Raadsvoorstel en -besluit 1208067Zienswijze voorlopige jaarstukken 2023 en concept meerjarenbegroting 2025-2028 Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg (SALD)

*Z085528AADC*

Raadsvoorstel onderwerp zaaknummer documentnummer portefeuillehouder portefeuille

Zienswijze voorlopige jaarstukken SALD 2023 en concept meerjarenbegroting SALD 2025-2028 Z/24/470554 INT/24/1208067 A. Boone Informatiebeheer

1. Samenvatting Vanuit het Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg ontvingen wij de jaarrekening 2023 en de meerjarenbegroting 2025-2028 . Aan de deelnemende gemeenten wordt gevraagd om, indien gewenst, een zienswijze kenbaar te maken over deze financiële stukken. Met dit raadsvoorstel doen wij u een voorstel voor een zienswijze. 2. Raadsvoorstel Wij stellen u voor om: 1. In te stemmen met de jaarstukken 2023 van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg en hierop geen zienswijze in te dienen; 2. In te stemmen met de concept meerjarenbegroting 2025-2028 van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg en daarbij een zienswijze in te dienen over de ontwikkelingen die samenhangen met het e-depot; 3. De zienswijze vast te stellen volgens bijgevoegde (concept) zienswijzebrief. 3. Waarom naar de raad Volgens artikel 35 van de Wet gemeenschappelijke regeling (Wgr) en artikel 18 en 19 van de gemeenschappelijke regeling SALD kunnen de raden van de deelnemende gemeenten bij het bestuur van het SALD hun zienswijze over de jaarrekening en begroting kenbaar maken. 4. Doelstelling en beoogd resultaat Standpunt van de gemeente Zevenaar kenbaar te maken over de jaarrekening en begroting om invloed te houden op de taken, te behalen doelstellingen en financiën van het SALD. 5. Argumenten en alternatieven Argumenten 1.1.

De concept jaarrekening geeft geen aanleiding tot het indienen van een zienswijze Gedurende het gehele jaar is tijd besteed aan de voorbereidingen voor het opzetten van een e-depot zodat digitale informatie kan worden opgeslagen, beheerd en voor de lange termijn toegankelijk is. Verder zijn onder andere diverse permanent te bewaren archieven vanuit Zevenaar in beheer genomen. De jaarrekening is overzichtelijk en biedt financieel inzicht en het jaarverslag geeft een goed inzicht in de activiteiten van het SALD. De jaarrekening laat een totale last van €348.842,- zien. Hiervan is €41.852,diverse opbrengsten en een bedrag van €795,- wordt onttrokken uit de reserve. Een bedrag van €306.195,is bijgedragen door de deelnemende gemeenten. In de jaarrekening 2023 van de gemeente Zevenaar zijn

de financiële effecten van het SALD verwerkt. De concept jaarrekening 2023 geeft verder geen aanleiding tot het maken van opmerkingen. 2.1 De concept begroting geeft aanleiding tot het indienen van een zienswijze De begroting voldoet aan de verplichting die de gemeente Zevenaar en het SALD met elkaar hebben in de Gemeenschappelijke Regeling alsook aan het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten. Behalve onderstaande ontwikkeling zijn in de meerjarenbegroting 2025 uitsluitend loon- en prijspeilontwikkelingen verwerkt. 2.2 In de meerjarenbegroting zijn de kosten van het e-depot opgenomen In 2025 zet het SALD de ontwikkelingen voort met betrekking tot het aansluiten op het e-depot (digitale archiefbewaarplaats) van het Erfgoedcentrum de Achterhoek de Liemers (hierna: ECAL). De projectleider e-depot is inmiddels gestart. De incidentele kosten voor de tijdelijke werkzaamheden waren reeds in de gemeentelijke begroting opgenomen. In de meerjarenbegroting van het SALD zijn vanaf 2025 structurele kosten voor het e-depot begroot, zoals personeelskosten en beheerskosten van leveranciers en collectiebeheersysteem. Hierdoor stijgen de kosten en opbrengsten vanaf 2025 vergeleken met voorgaande jaren. Voor de kostenverdeling over de gemeenten wordt voorlopig de reeds gehanteerde toedeling gebruikt.

