Raadsvoorstel en -besluit 1282581 - Vaststellen van de Verordening op de auditcommissie van de gemeente Zevenaar 2026

Raadsvoorstel onderwerp zaaknummer documentnummer portefeuille

Vaststellen verordening op de auditcommissie van de gemeente Zevenaar 2026 Z/26/506987 INT/26/1282581 Bestuur en ondersteuning

1. Samenvatting De auditcommissie heeft in 2025 haar werkwijze in de raadsperiode 2022–2026 geëvalueerd. Uit deze evaluatie kwam naar voren dat de huidige Verordening op de auditcommissie uit 2018 niet meer aansluit bij de werkpraktijk. Belangrijke aandachtspunten zijn het versterken van de apolitieke en adviserende rol van de auditcommissie richting de raad en het duidelijk vastleggen van de rollen en taken van de commissie, bijvoorbeeld bij de aanbesteding en selectie van de accountant. Voorgesteld wordt om de Verordening op de auditcommissie van de gemeente Zevenaar 2026 vast te stellen. In deze geactualiseerde verordening zijn de taken en verantwoordelijkheden van de auditcommissie verduidelijkt, is de positie van de voorzitter nader omschreven en zijn de regels voor samenstelling en zittingsduur aangescherpt. Ook is weergave van de ondersteuning van de commissie nader uitgewerkt, met een duidelijke rol van de commissiegriffier en door de rol van de vaste adviseurs vast te leggen. Verder zijn de vergader‑ en verslagleggingsregels geactualiseerd en is de structuur van de verordening in overeenstemming gebracht met het Reglement van orde en de verordening op de raadscommissies. Hiermee sluit de verordening beter aan op de huidige en toekomstige werkpraktijk. 2. Raadsvoorstel Wij adviseren u: 1.

de volgende verordening vast te stellen: Verordening op de auditcommissie van de gemeente Zevenaar 2026. 3. Waarom naar de raad De raad kan op grond van artikel 84 van de Gemeentewet andere commissies dan bedoeld in de artikelen 82 en 83 van de Gemeentewet instellen. De raad legt afspraken over de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze in de verordening op de auditcommissie. Als er sprake is van een wijziging, of intrekking en vaststelling, van de verordening, dan besluit de raad hierover. 4. Doelstelling en beoogd resultaat Het doel van deze actualisatie is om de Verordening op de auditcommissie beter aan te laten sluiten op de werkpraktijk. Ook is gewerkt aan het verduidelijken en vereenvoudigen van de verordening.

5. Argumenten en alternatieven Argumenten 1.1. Actualisatie op basis van evaluatie en veranderde werkpraktijk Uit de evaluatie van het functioneren van de auditcommissie in 2025 blijkt dat de huidige verordening uit 2018 niet meer aansluit op de manier waarop de commissie in de raadsperiode 2022–2026 heeft gewerkt. De geconstateerde verbeterpunten – zoals de behoefte aan een sterkere adviserende rol, duidelijke procesafspraken en rolverduidelijking – kunnen worden doorgevoerd via een geactualiseerde verordening. 1.2. Verduidelijking van taken en bevoegdheden De rol van de auditcommissie in de begeleiding van het aanbestedingsproces en de selectie van de accountant was onvoldoende beschreven. Gezien de wettelijke rol van de raad bij het aanwijzen van de accountant (art. 213 Gemeentewet), is een heldere vastlegging noodzakelijk om zorgvuldige, transparante besluitvorming te borgen. De actualisatie biedt duidelijkheid over de adviesfunctie richting de raad, wat de kwaliteit van de controlerende taak van de raad versterkt. 1.3. Uniformering en aansluiting op bestaand regelkader De structuur en artikelindeling van de verordening zijn in overeenstemming gebracht met het Reglement van orde en de verordening op de raadscommissies. Dit bevordert interne consistentie binnen het geheel van gemeentelijke regelingen.

