Bijlage 2 - Plan van aanpak burgerberaad

Burgerberaad Zoetermeer Voorwaarden voor een gedragen afvalbeleid

Offerte 230190 Gemeente Zoetermeer 15 september 2023

Inhoudsopgave Reflectie op de uitvraag

3

Plan van aanpak

6

Planning

15

Samenwerking en rollen

16

EMMA X MOVENTEM

20

Begroting: aanvullende informatie

23

Gemeente Zoetermeer

15 september 2023 P 2

Reflectie op de uitvraag De gemeente Zoetermeer heeft een doordacht en gedegen ontwerp gemaakt voor het aanstaande burgerberaad. Onze visie op burgerberaden sluit naadloos aan op veel uitgangspunten en stappen uit het gemeentelijke ontwerp: een plezier om de uitvraag te lezen. We gaan in dit hoofdstuk in op onze inhoudelijke kijk op het voorliggende vraagstuk en een aantal aandachtspunten en opties die we herkennen uit onze praktijkervaring. Onze visie op het inhoudelijk vraagstuk “Met elkaar gaan we problemen te lijf en verzilveren we de kansen die we zien. Samen doen wat nodig is.” staat in het coalitieakkoord 2022-2026 van Zoetermeer. Dat is de spijker op z’n kop voor het burgerberaad over afvalbeleid. Het bestuur van Zoetermeer heeft participatie en betrokkenheid van inwoners hoog in het vaandel staan. Een burgerberaad is daartoe een passende, intensieve en zichtbare methode. Daarbij is het cruciaal dat het voorliggende onderwerp van het beraad geschikt is voor deze methode. Uit wetenschappelijke literatuur en praktijkervaring weten we dat een onderwerp geschikt is voor een burgerberaad als het voldoet aan de volgende criteria: ✓ De gemeente heeft een bevoegdheid betreffende het onderwerp. ✓ Er moeten keuzes worden gemaakt, maar er zijn geen duidelijke "juiste" keuzes.

✓ Binnen de samenleving bestaat er een brede interesse, het is geen onderwerp waar niemand van wakker ligt.

Gemeente Zoetermeer

✓ Nieuwe benaderingen kunnen de samenleving vooruit helpen. ✓ Burgers hebben nog geen gelegenheid gehad om de verschillende aanpakken en hun gevolgen op lange termijn te overwegen. Jullie vraagstuk scoort goed op deze criteria en kwalificeren we als zeer geschikt voor een burgerberaad zoals u dat uitvraagt. Extra aandachtspunt is het eerder gehouden raadgevende referendum. We kunnen niet om de duidelijke uitkomst daarvan heen en ook niet op de belofte van de Zoetermeerse partijen die destijds aangaven naar de uitkomst van het referendum te zullen luisteren. In onze aanpak nemen we dan ook even de tijd om bij het referendum stil te staan. We beschouwen de uitkomst als een belangrijk signaal dat als input geldt voor dit burgerberaad. Waarbij we meteen uitleggen wat de huidige vraagstelling is, die zich richt op afvalreductie en -scheiding. En wat de status van de uitkomst van het burgerberaad is; de opbrengt is een zwaarwegend advies aan het gemeentebestuur dat kan worden gebruikt voor het (her)formuleren van het afvalbeleid en het prioriteren van een bepaalde aanpak om dat beleid te realiseren. Andersom geformuleerd: het gemeentebestuur kan alleen afwijken van het advies van het burgerberaad als zij daartoe zwaarwegende redenen heeft. Voorafgaand aan deze uitvaag heeft uw College tijd genomen om samen na te denken en op één lijn te komen over het burgerberaad afval.

We zijn blij dat er mede daardoor een sterk fundament onder het beraad ligt van politieke en bestuurlijke steun.

15 september 2023 P 3

Onze visie op en ervaring met burgerberaden We geloven in de kracht van de methode ‘burgerberaad’. Niet als doel op zich, maar als een waardevolle vorm van deliberatieve democratie die de representatieve democratie verrijkt en versterkt. Een burgerberaad is in onze optiek alleen effectief als het wordt toegespitst op een specifiek vraagstuk en is afgestemd op de lokale (politiek-bestuurlijk) context. Dit middel is niet voor elk vraagstuk geschikt. De inzet ervan brengt ook verplichtingen met zich mee. Op de eerst plaats naar de deelnemers en samenleving. Dat vraagt om bestuurlijke inbedding. We leveren altijd maatwerk en blijven trouw aan de basisprincipes van een burgerberaad. Hoewel er inmiddels brede overeenstemming is over de basisprincipes van een burgerberaad, zien we dat er nog veel te leren is over de hoe de praktische uitvoering van een beraad het beste vorm kan krijgen. Dit geldt ook voor EMMA-MOVENTEM; bij ieder burgerberaad dat we organiseren, leren we bij over wat wel en niet werkt: hoeveel tijd moeten we nemen voor kennismaking? Hoe zorgen we dat experts hun kennis neutraal overdragen, zonder sturend te zijn de uitkomsten van het beraad? En hoe geven we de stemprocedure het beste vorm? Zomaar wat voorbeelden. EMMA-MOVENTEM heeft de afgelopen jaren veel ervaring opgedaan met de ontwikkeling en uitvoering van allerlei verschillende varianten van een burgerberaad.

De kennis en kunde die wij hebben opgebouwd, zorgen ervoor dat we goed en efficiënt een beraad kunnen organiseren. Onze opdrachtgevers van burgerberaden zijn onder andere gemeenten Borsele, Den Haag, Deventer, Haarlem, Heemstede (ook over afvalbeleid), Leiden en Zwolle, maar ook bijvoorbeeld provincies Gelderland en Utrecht. Verder is het goed om te weten dat we het ontwerp voor het Nationale Klimaatberaad schreven voor het Ministerie van EZK. En dat EMMA-MOVENTEM kennispartner is van

Gemeente Zoetermeer

het Ministerie van BZK en de VNG voor de gemeentelijke pilot burgerfora, waarin we voor acht gemeenten dwars door Nederland (van Texel tot Nijmegen) een leernetwerk faciliteren en twee landelijke kennisbijeenkomsten organiseren. We worden regelmatig gevraagd om onze kennis en ervaring te delen, zo geven we dit jaar enkele masterclasses voor Logeion (beroepsorganisatie communicatieprofessionals NL). Graag delen we dat we ook met gemeente Amsterdam werken we een burgerberaad over afvalbeleid. Dat beraad zal lopen vanaf november 2023 en kent sterke overeenkomsten de uitvraag in Zoetermeer. Op basis van deze ervaring, staan de volgende uitgangspunten centraal in onze visie op burgerberaden: Een burgerberaad heeft basisprincipes en blijft maatwerk. Loting, de inzet van experts en het organiseren van een helder bestuurlijk mandaat zijn enkele basisprincipes. Tegelijkertijd zien we dat de invulling van deze uitgangspunten in belangrijke mate afhankelijk is van de lokale context, het vraagstuk en het verloop van het proces. Dit maakt dat het ontwerp van ieder beraad maatwerk is, waar deze lokale factoren in moeten worden meegenomen. Het goede gesprek is van groot belang. Niet het debat maar de dialoog staat centraal. Bij een burgerberaad ligt de nadruk op het delen van ervaringen, onderzoeken en waarderen van elkaars verhaal, verdieping, en het creëren van onderling begrip.

