bijlage 2 - Onderzoeksrapport Subsidiebeleid gemeente Zoetermeer

De raad stelt de kaders voor subsidiëring vast (vastgelegd in bijvoorbeeld een nota subsidiebeleid), stelt de subsidieverordening vast en stelt jaarlijks het beschikbare budget vast door middel van het vaststellen van de begroting. Het college stelt nadere regels vast voor de uitvoering en is verantwoordelijk voor de uitvoering van de subsidieverordening. De raad controleert de uitvoering door het college. Het onderscheid tussen de enerzijds de kaderstellende en controlerende rol van de raad en anderzijds de beleidsmatige en uitvoerende rol van het college komt ook terug in het toetsingskader in figuur 1. Gelet op de rolverdeling tussen raad en college, zou een situatie waarin de raad overweegt om af te wijken van een besluit van het college een uitzondering moeten betreffen omdat de raad de dagelijkse uitvoering van het subsidieproces heeft gedelegeerd aan het college. Hierbij heeft de raad aan het college de kaders voor de subsidieverstrekking meegegeven. Bij een juiste toepassing van de kaders door het college ligt het derhalve voor de hand dat het collegebesluit wordt gesteund door de raad. Wanneer een instelling waaraan subsidie is geweigerd contact opneemt met de raad, is het aan de raad om de instelling eerst te wijzen op de mogelijkheid van een bezwaarprocedure ter heroverweging van het collegebesluit.

Perceptie betrokkenen Vanuit het perspectief van de raadsleden is de informatievoorziening over de rol van de raad in relatie tot subsidieverstrekking beperkt. Minder dan 25% van de raadsleden geeft aan dat een inwerkpakket beschikbaar is met informatie over zowel de kaderstellende en controlerende taak van de raad als het proces van subsidieverstrekking door het college. De raadsleden die antwoorden dat wél een inwerkpakket beschikbaar is, merken op dat zij zich niet herinneren dat hierin ook specifieke informatie zit over subsidieverstrekking. Toch weet meer dan 75% van de raadsleden hoe te handelen wanneer een aanvrager hen aanspreekt op de weigering van de subsidie. Zie bijlage I met de resultaten van de raadsenquête. Vanuit het perspectief van de subsidieaanvragers wordt bevestigd dat raadsleden weten hoe zij moeten handelen wanneer rechtstreeks contact plaatsvindt over de weigering van de subsidie. Raadsleden zijn zich ervan bewust dat zij niet direct zelf voor een oplossing kunnen zorgen. Zij laten dit over het algemeen ook duidelijk weten in de gesprekken met aanvragers door aan te geven dat zij alleen invloed kunnen uitoefenen door bijvoorbeeld het stellen van vragen. Daarnaast ervaren instellingen een bereidheid van raadsleden om op te komen voor hun belangen.

Instellingen zijn tevreden wanneer de inspanningen van de raad leiden tot de gewenste uitkomst, maar krijgen achteraf wel de indruk dat zij onnodig veel tijd zijn verloren. Hun indruk is dat het uiteindelijke resultaat veel eerder

Subsidiebeleid gemeente Zoetermeer

23

had kunnen worden bereikt wanneer de raad vooraf een duidelijker beleidskader aan het college had gegeven over wat wel en wat niet in aanmerking komt voor subsidie. Instellingen zijn zich ervan bewust dat het rechtstreeks aanspreken van raadsleden niet de geëigende route is, maar zien zich vanwege de met het college ontstane discussie toch gedwongen om deze route te doorlopen.