Dit resulteert voor Zevenaar in een totaalbijdrage van €253.000,- in 2025, een verhoging ten opzichte van voorgaande jaren met €68.000,-. Deze stijging van de kosten worden aan u voorgelegd bij de behandeling van de Kadernota 2025-2028. Daarbij merken we op dat het aansluiten op het e-depot noodzakelijk is om het digitale archief van de gemeente Zevenaar veilig en duurzaam te bewaren voor toekomstige generaties. 2.3 Toekomstvisie van SALD De omslag naar digitale archivering is een grote verandering voor het SALD. Dit vereist niet alleen het opzetten van een e-depot, maar ook om andere inhoudelijke kennis bij de medewerkers en een nieuwe manier van werken. Daarnaast is het wettelijk kader ook in beweging. De nieuwe Archiefwet is in voorbereiding en treedt naar verwachting per 1 januari 2026 in. Een belangrijke wijziging is dat de overheidsdocumenten uiterlijk na 10 jaar (in plaats van 20 jaar) naar het SALD gebracht worden. Dit brengt intensivering van archieftaken met zich mee. Het is daarom belangrijk om voorbereid te zijn op deze veranderingen door middel van een goed doordachte toekomstvisie. Dit vereist nader onderzoek, niet alleen naar de toekomst (organisatie en positie) van het SALD zelf maar ook naar de toegevoegde waarde van het SALD voor de deelnemende gemeenten.

We vragen het bestuur van het SALD om een toekomstvisie te laten opstellen die ook rekening houdt met de huidige en toekomstige wet- en regelgeving en informatiebehoeften van partners, gebruikers en het publiek. Alternatieven Niet van toepassing. 6. Hoe gaan we dat bereiken en is evaluatie nodig? Door middel van een brief maken wij de zienswijze van Zevenaar over de begroting SALD 2025-2028 kenbaar. 7. Klimaat en duurzaamheid Niet van toepassing. 8. Communicatie

zaaknummer Z/24/470554

pagina 2 van 4

Na behandeling en besluitvorming in de gemeenteraad wordt de zienswijze per brief aan SALD medegedeeld. Het Bestuur van SALD vergadert op 5 juli en stelt beiden stukken vast, rekening houdend met de ingekomen zienswijzen. 9. Kosten, baten en dekking De gemeentelijke bijdragen zijn gebaseerd op de inwoneraantallen en de verdeling van werktijden zoals opgenomen in de Regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg. De bijdrage van de gemeente Zevenaar vo0r 2025 komt uit op €253.000,-.Naast de verhoging voor loon- en prijsinflatie is rekening gehouden met de kosten voor de ontwikkelingen van het wettelijk noodzakelijk e-depot. De bijdrage van de gemeente Zevenaar aan het SALD in 2025 wordt aan u voorgelegd in de Kadernota 2025-2028. 10. Bijlagen De volgende bijlagen horen bij dit voorstel: Volgorde 1. 2. 3. 4. 5.

Documentnummer INK/24/1207865 INT/24/1208846 INT/24/1208845 UIT/24/1209327 INT/24/1208844

Naam Aanbiedingsbrief SALD 2024 Jaarrekening SALD 2023 Meerjarenbegroting SALD 2025-2028 Brief aan SALD, zienswijze gemeenteraad Zevenaar Dashboard SALD 2024

Burgemeester en wethouders van Zevenaar De secretaris Danielle Jansen

zaaknummer Z/24/470554

De burgemeester Lucien van Riswijk

pagina 3 van 4

Raadsbesluit onderwerp zaaknummer documentnummer

Zienswijze jaarstukken 2023 en begroting 2025-2028 SALD Z/24/470554 INT/24/

De raad van de gemeente Zevenaar; gelet op artikel 35 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, alsmede gelet op de artikelen 18 en 19 van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg, wordt aan de raden van de deelnemende gemeenten gevraagd hun zienswijze over de ontwerpbegroting en voorlopige jaarrekening aan te geven; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Zevenaar: besluit: 1. In te stemmen met de jaarstukken 2023 van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg en hierop geen zienswijze in te dienen; 2. In te stemmen met de concept meerjarenbegroting 2025-2028 van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg en daarbij een zienswijze in te dienen over de ontwikkelingen die samenhangen met het e-depot; 3. De zienswijze vast te stellen volgens bijgevoegde (concept) zienswijzebrief. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zevenaar, gehouden op 26 juni 2024. De griffier C.M. Steenbergen

zaaknummer Z/24/470554

De burgemeester L.J.E.M. van Riswijk

pagina 4 van 4