We maken daarom gebruik van werkvormen die alle deelnemers uitnodigen een bijdrage te leveren, actief naar elkaar te luisteren, vragen te stellen en ruimte bieden om standpunten bij te stellen. Dit vormt de basis om, met verschillende perspectieven aan tafel, met plezier nieuwe gezamenlijke ideeën te creëren. Deelnemers hebben eigenaarschap over het (proces van) het burgerberaad. Deelnemers staan centraal in de uitvoering, de organisatie is dienstbaar aan hen. In onze visie betekent dit dat deelnemers niet alleen de inhoudelijke regie hebben over de adviezen die worden geformuleerd, maar dat zij waar mogelijk ook invloed

15 september 2023 P 4

hebben op het proces. Bijvoorbeeld over de meerderheid waarmee voorstellen worden aangenomen en wie het ‘slotadvies’ opstelt. Een betrokken gemeentebestuur. Uiteindelijk beslist de gemeenteraad en zal het college van B&W aan de slag moeten met de adviezen die het beraad formuleert. Dan helpt het niet als zij alleen bij de start en afsluiting betrokken zijn. Om te voorkomen dat het burgerberaad een black-box is houden we gedurende het proces het college en de raad aangehaakt, terwijl we de onafhankelijkheid waarborgen. Een burgerberaad richt zich op afwegingen en uitgangspunten, niet op zeer specifieke of technische vraagstukken. Voor vraagstukken die geschikt zijn voor een burgerberaad, geldt dat er geen ‘juiste’ keuzes zijn, dat nieuwe benaderingen de samenleving verder kunnen helpen en dat er brede interesse is in de samenleving (alle drie het geval bij afvalbeleid). Een onderwerp is minder geschikt als het gaat om een onderwerp dat een (zeer) technische oplossing vereist. In de uitwerking van het vraagstuk voor de gemeente Zoetermeer, zullen we moeten zorgen dat het beraad op het juiste abstractieniveau uitgangspunten formuleert, zodat er vervolgens ruimte is voor ambtelijk vakmanschap om dit verder uit te werken. Toegankelijkheid verwerkt in alle facetten van het beraad.

Toegankelijkheid is niet alleen een aandachtspunt dat in de werving van deelnemers van belang is, maar dat moet worden doorgevoerd in alle facetten van het burgerberaad: denk aan de vraagstelling, werkvormen en expert-presentaties. Dit maakt dat toegankelijkheid een aandachtspunt is tijdens iedere stap van de uitvoering.

Gemeente Zoetermeer

15 september 2023 P 5

Plan van aanpak

het uitgewerkte programma. •

Uitwerken van lotingscriteria. Samen met het projectteam van de gemeente Zoetermeer bespreken we welke criteria er worden gebruikt om tot een groep te komen die een goede afspiegeling vormt van Zoetermeer op het vraagstuk rond afvalbeleid. In elk geval worden bij het Zoetermeerse beraad over afvalbeleid de volgende criteria gebruikt: leeftijd (vanaf 18 jaar), gender, koop/huur, woonsituatie (hoogbouw/laagbouw), opleiding en geografische spreiding over de stad. Over de criteria opleidingsniveau en etniciteit gaan we graag met u verder in gesprek én stellen we voor om een gesprek met dr. Kristoff Jacobs – politicoloog en universitair hoofddocent politicologie aan de Radboud Universiteit. Hij is expert inzake loting voor burgerberaden en ook onderdeel van ons projectteam voor de gemeentelijke pilot burgerfora van VNG/BZK.

•

Tweetrapswerving en selectie, extra inzet moeilijk bereikbare doelgroepen. De criteria bepalen het framewerk waarmee we werven. Daarin hebben we nadrukkelijk aandacht voor ondervertegenwoordiging van moeilijk bereikbare doelgroepen. Daarmee bedoelen we concreet bijvoorbeeld inwoners met een migratie-achtergrond, de Nederlandse taal niet goed machtig zijn, laaggeletterd, digibeet of lichamelijk beperkt zijn. Ook jongeren scharen we onder de moeilijk bereikbare doelgroepen, omdat zij in de praktijk vaak een ondervertegenwoordiging kennen in onderzoeken en burgerfora. Wij waarborgen een representatief en inclusief burgerberaad. Dat doen we door met een tweetraps steekproef en selectie. Uitnodigingbrieven naar steekproef BAG – We halen eerst breed het net op, waarna we een gerichte selectie maken van de 150 deelnemers aan het beraad. In eerste instantie adviseren we om 15.000 uitnodigingsbrieven te sturen naar willekeurig geselecteerde

Op de komende pagina’s beschrijven we op hoofdlijnen ons plan van aanpak voor het Zoetermeerse burgerberaad. Het plan van aanpak hebben we opgeknipt in drie fases: voorbereiding, uitvoering en afronding.

Fase 1: Voorbereiding Tijdens deze fase bereiden we de uitvoering van het burgerberaad voor. Dit betekent dat we tijdens de voorbereiding de volgende onderdelen in samenwerking met de gemeente willen bespreken, klaarzetten en opstarten: • Aftrap projectteam. We kennen uw college en de betrokken ambtenaren. Graag gaan we na gunning snel om tafel om het plan van aanpak samen definitief te maken en werkafspraken te maken. •

Instellen van een begeleidingsgroep. Hoewel de raad en het college geen actieve rol hebben bij het burgerberaad, i s het wel aan te raden om hen bij elke processtap bij te praten. Door het instellen van een begeleidingsgroep (met een vertegenwoordiging van de raad en van het college) kunnen de door raad en B&W meegegeven kaders worden getoetst. Ook kunnen deelnemers desgewenst met bestuur en politiek afstemming zoeken over het proces en de kaders.

•

Ontwerpen van het programma. In afstemming met het projectteam van de gemeente maken we het procesontwerp van het burgerberaad. Aan welke randvoorwaarden moeten de bijeenkomsten voldoen? Hoe ziet het programma er tijdens elke bijeenkomst op hoofdlijnen uit? Deze offerte vormt de basis voor

Gemeente Zoetermeer

•

15 september 2023 P 6

woonadressen uit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) van het Kadaster. Daarin doen we het verzoek om een mini-enquête in te vullen, waarin we inwoners informeren over het onderwerp en een aantal vragen stellen. Onder andere over hun eigen ‘afvalgedrag’. Als we het afvalgedrag kennen en weten hoe inwoners zicht tot het onderwerp verhouden, kunnen we daar een nadere selectie op doen in de tweede selectie, want we sluiten de enquête af met de vraag of ze geïnteresseerd zijn om zelf – tegen passende vergoeding – deel te nemen aan het burgerberaad, concreet met de data en tijden van de bijeenkomsten erbij. We verwachten een respons van circa 5% tot 8% en daarmee dus 750 personen 1.200. In deze brede groep zit veelal ook het “stille midden”. Mensen die om wat voor een reden dan ook op dit moment niet bereikt worden door de normale communicatiekanalen van de gemeente. Denk bijvoorbeeld aan inwoners die zich vooral bezighouden met werk, gezin en hobby en die zich niet actief bezighouden met politiek en bestuur. Dit is juist vaak een groep met een genuanceerde mening of geen sterke mening heeft over publieke vraagstukken. Door deze groep een stem te geven, wordt het geluid van de polen (voor- en tegenstanders; polarisatie) gedempt en in een realistischer perspectief geplaatst. * Persoonlijk en gericht – De uitnodigingbrieven zijn effectief, maar niet altijd inclusief.