Bevindingen Sira Consulting De raadsleden zijn bekend met de instrumenten die zij tot hun beschikking hebben om hun controlerende rol uit te oefenen. Zo stellen zij regelmatig vragen en zij dienen moties in. Vergeleken met andere gemeenten, is de raad van Zoetermeer bovengemiddeld actief en bereidwillig om op te komen voor de lokale inwoners, bedrijven en instellingen. Wanneer een instelling zich rechtstreeks wendt tot de raad, dan leidt dit dan ook vrijwel altijd tot raadsvragen aan het college. Incidenteel besluit de raad om af te wijken van het collegebesluit. Via een raadsbesluit wordt dan bijvoorbeeld alsnog subsidie verstrekt aan een instelling waaraan de subsidie in eerste instantie was geweigerd door het college. Met het oog op een zorgvuldige besluitvorming verdient het echter de voorkeur om eerst bij het college te informeren naar de redenen van de weigering. Vervolgens kan de raad aan de instelling vragen of een bezwaarprocedure is doorlopen en de beschikking van het college hieruit naar voren is gekomen als rechtmatig. De raad slaat deze stappen incidenteel echter over en ontneemt het college en daarmee de ambtelijke organisatie de gelegenheid om de beschikking te motiveren.

Daarnaast bestaat bij een raadsbesluit (juist omdat het zich incidenteel voordoet) een verhoogd risico dat de besluitvorming wordt beïnvloed door bijvoorbeeld de overtuigingskracht van de betreffende instelling. De rechtstreekse gang naar de raad levert voor een instelling derhalve resultaat op; wanneer de raad eenmaal heeft besloten om op te komen voor de instelling, dan wordt uiteindelijk een oplossing gevonden. Het is belangrijk om te achterhalen waarom de raad incidenteel intervenieert in de besluitvorming en of de raad zich eigenaar voelt van het subsidiebeleid. De vraag is of a) het college het door de raad gestelde beleidskader onjuist heeft toegepast, b) de raad zich onvoldoende bewust is van het gestelde beleidskader of c) het gestelde beleidskader intrinsiek onduidelijk is waardoor te veel ruimte bestaat voor eigen invulling en interpretatie door het college. Op basis van het onderzoek is het beeld ontstaan dat de raad zich soms onvoldoende bewust is van (de consequenties van) het gestelde kader (vastgelegd in bijvoorbeeld een nota subsidiebeleid) en dit kader vervolgens zelf feitelijk ter discussie stelt, met een afwijking van het collegebesluit als gevolg. Zoals eerder vastgesteld, hebben raadsleden een beperkt beschikbare tijd om zich grondig te verdiepen in toegestuurde documenten.

Het gevolg hiervan is dat zij zich soms onvoldoende bewust zijn van de consequenties van vooraf vastgestelde kaders. Gemaakte keuzes pakken hierdoor in individuele praktijksituaties soms anders uit dan raadsleden vooraf voor ogen hadden staan. Een oplossing via een raadsbesluit is daarna nog wel mogelijk, maar kost de betrokken instelling veel tijd.

Tekstkader 4. Praktijkvoorbeeld

De raad is in het verleden soms opgekomen voor instellingen die zich rechtstreeks tot raadsleden hebben gewend omdat zij met het college niet konden komen tot een oplossing voor hun probleem. Zo is de raad opgekomen voor Budoschool Kai Sei, die op enig moment in huisvestingsnood kwam na huuropzegging door de verhuurder. Kai Sei heeft gezocht naar een geschikte locatie, maar had medewerking van de gemeente nodig om zich ergens te vestigen. Kai Sei heeft aan de gemeente meerdere potentiële locaties (particulier en in eigendom van gemeente) voorgesteld, maar mocht zich hier niet vestigen. Kai Sei constateerde dat de contactpersonen vanuit de ambtelijke organisatie wel

24

Sira Consulting B.V.

