Bijlage 1 - Verslag Interne Controle Fractievergoedingen 2021

Verslag lnterne Controle Fractievergoedingen 2021 Inleiding Op grond van de "Verordening geldelrjke tegemoetkoming aan fracties in de gemeenteraad", vastgesteld op 1 november 2021 en in werking getreden per 16 maart 2022, heeft de controle op de fractievergoedingen plaatsgevonden. De verordening regelt naast de toekenning ook zaken waaraan de vergoedingen wel of niet mag worden besteed, de maximaalte reserveren middelen die niet besteed zijn en de wijze van verantwoorden. De fracties leggen over de besteding verantwoording af aan de gemeenteraad; die verantwoording wordt jaarlijks door een interne controleur van Financiën en Control gecontroleerd.

Doel van de controle Vaststellen dat de ingediende afrekeningen van de fractie voldoen aan het gestelde in de "verordening geldelijke tegemoetkoming aan fracties in de gemeenteraad".

Risico's

1. De tarieven zijn onjuist toegepast voor de berekening van de vergoeding; hierdoor is een onjuist bedrag toegekend.

2. De vergoeding is onjuist besteed. 3. De afgelegde verantwoording voldoet niet aan de richtlijnen. lnterne Controle

1. Vaststellen dat de basisbedragen juist zijn opgenomen in afrekenmodel "afrekening fractievergoeding".

2. Vaststellen dat de fracties de verantwoording tijdig hebben ingediend (art 8 verordening).

3. Vaststellen dat de berekening in "afrekening fractievergoeding" conform de bepaling in de verordening heeft plaatsgevonden t.a.v. basisbedragen, omvang fractie en

hoogte reserve.

4. Vaststellen dat de verantwoording juist is. 5. Vaststellen dat de niet bestede bedragen door de fracties zijn terugbetaald. 6. Vaststellen dat de nieuwe fracties geïnformeerd zijn over de verordening fractievergoeding.

Planning Het streven is om de afwikkeling inclusief de vaststelling van de fractievergoeding nog voor het zomerreces te laten plaatsvinden. Gontrolebevindingen Algemeen: Yoor 2021 is het basisbedrag per fractie op € 4.610,00 en het basisbedrag per fractielid op € 565,00 vastgesteld. De controle heeft plaatsgevonden op basis van het protocol, beschreven in de verordening geldelijke tegemoetkoming aan fracties en heeft geleid tot de volgende bevindingen: 1 . Zowel de fractievergoedingen als de vergoedingen voor de raadsleden zijn correct berekend en uitbetaald. 2. De basisbedragen zijn juist opgenomen. 3. De controle op de juiste verantwoording van de uitgaven heeft aan de hand van de ingediende dossiersigescande dossiers plaatsgevonden.

4. De terugbetalingen van de fractievergoedingen 2020 zijn conform het raadsbesluit 06377 12449 van 12 juli 2021 ontv angen. Bevindingen per fractie: Fractie CDA: De gedeclareerde uitgaven ad € 2.533,39 zijn gecontroleerd. Na verwerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven €1.478,74.

Fractie ChristenUnie-SGP: De gedeclareerde uitgaven ad € 4.080,45 zijn gecontroleerd. Na venverking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 4.080,45

Fractie D66: De gedeclareerde uitgaven ad €7 .242,56 zijn gecontroleerd. Na vennrerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 7.156,51

Fractie Van den Berg: De gedeclareerde uitgaven ad € 475,30 zijn gecontroleerd. Na venverking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 475,30 Fractie GroenLinks: De gedeclareerde uitgaven ad € 5.959 ,57 zijn gecontroleerd. Na verwerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 5.959,57

Fractie Lijst Hilbrand Nawijn: De gedeclareerde uitgaven ad € 7 .748,99 zijn gecontroleerd. Na venverking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 7.696,28

Fractie PDvZ= De gedeclareerde uitgaven ad € 7 .376,04 zln gecontroleerd. Na venryerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 6.914,59 Fractie PvdA: De gedeclareerde uitgaven ad € 5.821 ,94 zijn gecontroleerd. Na verwerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 5.088,69 Fractie PW: De gedeclareerde uitgaven ad € 5.957,86 zijn gecontroleerd. Na verwerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 5.863,67 Fractie SP: De gedeclareerde uitgaven ad € 302,09 zijn gecontroleerd. Na verwerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 302,09 Fractie WD: De gedeclareerde uitgaven ad. € 4.760,56 zijn gecontroleerd. Na veruverking van de constateringen bedragen de gedeclareerde € 4.760,86 Fractie Zol Zoetermeer: De gedeclareerde uitgaven ad € 5.568 ,94 zijn gecontroleerd. Na venruerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 5.568,94 Fractie Zoetermeer Vooruit: De gedeclareerde uitgaven ad € 6.425,55 zijn gecontroleerd. Na venruerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 4.920,68

Gonclusies Op basis van de interne controle kunnen de volgende conclusies worden getrokken: 1. ln een aantal gevallen ontbraken nog steeds de bijbehorende bonnen en facturen. Bij navraag ztln deze alsnog aangeleverd. Een algemene indruk tijdens de interne controle is dat er zeker een verbeterslag is gemaakt bij het aanleveren van de dossiers. 2. ln een enkel geval ontbrak een actuele overeenkomst met de fractieassistenten. Bij navraag is deze alsnog aangeleverd. 3. ln een aantal gevallen was de besteding van de gelden niet altijd volledig duidelijk. Bij navraag is deze alsnog toegelicht. 4. ln een aantal gevallen zijn kosten gedeclareerd die betrekking hebben op het jaar 2020 enlof het jaar 2022. Deze kosten zijn in 2021 als niet declarabel beoordeeld. 5. ln een enkel geval stond de bankrekening niet op naam van de fractie zelf (zakelijke bankrekening), maar op naam van een privépersoon (particuliere bankrekening). Hier zijn m.i.v. 16 maart 2022 nadere afspraken over gemaakt. 6. ln een enkel geval is een voorschot van de fractievergoeding over het 4e kwartaal 2021 door de gemeente per abuis niet op tijd uitbetaald. 7. ln een aantal gevallen zijn kosten gedeclareerd die betrekking hebben op diverse verkiezingen. 8.

ln een aantal gevallen zijn kosten gedeclareerd die betrekking hebben op personen die weliswaar lid zijn van een partrj, maar die geen onderdeel uitmaken van de fractie.

Aanbevelingen aan fracties Naar aanleiding van de interne controle wordt de fracties geadviseerd: L De in de raad van 13 mei 2019 vastgestelde richtlijnen bij de besteding van de fractievergoeding altijd als leidraad te nemen. 2. Bij twijfel over rechtmatigheid vóóraf contact op te nemen met de griffie of de interne controleur.

3. Bankafschriften/bonnen/actuele overeenkomsten met fractieassistenten zorgvuldig te archiveren ten behoeve van de verantwoording.

4. De uitgaven van de geleverde prestatie en/of de ontvangst van de goederen uitsluitend te declareren in het boekjaar van de afrekening.

5. Een advies is om binnen het Seniorenconvent met elkaar te bespreken wat het maximale bedrag is voor de uitgaven aan representatie conform de richtlijnen.

Datum: 2

;u ",

Akkoord: R. Blokland

2-oL"-