Bijlage 1 - Verslag Interne Controle Fractievergoedingen 2023

Verslag Interne Controle Fractievergoedingen 2023 Inleiding Op grond van de “Verordening geldelijke tegemoetkoming aan fracties in de gemeenteraad”, vastgesteld op 1 november 2021 en in werking getreden per 16 maart 2022, heeft de controle op de fractievergoedingen plaatsgevonden. De verordening regelt naast de toekenning ook zaken waaraan de vergoedingen wel of niet mag worden besteed, de maximaal te reserveren middelen die niet besteed zijn en de wijze van verantwoorden. De fracties leggen over de besteding verantwoording af aan de gemeenteraad; die verantwoording wordt jaarlijks door een interne controleur van Financiën en Control gecontroleerd. Doel van de controle Vaststellen dat de ingediende afrekeningen van de fracties voldoen aan het gestelde in de “verordening geldelijke tegemoetkoming aan fracties in de gemeenteraad”. Risico's 1. De tarieven zijn onjuist toegepast voor de berekening van de vergoeding; hierdoor is een onjuist bedrag toegekend. 2. De vergoeding is onjuist besteed. 3. De afgelegde verantwoording voldoet niet aan de richtlijnen. Interne Controle 1. Vaststellen dat de basisbedragen juist zijn opgenomen in het afrekenmodel "afrekening fractievergoeding". 2. Vaststellen dat de fracties de verantwoording tijdig hebben ingediend (art 8 verordening). 3.

Vaststellen dat de berekening in "afrekening fractievergoeding" conform de bepaling in de verordening heeft plaatsgevonden t.a.v. basisbedragen, omvang fractie en hoogte reserve. 4. Vaststellen dat de verantwoording juist is. 5. Vaststellen dat de niet bestede bedragen door de fracties zijn terugbetaald. 6. Vaststellen dat de nieuwe fracties geïnformeerd zijn over de verordening fractievergoeding. Planning Het streven is om de afwikkeling inclusief de vaststelling van de fractievergoeding nog voor het zomerreces te laten plaatsvinden. Controlebevindingen Algemeen: Voor 2023 is het basisbedrag per fractie op € 4.900,00 en het basisbedrag per fractielid op € 600,00 vastgesteld. De controle heeft plaatsgevonden op basis van het protocol, beschreven in de verordening geldelijke tegemoetkoming aan fracties en heeft geleid tot de volgende bevindingen: 1. Zowel de fractievergoedingen als de vergoedingen voor de raadsleden zijn correct berekend en uitbetaald. 2. De basisbedragen zijn juist opgenomen. 3. De controle op de juiste verantwoording van de uitgaven heeft aan de hand van de ingediende dossiers/gescande dossiers plaatsgevonden.

4. De terugbetalingen van de fractievergoedingen 2022 zijn conform het raadsbesluit 2023-045628 van 26 juni 2023 ontvangen. Bevindingen per fractie: Fractie CDA: De gedeclareerde uitgaven ad € 4.751,27 zijn gecontroleerd. Na verwerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven €4.206,87. Fractie ChristenUnie-SGP: De gedeclareerde uitgaven ad € 7.004,41 zijn gecontroleerd. Na verwerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 6.738,40 Fractie D66: De gedeclareerde uitgaven ad € 5.390,65 zijn gecontroleerd. Na verwerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 3.640,73 Fractie Forum Voor Democratie: De gedeclareerde uitgaven ad € 2.993,45 zijn gecontroleerd. Na verwerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 2.940,25. Fractie GroenLinks: De gedeclareerde uitgaven ad € 7.345,38 zijn gecontroleerd. Na verwerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 6.729,07 Fractie Lijst Hilbrand Nawijn: De gedeclareerde uitgaven ad € 6.748,45 zijn gecontroleerd. Na verwerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 6.533,20 Fractie PDvZ: De gedeclareerde uitgaven ad € 7.342,68 zijn gecontroleerd. Na verwerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 7.078,64 Fractie PvdA: De gedeclareerde uitgaven ad € 6.308,20 zijn gecontroleerd.

Na verwerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 5.878,62 Fractie PVV: De gedeclareerde uitgaven ad € 5.051,79 zijn gecontroleerd. Na verwerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 5.013,49 Fractie SP: De gedeclareerde uitgaven ad € 229,82 zijn gecontroleerd. Na verwerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 229,82 Fractie VVD: De gedeclareerde uitgaven ad. € 7.545,34 zijn gecontroleerd. Na verwerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde € 7.545,34 Fractie Zó! Zoetermeer: De gedeclareerde uitgaven ad € 6.646,18 zijn gecontroleerd. Na verwerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 6.644,68 Fractie Zoetermeer Vooruit: De gedeclareerde uitgaven ad € 8.078,08 zijn gecontroleerd. Na verwerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 5.937,77

Conclusies Op basis van de interne controle kunnen de volgende conclusies worden getrokken: 1. Een algemene indruk tijdens de interne controle is dat er zeker een verbeterslag is gemaakt bij het aanleveren van de dossiers. 2. In een aantal gevallen waren foutieve getallen ingevuld (zoals reserve 2022) in het hoofdblad van het afrekeningmodel fractievergoeding 2023. In overleg met de penningmeesters zijn de getallen aangepast. 3. In een aantal gevallen ontbraken de bijbehorende bonnen en facturen. Bij navraag zijn de meeste alsnog aangeleverd. Declaraties zonder aangeleverde bonnen zijn afgekeurd. 4. In een aantal gevallen is de terugbetaling aan de gemeente n.a.v. de afrekening fractievergoeding 2022 ten onrechte opgevoerd als declarabele kosten. Dit zijn immers geen declarabele kosten en ze zijn daarom afgekeurd. 5. In een aantal gevallen zijn de kosten aan fooi en parkeerkosten gedeclareerd. Dit zijn geen declarabele kosten en ze zijn afgekeurd. 6. In een aantal gevallen was de besteding van de gelden niet altijd volledig duidelijk. Bij navraag is dit alsnog toegelicht. 7. In een aantal gevallen zijn kosten gedeclareerd die (deels) betrekking hebben op het jaar 2024. Deze kosten zijn in 2023 als niet declarabel beoordeeld. 8. In een aantal gevallen zijn bankkosten december 2022 gedeclareerd. Deze kosten zijn in 2023 als niet declarabel beoordeeld. 9.

In een enkel geval zijn kosten gedeclareerd die betrekking hebben op de partij en niet op de fractie. In overleg met de penningmeester is een rechtmatig deel van deze kosten goedgekeurd. Aanbevelingen aan fracties Naar aanleiding van de interne controle wordt de fracties geadviseerd: 1. De in de raad van 13 mei 2019 vastgestelde richtlijnen bij de besteding van de fractievergoeding altijd als leidraad te nemen. 2. Bij twijfel over rechtmatigheid vóóraf per mail contact op te nemen met de griffie of de interne controleur. 3. Bankafschriften/bonnen/actuele overeenkomsten met fractieassistenten zorgvuldig te archiveren ten behoeve van de verantwoording. 4. De uitgaven te declareren waarvan de geleverde prestatie en/of de ontvangst van de goederen uitsluitend in het boekjaar van de afrekening vallen. Datum: Akkoord: R. Blokland Griffier