelijke evenementenvoorziening zijn. Voor nieuwelingen is de informatie over locaties moeilijk te vinden. Een goede portal is er nu niet. (b.v. voor het camperevent of met info over aanwezige voorzieningen). Bij Buytenpark groot grasveld -> wordt nu bijna niet gebruikt. Is wel geschikt voor andere evenementen. Hier zijn geen faciliteiten, wat de organisatie kostbaar maakt voor kortlopende evenementen. Als gemeentevoorzieningen faciliteert dan helpt dat enorm. Dobbe eiland idem. De kosten voor het organiseren van evenementen neemt dan af: aanbod groeit in positieve zin. Kijk wat je per locatie wilt organiseren en bepaal vervolgens de minimale faciliteiten. (stromend water, afvoer, etc.…) Eisen die de gemeente stelt moeten ook geboden kunnen worden. Buytenpark: hier mogen niet veel evenementen georganiseerd worden. Ook kleinere evenementen, fijn als je niet voor ieder evenement een aggregaat hoeft te organiseren. Goede inventarisatie van potentiële locaties is aan te bevelen.

Indienen aanvraag omgevingsvergunning _> duurt lang en gaat vaak moeizaam bij een nietaangewezen evenementenlocatie -> lastig met twee vergunningstelsels maar vooral bij afwijken bestemmingsplan. Informatie nu niet goed te vinden. Ook als beleid verandert graag tijdig op de hoogte brengen.

Bereikbaarheid/toegankelijkheid Fietsenstallingen moet eigenlijk wel groter bij een groot evenement. Gemeente zou moeten nadenken over spreiding in het gebied als evenement plaatsvindt en het mooi weer is. Dynamisch verkeersmanagement, nu wordt veelal op één locatie geparkeerd. Goede verlichting op locaties (vast) zou erg wenselijk zijn, wordt nu door organisatoren geregeld. Calamiteitenroute is niet verlicht, dat zou anders moeten. Calamiteitenroute voor de reddingsbrigade werd geblokkeerd. Daar moet de gemeente scherper op zijn, niet bij de organisator neerleggen. Bij grote verwachte drukte van evenementen, kan overwogen worden om de “normale” publieke functie dat moment te sluiten.

9

Silverdome terrein -> bereikbaarheid lijkt goed te gaan, bekendheid van halte Van Tuyllpark (Randstadrail) mag worden verbeterd. Noord AA -> niet makkelijk bereikbaar als je buiten Zoetermeer komt. Met OV naar Centrum West, nu pendelservice georganiseerd door de organisator. Bezoekers uit Zoetermeer komen met auto of fiets, dat gaat goed. Meeste bezoekers komen buiten de stad. Ga voor een vast evenemententerrein, zoals Van Tuyllpark (Randstadrail nabij, grasvelden, grotere schaal, groen uitziende omgeving voor buitenevenementen). Voor de echt serieuze evenementen. 5000 bezoekers ongeveer. Buytenpark is minder goed toegankelijk. Markt gaat ook op de schop, goede alternatieve plek is wel noodzakelijk. (denk aan tijdelijke schuifruimte). Markt is locatie voor ander type evenementen. 10.000 bezoekers zou dan ook kunnen in Van Tuyllpark. Je creëert je eigen markt, geen twijfel of op zo’n locatie genoeg aanbod aan evenementen kan worden geboden. Infrastructuur Van Tuyllpark is nu nog niet op orde -> files tot A12, geen ov-verbinding, beperkt aantal parkeerplaatsen. Denk ook aan citymarketing, niet het aanbod alleen bij de organisatoren neerleggen. Veel faciliteiten ontbreken, kost veel geld (b.v. Silverdome terrein). Vraag naar een terrein waar al iets gefaciliteerd is. Silverdomelocaties niet bereikbaar per bus.

