Bijlage 3. 1206349 Accountantsverslag ODRA 2023
Tekst van het document
Omgevingsdienst Regio Arnhem Accountantsverslag 2023 Aan het dagelijks en algemeen bestuur van Omgevingsdienst Regio Arnhem
09 April 2024
2
Het dagelijks en algemeen bestuur van Omgevingsdienst Regio Arnhem Eusebiusbuitensingel 75 6828 HZ Arnhem Datum
09 april 2024
Betreft
Accountantsverslag 2023
Geachte leden van het dagelijks en algemeen bestuur,
Wij hebben het genoegen ons accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december 2023 aan u te presenteren. In dit verslag presenteren wij u onze bevindingen ten aanzien van uw organisatie vanuit de controleopdracht. Hierbij hebben wij onze kennis van uw organisatie verwerkt met de resultaten uit de jaarrekeningcontrole. Deze rapportage is uitgebracht met als doel de bevindingen met betrekking tot de jaarrekeningcontrole 2023 duidelijk met elkaar te bespreken en vast te leggen. Hierdoor worden verrassingen voorkomen en wordt een duidelijk overzicht gegeven van de uitkomsten.
Op 26 maart 2024 hebben wij de bevindingen uit onze controle besproken met het management van ODRA. De uitkomsten daarvan zijn verwerkt in deze rapportage. Graag bedanken wij u en uw betrokken medewerkers voor de plezierige samenwerking gedurende onze controle. Met vriendelijke groet, De Jong & Laan Controle B.V.
Origineel getekend door N.C. van der Wolf MSc RA
De Jong & Laan Controle B.V., gevestigd te Almelo, KvK 06054458. Op al onze diensten en werkzaamheden zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Deze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de KvK Oost Nederland te Enschede onder nr. 08153431, zijn in te zien op www.jonglaan.nl, en worden op verzoek kosteloos toegezonden.
Inhoudsopgave Managementsamenvatting
4
1.
Kernpunten uit onze rapportage
5
2.
Controleaanpak
6
Interne beheersing
7
3.
8
Interne beheersing
Risicoanalyse
10
4.
Risicoanalyse
11
5.
Risico’s en response
12
Overige
16
6.
Uitkomsten jaarrekeningcontrole
17
7.
Rechtmatigheidsbeheer
20
Bijlagen Bijlage 1: Materialiteit Bijlage 2: SiSa-verantwoording
23
Managementsamenvatting
5
1. Kernpunten uit onze rapportage Uitkomsten jaarrekeningcontrole
Conclusie van onze bevindingen
De door ons geconstateerde controle- en presentatieverschillen voor getrouwheid vallen binnen de door u vastgestelde toleranties. Wij hebben geen controleverschillen ten aanzien van rechtmatigheid geconstateerd.
De jaarrekening voldoet aan de vereisten van het BBV
Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken bij de jaarrekening 2023 van ODRA. Dit betekent dat het jaarverslag en de jaarrekening 2023 zijn ingericht in overeenstemming met de Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de bepalingen van en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) en dat de in de jaarrekening opgenomen balans en toelichting en staat van baten en lasten een getrouwe weergave zijn van de financiële positie en baten en lasten van ODRA. Overeenkomstig de vereisten vanuit de Provinciewet is in de jaarrekening met ingang van 2023 een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen die onder de strekking van ons getrouwheidsoordeel valt.
De baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening zijn rechtmatig
De goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening ziet eveneens toe op de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur. Dit betekent dat de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2023 in overeenstemming zijn met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, zoals opgenomen in het normenkader van ODRA.
Financiële positie
Presentatie resultaat
De hoogte van het weerstandsvermogen is gebaseerd op de relatie tussen de risico’s waar geen specifieke maatregelen voor zijn getroffen, de capaciteit van middelen en mogelijkheden die ODRA heeft om niet geraamde kosten op te vangen. Binnen de huidige regeling hebben de deelnemers bepaald dat ODRA een algemene reserve kan aanhouden van maximaal € 500k of 5% van de jaarlijkse exploitatiebaten, indien dit lager is. Momenteel wordt een verhoging voorgesteld, vast te leggen in een nieuwe regeling, gebaseerd op de robuustheidscriteria van het Interbestuurlijk Programma. Over 2023 is een exploitatiesaldo (resultaat na onttrekking bestemmingsreserves) gerealiseerd van € 144k. Uitgaande van het definitief worden van de nieuwe regeling stelt het dagelijks bestuur voor om het batig saldo toe te voegen aan de algemene reserve.
