Bijlage 1 - Checklist Verbonden Partijen gemeente Zoetermeer

Bijlage 1 Checklist Verbonden Partijen gemeente Zoetermeer Vragen checklist en voorwaarden

Mate waarin en de wijze waarop aan de voorwaarden wordt voldaan

Afwegingskader Om welke specifieke taak gaat het: bedrijfsvoerings- of uitvoerings- of beleidsbepalende taak?

Is sprake van een publiek belang? Is in het besluit gemotiveerd aangegeven waarom de betreffende activiteiten beter kunnen worden uitgevoerd in een samenwerkingsverband dan overlaten aan de markt, uitbesteden of in eigen beheer?

Is zorgvuldig afgewogen of de samenwerking voor bepaalde of onbepaalde tijd wordt aangegaan?

Is een solide financiële afweging gemaakt?

Zijn de risico’s in de afweging meegenomen?

Adviserende taken, namelijk: - archeologisch advies in het kader van gebiedsontwikkelingen, omgevingsvergunningen, handhaving en toezicht; - beoordeling van archeologische documenten en rapportages. Ja, het gaat om het duurzaam beschermen en behouden van archeologische waarden. De archeologen van de gemeente Delft adviseren naar tevredenheid al meer dan 10 jaar aan het college van burgemeester en wethouders over archeologie. Daarbij voldoen de archeologen bij de gemeente Delft aan de Kwaliteitscriteria 3.0, voortvloeiend uit artikel 23 Omgevingswet. De gemeente Zoetermeer kan zelf niet aan deze kwaliteitscriteria voldoen, omdat het vereiste minimaal aantal uren die door een medewerker besteed moet worden aan deze taken niet gehaald kan worden in Zoetermeer. In Zoetermeer zijn namelijk te weinig adviezen over archeologische aspecten nodig om medewerkers in dienst te hebben die 900 uur besteden aan archeologische taken. Ja, want het betreft een samenwerking die ziet op het uitvoeren van wettelijke taken op het gebied van Archeologische Monumentenzorg. Deze taken zullen niet op korte termijn komen te vervallen, want deze zijn vastgelegd in de Omgevingswet en vloeien voort uit het Europese Verdrag van Valletta. Ja, het gaat om een relatief klein contract (75 uur per jaar). Daarbij zijn we tot nu toe tevreden met de geleverde dienstverlening en de aanbieders zijn schaars.

De financiële risico’s zijn klein, doordat het om een relatief klein contract gaat. Bovendien wordt door het aangaan van een centrumregeling juist een risico afgedekt, namelijk dat de gemeente Zoetermeer veel minder snel in de positie kan komen dat de wettelijke taken op het gebied van Archeologische Monumentenzorg niet kunnen worden uitgevoerd.

Keuze juridische vorm/grondhouding Is er een gemotiveerde afweging gemaakt tussen publiekrechtelijk en privaatrechtelijk samenwerkingsverband?

Is de keuze voor de specifieke juridische rechtsvorm onderbouwd?

Ja een publiekrechtelijk samenwerkingsverband is duurzamer dan een privaatrechtelijk samenwerkingsverband. En omdat het over wettelijke taken gaat, die niet binnen een voorzienbare termijn zullen komen te vervallen, is het in het belang van de gemeente Zoetermeer dat het samenwerkingsverband duurzaam wordt geborgd. Ja, bij een centrumregeling wordt geen zelfstandige nieuwe organisatie opgericht, zoals als een Openbaar

lichaam, bedrijfsvoeringsorganisatie of gezamenlijk orgaan. In de centrumregeling staan de uitgangspunten, richtlijnen en condities waar gezamenlijk voor wordt gekozen. Iedere gemeente heeft namelijk dezelfde taak te vervullen. De eindverantwoordelijkheid voor de taak blijft bij het bestuur van de gemeenten zelf liggen, de centrumgemeente doet de uitvoering. Voordeel voor alle gemeenten is dat de expertise en slagkracht voor de taken wordt vergroot door de bundeling. Is het recht van de raad om vooraf een zienswijze op het ontwerp van de regeling te geven geborgd?

Ja, aan de raad wordt een voorstel voorgelegd om geen zienswijze op het ontwerp van de centrumregeling in te dienen.