Van Tuyllpark: hoe veilig is de fietsverbinding in het donker? Voelt niet prettig ’s avonds. Aanpassingen zijn wel nodig. Bedenk waar we op in gaan zetten: waarvoor is Zoetermeer de plek? Citymarketing heeft hier een belangrijke rol. Evenementen worden vooral door Zoetermeerders bezocht, die weten wel hoe overal te komen. Fietsen stimuleren, zorg voor een goede agenda en daarbij goede bebording voor bezoekers. Ook borden een week van tevoren plaatsen zodat ook niet-bezoekers van het evenement op de hoogte zijn. Bij bebording ook aangeven waar de overige activiteiten te vinden zijn tijdens het evenement. Pijnacker-Nootdorp biedt gratis te gebruiken dranghekken, goede service. Discussie over de vraag of strand in het kader van de bereikbaarheid afgesloten moet worden tijdens de evenementen. Gebied zou ook voor heel Zoetermeer moeten zijn, je sluit mensen uit als je gaat afhekken. Aan de andere kant lijkt het veiliger als je zo’n gebied tijdelijk afsluit tijdens een evenement. OV is perfect bij de Markt. Vooral goede fietsvoorzieningen noodzakelijk. Inrichting openbare ruimte evenemententerreinen

10

Graag naar het voormalig DSO-terrein in het Van Tuyllpark. Zeker als Markt op de schop gaat (dan heb je direct al markt voor het nieuwe terrein). Vooral grotere terreinen worden gemist (aansprekende plekken, ook voor bezoekers buiten Zoetermeer). Ook nog geen duidelijke verdeling tussen evenementen qua grootte. Voor bezoekers van buiten is het lastig zoeken, wat is dé plek waar je moet zijn voor een groot evenement in Zoetermeer? Terrein Bij SnowWorld -> vanaf het OV nog erg ver lopen. Parkeergelegenheid is beperkt. Pendelbussen zijn wel noodzakelijk, wordt nu door organisatoren geregeld. Locatie nabij Dorpsstraat, aan de Dobbeplas -> hier zijn vroeger evenementen georganiseerd. Waarom niet nieuw leven inblazen voor startende evenementen? Wens voor een nieuw camper event, drie keer per jaar. (camperzaterdag). Bij de aangewezen evenemententerreinen kan je worden uitgeloot, maar op overige locaties mag je maar één keer organiseren. Wat is er voor deze tussenvorm? Reguliere evenementen gaan volgens de gemeente voor, de rest moet loten. Obstakels op de Markt, zoals fietsengleuven. Bij herinrichting kunnen obstakels misschien weg worden gehaald? Kan de bouwlocatie Markt niet als fietsenstalling worden gebruikt? Voorzieningen Toiletten, stromend water, afvoerplek, GENOEG stroom (op Marktplein is het te weinig, je moet al snel een aggregaat neerzetten).

Graag 2 x 120! Basisverlichting (schakelbaar, dimbaar), fietsenrekken. Silverdometerrein -> waarom niet gebruiken als parkeerplaats en het evenement ernaast organiseren (van Tuyllpark)? Ook genoeg kleine terreinen, bijvoorbeeld voor 400 personen. Openbaar vervoer, ook Noord AA of op de momenten dat de evenementen plaatsvinden. Veiligheid Bij Silverdome ontbreekt goed OV, met fiets voelt het daar onveiliger. Ook looproutes naar dit terrein zijn niet ideaal. Van Tuyllpark is op de fiets niet prettig (in het donker). De inrichting van evenementen wordt als veilig ervaren. Zowel qua opbouw als qua terrein. De sfeer wordt ook als veilig ervaren. Ook buiten/rondom evenemententerreinen voelt men zich veilig.

11

Tijdens evenementen moet beter kenbaar worden gemaakt waar beveiligers zich bevinden. Wellicht ook een herkenbare meldpost, net als bij medische hulp het geval is. Het is voor iemand in een rolstoel die in een menigte zit, moeilijk om hieruit te komen. Vooral in een panieksituatie. Optie is om een rolstoelstrook langs de buitenkant van het terrein vrij te houden naar de uitgang. Veiligheid bij het verlaten van een terrein is. Dit wordt niet altijd als veilig ervaren. Verlichting is matig, politie of handhaving is niet te zien. Met name bij afgezonderde terreinen. Communicatie rond veiligheid met de gemeente en de diensten kan beter. Als er iets wordt opgeschaald qua fase of richtlijnen, dan moet daarover actief worden gecommuniceerd. Voor iedereen moet dezelfde richtlijn worden gehandhaafd. Dus voor particulieren in een gebied moeten dezelfde regels gelden als voor bezoekers van een evenement. De rol van de handhaver wordt wel eens verkeerd begrepen: handhaver controleert op naleving vergunning/ politie handhaaft de openbare orde en veiligheid. De organisator en beveiliging moeten zorgen voor de veiligheid van de bezoekers. Neem bij evenementen op en/of aan het water kun je de reddingsbrigade inseinen. Zij kunnen ook meekijken bij inrichting en veiligheidsplannen. Waterveiligheid speelt steeds grotere rol. Bijv. Noord Aa en Dobbe.