Interne beheersing
Tussentijdse controle
Bij onze tussentijdse controle hebben wij de administratieve organisatie en interne controle beoordeeld (opzet en bestaan), voor zover relevant voor de jaarrekeningcontrole. De hieruit volgende bevindingen zijn opgenomen in hoofdstuk 3.
6
2. Controleaanpak Opdracht
Conform de aan ons verleende opdracht hebben wij de jaarrekening 2023 van ODRA gecontroleerd. Deze jaarrekening is onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur opgesteld. Het is onze verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de jaarrekening, als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het door het algemeen bestuur vastgestelde controleprotocol, de Nota Verwachtingen Accountantscontrole 2023 en het Controleprotocol WNT 2023. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.
Opzet en reikwijdte Onze controle is gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Niet uitgesloten is dat afwijkingen voorkomen die voor de jaarrekening als geheel niet van belang zijn. Ons onderzoek richt zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij de directie van de organisatie. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude.
Materialiteit Bij het uitvoeren van onze controle maken wij gebruik van het begrip materialiteit. In bijlage 1 geven wij aan hoe de materialiteit bepaald is.
Controleaanpak Wij hanteren een risicogerichte controleaanpak. Dit betekent dat wij eerst de risico’s op een afwijking in de jaarrekening bepalen, alvorens wij onze werkzaamheden bepalen en uitvoeren. De door ons onderkende risico’s hebben wij opgenomen in hoofdstuk 6. In de najaar van 2023 hebben wij de administratieve organisatie en interne beheersing van uw organisatie in opzet en bestaan beoordeeld met daarbij de vaststelling of de werking van de maatregelen dienovereenkomstig is. Wij hebben gekozen voor een gegevensgerichte controleaanpak. Deze controleaanpak houdt in dat wij niet steunen op de procedures rond de interne beheersing van de basisgegevens voor de controle van de jaarrekening 2023. Wij hebben de processen beoordeeld ter kennisneming van de bedrijfsactiviteiten.
Andere informatie
Naast de jaarrekening omvat het jaarrapport andere informatie, namelijk het voorwoord, de programmaverantwoording en verplichte paragrafen en bijlagen. De andere informatie is onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur opgesteld en is door ons beoordeeld.
Interne beheersing
8
3. Interne beheersing (1) Administratieve organisatie en interne beheersing
Significante processen
Wij hebben werkzaamheden verricht om inzicht te krijgen in de interne beheersingsmaatregelen, processen en structuren die betrekking hebben op:
Het in kaart brengen van de AO/IB en het vaststellen van het bestaan van de ingestelde processen en procedures wordt voornamelijk tijdens de interim controle uitgevoerd. De controle heeft zich gericht op het volgende:
•
hoe de verantwoordelijkheden van het management om toezicht uit te oefenen worden uitgedragen;
•
bespreken van de opvolgingen gegeven aan de bevindingen vanuit het accountantsverslag 2022;
•
de toewijzing door de entiteit van bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
•
hoe de entiteit competente personen aantrekt, ontwikkelt en behoudt;
•
bespreken tussentijdse cijfers en de wijze van totstandkoming;
hoe de entiteit personen verantwoording laat afleggen over hun verantwoordelijkheden bij het nastreven van de doelstellingen van het interne beheersingssysteem;
•
bespreken van (wijzigingen in) de opzet van de AO/IB;
•
bespreken van (wijzigingen in) de opzet en inrichting van de IT-omgeving; en
wanneer de met governance belaste personen afgezonderd zijn van het management, de onafhankelijkheid van en toezicht op het interne beheersingssysteem van de entiteit door de met governance belaste personen.
•
uitvoeren lijncontroles ter vaststellen van het bestaan van de administratieve organisatie en interne beheersing.
• •
Onze werkzaamheden zijn ook gericht op het verkrijgen van inzicht in het risicoinschattingsproces van de entiteit zelf, alsook de interne monitoring van het interne beheersingssysteem.