Daarnaast voorkomt uniformering interpretatieverschillen in de toepassing van regels en draagt het bij aan een eenduidige werkwijze binnen de raad en de ondersteunende organisatie. 1.4. Versterking van transparantie en zorgvuldige besluitvorming Door het aanscherpen van vergaderregels, verslagleggingseisen en afspraken over geheimhouding wordt de transparantie vergroot en wordt voldaan aan actuele eisen van zorgvuldige bestuurlijke besluitvorming. Heldere procedures ondersteunen zowel commissieleden als ondersteunende ambtenaren in hun rollen en verminderen risico’s op procedurele fouten. Alternatieven De raad kan besluiten de geactualiseerde Verordening op de auditcommissie van de gemeente Zevenaar 2026 niet vast te stellen. In dat geval blijft de Verordening op de auditcommissie gemeente Zevenaar 2018 van kracht en verandert de huidige regeling voor taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de auditcommissie niet. 6. Hoe gaan we dat bereiken en is evaluatie nodig? De Verordening op de auditcommissie wordt ter actualisatie aan u voorgelegd, bijvoorbeeld vanwege een wetswijziging. Wanneer er geen directe aanleiding voor een tussentijdse wijziging is, dan controleert de griffie in ieder geval één keer in de vier jaar of de verordening nog actueel is. 7. Klimaat en duurzaamheid Niet van toepassing.

zaaknummer Z/26/506987

pagina 2 van 8

8. Communicatie Na vaststelling, wordt de verordening bekendgemaakt door publicatie in het elektronische gemeenteblad. De verordening is vanaf dat moment te raadplegen via de website www.officielebekendmakingen.nl. 9. Kosten, baten en dekking Dit voorstel heeft geen financiële consequenties. 10. Bijlagen De volgende bijlagen horen bij dit voorstel: Volgorde: 1.

Documentnummer: INT/26/1284485

Naam: Was-wordt-tabel verordening op de auditcommissie van de gemeente Zevenaar 2026

De auditcommissie van de gemeente Zevenaar, De griffier, Lennart Sluis

zaaknummer Z/26/506987

De voorzitter van de auditcommissie, Pascal de Winkel

pagina 3 van 8

Raadsbesluit onderwerp zaaknummer documentnummer

Vaststellen verordening op de auditcommissie van de gemeente Zevenaar 2026 Z/26/506987 INT/26/1282581

De raad van de gemeente Zevenaar; gelezen het voorstel van de auditcommissie van 5 februari 2026 met kenmerk INT/26/1282581; gelet op artikel 84 en artikel 213 van de Gemeentewet; besluit de volgende verordening vast te stellen:

Verordening op de auditcommissie van de gemeente Zevenaar 2026 HOOFDSTUK 1. ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1. Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: accountant: de accountant die door de raad wordt aangewezen op grond van artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet; college: het college van burgemeester en wethouders; commissievoorzitter: voorzitter van de auditcommissie of zijn plaatsvervanger; griffier: griffier van de raad of zijn plaatsvervanger lid: lid van de auditcommissie; secretaris: de secretaris die door het college wordt aangewezen op grond van artikel 102 van de Gemeentewet. Artikel 2. Instelling Er is een auditcommissie, waarvan de werkzaamheden betrekking hebben op onder andere de volgende onderwerpen: a. de accountantscontrole; b. het financieel beheer en de interne (risico)beheersing; c. de planning & controlcyclus; en d. de planning & controlinstrumenten. HOOFDSTUK 2. TAKEN EN BEVOEGDHEDEN Artikel 3. Taken en bevoegdheden De auditcommissie: a. informeert en adviseert de raad over de onderwerpen, bedoeld in artikel 2; b. voert overleg met het college over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen, bedoeld in artikel 2;

zaaknummer Z/26/506987

pagina 4 van 8

c. d.

e.

voert overleg met de accountant over in ieder geval het accountantsverslag en de rapportages over de interne controle en beheersing; begeleidt de aanbesteding van de accountantscontrole en adviseert de raad over de aanwijzing van een of meer accountants, als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet. In voorbereiding op de aanbesteding draagt de commissie zorg voor het opstellen van een programma van eisen voor de jaarlijkse accountantscontrole, met de selectiecriteria en bijbehorende wegingsfactoren; en evalueert de werkzaamheden van de accountant en adviseert de raad over een verlenging van het contract met de accountant.