Ook bij inrichting van de openbare ruimte van evenementenlocaties, zoals de Dobbeplas/Nicolaasplein kan de reddingsbrigade adviseren. Ook hier mist men voldoende vrijwilligers die bijvoorbeeld bij wandelevenementen helpen om groepjes veilig over te laten steken. Veiligheid bij evenementen security kosten nemen sterk toe, kan dit ook ‘centraal’ georganiseerd worden? Bij voorkeur één Zoetermeerse partij met 1 aanspreekpunt. Brandweer met name zijn er voldoende uitgangen? Kan de brandweer erbij? Wat zijn de loopstromen routes obstakelvrij maken.

Natuur en duurzaamheid Consistent evenementenbeleid is belangrijk, want bij elke gemeente is beleid anders. Dat is niet helder richting evenementenorganisatoren en ook bewoners. Sommige zaken zijn landelijk/ regionaal geregeld, behoefte aan eenduidigheid ook in relatie tot de buurgemeenten. Er is nu veel verschil in regels tussen gemeenten; Zoetermeer wordt ervaren als ‘streng’. Eindtijd van een festival, wel/ geen vergunning tijdens broedseizoen. Er is geen duidelijkheid op basis van welk beleid er wel/ geen evenementenvergunning verleend wordt. Per evenement een locatieprofiel om duidelijkheid te geven voor de mogelijkheden/ onmogelijkheden.

12

Er zijn nu maatregelen voor duurzamere evenementen zoals biologisch afbreekbare producten, werken met een Token waarbij fust geld waard is en daardoor minder afval en recyclebaar. NB! Notie hierbij is dat de afvalinzameling van Zoetermeer nog niet gesteld staat voor het scheiden van dergelijk afval dus na evenement komt tocht alles op 1 hoop….). Bij bierfestivals is het beter echt glas i.p.v. plastic te gebruiken i.v.m. smaak. Glazen kunnen mee naar huis. Voorstel: koop als gemeente samen met de organisatoren 1 miljoen glazen met ‘Zoetermeer is de plek’ en dit laten circuleren tussen de festivals. Stroomvoorzieningen (met name zware stroom) zijn nodig op verschillende locaties in plaats van dieselgeneratoren. Vraag is of dit nu vanuit de gemeente aangelegd kan worden of dat er nu al geanticipeerd kan worden op de toekomst van accu’s? Dilemma… Samenwerken in energievoorziening ten behoeve van besparing. Duurzame energie is zeer kostbaar, zoals bijvoorbeeld een mobiele unit met zonnepanelen en accu’s. Schoonmaken wellicht collectief inkopen via Bunnik (Zoetermeers bedrijf/ Zoetermeerse werknemers) via de gemeente. Gemeentelijke Toiletvoorzieningen nu soms/ wel/ niet aanwezig. Ook dit screenen in het dagelijks recreatie gebruik bijvoorbeeld bij de Zoetermeerse Plas.

