Bijlage 1 - Procesvoorstel participatie Poppodium Boerderij

Procesvoorstel participatie haalbaarheidsfase Poppodium Boerderij Aanleiding Dit participatievoorstel betreft de haalbaarheidsfase van het project nieuwbouw of verbouw/uitbreiding Poppodium Boerderij. Het onderwerp van de participatie gaat over de nieuwbouw of verbouwing/uitbreiding van Poppodium Boerderij met oefenruimtes en de bestaande coffeeshop Casa. De nieuwe locatie – Amerikaweg naast de huidige locatie van het poppodium ligt al vast. Over de keuze nieuwbouw óf verbouwing met uitbreiding is op het moment dat de participatie start al een besluit door de raad genomen. Participatie in de haalbaarheidsfase gaat daarom vooral om het ophalen van vragen en zorgen die leven in de buurt van de bouwlocatie. Dit participatievoorstel is alleen gericht op de haalbaarheidsfase in 2025.

A. Het exacte onderwerp en de speelruimte van de participatie De participatie richt zich zowel op buurtniveau als op stedelijk niveau. - Buurtniveau: De participatie gaat over de bouw en inrichting van de strook aan de Amerikaweg waar de nieuwbouw/verbouw plaats gaat vinden. Onderwerp van de participatie is het ophalen van aandachtspunten en zorgen bij de realisatie van nieuwbouw/verbouw van de Boerderij. De ruimte voor participatie betreft de inrichting van de omgeving van het gebouw en verkeersaspecten. Dit aspect van de participatie richt zich op de omwonenden aan de Voorweg, het noordelijk deel van Meerzicht en het zuidelijk deel van Buytenwegh. Ook worden verenigingen en organisaties die Gymworld gebruiken hierbij betrokken. De vestiging van coffeeshop Casa staat niet ter discussie. - Stedelijk niveau: Poppodium Boerderij moet bijdragen aan de culturele invulling en diversiteit van de stad. Dit onderdeel van het participatietraject richt zich op het niveau van de hele stad met de vraag hoe de verbreding van de programmering van de Boerderij zich verhoudt tot de programmering van andere aanbieders in de muziek/cultuursector. In een samenwerkingsverband zijn er structureel overleggen met de culturele partners in de stad. Daarnaast zijn er ook contacten met muziekscholen en de onderwijssector.

Ook worden de bezoekers en de vrijwilligers van de Boerderij betrokken bij de nieuwe ontwikkeling.

B. Het doel van de participatie De gemeente en de externe betrokken partners óf Boerderij hebben als doel om alle doelgroepen goed te informeren en om zorgen en wensen op een goede manier mee te nemen in het project en door stakeholders te consulteren. Door een breder draagvlak te verkrijgen, input te verzamelen en omwonenden te informeren wordt er gestreefd naar een breed gedragen eindresultaat. - Buurtniveau: Het doel van de participatie is het informeren van omwonenden over de planning en wat er wanneer te gebeuren staat. Dit zal met name gaan om zaken als parkeren, verkeersaanpassingen, uitstraling van het gebouw en mogelijke geluidsoverlast. De zorgen en vragen van directe omwonenden worden opgehaald. - Stedelijk niveau: Het doel van het participatieproces op stedelijk niveau is om de kwaliteit van het beleid en plannen te vergroten en samenwerking met partners en betrokkenen te verbeteren. Met name wensen inventariseren en samenwerking met partners verbeteren. Daarnaast worden alle inwoners van de stad geïnformeerd over de nieuwe huisvesting van Boerderij.

1

C. De schaal waarop de participatie speelt Het onderdeel bouw en inrichting van de omgeving richt zich op het buurtniveau – directe omgeving van het plangebied. Het onderdeel programmering en ontwikkeling naar nieuwe activiteiten en een eventueel andersoortig gebruik richt zich op stedelijk niveau.