Financiële afweging bij aangaan samenwerking Welke afspraken bestaan over de verdeelsleutel van financiële deelnemersbijdragen en de risico’s? Is beleid geformuleerd ten aanzien van de aanwending van een positief rekeningsaldo (vloeit dit terug naar de deelnemers of mag een voorstel tot aanwending worden gedaan)? Is beleid geformuleerd met betrekking tot het instellen van reserves (algemene reserve of bestemmingsreserve, maximale hoogte van de reserves, rentetoerekening etc.)? Is aandacht voor een Treasuryhandvest/-statuut, waarin o.a. regels zijn opgenomen ten aanzien van liquiditeit en uitzettingenbeleid?

De gemeente Zoetermeer neemt diensten af voor minimaal 75 uur per jaar. Niet benutte uren kunnen niet worden meegenomen naar het volgende kalenderjaar. Nee

Nee, niet van toepassing.

Nee, niet van toepassing.

Rolverdeling Is in het collegebesluit aandacht besteed aan wie de gemeente vertegenwoordigt in het bestuur van het samenwerkingsverband?

Is rekening gehouden met de wettelijke plicht over de samenstelling AB en DB?

Niet van toepassing, want het gaat om een eenvoudige vorm van samenwerking onder de Wet gemeenschappelijke regelingen, namelijk een centrumregeling. Hierbij worden geen bevoegdheden overgedragen en wordt er geen nieuw bestuursorgaan in het leven geroepen. Niet van toepassing., want er wordt geen nieuw bestuursorgaan in het leven geroepen.

- aantal DB leden mag nimmer de meerderheid van AB uitmaken - aantal DB leden is minimaal drie en aantal AB leden is minimaal zes

Zijn afspraken gemaakt over het ‘4-ogen principe’?

Niet van toepassing, want er wordt geen nieuw bestuursorgaan in het leven geroepen.

] Governance Sturen/verantwoorden Is in de regeling vastgelegd voor welke besluiten het bestuur van de GR vooraf een zienswijze aan raden moet vragen?

Niet van toepassing, want het gaat om een eenvoudige vorm van samenwerking onder de Wet gemeenschappelijke regelingen, namelijk een centrumregeling. Hierbij worden geen bevoegdheden

Is contractueel vastgelegd hoe het samenwerkingsverband een bijdrage levert aan de realisatie van de beleidsdoelen van de deelnemende gemeenten? Met andere woorden: is het publieke belang geborgd?

Is geregeld dat jaarlijks een contract wordt opgesteld, waarin prestaties en prijzen van het samenwerkingsverband SMART zijn geformuleerd?

Is er een afweging gemaakt over de inwonerbijdrage: in hoeverre is de inwonerbijdrage een open-eindregeling of is de bijdrage genormeerd (d.i dat de bijdrage alleen mag stijgen met inflatiepercentage, bijvoorbeeld de CBS-overheidsconsumptie)? Is in de gemeenschappelijke regeling opgenomen op welke wijze positieve en negatieve resultaten worden verrekend over de deelnemende gemeenten? Is beleid geformuleerd ten aanzien van de aanwending van een positief rekeningresultaat? Is beleid geformuleerd met betrekking tot het instellen van reserves? Is een Treasurystatuut/-handvest opgesteld, waarin o.a. regels zijn opgenomen ten aanzien van liquiditeit en uitzettingenbeleid? Wordt expliciet gevraagd aan het samenwerkingsverband te rapporteren (in begroting, jaarrekening en -verslag) over risico’s die het loopt en de wijze van beheersing van de risico’s?

Zijn afspraken vastgelegd over periodieke evaluaties die de toegevoegde waarde van deelname aan de samenwerking vaststellen en beëindiging van deelneming aan het samenwerkingsverband?