Om ook de genoemde moeilijk bereikbare doelgroepen uit te nodigen gaan we naar ze toe. We zetten een aantal dagdelen twee ervaren interviewers in die Nederlands en Engels kunnen. Samen met jullie selecteren we de juiste plekken (o.a. supermarkten, winkelcentra) en timing (bijvoorbeeld een markt). En we gaan naar sportverenigingen/ -gelegenheden. We stellen vragen uit de mini-enquête en peilen hun interesse in deelname aan het burgerberaad. We combineren dit met ‘netwerkpaneling’, want we vragen de vertegenwoordigers van de

Gemeente Zoetermeer

doelgroep om binnen hun eigen netwerk ook respondenten te werven (sneeuwbaleffect). Ervaring leert dat het een effectieve methode is om respondenten te werven via bestaande netwerken. Doel is om via deze weg 50 tot 100 inwoners toe te voegen aan de groep van 750 tot 1.200. * Selectie en inloten – Uit de totale groep van geïnteresseerden selecteren we de deelnemers aan het burgerberaad. Zij ontvangen een mail/ brief waarmee ze deelname definitief kunnen maken. We bellen iedereen na om ook persoonlijk te bevestigen en eventuele vragen te beantwoorden. •

Opstarten van communicatie. Denk hierbij aan het schrijven van een communicatieplan, het klaarzetten van externe communicatie (publiekscampagne, nieuwsartikelen), het inrichten van een openbare website voor het burgerberaad, en een online platform voor deelnemers. Indien mogelijk maken we hier graag gebruik van bestaande systemen, zoals bestaande doemee.zoetermeer.nl. Op dit platform staat algemene informatie, maar de site biedt ook de mogelijkheid tot besloten communicatie naar de gelote deelnemers tijdens de voorbereidingsfase. Hier kan ook gebruik van worden gemaakt om terug te koppelen met de deelnemers na elke bijeenkomst. Ook kunnen hier algemene updates geplaatst worden die voor iedereen toegankelijk zijn. Overigens is een trigger om mee te doen niet als we communiceren ‘Doe mee aan het burgerberaad afval’, maar wel als we vormen kiezen vanuit de inwoner geredeneerd als ‘Een schone stad’ of ‘Jouw buurt op orde’. Dit werken we tijdens het proces verder uit in meerdere varianten.

• Inzet en training gespreksbegeleiders. EMMA-MOVENTEM levert

5 ervaren gespreksbegeleiders voor de bijeenkomsten. Daarnaast zoeken we tijdens de uitvoering in afstemming met het projectteam nog 5 tot 10 extra gespreksleiders binnen de ambtelijk organisatie die door EMMA-MOVENTEM volledig gebrieft en getraind zullen

15 september 2023 P 7

worden. Dit is een gangbare en bewezen werkwijze bij andere vergelijkbare burgerberaden die we hebben uitgevoerd.

Gemeente Zoetermeer

15 september 2023 P 8

Fase 2: Uitvoering In ons voorstel gaan we uit van 5 bijeenkomsten. De bijeenkomsten worden gepland in de avonden en/of weekenden. Hierin maken we samen met de gemeente een keuze. We gaan uit van een burgerberaad met 150 deelnemers, waarbij we 170 mensen inloten. Gebaseerd op eerdere ervaring weten we dat iets meer dan 10% van de deelnemers tussen de inloting en de tweede bijeenkomst afvalt. Daarna valt er bijna niemand meer af is onze ervaring. Als de gemeente besluit meer variabelen mee te willen nemen in de loting, heeft dit consequenties voor de omgang van de groep (die wordt groter) en de begroting (meer afstemming, organisatie en gespreksbegeleiders). We gaan daar graag met de gemeente over in gesprek. In ons voorstel en bijbehorende begroting is 150 deelnemers ons uitgangspunt. Ter referentie: het landelijk burgerforum klimaatbeleid wordt naar verwachting met 175 deelnemers uitgevoerd. Vrijwel alle andere gemeentelijke burgerberaden waaraan EMMA-MOVENTEM meewerkt kiezen voor 100 tot max. 150 deelnemers. De bijeenkomsten duren zo’n vier tot zes uur. We houden daarbij ruimte om onze opzet aan te passen als de deelnemers daarom vragen. Na elke bijeenkomst komen wij met het projectteam bijeen. We blikken dan terug op de laatste bijeenkomst en beslissen samen over het vervolg en eventuele aanpassingen in het proces.

Hieronder nemen we de lezer in hoofdlijnen mee in de opzet van de 5 bijeenkomsten met tussentijds nog een online ophaalronde. Let wel: deze opzet hebben we hebben gemaakt op basis van de informatie die ten tijden van de uitvraag openbaar beschikbaar was. We realiseren ons terdege dat parallel hieraan nog afstemming heeft plaatsgevonden in het college en de gemeenteraad.

Gemeente Zoetermeer

• Vertrekpunt, opdracht en mandaat (plenaire presentatie en Q&A) Bijeen- • Persoonlijke kennismaken door de deelnemers onderling (spelvorm) komst I • Inhoudelijk kennis maken met het vraagstuk en selectie experts • Expertise vergaren overall (plenair) Bijeen- • Kennis opdoen op thema's (groepjes, carrousel) komst II • Meningsvorming • Brainstorm beoordelingscriteria adviezen (wanneer is het goed/slecht?) Bijeen- • De stad in! (in groepjes op 'safari' om de praktijk te zien) komst III • Delen ervaringen en feedback (plenair) • Prioriteren thema's Online • Bepalen beoordelingscriteria adviezen ophalen • Terugkoppling uitkomsten online inventarisatie Bijeen- • Aan de slag met de eerste aanzet van de adviezen komst • Delibereren met aansluitend verrijking adviezen IV • Presentatie concept adviezen, wijsheid van de minderheid toevoegen Bijeen- • Beoordelen adviezen o.b.v. beoordelingscriteria komst V • Stemmen, reflectie en vervolg van het beraad

Bijeenkomst I | Vertrekpunt | Kennismaken met elkaar en het vraagstuk De eerste bijeenkomst draait om kennismaking met de opdracht (en het mandaat), met elkaar, de inhoud en het proces. Na de eerste bijeenkomst begrijpen de deelnemers het inhoudelijke vraagstuk en weten ze wat er van hen verwacht wordt in volgende bijeenkomsten en als eindresultaat. We introduceren alle aanwezigen en laten de deelnemers in kleine groepen kennismaken. We gebruiken een leuke spelvorm om diversiteit, kennis en perspectieven te benadrukken en vertrouwen op te bouwen. We maken ook procesafspraken over hoe we omgaan met elkaar, de pers, sociale media, maar ook bijvoorbeeld stukken en beeldmateriaal. Deelnemers hebben alle ruimte om hierop

15 september 2023 P 9

invloed uit te oefenen, zodat ze echt eigenaar worden van het proces en dat ook zo voelen. We nodigen één of twee onafhankelijke experts uit om het onderwerp te introduceren: een expert over afvalgedrag en een expert over afvalbeleid. Welke experts precies bepalen we met u, zodra we weten wat de definitieve vraagstelling is. De experts helpen deelnemers het brede vraagstuk en de verschillende thema's te begrijpen. Hiernaast vinden we het belangrijk dat deelnemers tijdens de eerste bijeenkomst ook ervaren wat het probleem is, en van gedachten wisselen over hoe zij zelf het probleem zien. Dit kan bijvoorbeeld doormiddel van een serious game. Denk hierbij aan een afval-quiz, een quiz over ieders afvalgedrag, een afvalrace, of het bekijken van verschillende afvalzakken uit elke wijk. Op deze manier laat je deelnemers op een speelse manier kennismaken met het onderwerp en laat je hen ervaren wat precies het probleem is. Tijdens het tweede gedeelte van de bijeenkomst selecteren we thema’s en experts die deelnemers relevant vinden. EMMA-MOVENTEM heeft hiervoor het nodige voorwerk gedaan en in samenwerking met de gemeente een longlist van mogelijke thema’s en experts opgesteld (voorbeelden van thema’s zijn kosten, hygiëne, duurzaamheid en gebruiksgemak). De deelnemers selecteren thema’s en deskundigen/experts die tijdens bijeenkomst II een toelichting komen geven.

