Bijlage 1 - Procesvoorstel participatie evaluatie en herziening evenementenbeleid

2022 - 056034

Procesvoorstel participatie evaluatie en herziening evenementenbeleid Dit procesvoorstel beschrijft op welke wijze de participatie zal plaatsvinden bij het proces van het opstellen van het evenementenbeleid dat aan de raad ter vaststelling zal worden aangeboden in Q4 2022. A: onderwerp en de speelruimte van samenspraak Het vigerende evenementenbeleid van de gemeente Zoetermeer dateert uit 2016 en loopt af. De gemeente wil haar evenementenbeleid regelmatig herijken en toetsen op actualiteit. Daarom startte de gemeente, zoals ook staat vermeld in de huidige nota, in december 2021 met de evaluatie van dit beleid. De aandachtspunten die worden aangedragen bij de evaluatie van het huidige beleid vormen straks de basis voor de gesprekken met relevante externe partijen uit de stad en regio. Dit zijn onder andere evenementen organisatoren, culturele instanties, winkeliers, horeca ondernemers, evenementenlocaties, bewoners, de regio en overige stakeholders. In dit participatieplan wordt beschreven op welke manier en op welke momenten dit zal plaatsvinden. B: Doel van de participatie Het doel van de participatie is om input te verkrijgen ten behoeve van de inhoud van het nieuwe beleid. Doordat er intensief gebruik wordt gemaakt van de input van betrokkenen en belanghebbenden wordt de kwaliteit en het draagvlak van het nieuwe beleid vergroot.

Het toekomstige evenementenbeleid moet aansluiten op de actuele visie en beleidskaders van de gemeente, zoals bijvoorbeeld de visie Zoetermeer 2040, het nieuwe citymarketingbeleid met het strategisch canvas en de cultuurvisie 2030 en natuurlijk het nieuwe bestuursakkoord. Het moet aansluiten op de wensen van de bewoners en bezoekers. Het beleid moet er voor zorgen dat er een goede balans is tussen levendigheid en leefbaarheid. Tot slot moet het beleid ondernemers en organisatoren voldoende mogelijkheden bieden om evenementen te organiseren. Juist in de komende tijd, nadat de coronaeffecten (hopelijk) zijn afgenomen, is dit belangrijk. De opbrengsten van de participatiebijeenkomsten zullen worden gebruikt om een goede afweging te kunnen maken tussen de soms tegenstrijdige belangen van betrokkenen. Daarnaast zet de gemeente er op basis van de verkregen input op in, om het evenementenaanbod in de stad zoveel mogelijk te laten aansluiten op de wensen en ambities van de stad, de organisatoren, bewoners en bezoekers. Uiteindelijk wordt het geactualiseerde concept evenementenbeleid besproken met de diverse betrokkenen, het college en ter vaststelling voorgelegd aan de gemeenteraad. C: Schaal van participatie Aangezien het evenementenbeleid uit vele componenten bestaat, zullen veel verschillende betrokkenen worden uitgenodigd en bevraagd.

Zo wordt met bewoners gesproken over de wensen ten aanzien van het aanbod, maar ook over leefbaarheid en de sociale functie van evenementen in de wijken. Met diverse partijen wordt besproken hoe de economische spin off van evenementen voor de stad en de ondernemers kan worden vergroot. Wordt er goed samengewerkt tussen de partners in de stad en wie heeft welke rol? Worden bezoekers verleid tot een combinatiebezoek of om nog een naar Zoetermeer terug te komen? Er wordt met organisaties gesproken over duurzaamheid en de invloed van evenementen op de flora en fauna. Maar ook wordt er met partijen gesproken over de inhoud van het programma van de evenementen. Is het aanbod gevarieerd genoeg? Draagt het bij aan de beoogde identiteitsversterking van de stad? Er wordt met partijen gesproken over toekomstbestendigheid van de stad en hoe evenementen daarin een rol kunnen spelen. Hoe zorgen we voor het aantrekken van meer bezoekers? Sluit het aanbod wel aan bij de wensen van de bewoners van onze toekomstige stad; Zoetermeer 2040, het citymarketingbeleid, de cultuurvisie 2030, de sportagenda en het regionale beleid? Zijn er financiële risico’s en hoe gaan we