overgedragen en wordt geen nieuw bestuursorgaan in het leven geroepen. Ja in artikel 2 Belang staat dit: Deze regeling wordt getroffen om de afspraken vast te leggen die de gemeenten hebben gemaakt met het oog op het uitvoeren van de wettelijke taken op het gebied van Archeologische Monumentenzorg. Het betreft met name de faciliteiten en capaciteiten die de Centrumgemeente beschikbaar stelt aan de Gastgemeenten ten behoeve van het behoud en de bescherming van het archeologische erfgoed van de Gastgemeenten Ja in artikel 7 Dienstverleningsovereenkomst staat dit: 1. De werkzaamheden die de Centrumgemeente uitvoert zijn per Gastgemeente nader omschreven en vastgelegd in de Dienstverleningsovereenkomst die de Centrumgemeente met elk van de Gastgemeenten in onderling overleg overeenkomt. In de Dienstverleningsovereenkomst staan afspraken over de omvang van de dienstverlening. 2. De Dienstverleningsovereenkomst wordt jaarlijks geëvalueerd en zo nodig geactualiseerd, zoals hierboven beschreven in hoofdstuk 2, artikel 6. Het uurtarief dat wordt berekend staat in de Dienstverleningsovereenkomst; in een tarievenlijst. Niet van toepassing.

Ja, de gemeente Zoetermeer neemt diensten af voor minimaal 75 uur per jaar. Niet benutte uren kunnen niet worden meegenomen naar het volgende kalenderjaar. Nee, niet van toepassing. Nee, niet van toepassing. Niet van toepassing, want er wordt geen nieuw bestuursorgaan in het leven geroepen. Ja in artikel 5 Verplichtingen van de Centrumgemeente staat dit: 1. De Centrumgemeente rapporteert en evalueert ten minste eenmaal per jaar schriftelijk aan een vastgesteld contactpersoon per gastgemeente. 2. De Centrumgemeente brengt jaarlijks in januari een jaarverslag over het voorgaande jaar uit. De financiële verantwoording is hierin separaat opgenomen. 3. De Centrumgemeente stelt elk jaar in het laatste kwartaal een jaarplan voor het komende jaar met begroting en tarifering op. Ja, op grond van artikel 9 van de gemeenschappelijke regeling vindt minimaal 1 keer per 4 jaar een evaluatie van de regeling plaats. In artikel 11 staan regels over uittreding.

Voldoet de gemeenschappelijke regeling nog aan de huidige eisen/omstandigheden? Zijn voorwaarden waaronder kan worden uitgetreden vastgelegd? En volgt daaruit duidelijk wat voor gevolgen uittreden heeft voor de gemeente?

Is de wijze van liquidatie geregeld? Is vastgelegd op welke wijze het samenwerkingsverband doelmatigheid en doeltreffendheid van het uitgevoerde beleid

Ja. Ja, dit staat in artikel 11 over Toe- en uittreding: 1.Tot deze regeling kan worden toegetreden, dan wel uitgetreden, door middel van besluiten van het betreffende college na toestemming van de betreffende gemeenteraad de daartoe bevoegde bestuursorganen van een deelnemende gemeente, respectievelijk een toetredende gemeente. 2.Uittreding is toegestaan na twee kalenderjaren. Op 1 januari, twee jaar voorafgaand aan de uittreding, dient dit schriftelijk aan de Centrumgemeente kenbaar te worden gemaakt. 3.Bij het vaststellen van de hoogte van de uittreedsom is het uitgangspunt dat de uittredende Gastgemeente de reële schade van de Centrumgemeente dient te vergoeden, die rechtstreeks gevolg is van het (gedeeltelijk) uittreden uit de gemeenschappelijke regeling. 4.De uittreedsom bestaat uit de zakelijke gerechtvaardigde kosten, te weten de kosten die rechtstreeks ontstaan uit de uittreding (frictiekosten) en de bijdragen aan de overtollige kosten (desintegratiekosten). 5.De kosten als bedoeld in lid 3 en lid 4 worden door de accountant van de Centrumgemeente bepaald aan de hand van de jaarrekeningen over de afgelopen 3 jaar voorafgaand aan de datum van uittreding. De beoordeling van de kosten van uittreden wordt gebaseerd op de feiten en omstandigheden die bekend zijn op het moment van de daadwerkelijke uittreding.