Dit kan bijvoorbeeld door korte posters/cv’s in de ruimte te hangen waarbij deelnemers stickers kunnen plakken op hun voorkeursthema en deskundige. Het is bovendien belangrijk dat deelnemers de ruimte krijgen om zelf deskundigen aan te dragen, waarbij de organisatie een inspanningsverplichting heeft om deze mensen te benaderen indien het beraad besluit ze graag te willen horen. Bijeenkomst II | Expertise vergaren | Meningsvorming De tweede bijeenkomst staat in het teken van informeren en verdiepen op de thema’s die in de eerste bijeenkomst zijn gekozen. We starten

Gemeente Zoetermeer

elke bijeenkomst met een kort voorstelrondje aan tafel en vragen of deelnemers willen reflecteren op/nog iets kwijt willen over de vorige bijeenkomst. Experts aan het woord In deze bijeenkomst verdiepen de deelnemers zich in de verschillende thema’s. We werken toe naar eenzelfde basiskennisniveau. Een groot deel van het programma bestaat dan ook uit bijdragen van deskundigen die zijn gekozen tijdens de eerste bijeenkomst. Hierbij is het belangrijk dat er voldoende diversiteit is onder deskundigen. Bijvoorbeeld mensen met kennis van afvalbeleid en afvalgedrag binnen de gemeente én daarbuiten. Maar denk ook aan afvalophalers, vegers en handhavers. Dit zijn de mensen met ervaring en expertise over hoe het afvalbeleid van de gemeente Zoetermeer in de praktijk werkt, en kunnen vanuit die ervaring kennis delen over wat wel en niet werkt. We vragen de experts op verschillende manieren kennis over te dragen. Door bijvoorbeeld te werken met een Q&A en video’s. Hierdoor kunnen deelnemers op verschillende manieren, aansluitend bij verschillende leerstijlen, kennis tot zich nemen en verwerken. Dit draagt bij aan een toegankelijke en inclusief beraad. Meningsvorming Na elke spreker worden de eerste ideeën en idealen over het onderhevige thema geïnventariseerd. Aan het einde van de bijeenkomst wordt in kaart gebracht welke belangen botsen en welke dilemma’s in beeld zijn gekomen.

Mist er nog informatie na de tweede bijeenkomst? Dan nemen we dit mee in de volgende sessie of ondervangen we dat door extra informatie op het deelnemersplatform te delen. Bijeenkomst III | Criteria | De stad in | Delen ervaringen en feedback We beginnen elke bijeenkomst plenair met een korte terugblik op de laatste bijeenkomst en een algemene check-in bij de deelnemers. Beoordelingscriteria

15 september 2023 P 10

In deze derde bijeenkomst gaan we daarna kort en krachtig brainstormen over wanneer we een advies straks goed of slecht vinden? Dat is namelijk belangrijke input om gedegen te kunnen stemmen over een advies. Draagt het advies genoeg bij aan de doelen die we willen behalen? Een idee kan bijvoorbeeld heel duurzaam zijn, maar tegelijkertijd heel kostbaar. Of bijvoorbeeld onuitvoerbaar voor een afvalverwerker. Samen bepalen de deelnemers de criteria waaraan ze hun eigen nog op te stellen adviezen gaan toetsen, om er daarna weloverwogen over te kunnen stemmen. De stad in! Daarna trekken we deze derde dag van het burgerberaad de stad in. Het doel is om de deelnemers van het beraad een concreet beeld te geven van de mogelijkheden die er zijn in de context van Zoetermeer. Voor ieder van de thema’s die het burgerberaad heeft geselecteerd kiezen we een plek of een voorbeeld in Zoetermeer dat hierbij aansluit. Ter illustratie een drietal activiteiten en werkvormen die we op deze dag een plek kunnen geven: • Als afvalverzameling een thema is, bezoeken we een plek/wijk/buurt waar de gemeente hier al goede stappen op heeft gezet, én een waar de juiste infrastructuur juist ontbreekt. • Groepjes deelnemers krijgen de gelegenheid om mee te lopen met een vegers, afvalophalers en handhaving. • Deelnemers brengen een bezoek aan verschillende typen afvalinfrastructuur.

Hoe is de afvalinfrastructuur in grote flats geregeld? En hoe verschilt dit ten opzichte van het centrum of een laagbouw-woonwijk? Door een bezoek te brengen aan verschillende plekken in de stad, krijgen deelnemers een beter beeld van hoe het afvalbeleid van de gemeente wordt vertaald naar de praktijk. Als de thema’s het toelaten maken we gebruik van participatieve werkvormen zoals placemaking of het open space model. De concrete casuïstiek die we tijdens deze

Gemeente Zoetermeer

bijeenkomst behandelen geeft de deelnemers handvatten voor bijeenkomsten 4 en 5 waarin ze aan de slag gaan met het formuleren en uitwerken van adviezen. We sluiten de dag plenair af om ervaringen te delen. Online ophalen | Prioriteren thema’s | Bepalen criteria adviezen Ons voorgestelde proces beperkt zich niet tot 5 bijeenkomsten, want tussen bijeenkomsten 3 en 4 adviseren we om via een online vragenlijst een nadere inventarisatie te doen. We willen daarmee twee inhoudelijke lijnen concretiseren. Prioriteren Ten eerste vragen we de deelnemers om alle thema's van bijeenkomst 2 te prioriteren, mede op basis van de feedback uit bijeenkomst 3. We willen aan de hand daarvan de thema’s voor bijeenkomst 4 definitief samenstellen. Dat zijn de thema’s waarover de deelnemers daadwerkelijk een advies willen gaan opstellen. De deelnemers kunnen zich ook meteen opgeven voor thema’s waaraan zij willen werken in de volgende bijeenkomst. Beoordelingscriteria bepalen Ten tweede willen we – nu de deelnemers al veel informatie tot zich hebben genomen – de criteria definitief bepalen aan de hand waarvan ze beoordelen of een advies al dan niet goed is. Hiertoe gebruiken we de input uit de brainstorm tijdens de vorige bijeenkomst. Bijeenkomst IV | Werken aan de adviezen | Delibereren De verkenningsfase is nu voorbij. De deelnemers hebben idealen en dilemma’s in beeld.

Voordat er wordt begonnen met het opstellen van adviezen is het handig als deelnemers weten hoe een goed advies is opgebouwd. We reiken een sjabloon aan dat deelnemers kunnen gebruiken. Dat draagt er ook aan bij dat de adviezen enigszins vergelijkbaar zijn, wat de kwaliteit van deliberatie ten goede komt. Deelnemers verdelen zich over de verschillende thema’s (door zich

15 september 2023 P 11

bijvoorbeeld fysiek in de ruimte te bewegen). Per thema zijn er gespreksbegeleiders die de deelnemers ondersteunen. Aan de hand van het sjabloon gaan deelnemers aan de slag met het omvormen van de ideeën/idealen tot adviezen voor de gekozen dilemma’s. Dit doen we in kleinere groepjes en in meerdere rondes. Aan het einde van deze rondes is er per thema een aantal adviezen geformuleerd. Deze maken we voor iedereen zichtbaar. Na deze rondes loopt iedereen door de ruimte om tips/aanvullingen te geven op de adviezen, door hier post-its op te plakken. Vervolgens gaan de groepjes weer terug naar hun advies en verwerken de aanvullingen die ze van de groep hebben gekregen. Deliberatie In dit onderdeel mag het echt knetteren tussen verschillende ideeën over wat een aanbeveling of maatregel moet zijn. Het doel van de werkvorm is om te ontdekken wat de onderliggende waarden zijn aan beide kanten van het argument. Als dat naar voren komt, wordt het vervolgens mogelijk om tot creatieve oplossingen te komen en zo breed gedragen uitkomsten te vinden.