2022 - 056034 daarmee om. Tot slot wordt er ook aandacht besteed aan gezondheid, activiteit, vrijetijdsbesteding, sport en beweging. Met andere woorden, er zal breed met verschillende partijen uit de stad worden gesproken over de diverse aspecten uit het evenementenbeleid. D: Samenspraakgerechtigden Belanghebbenden bij evenementen zijn in verschillende groepen te verdelen: a. De organisatoren van evenementen b. Ondernemers en instellingen: vertegenwoordigers van ondernemers- sport- en buurtverenigingen c. Bewoners/bezoekers d. Hulpdiensten: Politie, Ambulance, Brandweer e. Adviesinstanties: Omgevingsdienst Haaglanden, de Toegankelijkheidsraad Zoetermeer, de regio E: Niveau van samenspraak Gezien het feit dat de vele partijen verschillende belangen vertegenwoordigen die naar verwachting niet allemaal op één lijn liggen, vindt het niveau van participatie plaats op het niveau van consultatie. F: Inrichting van het participatieproces Evaluatie Voorafgaand aan het opstellen van het nieuwe evenementenbeleid is het vigerende beleid geëvalueerd. In dit proces is, naast een brede ambtelijke inventarisatieronde, gesproken met een aantal belanghebbenden uit de stad, zoals een aantal grotere evenementenorganisatoren, vertegenwoordigers van culturele instellingen, vertegenwoordigers van de winkeliers- en horecavereniging. Zij zijn bevraagd op hun ervaringen met het huidige beleid.

Het resultaat hiervan is verwerkt in een evaluatierapport dat mede als basis dient voor de opzet van dit participatieproces. Thema’s De aandachtspunten die hieruit naar voren zijn gekomen zijn op hoofdlijn onder te verdelen in de volgende thema’s: 1. Evenementen locaties en criteria; geluid, natuur en omgeving, bereikbaarheid, veiligheid, toegankelijkheid, dierenwelzijn; 2. Samenwerking partners en economische spin off en samenwerking in de stad; 3. Het aanbod/de programmering; 4. Coronaeffecten en toekomstbestendigheid: Zoetermeer 2040, duurzaamheid, financiële risico’s, inzet op meer bezoek, van subsidie naar zelfstandig; 5. Actief; gezond, bewegen, buiten, creëren, vrijetijdsbesteding; 6. Sociaal en leefbaar; ontmoeten, eenzaamheid, toegankelijkheid, samen; 7. Vergunningen, werkprocessen en beschikbare budgetten Gespreksrondes Deze thema’s vormen de leidraad van de gespreksrondes die plaatsvinden met de belanghebbenden. De gemeente neemt hiertoe het initiatief en heeft de regie over deze besprekingen. Omdat sommige onderwerpen verder uitgediept moeten worden met bepaalde groepen is er gekozen voor een aanpak waarbij per onderwerp eerst wordt gesproken met de partijen die een uitvoerende rol hebben in de organisatie of programmering van evenementen.

2022 - 056034 We sluiten vervolgens het participatietraject af met een algemene bijeenkomst waarbij iedereen welkom is om mee te praten en te denken over het toekomstige evenementenbeleid. BESPREKINGEN INDIVIDUELE RAADPLEGING ORGANISATOREN: Planning 2e helft september Genodigden: evenementenorganisatoren Met een aantal organisatoren zal individueel worden gesproken over de volgende thema’s: 1. Evenementen locaties en criteria; geluid, natuur en omgeving, bereikbaarheid, veiligheid, toegankelijkheid; 2. Samenwerking met stadspartners en economische spin off; 3. Het totaalaanbod/de programmering; 4. Coronaeffecten en toekomstbestendigheid: Zoetermeer 2040, citymarketing, cultuurvisie, sportagenda, duurzaamheid, financiële risico’s, inzet op meer bezoek, van subsidie naar zelfstandig; 5. Vergunningen, werkprocessen en beschikbare budgetten Opzet: Omdat bij de organisatoren onderwerpen als samenwerken, financiën en toekomstplannen gevoelig kunnen liggen, is ervoor gekozen om eerst individuele gesprekken met hen te voeren. Deze kunnen naar wens van de betreffende organisator online of fysiek plaatsvinden. Vooraf wordt aan de organisator een uitnodiging gestuurd met de betreffende onderwerpen en het doel van de bespreking.