HOOFDSTUK 3. SAMENSTELLING EN ZITTINGSDUUR Artikel 4. De commissieleden 1. De auditcommissie bestaat uit ten minste 3 en maximaal 5 leden. 2. De raad benoemd de leden van de auditcommissie. Zowel raadsleden als commissieleden, als bedoeld in de Verordening op de raadscommissies van de gemeente Zevenaar 2025, kunnen lid van de auditcommissie zijn. De raad houdt, voor zover het de benoeming betreft, rekening met een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde fracties. 3. De raad kan een lid uit de auditcommissie ontslaan. 4. Ieder lid kan ontslag nemen door zijn ontslag schriftelijk in te dienen bij de voorzitter van de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd. 5. Het lidmaatschap van de auditcommissie eindigt in ieder geval: a. wanneer niet meer wordt voldaan aan de vereisten van het lidmaatschap van de raad of de raadscommissies; b. wanneer een commissielid, als bedoeld in de verordening op de raadscommissies, benoemd is op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad; en c. met het einde van de zittingsperiode van de raad. Artikel 5. De commissievoorzitter 1. De commissie wijst één van de leden van de auditcommissie aan als voorzitter van de commissie en één als plaatsvervangend voorzitter van de commissie.

Zowel de voorzitter als zijn plaatsvervanger zijn lid van de raad. 2. De commissievoorzitter is belast met: a. het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie; b. de handhaving van de orde in de vergaderingen; c. het opstellen van (advies)brieven aan de raad en raadsvoorstellen; d. het vaststellen van de inhoud van (advies)brieven aan de raad of raadsvoorstellen, wanneer de commissie hierover geen consensus bereikt; en e. het bewaken van de taken en de bevoegdheden die op grond van deze verordening aan hem of de commissie zijn toegedeeld. 3. De commissievoorzitter en zijn plaatsvervanger kunnen schriftelijk ontslag nemen door dit schriftelijk mede te delen aan de voorzitter van de raad. Het ontslag gaat een maand na deze schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is aangewezen. Het neerleggen van het voorzitterschap heeft geen gevolgen voor het commissielidmaatschap, tenzij sprake is van ontslag als bedoeld in artikel 4. 4. Het commissievoorzitterschap eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

zaaknummer Z/26/506987

pagina 5 van 8

Artikel 6. Waarneming commissievoorzitterschap 1. Als de commissievoorzitter niet beschikbaar is, wordt het commissievoorzitterschap waargenomen door de plaatsvervangend commissievoorzitter. 2. De plaatsvervangend commissievoorzitter heeft de taken en bevoegdheden van de commissievoorzitter die nodig zijn voor de waarneming. Artikel 7. De commissiegriffier 1. De griffier van de raad kan ter ondersteuning van de commissie een op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar aanwijzen als commissiegriffier. 2. Een commissiegriffier is aanwezig in de commissievergaderingen. 3. Als een commissiegriffier niet beschikbaar is, wordt hij vervangen door de griffier of een door de griffier van de raad aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar. 4. Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen. Artikel 8. Ondersteuning en adviseurs 1. De commissie wordt in ieder geval terzijde gestaan door de volgende adviseurs: a. de domeinmanager van het domein Dienstverlening & Bedrijfsvoering; b. de teammanager van het team Financiën & Belastingen; c. de concerncontroller; en d. de (commissie)griffier. 2.

