Bijlage 1 - Kadernota Verbonden partijen 2023
Tekst van het document
Voor stichtingen en verenigingen is het, afhankelijk van de daarmee gemoeide belangen (financieel of politiek) en het risicoprofiel, zinvol een raad van toezicht in het leven te roepen. Waarbij de voorkeur uitgaat naar een raad van toezicht bestaande uit onafhankelijke derden of bijvoorbeeld een raadslid van de deelnemende gemeente. In ieder geval moeten in de statuten van zo’n samenwerkingsverband toezichtbepalingen zijn opgenomen, waarin uiteen wordt gezet op welke wijze het toezicht is geregeld. In het specifieke geval van N.V.’s/B.V.’s is op grond van het vennootschapsrecht een toezichtrol weggelegd voor de algemene vergadering van aandeelhouders. De rol van aandeelhouder wordt altijd vervuld door een lid van het college van burgemeester en wethouders. Beleidsrichtlijn 9: governance bij privaatrechtelijke samenwerkingsvormen Sturen en beheersen Naast de statuten wordt een contract, managementovereenkomst of jaarplan opgesteld, waarin de concrete prestaties op jaarbasis worden vastgelegd. Tevens bevat het de benodigde financiële en personele middelen. De jaarplannen dienen verder als basis voor de beoordeling van de noodzaak om de samenwerking te continueren. Verantwoorden Het verstrekken van inlichtingen door de gemeentelijk vertegenwoordiger aan de raad moet gevraagd (dus op verzoek), maar kan ook ongevraagd plaatsvinden.
Vooraf dienen afspraken te worden gemaakt in welke gevallen, op welke tijdstippen en over welke onderwerpen dit gebeurt. Toezicht bij N.V./B.V. Zwaartepunt van het gemeentelijk toezicht in kapitaalvennootschappen ligt bij de AVA. Kapitaalvennootschappen dienen statutair te zijn voorzien van een Raad van Commissarissen, die toezicht houdt op de Raad van Bestuur en over dit toezicht de algemene vergadering van aandeelhouders informeert. De raad komt in beginsel ten 22
minste bevoegdheden toe tot goedkeuring van belangrijke bestuursbesluiten als ook die tot schorsing van de directeur(en), de ondertekening van jaarstukken en de vaststelling van het jaarlijks verslag van de Raad van Commissarissen. De Raad van Commissarissen legt bij gelegenheid van het jaarverslag verantwoording af aan de AVA. De commissarissen worden op voordracht van commissarissen benoemd door de AVA. Hoofdregel is dat alleen gekwalificeerde ‘buitenstaanders’ als kandidaat-commissaris worden voorgedragen of als commissaris worden benoemd. In beginsel zijn leden van de gemeenteraad, leden van het college en ambtenaren van de gemeente dan ook niet benoembaar.
Toezicht bij stichting en vereniging Toezicht bij stichtingen en verenigingen is zinvol afhankelijk van de daarmee gemoeide belangen (financieel of politiek) en het risicoprofiel. In de statuten van zo’n samenwerkingsverband moeten toezichtbepalingen zijn opgenomen, waarin uiteen wordt gezet op welke wijze het toezicht is geregeld, bij voorkeur door instelling van een Raad van Toezicht. De leden van de Raad van Toezicht bestaan uit onafhankelijke derden of bijvoorbeeld een raadslid van de deelnemende gemeente. Bij de stichtingen benoemt de Raad van Toezicht zichzelf, behoudens wettelijk voorgeschreven voordrachten dan wel bindende voordrachten. Bij de vereniging benoemt de Algemene (Leden)Vergadering (ALV) deze raad. In statuten moet worden vastgelegd wat de specifieke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de toezichthouders zijn en op welke wijze en waarover de raden van de deelnemende gemeente worden geïnformeerd door de toezichthouders over het presteren van het samenwerkingsverband.