Bij de interim controle hebben we ons gericht op de volgende processen:
Daarnaast hebben wij werkzaamheden verricht om inzicht te krijgen in het informatiesysteem, voor zover relevant voor het opstellen van de financiële overzichten, en de communicatie hierover (intern en extern). Dit hebben wij gedaan door vast te stellen: •
hoe de informatie verwerkt wordt;
•
hoe de administratieve vastlegging gebeurt;
•
hoe de financiële verslaglegging verloopt, en
•
welke middelen hiervoor worden gebruikt, inclusief de IT-omgeving (zie volgende pagina).
Door bovenstaande werkzaamheden hebben wij inzicht verkregen in de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing (AO/IB).
•
inkopen & betalingen;
•
Dienstverlening;
•
Aanbesteding;
•
personeel; en
•
IT-omgeving en general IT controls.
Wij hebben verschillende medewerkers geïnterviewd en verschillende lijncontroles uitgevoerd. Daarbij hebben wij inzicht verkregen in de opzet en het bestaan van de processen zoals hierboven benoemd.
9
3. Interne beheersing (2) IT-omgeving en general IT controls
Bevindingen
De posten in de jaarrekening komen veelal tot stand vanuit de IT-omgeving. Om een professioneel oordeel over de jaarrekening te kunnen vormen is kennis van de informatietechnologie bij ODRA nodig. Met onze IT-gerelateerde werkzaamheden willen wij inzicht verkrijgen in de systemen die worden gebruikt, de componenten van de systemen en de eventuele risico’s voor de jaarrekeningcontrole.
Voor de opsomming van de verschillende observaties die gedaan tijdens de beoordeling van de administratieve organisatie, interne beheersing en automatisering wordt verwezen naar de uitgebrachte management letter d.d. 9 november 2023.
Tijdens de interim controle hebben wij werkzaamheden verricht om inzicht te krijgen in de IT-omgeving van de organisatie (opzet en bestaan van de IT-gerelateerde processen en procedures). De controle heeft zich gericht op het volgende: •
IT-omgeving, bestaande uit: ✓ IT-applicaties; ✓ ondersteunende IT-infrastructuur; en ✓ IT-processen en personeel betrokken bij die processen.
•
Interne beheersingsmaatregelen met betrekking tot de IT-processen (general IT controls per applicatie), bestaande uit: ✓ logische en fysieke toegangsbeheer; ✓ wijzigingsbeheer; en ✓ continuïteitsbeheer.
Automatisering Op grond van artikel 393 lid 4 BW2 rapporteren wij onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. In het kader van de controle van de jaarrekening hebben wij - voor zover noodzakelijk - de administratieve organisatie binnen uw onderneming, waartoe ook de geautomatiseerde gegevensverwerking behoort, beoordeeld. Er heeft derhalve geen beoordeling plaatsgevonden van de geautomatiseerde gegevensverwerking op zich.
Risicoanalyse
11
4. Risicoanalyse Onze controle is gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Daarom hanteren wij een risicogerichte controleaanpak.
Risicoanalyse Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht om risico’s op een afwijking van materieel belang als gevolg van fraude of fouten in te schatten: •
verzoeken van inlichtingen;
•
uitvoeren van cijferanalyses; en
•
waarneming en inspectie.
In onze risicoanalyse behandelen wij o.a. de volgende vragen:
Voor de geïdentificeerde risico’s schatten wij de waarschijnlijkheid (kans) en de orde van grootte (impact) van een afwijking in. Voor deze inschatting zijn inherente risicofactoren van belang. Dergelijke factoren kunnen kwalitatief of kwantitatief zijn en omvatten complexiteit, subjectiviteit, wijzigingen, onzekerheid of vatbaarheid voor afwijkingen als gevolg van tendentie bij het management of andere frauderisicofactoren voor zover ze het inherente risico beïnvloeden. Wij spreken van een significant risico als de inschatting van het inherente risico dicht bij de bovengrens van het spectrum is vanwege de combinatie van de kans en de impact van de potentiële afwijking (zie hieronder, vlak “1”) , of dat moet worden behandeld als een significant risico in overeenstemming met de vereisten van andere Standaarden.
Risico’s
Wij hebben de volgende risico’s onderkend:
•
Is de omvang van de jaarrekeningpost en/of onderliggende transactiestroom kwantitatief materieel?