De adviseurs, genoemd in het eerste lid kunnen aanwezig zijn in de commissievergaderingen en geven gevraagd en ongevraagd advies aan de commissie. 3. De commissie kan besluiten te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs. HOOFDSTUK 4. VERGADERINGEN Artikel 9. Vergaderingen 1. De auditcommissie vergadert volgens een voorafgaand aan het vergaderjaar vast te stellen rooster. Daarnaast vergadert de auditcommissie ook als de commissievoorzitter het nodig acht of als ten minste 2 leden schriftelijk, met opgaaf van redenen, daarom verzoeken. 2. De commissievoorzitter opent een vergadering pas als blijkt dat meer dan de helft van de leden aanwezig is. 3. Als meer dan de helft van de leden een kwartier na de beoogde begintijd van de vergadering niet aanwezig is, belegt de commissievoorzitter een nieuwe vergadering. Deze kan op zijn vroegst pas plaats vinden vierentwintig uur nadat de leden voor deze vergadering zijn opgeroepen. In die vervangende vergadering vervalt de eis dat meer dan de helft van de leden aanwezig moet zijn.

zaaknummer Z/26/506987

pagina 6 van 8

Artikel 10. Oproep en agenda 1. De commissievoorzitter roept leden voor een commissievergadering schriftelijke op en deelt met hen de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken. 2. De commissievoorzitter kan nadat hij leden schriftelijk heeft opgeroepen een aanvullende agenda opstellen. Deze wordt zo snel mogelijk met de daarbij behorende stukken met de leden gedeeld. 3. De stukken waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, worden in afwijking van het eerste en tweede lid bij de griffie ter inzage gelegd. 4. De agenda wordt bij het begin van een vergadering door de commissie vastgesteld. Artikel 11. Deelname aan de beraadslaging door anderen De auditcommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging. Artikel 12. Advies aan de raad en beslissingen 1. Wanneer de commissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies. Bij de formulering van een advies aan de raad wordt gestreefd naar consensus. Indien van toepassing, wordt van een minderheidsstandpunt melding gemaakt in dit advies. 2. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over het aan de raad uit te brengen advies of met betrekking tot de orde. Artikel 13. Verslag 1.

De commissiegriffier is verantwoordelijk voor een kort zakelijk verslag van vergaderingen. 2. Uit een kort zakelijk verslag blijkt in ieder geval: a. de namen van de aanwezige commissievoorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de leden, de adviseurs, en de namen van de overige aanwezigen; b. een aantekening van leden die afwezig waren; c. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest; d. een zakelijke samenvatting van het advies aan de raad. Indien van toepassing, wordt van een minderheidsstandpunt melding gemaakt in dit advies; en e. bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 11 door de commissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen. 3. Een conceptverslag wordt gelijktijdig met de verzending aan de leden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de commissievergadering waarop het betrekking heeft. 4. Verslagen worden in de eerstvolgende vergadering ter vaststelling aangeboden. Vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend. Deze verslagen worden openbaar gemaakt, tenzij sprake is van informatie waarop op grond van de Wet open overheid (Woo) of de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) beperkingen van toepassing zijn. Artikel 14.

Toepassing verordening op besloten vergaderingen Op besloten commissievergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

zaaknummer Z/26/506987

pagina 7 van 8

Artikel 15. Verslag besloten vergadering 1. De verslagen van besloten commissievergaderingen worden in de eerstvolgende vergadering ter vaststelling aangeboden. Vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend. 2. Tijdens deze vergadering neemt de auditcommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het verslag. Verslagen waaromtrent op grond van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, worden in afwijking van artikel 13 niet openbaar gemaakt maar bij de griffie ter inzage gelegd. Artikel 16. Opheffing geheimhouding Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de auditcommissie die geheimhouding heeft opgelegd en daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de auditcommissie overleg gevoerd. HOOFDSTUK 5. SLOTBEPALINGEN Artikel 17. Uitleg verordening In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de auditcommissie op voorstel van de commissievoorzitter. Artikel 18. Intrekking oude Verordening De Verordening op de auditcommissie gemeente Zevenaar 2018 wordt ingetrokken. Artikel 19. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na publicatie in het gemeenteblad. 2.

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de auditcommissie van de gemeente Zevenaar 2026. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zevenaar, gehouden op 25 februari 2026. De griffier Lennart Sluis {{ZTA:Type(certificate):Signatory(0):Size(140:45)}}

zaaknummer Z/26/506987

De burgemeester Lucien van Riswijk {{ZTA:Type(certificate):Signatory(1):Size(140:45)}}

pagina 8 van 8