23
Bijlage 1 Checklist Verbonden Partijen gemeente Zoetermeer Vragen checklist en voorwaarden
Mate waarin en de wijze waarop aan de voorwaarden wordt voldaan
Afwegingskader Om welke specifieke taak gaat het: bedrijfsvoerings- of uitvoerings- of beleidsbepalende taak? Is sprake van een publiek belang? Is in het besluit gemotiveerd aangegeven waarom de betreffende activiteiten beter kunnen worden uitgevoerd in een samenwerkingsverband dan overlaten aan de markt, uitbesteden of in eigen beheer? Is zorgvuldig afwogen of de samenwerking voor bepaalde of onbepaalde tijd wordt aangegaan? Is een solide financiële afweging gemaakt? Zijn de risico’s in de afweging meegenomen?
Keuze juridische vorm/grondhouding Is er een gemotiveerde afweging gemaakt tussen publiekrechtelijk en privaatrechtelijk samenwerkingsverband? Is de keuze voor de specifieke juridische rechtsvorm onderbouwd? Is het recht van de raad om vooraf een zienswijze op het ontwerp van de regeling te geven geborgd?
Financiële afweging bij aangaan samenwerking Welke afspraken bestaan over de verdeelsleutel van financiële deelnemersbijdragen en de risico’s? Is beleid geformuleerd ten aanzien van de aanwending van een positief rekeningsaldo (vloeit dit terug naar de deelnemers of mag een voorstel tot aanwending worden gedaan)? Is beleid geformuleerd met betrekking tot het instellen van reserves (algemene reserve of bestemmingsreserve, maximale hoogte van de reserves, rentetoerekening etc.)? Is aandacht voor een Treasuryhandvest/-statuut, waarin o.a. regels zijn opgenomen ten aanzien van liquiditeit en uitzettingenbeleid?
Rolverdeling Is in het collegebesluit aandacht besteed aan wie de gemeente vertegenwoordigt in het bestuur van het samenwerkingsverband? Is rekening gehouden met de wettelijke plicht over de samenstelling AB en DB?
24
- aantal DB leden mag nimmer de meerderheid van AB uitmaken - aantal DB leden is minimaal drie en aantal AB leden is minimaal zes
Zijn afspraken gemaakt over het ‘4-ogen principe’?
Governance Sturen/verantwoorden Is in de regeling vastgelegd voor welke besluiten het bestuur van de GR vooraf een zienswijze aan raden moet vragen? Is contractueel vastgelegd hoe het samenwerkingsverband een bijdrage levert aan de realisatie van de beleidsdoelen van de deelnemende gemeenten? Met andere woorden: is het publieke belang geborgd? Is geregeld dat jaarlijks een contract wordt opgesteld, waarin prestaties en prijzen van het samenwerkingsverband SMART zijn geformuleerd? Is er een afweging gemaakt over de inwonerbijdrage: in hoeverre is de inwonerbijdrage een open-eindregeling of is de bijdrage genormeerd (d.i dat de bijdrage alleen mag stijgen met inflatiepercentage, bijvoorbeeld de CBS-overheidsconsumptie)? Is in de gemeenschappelijke regeling opgenomen op welke wijze positieve en negatieve resultaten worden verrekend over de deelnemende gemeenten? Is beleid geformuleerd ten aanzien van de aanwending van een positief rekeningresultaat? Is beleid geformuleerd met betrekking tot het instellen van reserves? Is een Treasurystatuut/-handvest opgesteld, waarin o.a.
regels zijn opgenomen ten aanzien van liquiditeit en uitzettingenbeleid? Wordt expliciet gevraagd aan het samenwerkingsverband te rapporteren (in begroting, jaarrekening en -verslag) over risico’s die het loopt en de wijze van beheersing van de risico’s? Zijn afspraken vastgelegd over periodieke evaluaties die de toegevoegde waarde van deelname aan de samenwerking vaststellen en beëindiging van deelneming aan het samenwerkingsverband? Voldoet de gemeenschappelijke regeling nog aan de huidige eisen/omstandigheden? Zijn voorwaarden waaronder kan worden uitgetreden vastgelegd? En volgt daaruit duidelijk wat voor gevolgen uittreden heeft voor de gemeente? Is de wijze van liquidatie geregeld? Is vastgelegd op welke wijze het samenwerkingsverband doelmatigheid en doeltreffendheid van het uitgevoerde beleid
25
vaststelt en hierover de raden van de deelnemende gemeenten informeert? Is in de GR regeling opgenomen of en zo ja hoe, burgers mogelijkheid tot inspraak krijgen?