1.
Verantwoording van de baten
2.
Verantwoording van de lasten
•
Is de jaarrekeningpost of toelichting kwalitatief van materieel belang?
3.
Onrechtmatige betalingen
•
Is er sprake van een inherent risico?
4.
Naleving van aanbestedingswetgeving
•
Is er sprake van een intern beheersingsrisico?
5.
Naleven van wet- en regelgeving (WNT/ BBV)
6.
CAO wijziging spaarverlof
7.
Waardering harmonisatie
8.
Verwerking bestemmingsreserves
Wij maken onderscheid tussen risico’s die de hele jaarrekening raken en risico’s die betrekking hebben op een specifieke post of toelichting. Een risico is inherent als deze voortkomt uit de aard en/of activiteiten. Wij spreken van een intern beheersingsrisico als het risico voortkomt uit leemtes in de interne beheersing.
kans
Algemeen
2
1
8 7
3
5 2
1
6
3
2
4
impact
12
5. Risico’s en response (1) #
Risico-omschrijving
Werkzaamheden en bevindingen
1
Frauduleuze financiële verslaggeving - verantwoording van baten (Fraude) De omgevingsdienst ontvangt naast de baten van partners die direct te relateren zijn aan de begrote programma’s overige bijdragen van haar partners, andere omgevingsdiensten en overheidsorganen, al dan niet middels vooruitbetalingen. Met deze bijdragen kan het jaarresultaat beïnvloed worden door de uit deze bijdragen voortvloeiende baten niet aan de juiste verslaggevingsperiode toe te rekenen, dit met het doel om de realisatie beter aan te laten sluiten bij de begroting.
• • •
Detailcontroles op verantwoorde baten, overlopende activa en passiva door vergelijking van verantwoorde bedragen met informatie over toegekende bedragen en opdrachtovereenkomsten. Aansluiting tussen de bankmutaties en de verantwoording hiervan in de financiële administratie. Vergelijking van de begrote met verantwoorde baten.
Vanuit onze werkzaamheden hebben we geen bevindingen onderkend.
Risico raakt de beweringen nauwkeurigheid, afgrenzing en voorkomen. 2
Frauduleuze financiële verslaggeving - verantwoording van lasten (Fraude) Het risico bestaat dat het jaarresultaat beïnvloed wordt door lasten niet juist toe te rekenen aan het boekjaar. Risico raakt de beweringen nauwkeurigheid, afgrenzing en voorkomen.
• • • •
Detailcontroles op de verantwoorde lasten, overlopende activa en passiva, door vergelijking van verantwoorde bedragen met onderliggende documentatie. Aansluiting tussen de bankmutaties en de verantwoording hiervan in de financiële administratie. Een controle op inkopen en betalingen in het volgende boekjaar om vast te stellen dat lasten in het juiste boekjaar zijn verantwoord. Vergelijking begroting met verantwoorde lasten.
Vanuit onze werkzaamheden hebben we geen bevindingen onderkend. 3
Oneigenlijke toe-eigening van activa – onrechtmatige betalingen (Fraude) Administratief medewerkers beschikken over gebruikersrechten om stamgegevens van crediteuren te wijzigen. In 2023 vindt geen (zichtbare) interne controle plaats op wijzigingen van deze stamgegevens, waardoor er risico bestaat op onrechtmatige betalingen. Risico raakt de beweringen nauwkeurigheid, afgrenzing en voorkomen.
• •
Detailcontroles op de verantwoorde lasten met onderliggende overeenkomsten. Controle van de uitgaande gelden, waaronder controle op bankrekeningnummers en namen.
Vanuit onze werkzaamheden hebben we geen bevindingen onderkend.
13
5. Risico’s en response (2) #
Risico-omschrijving
Werkzaamheden en bevindingen
4
Naleving wet- en regelgeving (Significant c.q. frauderisico) Het risico bestaat dat aanbestedingswetgeving niet wordt nageleefd. Dit kan het geval zijn als gevolg van de complexiteit van de wetgeving (significant risico). Ook kan dit bewust plaatsvinden door dezelfde diensten bij meerdere aanbieders onder te brengen, waardoor de omvang van dienstverlening per aanbieder beneden de aanbestedingsnorm blijft, of door opdrachten in meerdere losse overeenkomsten vast te leggen (frauderisico).