Voor drukke zonnige dagen voorzieningen aanbieden in de recreatiegebieden (dus combi regulier gebruik en evenementengebruik). Promoten duurzame vervoersmiddelen bij evenementen. Evenementenlocaties Van Tuijlpark, SnowWorld , Binnenpark, Zoetermeerse Plas (is er nu al 1). Wat heeft een locatie te bieden? Pas een evenement aan op het type locatie. Hoe beïnvloed de locatie je evenement? Organisatie speelt al in op type locatie en draagt bij aan de beleving tijdens een evenement. Checklist per locatie zou heel handig zijn. Dan komt een organisator niet voor verrassingen te staan. Nu landelijk en gemeentelijk beleid…op verschillende plekken te vinden…wellicht handig om dit beter inzichtelijk te maken. Per locatie en per seizoen een checklist zodat het inzichtelijk is voor een organisator. Rol van de gemeente om de aangewezen evenementen terreinen ook te voorzien van duidelijke regels (ook van de handhavende diensten als Haaglanden en Zuid-Holland-Zuid). Verbieden wegwerpplastic, afbreekbaar plastic (maar komt op zelfde afvalhoop terecht). Green batteries als proef voor corona periode, nu van tafel. Graag opnieuw oppakken. Duurzamere mobiliteit. Overleg gemeente, organisator, HTM om bv bussen te organiseren. Als ‘bulk’’ beschouwen….dus meerder evenementen per jaar… Duurzaam kan ook op kleine schaal bv geen flyers meer maar banners, geen tyraps meer maar klemmen.

Zuinig met afval, dat doet de avondvierdaagse. Water gesponsord door Dunea, geen bekers maar eigen bidon. Stimuleren geen afval te produceren.

13

Gemeentelijke reinigingsdienst mag niet meer schoonmaken, ging vroeger heel goed. Nu particulier inhuren. Gaat lastig i.v.m. schaarste. Zorg dat de gemeentelijke dienst weer dit als taak mag gaan doen. Plant grote bomen op evenemententerreinen deze zorgen voor geluidsreductie en een mooie/ fijne omgeving voor een evenement. Neem natuurwaarden mee bij criteria. Bijzondere natuur is ook van waarde voor de gemeente (bv bijzondere vogelsoort). Noord Aa strand veel eiken met eikenprocessie rups…veroorzaakt ook overlast bij gewone recreanten en dus ook evenementen. Hoe ziet de gemeente de optimale combinatie in een nieuwe situatie? Bv Van Tuijlpark wat zijn daar de mogelijkheden in een groene zetting? Betrek ook de stadsecoloog bij de aanwijzing/ aanleg van een evenementen terrein. Gezamenlijk aanschaf van een mobiele aggregaat op zonnepanelen? Als er meerdere terreinen aangewezen worden in Zoetermeer, dan daar de stroomvoorzieningen aanbrengen dus gemeente levert en evenementen nemen af. Kan de leverancier van bv bier en de recyclebare glazen levert hier niet iets in betekenen?

Geluid en overlast Plant grote bomen op evenemententerreinen deze zorgen voor geluidsreductie en een mooie/ fijne omgeving voor een evenement. Van tevoren bewoners goed te informeren. In gesprek blijven met de omwonenden. Zelfde tijden voor omliggende gemeenten/ regionaal, want sluitingstijden van evenementen verschillen! (gelijke monniken gelijke kappen). De sterke stroom van aanvoer mensen en afvoer mensen (ook scooters etc.) levert overlast op. Er staat in de vergunning 60 – 70dB. Dit is niet realistisch. Goede inhoudelijke vergunningen. Controle/ handhaving bij evenementen dan kan er bijgestuurd worden overleg. Onderling overleg is belangrijk. Slimme opstelling van podia, van tevoren juiste geluidsexpertise kan dus bijdragen aan voorkomen overlast van geluid. 5 mei evenement afsluiting en begeleiding publiek. Bij verzoek tot lager geluidsniveau gaat het geluid meestal niet zachter. Standaard overlast van wildplassen, planten uit bakken, antennes/ spiegels er af zonder evenementen. Stapeling van overlast zeker als er extra hard geluid bij komt. Het lijkt alsof in de loop der jaren het geluidsniveau hoger is geworden.

14

Bekendheid van de geluidsnorm is belangrijk. Gehoorbeschadiging is mogelijk. De hoeveelheid evenementen rond de markt is best hoog. Bewoners (een aantal) hebben behoefte aan 1 aanspreekpunt bij de organisator om het verhaal kwijt te kunnen. Bewoners moeten op de hoogte gesteld worden met contactnummer erbij. Locatie van aggregaten is belangrijk kennis van wind. Expertise is aanwezig om hierop in te spelen en daarmee geluidsoverlast te reduceren.

15