Het doel is om van de organisatoren te horen hoe zij inhoudelijk invulling zouden willen geven aan de genoemde onderwerpen met als doel de komende jaren de evenementen optimaal te kunnen organiseren. Deze gesprekken zullen direct worden ingepland nadat dit participatieplan door de raad is goedgekeurd. THEMABIJEENKOMST 1: TOEKOMSTIG AANBOD, SAMENWERKING EN ECONOMISCHE SPIN OFF Planning eind september Onderwerpen: 2. Samenwerking partners en economische spin off en samenwerking in de stad; 3. Het aanbod/de programmering; 4. Coronaeffecten en toekomstbestendigheid: Zoetermeer 2040, citymarketing, cultuurvisie, sportagenda, duurzaamheid, financiële risico’s, inzet op meer bezoek, van subsidie naar zelfstandig; 5. Actief; gezond, bewegen, buiten, creëren, vrijetijdsbesteding; 6. Sociaal en leefbaar; ontmoeten, eenzaamheid, toegankelijkheid, samen. Genodigden: a. De organisatoren van evenementen b. Ondernemers en instellingen: vertegenwoordigers van de winkeliersverengingen en de horeca, de cultuursector, de sportverenigingen en de evenementenlocaties

2022 - 056034

Opzet: Deze bijeenkomst zal direct worden gehouden nadat de individuele gesprekken met de organisatoren zijn afgerond. Het doel van deze bijeenkomst is inhoudelijke aanbevelingen ophalen ten aanzien van de onderwerpen van gesprek. Hiertoe zullen de deelnemers voorafgaand aan de bijeenkomst een uitgebreide uitnodiging ontvangen. Uiteraard is er tijdens de bijeenkomst ook ruimte voor aanvullende thema’s die eventueel niet in de evaluatie naar voren zijn gekomen, maar die wel relevant zijn voor het toekomstig beleid. Indien mogelijk zullen de bijeenkomsten fysiek worden georganiseerd zodat er meer creatieve methoden kunnen worden ingezet waarmee de output van de bijeenkomst kan worden geoptimaliseerd. Bovendien creëert een fysieke bijeenkomst meer interactie onder de genodigden. THEMABIJEENKOMST 2: Locaties en criteria Planning begin oktober Onderwerpen: 1. Evenementen locaties en criteria; geluid, natuur en omgeving, bereikbaarheid, veiligheid, toegankelijkheid 7. Vergunningen, werkprocessen en procedures Genodigden: a. De organisatoren van evenementen b. Ondernemers en instellingen: vertegenwoordigers van de winkeliersverengingen en de horeca, de cultuursector, de sportverenigingen en de evenementenlocaties c. Bewoners/bezoekers d.

Hulpdiensten: Politie, Ambulance, Brandweer Opzet: Het doel van deze bijeenkomst is om inhoudelijke aanbevelingen ophalen ten aanzien van de onderwerpen van gesprek. Hiertoe zullen de deelnemers voorafgaand aan de bijeenkomst een uitgebreide uitnodiging ontvangen. Uiteraard is er tijdens de bijeenkomst ook ruimte voor aanvullende thema’s die eventueel niet in de evaluatie naar voren zijn gekomen, maar wel relevant voor het toekomstige beleid. Indien mogelijk zullen de bijeenkomsten fysiek worden georganiseerd zodat er meer creatieve methoden kunnen worden ingezet waarmee de output van de bijeenkomst kan worden geoptimaliseerd. THEMABIJEENKOMST 3: Algemeen Planning eind oktober Onderwerpen: 1. Evenementen locaties en criteria; geluid, natuur en omgeving, bereikbaarheid, veiligheid, toegankelijkheid, dierenwelzijn; 3. Het aanbod/de programmering;

