Raadsvoorstel en -besluit 1279067 - Inzet incidentele middelen procesoptimalisatie 2026 (kennisname Verbeterplan Jeugd en Wmo 2026-2027)

Raadsvoorstel onderwerp zaaknummer documentnummer portefeuillehouder portefeuille

Inzet incidentele middelen procesoptimalisatie 2026 Z/25/505333 INT/25/1279067 S. Bijl Sociaal Domein

1. Samenvatting Dit voorstel vloeit voort uit: 1. de toezegging van de portefeuillehouder in de commissievergadering van 9 september 2025 om met een voorstel te komen voor een eenmalige inhaalslag op de wachtlijsten, inclusief benodigde budget; 2. de opdracht van de raad van 24 september 2025, via een geamendeerd raadsbesluit om een verbeterplan Jeugd en Wmo op te stellen, de stand van de wachtlijsten per kwartaal van 2025 inzichtelijk te maken en de oorzaken van het ontstaan van deze wachtlijsten te analyseren. Het college heeft het Verbeterplan Jeugd en Wmo 2026-2027 vastgesteld. Het plan beschrijft de belangrijkste verbeteringen die in 2024–2025 zijn gerealiseerd, zoals verkorte doorlooptijden, meer uniforme werkprocessen, versterkte casusregie en het verdwijnen van de wachtlijst voor huishoudelijke hulp. Het verbeterplan beschrijft hoe deze ontwikkelingen worden geborgd en welke vervolgstappen in 2026–2027 nodig zijn om de toegankelijkheid, doorlooptijden en kwaliteit van de toegang verder te verbeteren. Het verbeterplan bevat geen nieuwe beleidskeuzes en vraagt daarom geen raadsbesluit. Om in 2026 een eenmalige inhaalslag op de wachtlijsten mogelijk te maken én procesoptimalisatie (Lean) sneller en breder door te voeren, is tijdelijke extra capaciteit noodzakelijk.

Zonder deze capaciteit worden medewerkers aan het primaire proces onttrokken en lopen wachtlijsten opnieuw op. Daarom wordt voorgesteld om € 100.000 incidenteel beschikbaar te stellen uit de algemene reserve. 2. Raadsvoorstel We stellen u voor om: 1. een incidenteel budget van € 100.000 beschikbaar te stellen voor uitvoering van de procesoptimalisatie in 2026, zoals opgenomen in het bijgevoegde verbeterplan; 2. het incidentele budget te dekken uit de algemene reserve. 3. Waarom naar de raad Op basis van artikel 189 van de Gemeentewet heeft de raad het budgetrecht. Het beschikbaar stellen van incidentele middelen uit de algemene reserve is daarom een bevoegdheid van de raad. Om de procesoptimalisatie in 2026 mogelijk te maken, wordt dit voorstel ter besluitvorming aan de raad voorgelegd.

4. Doelstelling en beoogd resultaat Het doel van het beschikbaar stellen van € 100.000 is om in 2026 een versneld en brede procesoptimalisatie mogelijk te maken, zonder dat dit leidt tot oplopende wachtlijsten. Daarmee wordt onder andere uitvoering gegeven aan zowel de bestuurlijke toezegging als aan de raadswens om de wachtlijsten structureel terug te brengen. Met de gevraagde middelen worden de volgende resultaten gerealiseerd: 1. optimaliseren van het hoofdproces Jeugd; 2. optimaliseren van het hoofdproces Wmo; 3. optimaliseren van het werkproces Doelgroepenvervoer; 4. verkennen welke aanvragen administratief of digitaal kunnen worden afgehandeld. Deze inzet maakt het mogelijk om wettelijke termijnen structureel te halen, wachtlijsten te voorkomen en de toegankelijkheid van de toegang verder te verbeteren. 5. Argumenten en alternatieven Argumenten 1.1 Het voorgestelde besluit geeft uitvoering aan zowel de bestuurlijke toezegging en de raadsopdracht Om de bestuurlijke toezegging van 9 september 2025 en de raadsopdracht van 24 september 2025 binnen de gevraagde termijn te kunnen realiseren, is tijdelijke extra capaciteit noodzakelijk. Zonder de gevraagde middelen komen de uitvoering van het verbeterplan en de inhaalslag op de wachtlijsten in 2026 niet tijdig tot stand.