6.Met het oog op het vaststellen van de hoogte van de uittreedsom, als bedoeld in het derde t/m vijfde lid, vragen de uittredende Gastgemeente en de Centrumgemeente desgewenst gezamenlijk om een bindend advies aan een onafhankelijke externe deskundige. De kosten voor het inschakelen van de externe deskundige zijn, als onderdeel van de frictiekosten, voor rekening van de uittredende Gastgemeente. 7.De Centrumgemeente stelt de conceptuittredingsregeling vast en stuurt deze aan de deelnemende bestuursorganen van de Gastgemeenten ter besluitvorming. 8.Gedurende de periode tussen het besluit tot uittreding en effectuering daarvan is de uittredende Gastgemeente gehouden al haar verplichtingen na te komen. 9.De uittreedsom dient binnen een termijn van 6 maanden na vaststelling als bedoeld in het zevende lid door de uittredende deelnemer aan de Centrumgemeente en gastgemeenten te zijn voldaan, tenzij in de uittredingsregeling een andere afspraak is gemaakt. Lopende kosten en aangegane verplichtingen worden hierbij verrekend. Nee, niet van toepassing. Nee, want het betreft alleen adviserende taken die onder bevoegdheid van het college van burgemeester en wethouders wordt uitgevoerd.

vaststelt en hierover de raden van de deelnemende gemeenten informeert? Is in de GR regeling opgenomen of en zo ja hoe, burgers mogelijkheid tot inspraak krijgen?

Nee, de taken die de Centrumgemeente uitvoert zijn alleen adviestaken aan de gemeente Zoetermeer. Eventuele inspraak door burgers bij procedures over omgevingsvergunningen worden door de gemeente Zoetermeer of initiatiefnemers zelf uitgevoerd.

Beheersen Zijn afspraken vastgelegd over informatievoorziening (op welke wijze, wat, wanneer, frequentie, aan wie)? Belangrijk hierbij zijn: data van oplevering (ontwerp)begroting, jaarrekening en jaarverslag (waarin verantwoording wordt afgelegd over de geleverde prestaties en de gemaakte kosten) en beleidsIwijzigingen (zoek naar koppeling met de gemeentelijke beleidsvoorbereiding).

Is de jaarrekening van het samenwerkingsverband voorzien van een goedkeurende accountantsverklaring? Zijn de actieve en passieve inlichtingen- en informatieplicht goed geregeld, zowel binnen het samenwerkingsverband (relatie dagelijks en algemeen bestuur), tussen het samenwerkingsverband en de deelnemende gemeenten en binnen de gemeente zelf (het ter verantwoording roepen van een lid van het algemeen bestuur of bestuurder van een privaatrechtelijke deelneming).

Ja, in artikel 5 Verplichtingen van de Centrumgemeente staat dit: 1. De Centrumgemeente rapporteert en evalueert ten minste eenmaal per jaar schriftelijk aan een vastgesteld contactpersoon per gastgemeente. 2. De Centrumgemeente brengt jaarlijks in januari een jaarverslag over het voorgaande jaar uit. De financiële verantwoording is hierin separaat opgenomen. 3. De Centrumgemeente stelt elk jaar in het laatste kwartaal een jaarplan voor het komende jaar met begroting en tarifering op. Nee, niet van toepassing. Niet van toepassing, want er wordt geen nieuw bestuursorgaan in het leven geroepen.

Is geregeld op welke wijze leden van de deelnemende raden inlichtingen kunnen vragen bij het bestuur van de gemeenschappelijke regeling en de wijze waarop de inlichtingen/antwoorden worden verstrekt aan alle deelnemende raden?

Toezicht houden Is afgesproken op welke wijze en op welke onderwerpen toezicht is vormgegeven?

Ja, in artikel 6 Evaluatie dienstverlening staat dit: 1. De Gastgemeenten en de Centrumgemeente stellen vaste vertegenwoordigers aan voor de evaluatie van de geboden dienstverlening. 2. Ten minste eenmaal per jaar wordt iedere Gastgemeente uitgenodigd door de Centrumgemeente voor een evaluatie van de uitgevoerde werkzaamheden, de aankomende werkvoorraad en eventuele bijzonderheden.

Is vastgelegd wat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de toezichthouders zijn?

Niet van toepassing, want er wordt geen nieuw bestuursorgaan in het leven geroepen.

Bijvoorbeeld ontslaan van bestuurders.

Is geregeld op welke wijze en waarover de raden van de deelnemende gemeenten worden

Niet van toepassing, want het betreft alleen adviserende taken die onder bevoegdheid van het

geïnformeerd door de toezichthouders over het presteren van het samenwerkingsverband? Kunnen de deelnemende gemeenten de toezichthouder controleren en evalueren?

college van burgemeester en wethouders wordt uitgevoerd. Niet van toepassing, er is alleen sprake van jaarlijks evalueren, niet van toezichthouders.