• • •
Beoordelen van kosten per leverancier over een periode van 4 jaar om de totale omvang van dienstverlening te bepalen. Detailcontrole op onderliggende contracten van kosten boven de aanbestedingsnorm om te toetsen of aanbesteding heeft plaatsgevonden. Analyseren van kosten op indicaties dat zij onterecht niet zijn aanbesteed.
Vanuit onze werkzaamheden hebben we geen bevindingen onderkend.
Risico raakt de bewering rechten en verplichtingen.
5
Naleving wet- en regelgeving (significant) ODRA is actief in de publieke sector en dient zich derhalve te houden aan diverse wet- en regelgeving, waaronder in het bijzonder de WNT en het BBV. Door de complexiteit van deze wetten is een significant risico onderkend op het naleven van wet- en regelgeving. Risico raakt de beweringen rechten en verplichtingen en presentatie en classificatie.
6
Onjuiste waardering van voorziening voor spaarverlof (significant) Als gevolg van de cao-wijziging in 2022 hebben medewerkers de mogelijkheid om bovenwettelijk verlof om te zetten in spaarverlof. De commissie BBV is van mening dat ten aanzien van het spaarverlof, in tegenstelling tot jaarlijks regulier verlof, een keuze gemaakt kan worden tot het opnemen van een verplichting in de balans. Doordat de waardering van deze post in de jaarrekening nietroutinematig is en vatbaar voor subjectiviteit, is hiertoe een significant risico onderkend. Risico raakt de bewering waardering en toerekening.
• • •
Controle van WNT-verantwoording op basis van het hiervoor geldende controleprotocol en consulteren van onze controlebevindingen bij ons bureau Vaktechniek. Toetsen van de jaarrekening aan het BBV. Beoordeling van wijzigingen in wet- en regelgeving en de gevolgen hiervan voor de omgevingsdienst.
Vanuit onze werkzaamheden hebben we geen bevindingen onderkend. • •
Controle op de aanvaardbaarheid van de gehanteerde uitgangspunten; Controleberekening aan de hand van brondocumentatie;
Vanuit onze werkzaamheden komen geen materiële afwijkingen. Voor onze bevindingen met betrekking tot deze post wordt verwezen naar hoofdstuk 6.
14
5. Risico’s en response (3) #
Risico-omschrijving
Werkzaamheden en bevindingen
7
Onjuiste waardering harmonisatievoorziening (Significant) De waardering van deze post in de jaarrekening is niet-routinematig is en vatbaar voor subjectiviteit.
• •
Risico raakt de bewering waardering en toerekening. 8
Onjuiste verwerking mutaties bestemmingsreserves (Normaal) Wij onderkennen een risico dat de verwerking van bestemmingsreserves onjuist plaatsvindt, bijvoorbeeld doordat de specifieke bestedingen waartoe de bestemmingsreserves zijn gevormd direct in de reserve worden verwerkt en niet via de staat van baten en lasten of dat de mutaties afwijken van de hiertoe genomen bestuursbesluiten. Risico raakt de beweringen waardering en toerekening en presentatie en toelichting.
Beoordelen van uitgangspunten of deze verenigbaar zijn met de werkelijkheid Rekenkundige juistheid vaststellen
Vanuit onze werkzaamheden hebben we geen bevindingen onderkend. • •
Controle op het bestaan van directe mutaties ten laste van de bestemmingsreserve. Vastellen dat de mutaties in de bestemmingsreserves juist in de staat van baten en lasten zijn verwerkt en in overeenstemming zijn met (voorgenomen) bestuursbesluiten.
Vanuit onze werkzaamheden hebben we geen bevindingen.