Ook wordt zichtbaar op welke waarden of fundamentele overtuigingen een verschil van inzicht ligt, bijvoorbeeld: wie betaalt, wie is verantwoordelijk voor wat, welke groepen zijn belangrijk, wat is de rol van de markt, wat is de rol van de individu of het collectief, hoever mag je gaan om verandering te versnellen? Mogelijk heeft de deliberatie nieuwe inzichten gegeven om adviezen te verrijken of samen te voegen. Nu is het tijd om die punten te noteren en de koppen bij elkaar te steken om uit te werken (als input voor bijeenkomst 5). Bijeenkomst V | Presentatie concept adviezen | Verrijking adviezen | Stemmen Voor deze bijeenkomst trekken we een hele dag uit, want hier komt alles samen en we willen niets gehaast laten beslissen.

Gemeente Zoetermeer

Presentatie concept adviezen, wijsheid van de minderheid toevoegen De slotbijeenkomst begint met het presenteren van alle adviezen door de deelnemers. Andere deelnemers kunnen vragen stellen en suggesties doen (al dan niet met digitale hulpmiddelen). Het belangrijkste doel is om tot een, voor de groep, compleet pakket adviezen te komen. Eerst peilen we per geformuleerd advies hoe de groep erin staat. Dat doen we hier bij voorkeur met handen opsteken of door bewegen in de ruimte zodat we in gesprek kunnen met de minderheid. Wat zijn de bezwaren en zorgen als dit advies uitgevoerd zou worden? We horen de argumenten van deze groep en vragen vervolgens: welke aanpassing wil je doen zodat je het advies toch kan (onder)steunen? Of wat heb je nodig om mee te gaan? Hierbij wordt de kern van het advies niet aangepast, maar gaat het erom onderdelen toe te voegen die het advies verrijken. Nadat we alle adviezen hebben gehoord bespreken we of het totaaladvies compleet is. Zit er nog overlap tussen enkele deeladviezen? Kunnen sommige adviezen worden samengevoegd? Daarna wordt de laatste hand gelegd aan de adviezen en worden ze klaargemaakt om in stemming te kunnen brengen in het middag gedeelte van de bijeenkomst. Beoordelen adviezen o.b.v. beoordelingscriteria We hebben in de online inventarisatie de beoordelingscriteria bepaald, naar aanleiding van de brainstorm in bijeenkomst III.

Nu iedereen heeft kennisgenomen van de adviezen gaan we ze beoordelen aan de hand van deze criteria. In welke mate dragen ze bij aan de verschillende aspecten van de opgave? Idealiter is er tussen bijeenkomst 4 en 5 op hoofdlijnen een doorrekening gemaakt van de effecten van de concept adviezen door een onafhankelijk bureau. Die doorrekening helpt om de effecten van de conceptadviezen te kunnen duiden in de slotbijeenkomst. De uitkomst van deze analyse en beoordeling geeft richting aan het compleet maken van de adviezen. Waar moet de adviezen anders, waar kan het effect groter? Stemmen, reflectie en vervolg van het beraad

15 september 2023 P 12

Alle definitieve adviezen worden één voor één in stemming gebracht. Deelnemers kunnen voor, tegen of blanco stemmen (waarbij een blanco stem niet meetelt voor het behalen van een meerderheid). Hiervoor gebruiken we bij voorkeur een online tool (bijvoorbeeld Mentimeter) zodat het direct inzichtelijk wordt welke adviezen zijn aangenomen en welke zijn afgewezen. Tijdens de definitieve stemming is er geen ruimte meer om feedback te geven op het advies of om standpunten uit te wisselen. Nadat we de definitieve stemming hebben doorlopen, is het eindadvies definitief. Samen met de groep maken we afspraken over het vervolg. Wat gaat er gebeuren met het eindadvies? Hoe worden de deelnemers op de hoogte gehouden van het vervolgproces? Daarnaast willen we deelnemers de tijd geven om te reflecteren op het proces (eventueel in samenwerking met de formele evaluatie). Hoe hebben ze het burgerberaad ervaren? Wat vonden ze van de bijeenkomsten? Wat ging goed en wat zijn de verbeterpunten? Na de reflectie sluiten we gezamenlijk af en kan er worden geproost op het definitieve eindadvies van het burgerberaad.

Gemeente Zoetermeer

15 september 2023 P 13

Fase 3: Afronding en evaluatie Na afloop van het beraad ondersteunt EMMA-MOVENTEM bij de afronding van het proces en de borging van de opbrengsten. Verslaglegging en communicatie Een belangrijk deel van deze afronding (die deels al voor de laatste bijeenkomst in gang wordt gezet) gaat over de wijze waarop de opbrengsten van het burgerberaad bij de gemeente terecht komen. Wordt er een apart aanbiedingsmoment georganiseerd? Met of zonder deelnemers? Openbaar of niet? We verwerken de inhoudelijke opbrengsten van het burgerberaad in een eindproduct. Bij de productie daarvan betrekken we de deelnemers zoveel mogelijk: bijvoorbeeld door tijdens het proces schrijfgroepjes per thema/advies te vormen. Of door een schrijfgroep aan het eind van het proces de adviezen te laten uitschrijven. Uiteraard ondersteunen wij de deelnemers waar gewenst bij het schrijven van adviezen, rapport en vormgeving. Als organisatie leggen we het proces van het burgerberaad vast in een procesverslag. Dit verslag bestaat uit een inleiding en samenvatting, opzet van het burgerberaad, samenstelling van de deelnemersgroep en het verloop van het beraad. Het procesverslag wordt onderdeel van het adviesrapport, en wordt – in delen – gedurende het burgerberaad gedeeld met de deelnemers. Indien gewenst kunnen we een visuele samenvatting maken van zowel de inhoudelijke adviezen als het procesverslag.

De volgende werkzaamheden zien wij als onderdeel van de afronding: • Heldere verslaglegging. Na elke bijeenkomst maken we een verslag (in A2) taal van de dag, waarin de anonimiteit van de deelnemers wordt gewaarborgd. • Samenstellen monitorgroep. Tijdens bijeenkomst 5 vragen we aan deelnemers wie er wil aansluiten bij de monitorgroep. De monitorgroep vertaalt de opbrengsten van het burgerberaad naar een eindrapport (met tekst én beeld). Hierin staan de adviezen die het burgerberaad heeft geformuleerd, inclusief een inleiding

Gemeente Zoetermeer

•

•

•

•

geschreven door deelnemers zelf. Wij begeleiden deze monitorgroep de eerste twee vergaderingen. Aanbiedmoment. Het eindadvies wordt tijdens een apart moment door (een afvaardiging van) deelnemers aangeboden aan het college en de raad van de gemeente Zoetermeer. Om de nodige aandacht hiervoor te generen kan ervoor worden gekozen om ook de pers uit te nodigen. Overdracht. EMMA / Moventem werkt mee aan een uitgebreide overdracht van de ambtelijk projectleider van het burgerberaad aan de betrokken beleidsambtenaren vanuit het sociale en ruimtelijke domein. Communicatie. Zowel het brede publiek als de deelnemers zelf moeten na afloop op de hoogte worden gehouden over de afronding van het beraad en het vervolg. Wat gebeurt er met de adviezen en hoe worden deze opgepakt door de gemeente? Hier moet regelmatig een terugkoppeling over worden gegeven. Evaluatie. Vanuit de gemeentelijke pilot burgerfora faciliteren we alle gemeenten met een evaluatieformat. Het format stemmen we af met de eerder genoemde burgerberaad expert dr. Kristoff Jacobs van de Radboud Universiteit. In de praktijk bestaat het evaluatieformat uit een aantal enquêtes die door de deelnemers zelf moeten worden ingevuld. De eerste keer aan het begin van het traject (begin bijeenkomst I) en de laatste na afloop (einde bijeenkomst IV).

De opzet van de vragen baseren we op de evaluatie van het Gelders Burgerberaad Klimaat; hieronder een impressie.