meedenkend waren, maar geen uitkomst konden bieden. Bij het toetsen van het verzoek van Kai Sei werd namelijk vastgesteld dat de voorgestelde vestiging niet zou passen binnen het bestemmingsplan of dat de locatie was voorbestemd voor strategische vastgoedontwikkeling dan wel plan-/projectontwikkeling. Voor de ambtelijke organisatie waren de bestaande bestemmings-, exploitatie- en projectplannen het toetsingskader waaraan zij waren gebonden. Vanwege tijdnood heeft Kai Sei zich op een zeker moment gewend tot raadsleden. De raadsleden vertelden dat zij alleen invloed konden uitoefenen door het stellen van vragen. De raadsleden hebben vervolgens vragen gesteld aan het college. Dit bleek te helpen, want het bestuur heeft de kwestie opgepakt en een tijdelijke locatie aangeboden die in een eerder stadium nog aan Kai Sei was geweigerd vanwege de bouw van een Integraal Kind Centrum (IKC). Later is een geschikte permanente locatie aangeboden. De kwestie is dus naar tevredenheid opgelost, maar de oplossing had eerder kunnen worden gevonden wanneer het college de door Kai Sei voorgestelde tijdelijke locatie meteen had aangeboden. Dit roept de vraag op of het college wel weet wat de raad wil en of de raad wel weet wat het college doet.

Subsidiebeleid gemeente Zoetermeer

25

Bijlagen bij rapportage: Subsidiebeleid gemeente Zoetermeer

26

I

Resultaten raadsenquête

27

II

Relevante documenten

30

Sira Consulting B.V.

I

Resultaten raadsenquête Begin september 2020 is een enquête uitgezet onder de leden van de gemeenteraad. Hieronder zijn de resultaten opgenomen van de enquête. De antwoorden zijn per vraag kwantitatief weergegeven en op beknopte wijze kwalitatief toegelicht. De enquête is ingevuld door achttien gemeenteraadsleden.

1. Er is voor nieuwe raads- en commissieleden een ‘inwerkpakket’ met informatie beschikbaar over zowel de kaderstellende en controlerende taak van de raad als het proces van subsidieverstrekking door het college?

Ja

Nee

Weet niet

4

7

7

Minder dan 25% van de raadsleden geeft aan dat het beschreven inwerkpakket beschikbaar is. De raadsleden die antwoorden dat wél een inwerkpakket beschikbaar is, merken bovendien op dat zij zich niet herinneren dat hierin ook specifieke informatie zit over subsidieverstrekking.

2. Ik ben wel eens aangesproken door subsidieaanvragers waarvan hun aanvraag geweigerd is.

Ja

Nee

14

4

Meer dan 75% van de raadsleden is wel eens aangesproken door een subsidieaanvrager van wie de subsidie is geweigerd. Dit duidt erop dat ontevreden aanvragers de weg naar de gemeenteraad goed weten te vinden.

3. In het geval dat ik word aangesproken door een subsidieaanvrager waarvan de subsidieaanvraag is afgewezen, weet ik hoe ik als raads- of commissielid correct moet handelen?

Ja

Nee

14

4

Meer dan 75% van de raadsleden weet hoe te handelen wanneer een aanvrager hen aanspreekt op de weigering van de subsidie. Raadsleden zijn zich ervan bewust dat zij niet direct zelf voor een oplossing kunnen zorgen.

Subsidiebeleid gemeente Zoetermeer

27

4. Ik heb inzicht in de wijze waarop de gemeente Zoetermeer subsidieaanvragen toekent of afwijst. Dit betekent bijvoorbeeld dat ik bekend ben met heldere, eenduidige en transparante beoordelingscriteria.

Helemaal mee eens

Mee eens

Niet mee eens of oneens

Mee oneens

Helemaal mee oneens

0

3

4

8

3

Voor minder dan 20% van de raadsleden is het besluitvormingsproces rondom subsidieverstrekking helder. Sommige raadsleden hebben hierin alleen inzicht op hoofdlijnen. Overigens zijn raadsleden het niet altijd eens met (de uitkomst van) de besluitvorming.

5. Ik heb behoefte aan een beter inzicht in de wijze waarop de gemeente Zoetermeer subsidieaanvragen toekent of afwijst. Dit betekent dus dat het voor mij niet (altijd) duidelijk is welke afwegingen de gemeente maakt bij het toekennen of afwijzen van subsidieaanvragen.