15
5. Risico’s en response (4) Frauderisico’s in de controleverklaring Wij zijn van mening dat een gemeenschappelijke regeling op grond van de Wet Toezicht Accountantsorganisaties is aan te merken als een wettelijke controle, waardoor vanaf het boekjaar 2022 (boekjaren die aanvangen op of na 15 december 2021) een verplichting bestaat om in onze controleverklaring specifiek te rapporteren over de werkzaamheden die wij hebben verricht op het gebied van fraude. Deze verplichting is het gevolg van de behoefte aan informatie hierover van de gebruikers van de jaarrekening. Deze verplichting is opgenomen in NV COS 700 “Het vormen van een oordeel en het rapporteren over financiële overzichten”. Naast een schriftelijke analyse van de belangrijkste frauderisico’s en de bijbehorende maatregelen van fraudebeheersing in uw organisatie, vraagt deze verplichting ook om adequate toelichting over de risico’s in de jaarrekening. Voor de rapportage van de frauderisico’s nemen wij een aparte sectie op in onze controleverklaring, waarin we een beschrijving kunnen opnemen van onder andere: •
de aangelegenheden en frauderisico’s die (extra) aandacht vereisten bij de controle;
•
de toelichting in de jaarrekening over deze onderwerpen;
•
een korte beschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden; en
•
een indicatie van de uitkomsten van onze werkzaamheden of belangrijke waarnemingen.
In de controleverklaring bij de jaarrekening 2023 van Omgevingsdienst Regio Arnhem zullen wij rapporteren over de volgende frauderisico’s: •
Frauduleuze verslaggevingsfraude
•
Oneigenlijke toe-eigening van gelden
•
Naleving wet- en regelgeving
Tevens wordt beschreven welke werkzaamheden zijn uitgevoerd om voldoende en geschikte controle informatie te verkrijgen met betrekking tot de geïdentificeerde frauderisico’s. Voor een samenvatting van de uitgevoerde werkzaamheden, de bevindingen en de uitkomsten wordt verwezen naar de tabel op de vorige pagina. Tevens verwijzen wij naar bijgevoegd concept controleverklaring waarin de sectie met betrekking tot frauderisico’s is opgenomen.
Overige
17
6. Uitkomsten Jaarrekeningcontrole (1) Voordelig resultaat nader besproken Het saldo van baten en lasten (na mutatie bestemmingsreserves) bedraagt over het jaar 2023 € 144k voordelig, ten opzichte van een begroot sluitend saldo van 0. Het gerealiseerde resultaat over 2023 kan ten opzichte van de begroting als volgt worden weergegeven: Bedragen x € 1.000
Begroting 2023
Realisatie 2023
Afwijking
Baten programma’s
24.568
24.586
18
Lasten programma’s
18.300
18.155
145
6.363
6.413
-50
Saldo baten en lasten
-95
18
113
Mutatie bestemmingsreserves
95
126
31
Gerealiseerd resultaat (exploitatiesaldo)
0
144
144
Overhead en onvoorzien
Resultaat Over 2023 is een positief resultaat van € 144k gerealiseerd. ODRA heeft voorgenomen het resultaat toe te voegen aan de algemene reserve. Door het voorstel komt de algemene reserve uit boven het ingestelde huidige maximum van € 500K. Momenteel wordt een verhoging voorgesteld, vast te leggen in een nieuwe regeling, gebaseerd op de robuustheidscriteria van het Interbestuurlijk Programma.
Begrotingsbeheer Uit het schema blijkt dat de werkelijke lasten hoger zijn dan de door het algemeen bestuur geautoriseerde lasten, daarnaast zien we dat de baten tevens hoger zijn. Bij programma vergunningen, handhaving en advies zijn de kosten hoger dan begroot. Dit wordt veroorzaakt door de toegenomen vraag vanuit de gemeenten en provincie. Bij de overige programma’s zijn de kosten lager dan begroot. In het hoofdstuk rechtmatigheidsbeheer gaan wij verder in op dit onderwerp.
18
6. Uitkomsten Jaarrekeningcontrole (2) Wet normering topinkomens Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingevoerd. Op basis van deze wet is de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector in dienstverband en bij ontslag wettelijk gemaximeerd. Voor de bezoldiging van topfunctionarissen geldt naast de maximering een publicatieverplichting. Dit geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen, indien zij de maximale bedragen van topfunctionarissen overschrijden. In het kader van de jaarrekening 2022 heeft uw gemeenschappelijke regeling een analyse uitgevoerd van topfunctionarissen binnen uw organisatie. Tevens heeft u vastgesteld of er functionarissen zijn die een hogere bezoldiging dan de gestelde maxima kennen. Deze informatie heeft u opgenomen in de toelichting op de jaarrekening. Wij hebben de juistheid en volledigheid van deze toelichting gecontroleerd en hebben hierbij een correctie en presentatiewijzigingen voorgesteld. Deze correctie is verwerkt in de WNT-verantwoording van de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de toelichting na wijziging voldoet aan de daaraan te stellen eisen.