15 september 2023 P 14

Fase/activiteit

2023-2024 nov dec jan feb mrt apr mei jun jul - sept

Fase 1: Voorbereiding Startgesprek Ontwerpen en voorbereiden bijeenkomsten Voorbereiden en uitvoeren loting Communciatieadvies en -uitvoering Werven en training gepsreksbegeleiders

Fase 2: Uitvoering

Planning De planning die kan worden aangehouden voor de uitvoering van het burgerberaad is van allerlei factoren afhankelijk. Bij een start, conform richtlijn en planning zoals beschreven in de uitvraag, is het mogelijk om eind februari een eerste bijeenkomst te organiseren. EMMA-MOVENTEM kunnen hierbij gebruik maken van de kennis die wordt opgedaan in de reeds lopende en zeer vergelijkbare burgerberaden over afvalbeleid in Heemstede en Amsterdam. In de optimale situatie is er voldoende ruimte tussen de bijeenkomsten – bij voorkeur een week of 3 – 4. Een afronding van het burgerberaad met bijvoorbeeld het aanbiedmoment van de adviezen aan college en/of raad voor het zomerreces past in de tijdlijn. De zomermaanden kunnen aansluitend worden gebruikt om de afrondende werkzaamheden uit te voeren en een eerste bijeenkomst van de klankbordgroep van deelnemers ná het zomerreces voor te bereiden.

Gemeente Zoetermeer

Bijeenkomst 1 | installatie | kennismaken met elkaar en het vraagstuk Bijeenkomst 2 | expertise vergaren en meningsvorming | plenair Bijeenkomst 3 | informeren en verbreden | in de stad Bijeenkomst 4 | eerste aanzet adviezen | delibereren Bijeenkomst 5 | adviezen definitief maken | oordeelsvorming | besluitvorming

Fase 3: Afronding en evaluatie Opstellen eindverslag Begeleiden en afsluitende bijeenkomst met college, raad en afvaardiging van burgerberaad Eindevaluatie Overdracht naar staande organisatie

15 september 2023 P 15

Samenwerking en rollen De gemeente Zoetermeer wenst de uitvoering van het burgerberaad te beleggen bij een externe partij. Toch spelen bestuurders en ambtenaren belangrijke rollen.

Startbijeenkomst opdrachtgever en -nemer Het organiseren van een burgerberaad is een intensieve samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Wij stellen dan ook voor om kort na gunning een startoverleg met de ambtelijk projectleider in te plannen om het proces en de rolverdeling door te spreken en werkafspraken te maken. Na dit gesprek maken wij een definitief plan van aanpak voor de uitvoering van het burgerberaad, in de vorm van een dynamisch draaiboek met duidelijke taak en rolverdeling voor alle werkzaamheden.

Rolverdeling en samenwerking De rolverdeling van het team is belangrijk om een strakke organisatie neer te zetten. Ons team neemt de volgende rollen op zich: • Overall projectleider: verantwoordelijk voor de communicatie met de opdrachtgever; projectcoördinatie en -administratie; houdt het overzicht; werkt mee aan het ontwikkelen van het programma voor bijeenkomsten en de organisatie daarvan. • Inhoudelijk deskundige: werkt aan het samenstellen van het programma per bijeenkomst; bedenken relevante werkvormen; vertalen programma naar draaiboek en vertalen draaiboek naar presentaties. Let op: deze rol van niet geheel binnen de uitgevraagde budgettaire scope (zie onder “begroting, aanvullende informatie op pagina 20)

Gemeente Zoetermeer

15 september 2023 P 16

•

•

Werving, loting en onderzoek: verantwoordelijk voor de werving (i.s.m. de betrokken gemeenteambtenaar), het lotingsproces en onderzoek voor, tijdens en na het beraad onder deelnemers en het brede publiek met deelnemers. Operationele ondersteuner, floormanager: ondersteunt met name tijdens de uitvoering van het burgerberaad; zorgt voor de logistiek en de materialen die nodig zijn; ondersteunt de coördinator communicatie en coördinator programma waar nodig.

Dagvoorzitter Bij verschillende burgerberaden levert EMMA-MOVENTEM ook de onafhankelijk dagvoorzitter. De inzet van de dagvoorzitter valt buiten de scope van deze offerte, maar onze projectleider Maarten Fluit zou deze rol met plezier op zich willen nemen. Dit doet hij onder meer ook voor het burgerberaad in Zwolle en we hebben achtervang van diverse collega’s. Dagvoorzitterschap is vakwerk en van groot belang voor een zuiver en hoogwaardige setting. De dagvoorzitter begeleidt de deelnemers door alle bijeenkomsten. Deze rol vergt specifieke kwaliteiten als: snel kunnen schakelen, improviseren, oog hebben voor het grotere geheel en proces en affiniteit hebben met groepen en groepsenergie. Maar vooral: ervaring met en kennis hebben over het deliberatieve proces. Graag kijken we minimaal mee met wie de dagvoorzitter wordt en of deze persoon aan het profiel voldoet.

Samenwerking met de gemeente Zoetermeer Uiteraard is er, gedurende het hele proces, regelmatig overleg met de projectleider en de kerngroep. Van jullie als opdrachtgever verwachten we verder dat er een projectleider is als eerste aanspreekpunt die ook aanwezig is bij de bijeenkomsten. Indien mogelijk en gewenst levert de gemeente ook gespreksleiders, die door ons getraind kunnen worden.

Communicatie De externe communicatie (campagne, eventuele vormgeving,

Gemeente Zoetermeer

perscontacten, bijhouden socials, website en platform voor deelnemers, fotografie) is niet opgenomen in deze aanbieding. Uiteraard zal ons team ondersteunen en adviseren waar nodig en gewenst. Van de gemeente wordt hierop inzet verwacht (inschatting: ongeveer 0,4 / 0,6 fte met een zwaartepunt gedurende de periode waarin de bijeenkomsten plaatsvinden.

Train-de-gespreksbegeleiders Bij vrijwel alle bijeenkomsten spelen gespreksbegeleiders een belangrijke rol om de sessies in goede banen te leiden. Wij gaan uit van 1 gespreksleider per 10 deelnemers. Bij 4 van de 5 bijeenkomsten zijn gespreksbegeleiders aanwezig (alleen tijdens de bijeenkomst waarop we de stad in trekken is dit niet het geval). De gespreksbegeleiders zijn afkomstig van EMMA-MOVENTEM en de gemeente Zoetermeer. Alle gespreksbegeleiders moeten voorafgaand aan de eerste bijeenkomst gezamenlijk worden getraind. In deze training komen de volgende onderwerpen aan bod: • Het proces van het Zoetermeerse burgerberaad en de rolverdeling en taken van alle betrokkenen; • De inhoud van het burgerberaad, de afbakening van het thema en eventuele dilemma’s die vooraf al zijn gesignaleerd; • De rol van de procesbegeleider, de gekozen methodiek en specifieke taken. Extra aandacht voor gespreksmethodes We besteden extra aandacht aan het opleiden van gespreksleiders, omdat het succes van een burgerberaad staat of valt met breed gedragen besluiten (aansluitend bij zo veel mogelijk consent, zoals de gemeente dat in de uitvraag noemt).

Voelen deelnemers zich gehoord? Heeft iedereen de kans gehad om inhoudelijke bijdragen te leveren? Was de setting voor iedereen veilig genoeg zodat alles gezegd kon worden wat van belang was? Om deze omstandigheden te creëren hebben met name de gespreksleiders een belangrijke rol.