Beheersen Zijn afspraken vastgelegd over informatievoorziening (op welke wijze, wat, wanneer, frequentie, aan wie)? Belangrijk hierbij zijn: data van oplevering (ontwerp)begroting, jaarrekening en jaarverslag (waarin verantwoording wordt afgelegd over de geleverde prestaties en de gemaakte kosten) en beleidswijzigingen (zoek naar koppeling met de gemeentelijke beleidsvoorbereiding).
Is de jaarrekening van het samenwerkingsverband voorzien van een goedkeurende accountantsverklaring? Zijn de actieve en passieve inlichtingen- en informatieplicht goed geregeld, zowel binnen het samenwerkingsverband (relatie dagelijks en algemeen bestuur), tussen het samenwerkingsverband en de deelnemende gemeenten en binnen de gemeente zelf (het ter verantwoording roepen van een lid van het algemeen bestuur of bestuurder van een privaatrechtelijke deelneming). Is geregeld op welke wijze leden van de deelnemende raden inlichtingen kunnen vragen bij het bestuur van de gemeenschappelijke regeling en de wijze waarop de inlichtingen/antwoorden worden verstrekt aan alle deelnemende raden?
Toezicht houden Is afgesproken op welke wijze en op welke onderwerpen toezicht is vormgegeven? Is vastgelegd wat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de toezichthouders zijn? Bijvoorbeeld ontslaan van bestuurders.
Is geregeld op welke wijze en waarover de raden van de deelnemende gemeenten worden geïnformeerd door de toezichthouders over het presteren van het samenwerkingsverband? Kunnen de deelnemende gemeenten de toezichthouder controleren en evalueren?
26
Bijlage 2 Matrix inlichtingen- en verantwoordingsplicht volgens Wgr In een matrix samengevat ziet de inlichtingen- en verantwoordingsplicht volgens de Wet gemeenschappelijke regelingen er als volgt uit: Artikel 16, lid 1
Wat Verantwoording voor gevoerde beleid
Door Lid AB
Aan Raad die lid heeft aangewezen
Op verzoek van Lid van die raad
16, lid 2
Inlichtingen
Lid AB
Lid van die raad
16, lid 3
Inlichtingen en verantwoording
AB
16, lid 4
Ontslag
16, lid 5
Inlichtingen en verantwoording onder geheimhouding Inlichtingen, gevraagd Inlichtingen, ongevraagd
Door de raad die dat lid heeft aangewezen Lid AB
Raad die lid heeft aangewezen Raad die geen lid AB heeft aangewezen Lid AB Raad die lid heeft aangewezen
Lid van die raad
Raden deelnemers Raden deelnemers
Lid van die raad
Lid AB van regeling colleges of colleges en burgemeesters Lid AB van regeling colleges of colleges en burgemeesters DB en leden DB
College van de deelnemer
Lid van dat college
Raad van de deelnemer
Lid van die raad
AB
Gevraagd en ongevraagd
DB
AB
Gevraagd en ongevraagd
AB DB
Lid DB Min. BZK of provinciebestuur deelnemers
17, lid 1 17, lid 2
18
Inlichtingen en verantwoording
19
Inlichtingen en verantwoording
19a, lid 1
Verantwoording voor gevoerd bestuur Inlichtingen nodig voor uitoefenen taak Ontslag Bericht en raad
19a, lid 2 19a, lid 3 19b, lid 1 19b, lid 2
Mededeling verzoek
Bestuur Bestuur
DB
Opmerkingen Bij andere regelingen dan alleen tussen gemeenten overeenkomstige artikelen in Wgr
Lid van die raad Bij wantrouwen
Uit eigen beweging
Geheimhouding moet worden opgelegd door raad
Regeling bevat bepalingen over de wijze waarop de inlichtingen worden verstrekt.
Bij wantrouwen Min. BZK of provinciebestuur
Artikel 17 Wgr is niet beperkt tot het AB, maar omdat daar bestuur staat, wordt geconcludeerd, dat zowel het AB als DB bedoeld zijn.
27
Bijlage 3 Handreiking professioneel opdrachtgeverschap
28
29