Helemaal mee eens

Mee eens

Niet mee eens of oneens

Mee oneens

Helemaal mee oneens

5

9

3

0

1

Meer dan 75% van de raadsleden wil graag meer inzicht in het besluitvormingsproces rondom subsidieverstrekking. Wel betwijfelen enkele raadsleden of het echt nodig is om dit proces in individuele situaties steeds tot in detail te kennen.

6. Ik word door de gemeente met enige regelmaat geïnformeerd over relevante zaken zoals het aantal toekenningen en afwijzingen, met subsidie behaalde resultaten, bijzonderheden, etc. Dit is belangrijk in verband met de controlerende taak van de raad(scommissie).

Helemaal mee eens

Mee eens

Niet mee eens of oneens

Mee oneens

Helemaal mee oneens

0

4

4

8

2

Meer dan 50% van de raadsleden geeft aan niet regelmatig te worden geïnformeerd. De informatiebehoefte van de individuele raadsleden bepaalt in hoeverre dit wordt gezien als een tekortkoming in de informatievoorziening.

7. Ik word door de gemeente met enige regelmaat geïnformeerd over de bijdragen van subsidies aan de maatschappelijke doelen van de gemeente Zoetermeer.

28

Sira Consulting B.V.

Helemaal mee eens

Mee eens

Niet mee eens of oneens

Mee oneens

Helemaal mee oneens

0

4

5

8

1

Minder dan 25% van de raadsleden wordt regelmatig geïnformeerd over de maatschappelijke bijdrage van subsidies. Ook hier is het vooral de informatiebehoefte van de individuele raadsleden die bepaalt in hoeverre dit wordt gezien als een tekortkoming in de informatievoorziening.

8. Ik heb inzicht in de kosten van bedrijfsvoering omtrent het opstellen van het subsidiebeleid en het behandelen van subsidieaanvragen (efficiency van de uitvoering).

Helemaal mee eens

Mee eens

Niet mee eens of oneens

Mee oneens

Helemaal mee oneens

0

2

2

11

3

Meer dan 75% van de raadsleden heeft geen inzicht in de efficiency van de bedrijfsvoering. Sommige raadsleden geven aan hieraan ook weinig behoefte te hebben.

9. Hoe geeft de raad(scommissie) in de dagelijkse praktijk invulling aan haar kaderstellende en controlerende rol, met betrekking tot het subsidiebeleid- en uitvoeringsproces? Uit de uiteenlopende kwalitatieve antwoorden op deze open vraag valt op te maken dat de kaderstellende en controlerende rol van de raad op hoofdlijnen wordt ingevuld. Controle vindt plaats door toetsing van de jaarrekening. Kaderstelling vindt plaats door het vaststellen van een subsidienota. Het is echter weinig transparant hoe de meegegeven kaders hun beslag krijgen in het gevoerde beleid. Ook de effectiviteit van subsidies wordt onvoldoende onderzocht. Tevens bestaat behoefte aan een groter inzicht in het uitvoeringsproces van subsidieverstrekking.

Subsidiebeleid gemeente Zoetermeer

29

II

Relevante documenten Om zijn kaderstellende en controlerende rol te vervullen, is het voor de raad van belang om kennis te nemen van de verschillende documenten over subsidieverstrekking die beschikbaar zijn in de gemeente Zoetermeer. In het voorliggende rapport wordt verwezen naar een aantal van deze documenten. Hieronder is een overzicht opgenomen van relevante documenten voor de raad.

30



Programmabegroting 2021-2024



Algemene subsidieverordening 2016 (Asv-2016)



Subsidiekader 2021 Sociaal Domein & Vrije Tijd gemeente Zoetermeer



Subsidiekader 2020 gemeente Zoetermeer



Subsidieregeling 2016



Subsidieregeling Evenementen, gemeente Zoetermeer, 2020



Subsidieregister 2020



Jaarrekening (Jaarstukken 2019)



Bestuurlijke nota vooronderzoek subsidiebeleid (september 2018)



Vragenlijst bij subsidieverzoek



Subsidiëren of inkopen?: Handreiking voor ambtelijke professionals

Sira Consulting B.V.