15 september 2023 P 17

Een belangrijk onderdeel van de training voor gespreksleiders gaat daarom over gesprekstechnieken en zal door een expert van EMMAMOVENTEM worden verzorgd. In dit deel van de training is onder meer aandacht voor: • handelingsperspectieven als er iets in de onderstroom zit; • vaardigheden om een conflict aan tafel constructief te begeleiden; • werkvormen om bij grote groepen alle stemmen horen in kort tijdsbestek. Deelname aan deze training is ook voor meer ervaren begeleiders relevant, omdat zij hun opgedane expertise kunnen inbrengen. Daarnaast is de training een moment om elkaar te leren kennen en het programma van het burgerberaad samen door te lopen.

Verslaglegging en communicatie In de voorbereidingsbijeenkomst zijn afspraken gemaakt over hoe de opbrengsten van het burgerberaad bij de gemeente terecht komen. Wordt er een apart aanbiedingsmoment georganiseerd? Met of zonder deelnemers? Openbaar of niet? We verwerken de inhoudelijke opbrengsten van het burgerberaad in een eindproduct. Bij de productie daarvan betrekken we de deelnemers zoveel mogelijk: bijvoorbeeld door tijdens het proces schrijfgroepjes per thema/advies te vormen. Of door een schrijfgroep aan het eind van het proces de inhoudelijke adviezen te laten uitschrijven. Uiteraard ondersteunen wij de deelnemers waar gewenst bij het schrijven van adviezen, rapport en vormgeving. Als organisatie leggen we het proces van het burgerberaad vast in een procesverslag. Dit verslag bestaat uit een inleiding en samenvatting, opzet van het burgerberaad, samenstelling van de deelnemersgroep en het verloop van het beraad. Het procesverslag wordt onderdeel van het adviesrapport, en wordt – in delen – gedurende het burgerberaad gedeeld met de deelnemers. Indien gewenst kunnen we een visuele samenvatting maken van zowel de inhoudelijke adviezen als het procesverslag.

Gemeente Zoetermeer

Locatie De locatie moet geschikt zijn om 150 deelnemers goed te ontvangen. Afhankelijk van de verdere wensen van de gemeente kan het zinvol zijn om in bepaalde wijken een bijeenkomst te houden. Maar de bijeenkomsten kunnen ook allemaal op dezelfde locatie plaatsvinden. Op de locatie moet er geschoven kunnen worden met tafels. Ook moeten er voldoende ruimtes zijn om in kleinere groepen uiteen te gaan. Alleen een theater-opstelling is niet geschikt. Ook een plek voor een incheckbalie/plek/ruimte waar deelnemers zich kunnen aanmelden, verschillende tafels met stoelen waaraan deelnemers kunnen plaatsnemen, flip-over standaarden, een plek voor catering, en een scherm/podium voor de host is nodig. Ten slotte is akoestiek en geluid een aandachtspunt. Rolstoeltoegankelijkheid is een vanzelfsprekende locatie-eis.

Catering De ervaring leert dat eten en drinken (catering) een belangrijke rol speelt. Dit werkt drempelverlagend, maar zorgt ook voor verbindingen. Belangrijk is wel dat het eten aantrekkelijk is voor mensen. Denk aan belegde broodjes met soep, of zelfs een warme maaltijd. Soms is het een leuke manier om aan te sluiten bij een bepaald gebruik of een lokale keuken of om gebruik te maken van sociale cateraars. Goed verzorgde catering draagt bij aan de uitstraling van het burgerberaad en de ervaring van deelnemers.

15 september 2023 P 18

Stemmen Er zijn verschillende manieren om het stemmen aan te pakken. Zo kan er gebruikt worden gemaakt van stembriefjes of digitale tools en kan er peilend en definitief gestemd worden. Tijdens de eerste bijeenkomst leggen we verschillende opties hierover voor aan het burgerberaad, dat hier vervolgens zelf over beslist in een eerste stemming.

Gemeente Zoetermeer

15 september 2023 P 19

EMMA X MOVENTEM Strategische alliantie De bureaus EMMA en MOVENTEM hebben een strategische alliantie om burgerberaden te ontwerpen, uit te voeren en door te ontwikkelen. Dat doen we omdat we geloven in de kracht van onze bureaus samen. Burgerberaden zijn (relatief) nieuw, niemand heeft hierover alle wijsheid in pacht. Door samen te werken als consortium en onze kennis en ervaring te bundelen, zijn we in staat om hoogwaardige burgerberaden te organiseren. Dit blijkt uit onafhankelijke evaluaties van onder andere de Radboud Universiteit. We volgen de ontwikkelingen over burgerfora in binnen- en buitenland op de voet, in de wetenschap en praktijk.

Eén aanspreekpunt, veelzijdig team Er is geen ander consortium in Nederland met zo’n trackrecord van het ontwerpen en uitvoeren van burgerberaden. Uiteraard zetten we onze visie, kennis, ervaring en tools graag in voor uw opdracht. EMMA is administratief penvoerder. U heeft één opdrachtnemer en aanspreekpunt zijnde EMMA, maar wel het voordeel van de expertise van het consortium. Ons veelzijdige team gaat graag aan de slag met deze opdracht.

EMMA EMMA draagt al 10 jaar bij aan een duurzame en inclusieve samenleving waarin iedereen een stem heeft. Dat doen we door verbindingen te leggen tussen de overheid en de samenleving. Verbindingen die werken. Met ruim 60 collega’s doen we (toegepast) wetenschappelijk onderzoek, adviseren strategisch, organiseren participatieve en deliberatieve processen en maken effectieve en inspirerende content. We organiseren burgerberaden en ontwikkelen bijvoorbeeld met een

Gemeente Zoetermeer

brede coalitie van partijen een effectieve campagne die schulden bespreekbaar maakt. We onderzoeken met gemeenten hoe de toekomst van de jaarwisseling kan, waarom de avondklokrellen uit de hand liepen en we verdiepen ons in interbestuurlijke samenwerking. Onze projecten raken deze maatschappelijke thema's: Bestuur & Democratie, Ruimte & Wonen, Klimaat & Energie, Onderwijs & Ontwikkelen, Zorg & Samenleven en Veiligheid & Criminaliteit.

MOVENTEM Onderzoek- en adviesbureau Moventem ondersteunt al ruim 17 jaar talloze organisaties in de (semi) publieke sector met betrouwbare inzichten die houvast geven voor gedragen beleid. We ondersteunen met zo’n 40 collega’s bij beleidsontwikkeling, -monitoring en -evaluatie, maar ook bij het neerzetten van een goede organisatie en het opbouwen van duurzame relaties in de samenleving. Dat doen we met betrouwbare onderzoeken en data, effectieve participatietrajecten, moderne onderzoeksapplicaties en dashboards en praktische adviezen. We zijn deskundig op het gebied van burgerfora en burgerpanels. Maatschappelijke opgaven gaan ons aan het hart. Samen met onze opdrachtgevers willen we verschil maken voor een beter Nederland. Het resultaat voor inwoners, ondernemers, reizigers of cliënten staat voor ons centraal.