1.2 Procesoptimalisatie heeft aantoonbaar effect Binnen de Wmo is de wachtlijst voor huishoudelijke hulp volledig verdwenen. Begin dit jaar werd een aanvraag voor huishoudelijke hulp ruim vier maanden ná de wettelijke termijn afgehandeld. Momenteel worden de aanvragen binnen de wettelijke termijn afgehandeld, zónder de inzet van extra formatie. Bij Jeugd heeft een gewijzigde werkwijze in samenwerking met partners gezorgd voor versnelde afhandeling van aanvragen. 1.3 Toelichting op de lean-methodiek Lean is een methode waarmee werkprocessen worden verbeterd door samen met medewerkers knelpunten, vertraging en overbodige stappen inzichtelijk te maken en te vereenvoudigen. Teams ontwerpen zelf de nieuwe werkwijze, waardoor draagvlak groot is en verbeteringen blijvend effect hebben. De toepassing binnen de huishoudelijke hulp laat zien dat Lean in de praktijk leidt tot kortere doorlooptijden en het verdwijnen van wachtlijsten. 1.4 Versnelling op procesoptimalisatie is gewenst en nodig In de commissie van 10 september 2025 is de wens uitgesproken om sneller en breder procesoptimalisatie toe te passen. Lean vereist enkele maanden per proces en kan niet parallel binnen één team op meerdere processen worden uitgevoerd. Extra capaciteit is noodzakelijk om de gevraagde versnelling te realiseren.

Lean wordt uiteindelijk op alle processen toegepast, met prioriteit bij processen waar de druk het hoogst is. 1.5 Tijdelijke middelen op procesoptimalisatie voorkomen dat wachtlijsten opnieuw oplopen Procesverbetering leidt tot structureel efficiëntere processen en voorkomt terugkerende wachtlijsten. Het doorvoeren van procesverbeteringen vraagt echter tijd, waardoor medewerkers tijdelijk moeten worden

zaaknummer 1279067

pagina 2 van 5

vrijgemaakt. Zonder aanvullende capaciteit worden medewerkers aan het primaire proces onttrokken voor Lean-trajecten, wat in eerste instantie leidt tot oplopende wachtlijsten en afnemend draagvlak. 1.6 Procesoptimalisatie vermindert risico’s op het niet halen van wettelijke termijnen Door Lean-verbeteringen worden processen efficiënter en kwalitatief beter, waardoor wettelijke beslistermijnen structureel gehaald kunnen worden en risico’s op klachten, bezwaren en onrechtmatigheden afnemen. 2.1 De personele budgetten voor 2026 bieden geen ruimte voor de benodigde tijdelijke uitbreiding Binnen de personele budgetten (P-budgetten) van Jeugd en Wmo is geen financiële ruimte beschikbaar om de tijdelijke extra capaciteit te bekostigen, zonder dat dit direct ten koste zou gaan van de uitvoering van wettelijke taken en lopende ondersteuning. Door het incidentele budget te dekken uit de algemene reserve, kan de noodzakelijke procesoptimalisatie in 2026 doorgang vinden zonder druk op de reguliere uitvoering. Daarmee wordt geborgd dat de ingezette verbeteringen tijdig en volledig kunnen worden gerealiseerd. Alternatieven Alternatieven voor beslispunt 1: 1.1 Procesoptimalisatie binnen bestaande formatie Het uitvoeren van Lean-trajecten binnen de huidige formatie betekent dat medewerkers tijdelijk worden vrijgemaakt uit het primaire proces.