2022 - 056034 4. Coronaeffecten en toekomstbestendigheid: Zoetermeer 2040, citymarketing, cultuurvisie, sportagenda, duurzaamheid, financiële risico’s, inzet op meer bezoek, van subsidie naar zelfstandig; 5. Actief; gezond, bewegen, buiten, creëren, vrijetijdsbesteding; 6. Sociaal en leefbaar; ontmoeten, eenzaamheid, toegankelijkheid, samen. Genodigden: a. De organisatoren van evenementen b. Ondernemers en instellingen: vertegenwoordigers van de winkeliersverengingen en de horeca, de cultuursector, de sportverenigingen en de evenementenlocaties c. Bewoners/bezoekers/wijkverenigingen d. Hulpdiensten: Politie, Ambulance, Brandweer e. Adviesinstanties: Omgevingsdienst Haaglanden, de Toegankelijkheidsraad Zoetermeer Opzet: Deze (bij voorkeur) fysieke bijeenkomst zal worden georganiseerd op het moment dat op basis van de voorgaande besprekingen en onderzoeken, de inhoudelijke richting van het toekomstige beleid vorm heeft gekregen. Daarom heeft deze bijeenkomst meer een informatief karakter dan de andere bijeenkomsten, waarbij de insteek “raadplegen” is. Ruim van de tevoren zullen er uitnodigingen worden verstuurd via wijkverenigingen, bewonerspanels en online publicaties. Hierin zullen het programma en de kaders van de bijeenkomst duidelijk worden aangegeven. Tijdens de bijeenkomst zal een presentatie op hoofdlijnen worden gegeven over de genoemde onderwerpen.

Deze zal met name gericht zijn op de onderwerpen waar de bewoners en bezoekers mee te maken hebben en minder op gedetailleerde technische aspecten. Tot slot zal worden aangezet tot het stimuleren van de cohesie in de wijken door mensen mee te geven dat het goed is om kleine evenementen te organiseren in de buurt. Uiteraard is er tijdens de bijeenkomst voldoende tijd en ruimte voor vragen en aanbevelingen die niet op de agenda staan. TERUGKOPPELING Van alle besprekingen wordt een verslag gemaakt dat naar de genodigden/aanwezigen wordt verstuurd. De genodigden van de themabijeenkomsten 1 en 2 ontvangen tevens de concepttekst van het toekomstige beleid voordat deze het bestuurlijke besluitvormingstraject in gaat. Op die manier hebben deze belanghebbenden voldoende ruimte om op verschillende momenten input te leveren voor en kennis te nemen van het toekomstige evenementenbeleid. INPUT TEN BEHOEVE VAN NIEUW BELEID Zoals aangegeven zal de opbrengst van dit participatieproces worden gebruikt bij het maken van beleidsmatige keuzes voor het toekomstige evenementenbeleid. Naast deze opbrengst zal er nog meer informatie worden verzameld en gebruikt.

Te denken valt aan resultaten van enquêtes die worden gehouden zoals de stadspeiling, de politieke doelstellingen voor de komende jaren zoals die zijn geformuleerd in het bestuursakkoord, vernieuwde landelijke en lokale wet- en regelgeving, zoals dierenwelzijn en andere recent vastgestelde visies (Zoetermeer 2040) en beleidsstukken (cultuurbeleid, citymarketingbeleid, sportbeleid etc.). Ook zal worden gekeken naar de inrichting van het evenementenbeleid van andere steden, zodat best practices hieruit kunnen worden vertaald

2022 - 056034 naar de situatie in Zoetermeer. Tot slot zal onderzoek worden gedaan naar trends en ontwikkelingen die spelen op het gebied van evenementen. G: Duurzaamheid: In het evenementenbeleid kunnen aanbevelingen worden gedaan aan organisatoren ten aanzien van duurzaamheid. Hiervoor zullen experts worden geraadpleegd en zal naar best practices in andere steden worden gekeken. H: Toegankelijkheid en bruikbaarheid voor gehandicapten Het is van groot belang dat evenementen voor iedereen toegankelijk zijn. Dus ook voor minder validen. Daarom zal bij de themabesprekingen waar de bereikbaarheid en toegankelijkheid aan de orde is, tevens de Toegankelijkheidsraad worden uitgenodigd. Zij kunnen aangeven welke aanbevelingen en/of maatregelen hiertoe kunnen worden opgenomen in het nieuwe beleid. Ook voor dit onderwerp kan gekeken worden naar goede voorbeelden van andere steden en eventuele stimulering van goede initiatieven op dit gebied. I: Rapportage en evaluatie Het verslag van de participatieronde zal als bijlage bij het raadsvoorstel voor de vaststelling van het evenementenbeleid aan de raad worden aangeboden. J: Begrotingswijziging Niet van toepassing.