Social Return Het plan van aanpak voor Social Return bij EMMA is gebaseerd op een diepgaand engagement voor talentontwikkeling en maatschappelijke verantwoordelijkheid. We begrijpen dat sommige mensen uit verschillende redenen niet altijd de perfecte achtergrond hebben voor bepaalde functies, maar we geloven in het potentieel van elk individu. In de afgelopen jaren hebben we met succes medewerkers aangenomen die een afstand hadden tot de arbeidsmarkt. Dit omvatte onder andere het verwelkomen van mensen met aanvullende

15 september 2023 P 20

uitkeringen en loonsubsidies, die nu integraal deel uitmaken van ons team. Daarnaast bieden we regelmatig stage- en afstudeermogelijkheden aan studenten van verschillende opleidingsniveaus. EMMA voelt een sterke verbondenheid met de maatschappij en streeft naar een evenwicht tussen People, Planet en Prosperity in al onze activiteiten. Social return maakt integraal deel uit van dit bredere streven. Ons beleid richt zich op specifieke doelgroepen, zoals uitkeringsgerechtigden op grond van Wajong, langdurig werkloze 55plussers met een WW-uitkering, leerlingen in BOL- en BBL-opleidingen, VSO en praktijkscholen, en jongeren met onvoldoende kwalificaties. We erkennen de uitdagingen waarmee deze doelgroepen worden geconfronteerd bij het vinden van werk, vooral in tijden van economische onzekerheid. Daarom zetten we ons in om hen kansen te bieden binnen ons team en op het werk voor de gemeente Zoetermeer. We werven actief kandidaten uit deze doelgroepen via samenwerkingen met Werkgeversservicepunt Haaglanden, opleidingen in de regio Zuid-Holland, en partners in het hoger onderwijs. Daarnaast maken we gebruik van databanken zoals die van het UWV en The Young Digitals om geschikte medewerkers te vinden. Het werk dat EMMA levert varieert in complexiteit en biedt mogelijkheden op HBO/WO-niveau, wat het gemakkelijk maakt om passend werk te vinden voor medewerkers uit deze doelgroepen.

We zijn ook flexibel genoeg om interne bedrijfsvoeringstaken aan te passen aan individuele vaardigheden en behoeften. Moventem heeft een structureel partnerschap met Trajectum. Zij biedt specialistische behandeling en begeleiding aan mensen met een lichte verstandelijke beperking en onbegrepen en risicovol gedrag. Zij ondersteunen ons bijvoorbeeld met het drukken en verzenden van uitnodigingbrieven.

Gemeente Zoetermeer

Ons team EMMA-Moventem zet een veelzijdig ervaren team in. Collega’s die allemaal verschillende competenties en perspectieven meebrengen om van uw beraad een groot succes te maken. Bovendien allemaal met ruimte ervaring met complexe participatietrajecten en werk voor gemeentelijke organisaties.

Maarten Fluit Adviseur | projectleider | dagvoorzitter | Werkte eerder o.a. aan: • Inwonerraad Energie; Maarten was als projectleider verantwoordelijk voor ontwerp en uitvoering, stuurde het team aan en ondersteunde de dagvoorzitter. • Burgerberaad Zwolle; Als dagvoorzitter leidt Maarten vanaf november 2023 het Zwolse burgerberaad (over duurzaamheid). • Nationaal burgerforum over Klimaat en Energiebeleid; Maarten is een van de ontwerpers van het plan van aanpak voor het aankomende landelijke burgerberaad over duurzaam consumptiegedrag. • Advies voor verschillende gemeenten over burgerberaden. • Buurtvisie Stadshart; Maarten droeg bij aan de participatie voor de buurtvisie Nederlandlaan e.o. en Duitslandlaan e.o. rondom de stadshart-gebiedsontwikkelingen.

15 september 2023 P 21

Marlies Kleinsman

Rik Swieringa

Coördinator Burgerfora | organisatie, communicatie, logistiek

Expert burgerfora/ gesprekleider | stimulerend en verbindend

Werkte eerder o.a. aan: • Organisatie en coördinatie van het Gelders Burgerberaad Klimaat. Marlies was onderdeel van het team dat het hele beraad van A tot Z heeft ontworpen en uitgevoerd. Ze heeft het eventmanagement voor haar rekening genomen en de communicatie met de deelnemers gefaciliteerd en uitgevoerd vooraf en tussen de bijeenkomsten. Ze was op de beraaddagen zelf floormanager/ gastvrouw die alles stroomlijnde en waarbij deelnemers en gesprekleiders terecht konden voor. • Marlies heeft veel ervaring met participatie bij complexe vragen. Ze heeft de afgelopen jaren sessies, werkateliers en bijeenkomsten ontworpen en uitgevoerd met inwoners (cliënten), gemeentebesturen en partners (onafhankelijke experts) over uiteenlopende onderwerpen zoals klimaataanpak, schuldenproblematiek, integrale aanpak van dak- en thuisloosheid, bewindvoering (budgetzorg).

Werkte eerder o.a. aan: • Projectleider Gelders Burgerberaad Klimaat. Hij heeft het team aangestuurd dat het beraad van A tot Z heeft ontworpen en uitgevoerd. Rik heeft zich daarbij maximaal ingezet om de deelnemers zelf mee te laten sturen op het proces. • Op dit moment werkt Rik aan het burgerberaad voor gemeente Deventer • Rik is adviseur bij het burgerberaad van gemeente Zwolle • In de pilot van het leer-/kennistraject voor VNG/BZK is Rik één van de deskundigen die we inzetten. We werken vraag-gestuurd in de bijeenkomsten met de gemeenten geven op basis daarvan inhoudelijke adviezen. • Gemeenste Heemstede organiseert hun burgerberaad afval zelf met een begeleidingsgroep van inwoners en een ambtelijke projectgroep. Rik is als extern expert gevraagd om bij de overleggen aan te sluiten om kritisch mee te denken en te adviseren over de juiste koers en oplossingen voor dillema’s.

Gemeente Zoetermeer

15 september 2023 P 22

Begroting: aanvullende informatie In de bijgaande begroting/ op het prijzenblad zijn alle basisvereisten conform de uitvraag opgenomen. Zoals u zult zien is er ruimte om enige aanvullende taken binnen het opgeven totaalbedrag van 100.000 euro uit te voeren. Echter, wij adviseren u om bij aanvang van het proces met onze beiden inkoopafdelingen en projectleiders een zorgvuldige operationele én financiële planning op te stellen. Op basis van onze ervaring met alle lopende en afgeronde burgerberaden schatten we in dat er ook een aantal taken en verantwoordelijkheden zullen worden uitgevraagd die nu niet op de basislijst én niet op de aanvullende lijst staan. Voor de volledigheid van het proces en helderheid vooraf hebben we veel van deze taken wel in deze offerte / het plan van aanpak opgenomen. U kunt hierbij denken aan: - Alle inzet rondom het daadwerkelijk ontwerpen van de bijeenkomsten, zoals: o Ontwikkelen van de juiste werkvormen en processtappen o Inzet voor organisatie werkbezoek / werkbezoeken beraad o Draaiboeken opstellen, aanpassen o Afstemmen met vakinhoudelijke collega’s o Aanpassen programma / flexibele inzet op verzoek van het beraad zelf tussen bijeenkomsten - Communicatie met deelnemers tijdens het proces, te denken aan: o Contact vooraf om comfort te bieden o Nabellen afwezigen

Gemeente Zoetermeer

-

-

o 1-op-1 begeleiding van deelnemers die extra ondersteuning nodig hebben (inhoudelijk en praktisch) Betrekken ambtelijke organisatie, raad en college: o Begeleiding mogelijke klankbordgroep bijeenkomsten tijdens het proces o Briefing raad (voor, tijdens en/of na afloop) o Betrekken ambtelijke organisatie (bv. Doormiddel van een informatiebijeenkomst vooraf en na afloop) Zoeken, trainen en instrueren eventuele overige gespreksbegeleiders

Door bij aanvang om tafel te gaan, zorgen we ervoor dat we niet voor verrassingen komen te staan en zowel opdrachtgever als opdrachtnemer vooraf overal (financiële) duidelijkheid over hebben. Van harte hopen we dat u onze openheid hieromtrent kunt waarderen. We maken er graag samen met u een succes van!

15 september 2023 P 23

Wijnhaven 88 2511 GA Den Haag 070 87 00 460 info@emma.nl www.emma.nl Volg ons op Facebook, Twitter en LinkedIn

Gemeente Zoetermeer

Groote Bolwerk 40 7202 AP Zutphen 0575 84 3738 info@moventem.nl www.moventem.nl Volg ons op LinkedIn

15 september 2023 P 24