Hierdoor lopen wachttijden in eerste instantie op en worden wettelijke termijnen naar verwachting pas per 1 januari 2027 gehaald in plaats van 1 juli 2026. Dit alternatief is daarom niet wenselijk. 1.2 Procesoptimalisatie beperken tot één team Het beperken van procesoptimalisatie tot alleen Jeugd of alleen Wmo is niet doelmatig. De teams hebben ieder eigen knelpunten en doorlooptijden. Als procesoptimalisatie alleen in één team wordt toegepast, blijven de knelpunten in de andere teams bestaan en ontstaat ongelijkheid in dienstverlening voor inwoners. Daarnaast wordt de door de raad gewenste versnelling in 2026 dan niet gehaald. Een brede en samenhangende aanpak is daarom noodzakelijk. Alternatieven voor beslispunt 2: 2.1 Dekking binnen de P-budgetten Het financieren van de tijdelijke capaciteit binnen de bestaande P-budgetten is niet mogelijk. Deze budgetten zijn volledig toegewezen aan structurele inzet voor Jeugd en Wmo. Het verschuiven van middelen zou direct leiden tot onderbezetting en risico’s voor het uitvoeren van wettelijke taken. Dit alternatief is daarom niet haalbaar. 2.2 Minder middelen inzetten Bij minder middelen is onvoldoende tijdelijke capaciteit beschikbaar om de Lean-trajecten in 2026 zorgvuldig en parallel uit te voeren. Dit vertraagt verbeteringen, verhoogt de werkdruk in de teams en vergroot het risico dat wettelijke termijnen niet tijdig worden gehaald.

Om deze redenen wordt dit alternatief niet wenselijk geacht. 6. Hoe gaan we dat bereiken en is evaluatie nodig? Wanneer u instemt met het beschikbaar stellen van incidentele middelen, kunnen in 2026 Lean-trajecten worden uitgevoerd binnen de hoofdprocessen Jeugd, Wmo en Doelgroepenvervoer. Hiermee wordt zaaknummer 1279067

pagina 3 van 5

uitvoering gegeven aan het verbeterplan zonder dat wachtlijsten oplopen. De voortgang wordt gemonitord en opgenomen in de monitor Sociaal Domein. 7. Klimaat en duurzaamheid Niet van toepassing. 8. Communicatie In 2026 zijn de tussentijdse cijfers Jeugdhulp en Wmo zoals deze nu maandelijks worden aangeboden aan de raad doorontwikkeld tot een sociaal domein brede monitor die periodiek met de raad wordt gedeeld. Deze monitor wordt ook intern gebruikt voor beter zicht en grip op de kwaliteit en ontwikkeling van het Sociaal Domein. In de monitor Sociaal Domein zal ook worden gerapporteerd over de KPI's uit het verbeterplan. 9. Kosten, baten en dekking Voor 2026 wordt € 100.000 incidenteel budget gevraagd waarmee tijdelijke capaciteit kan worden ingezet om Lean-trajecten uit te voeren en medewerkers vrij te maken van het primair proces. Deze investering draagt bij aan structureel efficiëntere processen, tijdige afhandeling en het voorkomen van nieuwe wachtlijsten. 10. Bijlagen De volgende bijlagen horen bij dit voorstel: 1. INT/25/1279094

Verbeterplan Jeugd en Wmo 2026-2027

Burgemeester en wethouders van Zevenaar De secretaris Danielle Jansen

zaaknummer 1279067

De burgemeester Lucien van Riswijk

pagina 4 van 5

Raadsbesluit Onderwerp: zaaknummer documentnummer

Verbeterplan Jeugd en Wmo 2026-2027 en inzet incidentele middelen procesoptimalisatie 2026 Z/25/505333 INT/25/1279076

De raad van de gemeente Zevenaar; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Zevenaar; gelet op artikel 189 van de Gemeentewet; besluit: 1. een incidenteel budget van € 100.000 beschikbaar te stellen voor uitvoering van de procesoptimalisatie in 2026, zoals opgenomen in het bijgevoegde verbeterplan; 2. het incidentele budget te dekken uit de algemene reserve.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zevenaar, gehouden op 28 januari 2026. De griffier Lennart Sluis {{ZTA:Type(certificate):Signatory(0):Size(140:45)}}

zaaknummer 1279067

De burgemeester Lucien van Riswijk {{ZTA:Type(certificate):Signatory(1):Size(140:45)}}

pagina 5 van 5