Aanvaardbaarheid van de grondslagen van waardering en resultaatbepaling Naar onze mening zijn de door het dagelijks bestuur gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. Dit geldt tevens voor het tijdstip waarop die transacties hebben plaatsgevonden, de periode waarin zij zijn verantwoord en de desbetreffende toelichting in de jaarrekening.
Schatkistbankieren De centrale overheden zijn verplicht om hun overtollige middelen in ‘s Rijks schatkist aan te houden. Om het dagelijkse kasbeheer te vereenvoudigen is er een drempelbedrag, afhankelijk van het begrotingstotaal, dat buiten de schatkist mag worden gehouden. Het drempelbedrag is gelijk aan 2% van het begrotingstotaal indien het begrotingstotaal lager is dan € 500 miljoen. Indien het begrotingstotaal hoger is dan € 500 miljoen is de drempel gelijk aan € 10 miljoen plus 0,75% van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat. De drempel is nooit lager dan € 1.000.000. De benutting van het drempelbedrag wordt berekend als gemiddelde over alle bedragen in het kwartaal. Gemiddeld mag een decentrale overheid dus maximaal het drempelbedrag buiten de schatkist hebben gehouden. In het BBV zijn regels opgenomen over het rapporteren over (het gebruik van) het drempelbedrag in de jaarrekening. In de toelichting bij de balans moet worden gerapporteerd over het drempelbedrag en het gebruik daarvan in elk kwartaal. Teneinde de onrechtmatigheid hiervan te wegen in het accountantsoordeel wordt de mogelijke overschrijding met het geldende rentepercentage vermenigvuldigd zijnde het gemiste bedrag voor de staat. Bij ODRA is geen sprake van overschrijdingen.
19
6. Uitkomsten Jaarrekeningcontrole (3) # Jaarrekeningpost / onderwerp
Bevinding
Impact op jaarrekening
1
Voorzieningen
Door de mogelijkheid tot verlofsparen, die vanaf 2022 bestaat, is door ODRA een voorziening in haar jaarrekening verwerkt voor deze verplichting. Bij het bepalen van de omvang van de noodzakelijke voorziening zijn schattingen gemaakt ten aanzien van de verwachte inzet, van een deel van het per balansdatum van totaal aan openstaande verlofuren, voor verlofsparen. Aangezien voor regulier verlof binnen het verslaggevingsstelsel BBV geen verplichting wordt opgenomen heeft deze inschatting effect op het jaarresultaat.
Wij constateren geen risico op een afwijking van materieel belang als gevolg van de gemaakte schattingen en daarmee op het niet volledig zijn van deze voorziening. Wel raden wij u aan (op basis van historische informatie) de gemaakte schattingen in komende boekjaren nader te evalueren en te onderbouwen.
Werkkostenregeling (wkr)
Uit een beknopte beoordeling van de intern opgestelde berekening van de wkr blijkt een aantal posten die hier mogelijk niet onder vallen en daarnaast zien wij ook een aantal kostencategorieën die niet mee zijn genomen, maar hier mogelijk wel onder vallen. De interne berekening valt binnen de grens voor eindheffing, maar de geconstateerde bedragen zouden tot overschrijding kunnen leiden.
Beperkte onzekerheid.
Wij raden u aan de juiste toepassing van de regeling nader te onderzoeken en hierbij ook rekening te houden met mogelijk ten onrechte teruggevorderde omzetbelasting (BUA-regeling). 2
Gecorrigeerde en nietgecorrigeerde afwijkingen
Uit onze controle zijn diverse presentatie- en resultaatcorrecties voortgekomen, die zijn gecorrigeerd in de versie van de jaarrekening waarbij wij onze controleverklaring verstrekken.
Geen. Er resteren geen niet-gecorrigeerde afwijkingen.