D. Wie zijn er participatiegerechtigd Buurtniveau Voor de participatie over de inrichting van de omgeving worden betrokken: - Bewoners Voorweg ter hoogte van Gymworld – station Voorweg hoog/laag en bewoners in het noordelijk deel Meerzicht en het zuidelijk deel Buytenwegh. - Gymworld - Horeca en vrije tijds gelegenheden in de nabije omgeving, zoals Eten & Zo en Funzone Zoetermeer. - De HTM i.vm. RandstadRail halte. Stedelijk niveau Voor de vraag over de afstemming van de programmering en eventuele andere gebruiksmogelijkheden: - Afstemming met de ‘B6’, dit betreft: het Stadstheater/ Boerderij/ CKC/ bibliotheek/ Franx/ NVGM. Met deze culturele partners in de stad gaan we verder in gesprek over de verder uitwerking van de programmering Boerderij en over nieuw te ontwikkelen activiteiten. - Onderwijssector en muziekscholen worden betrokken bij nieuwe initiatieven met betrekking tot talentontwikkeling en gebruiksmogelijkheden van het pand voor deze partners. Overigens lopen dergelijke contacten ook nu al.

E. Het niveau van de participatie Buurtniveau: informeren en in beperkte mate consulteren. Voor het onderdeel bouw en inrichting van de omgeving wordt gekozen voor het niveau informeren en in beperkte mate ook consulteren. Stedelijk niveau: informeren en consulteren. Voor het onderdeel programmering wordt gekozen voor consulteren. Er worden ideeën gevraagd en het draagvlak voor bepaalde keuzes wordt getoetst en er worden afspraken gemaakt over verdere samenwerking tussen partijen.

F. Aanpak van het participatieproces De rolverdeling in het participatieproces tussen de gemeente en de Boerderij ziet er als volgt uit. Uitgangspunt is dat de directie van de Boerderij nauw betrokken wordt bij het gehele participatieproces en bijeenkomsten zoveel mogelijk in de Boerderij plaatsvinden. Daarbij is de gemeente Zoetermeer leidend voor de participatie met de directe omgeving. De Boerderij wordt als grootste stakeholder en belanghebbende al vanaf een vroeg stadium meegenomen. Ook de onderhuurders van de Boerderij, coffeeshop Casa en de exploitant en gebruikers van de oefenruimtes worden meegenomen in de participatie. Bij de participatie met de maatschappelijke partners zullen de gemeente en de Boerderij gezamenlijk optrekken. Daarbij wordt gekeken op welke wijze studenten uit de stad ingezet kunnen worden in het participatieproces. Vragen die gesteld kunnen worden zijn wat mis je in de huidige programmering van de Boerderij dat niet te vinden is bij een andere aanbieder van muziek/cultuur in Zoetermeer? Er wordt gekozen voor een mix aan geschikte middelen, passend bij de haalbaarheidsfase en de verschillende doelgroepen. Dit stemmen we af met de projectpartners, daar zij ook middelen tot hun beschikking hebben die we goed in kunnen zetten. Hierbij kiezen we afhankelijk van de boodschap ervoor om gezamenlijk of individueel afzender te zijn.

Dat kunnen zijn: - Bijeenkomsten ter informatie en consultatie; - Themasessies ter consultatie; - On- en offline schriftelijke middelen om regelmatig over de voortgang te informeren, vanuit alle projectpartners. - Doe Mee als middel voor informatie aan de gehele stad.

2

Aanpak bouw en inrichting van de omgeving op buurtniveau Na besluitvorming door de raad over de variant wordt een bijeenkomst georganiseerd in het Poppodium voor omwonenden waarbij de gemeente een aantal uitgangspunten toelicht en de speelruimte voor de participatie duidelijk wordt gepresenteerd aan de bewoners. Bewoners kunnen dan wensen en aandachtspunten meegeven voor de verdere planvorming vanuit hun kennis van het gebied en hoe het nu loopt als er optredens zijn bij Poppodium Boerderij. Tegelijkertijd worden suggesties vanuit de kennis van het gebied bij de omwonenden opgehaald ter verbetering van het plan. Hier zullen nog geen tekeningen zijn ter toelichting, echter wordt wel het vlekkenplan toegelicht en in- en uitgangen. Dit allen staat gepland voor Q3/Q4 2025. Uiteraard wordt ook de gehele stad via de gebruikelijke kanalen, gemeentelijke website, Stadsnieuws etc. geïnformeerd over het project Poppodium Boerderij. Bij de participatie op stadsniveau wordt gebruik gemaakt van de reguliere samenwerkingsverbanden van de B6 en overige partner. Boerderij neemt zelf initiatief in de participatie met bezoekers en vrijwilligers.

3