Bijlage 1. Verslag Interne Controle Fractievergoedingen

Verslag lnterne Gontrole Fractievergoedingen 2020 Inleiding Op grond van de "Verordening geldelijke tegemoetkoming aan fracties in de gemeenteraad", vastgesteld op 18 december 2017, heeft de controle op de fractievergoedingen plaatsgevonden. De verordening regelt naast de toekenning ook zaken waaraan de vergoedingen wel of niet mag worden besteed, de maximaal te reserveren middelen die niet besteed zijn en de wijze van verantwoorden. De fracties leggen over de besteding verantwoording af aan de gemeenteraad; die verantwoording wordt jaarlijks door een interne controleur van Financiën en Control gecontroleerd.

Doelvan de controle Vaststellen dat de ingediende afrekeningen van de fractie voldoen aan het gestelde in de "verordening geldelijke tegemoetkoming aan fracties in de gemeenteraad". Risico's

1. De tarieven zijn onjuist toegepast voor de berekening van de vergoeding; hierdoor is een onjuist bedrag toegekend.

2. De vergoeding is onjuist besteed. 3. De afgelegde verantwoording voldoet niet aan de richtlijnen. lnterne Controle 1. Vaststellen dat de basisbedragen juist zijn opgenomen in afrekenmodel "afrekening fractievergoeding".

2. Vaststellen dat de fracties de verantwoording tijdig hebben ingediend (art 8 verordening).

3. Vaststellen dat de berekening in "afrekening fractievergoeding" conform de bepaling in de verordening heeft plaatsgevonden t.a.v. basisbedragen, omvang fractie en

hoogte reserve.

4. Vaststellen dat de verantwoording juist is. 5. Vaststellen dat de niet bestede bedragen door de fracties zijn terugbetaald. 6. Vaststellen dat de nieuwe fracties geïnformeerd zijn over de verordening fractievergoeding.

Planning Het streven is om de afiruikkeling inclusief de vaststelling van de fractievergoeding nog voor het zomerreces te doen plaatsvinden. Gontrolebevindingen Algemeen: Voor 2020 is het basisbedrag per fractie op € 4.525,00 en het basisbedrag per fractielid op € 555,00 vastgesteld. De controle heeft plaatsgevonden op basis van het protocol, beschreven in de verordening geldelijke tegemoetkoming aan fracties en heeft geleid tot de volgende bevindingen: 1. Zowel de fractievergoedingen als de vergoedingen voor de raadsleden zijn correct berekend en uitbetaald. 2. De basisbedragen zijn juist opgenomen. 3. De controle op de juiste verantwoording van de uitgaven heeft aan de hand van de ingediende dossiers/gescande dossiers plaatsgevonden.

4. De terugbetalingen van de fractievergoedingen 2019 zijn conform het raadsbesluit 0637 6297 24 v an 2 novem be r 2020 ontvangen.

Bevindingen per fractie: Fractie CDA: De gedeclareerde uitgaven ad € 1 .657,97 zijn gecontroleerd. Na venrverking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven €1.645,00 Fractie ChristenUnie-SG P: De gedeclareerde uitgaven ad € 4.953,89 zijn gecontroleerd. Na venrverking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven €.4.933,74 Fractie D66: De gedeclareerde uitgaven ad € 6.587,05 zijn gecontroleerd. Na venruerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 6.366,16 Fractie Van den Berg: De gedeclareerde uitgaven ad€21,05 zijn gecontroleerd. Na venrverking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven €21,05 Fractie GroenLinks: De gedeclareerde uitgaven ad € 5.409,59 zijn gecontroleerd. Na verwerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 5.373,09 Fractie Lijst Hilbrand Nawijn: De gedeclareerde uitgaven ad € 5.421,17 zijn gecontroleerd. Na veruverking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 5.421,17 Fractie PDvZ: De gedeclareerde uitgaven ad € 2.958,49 zijn gecontroleerd. Na veruverking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven €2.839,94 Fractie PvdA: De gedeclareerde uitgaven ad € 6.512,59 zijn gecontroleerd. Na verwerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 6.512,63 Fractie PW: De gedeclareerde uitgaven ad € 5.434,25 zrln gecontroleerd.

Na verwerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 5.396,75 Fractie SP: De gedeclareerde uitgaven ad € 538,69 zijn gecontroleerd. Na veruverking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 538,69 Fractie WD: De gedeclareerde uitgaven ad. € 3.608,22 zijn gecontroleerd. Na veruverking van de constateringen bedragen de gedeclareerde € 3.499,61

Zól Zoetermeer: De gedeclareerde uitgaven ad € 6.004 .14 zrln gecontroleerd. Na venruerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven €6.004,14 F ractie

F ractie Zoetermeer Vooru it:

De gedeclareerde uitgaven ad € 3.946,70 zijn gecontroleerd. Na venruerking van de constateringen bedragen de gedeclareerde uitgaven € 3.911,75

Conclusies Op basis van de interne controle kunnen de volgende conclusies worden getrokken: 1. ln een aantal gevallen ontbreken de bijbehorende bonnen en facturen waar bij navraag deze zijn aangeleverd.

2. ln een aantal gevallen ontbreken de actuele overeenkomsten met de fractieassistenten waar bij navraag deze zijn aangeleverd.

3. ln een enkel geval ontbreken bankafschriften om de juistheid en de rechtmatigheid te kunnen beoordelen waar bij navraag deze ztln aangeleverd.

4. ln een aantal gevallen is de besteding van de gelden niet altijd volledig duidelijk waar bij navraag dezezijn toegelicht.

5. ln een aantal gevallen zijn de kosten gedeclareerd die betrekking hebben op het jaar 2019 eniof het jaar 2Q21. Deze kosten zijn in 2020 niet declarabel gesteld. 6. ln enkele gevallen staat de bankrekening niet op naam van de fractie zelf (zakelijke bankrekening), maar op naam van een privé persoon (particuliere bankrekening).

Aanbevelingen aan fracties Naar aanleiding van de interne controle worden de fracties geadviseerd: 1. De in de raad van 13 mei2019 vastgestelde richtlijnen bij de besteding van de fractievergoeding altijd als leidraad te nemen. 2. Bij twijfel over rechtmatigheid vóóraf contact op te nemen met de griffie of de interne controleur.

3. Bankafschriften/bonnen/actuele overeenkomsten met fractieassistenten zorgvuldig te archiveren ten behoeve van de verantwoording. 4. De uitgaven te declareren waarvan de geleverde prestatie en/of de ontvangst van de goederen uitsluitend in het boekjaar van de afrekening vallen. 5. Een zakelijke bankrekening op naam van de fractie te openen. Dit is in het kader van het waarborgen van de rechtmatige besteding van publieke gelden. Het gebruiken van een particuliere rekening voor besteding van de fractievergoeding kan gepaard gaan met risico's.

Datum Akkoo rd R.

G

/Qy /1t Lo L/