20
7. Rechtmatigheid (1) Interne controlewerkzaamheden
Tabel controleverschillen:
Met de wijziging van de gemeente- en provinciewet is het voor gemeenschappelijke regelingen verplicht om met ingang van het boekjaar 2023 een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening. Hiertoe heeft ODRA haar financiële verordening, treasury-statuut en controleverordening aangepast om te voldoen aan de relevante rechtmatigheidscriteria (begrotings-, voorwaarden- en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium). Op basis hiervan zijn gedurende het jaar en bij het opstellen van de jaarrekening interne controlewerkzaamheden uitgevoerd. De uitkomsten van de interne controlewerkzaamheden zijn aan het dagelijks bestuur gerapporteerd, hetgeen de basis is voor de door het dagelijks bestuur in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording.
Aard fouten en onzekerheden
Onze bevindingen in het kader van rechtmatigheid
Totaal onzekerheden
Wij hebben bij de controle van de jaarrekening over het boekjaar 2023 specifieke controlewerkzaamheden uitgevoerd ten aanzien van de rechtmatigheid van baten en lasten alsmede de balansmutaties overeenkomstig de bepalingen van de Commissie Bedrijfsvoering Auditing Decentrale Overheden (hierna: BADO), het controleprotocol van ODRA en de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. Wij hebben tevens kennis genomen van de uitkomsten van de interne controlewerkzaamheden. In combinatie met de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden op de rechtmatigheidscriteria stellen wij vast dat de door het dagelijks bestuur opgestelde rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid.
Rechtmatigheid
Getrouwheid
Fouten N.v.t. Totaal fouten
€0
€0
€0
€0
Onzekerheden N.v.t.
21
7. Rechtmatigheid (2) Begrotingscriterium
Europese aanbestedingen
Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium toetsen wij of het budgetrecht van het algemeen bestuur is gerespecteerd. Wij beoordelen bij onze controle de overschrijdingen ten opzichte van de begrote lasten per programma. Dit betreffen enkel de lasten omdat hierop een beoordeling en rapportering van de accountant wordt gevraagd vanuit de Kadernota Rechtmatigheid.
Als decentraal overheidsorgaan valt ODRA onder de Europese richtlijnen voor aanbesteden. In het geval de geraamde waarde van een opdracht evenveel of meer bedraagt dan de Europese drempelwaarden, moet ODRA deze in beginsel Europees aanbesteden. Voor diensten bedraagt deze drempel in 2023 € 215.000.
Het algemeen bestuur autoriseert de begroting (en begrotingswijzigingen) en geeft daarmee toestemming voor de uitvoering van het beleid en de daarvoor benodigde middelen. Het is de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur om begrotingsafwijkingen tijdig te signaleren en te rapporteren aan het algemeen bestuur. Door een goede inrichting van de planning & controlcyclus zorgt het dagelijks bestuur er voor dat de begroting en budgetten worden bewaakt en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het algemeen bestuur, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen.
Wij hebben de opzet en het bestaan vastgesteld van de interne procedures van ODRA om te voldoen aan deze richtlijn en tevens een beoordeling uitgevoerd op de verantwoorde bestedingen in 2023 en hierbij geen onrechtmatigheid geconstateerd met betrekking tot de naleving van deze richtlijn. Bij deze werkzaamheden hebben wij tevens gebruik gemaakt van de interne controles die door ODRA worden uitgevoerd in het kader van de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording.
Misbruik en oneigenlijk gebruik Indien desondanks budgetten worden overschreden en niet meer gedurende het jaar kunnen worden voorgelegd aan het algemeen bestuur, is strikt genomen sprake van een onrechtmatigheid. Deze overschrijdingen hoeven echter niet in alle gevallen te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Voor een juiste oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door het algemeen bestuur geformuleerde beleid, deze wordt gecompenseerd door hogere opbrengsten of kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen. Deze overschrijdingen dienen te worden weergegeven in de jaarrekening en kunnen door het vaststellen van de jaarrekening alsnog door het algemeen bestuur worden geautoriseerd.
In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Uw gemeenschappelijke regeling heeft de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik neergelegd in interne controleplannen. De uitkomst van deze toets heeft niet geleid tot bevindingen die invloed hebben op de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties.
22
7. Rechtmatigheid (3) Onduidelijkheid over af te geven controleverklaring1 Door het niet tijdig behandelen van de effecten van de wijzigingen in de gemeente- en provinciewet op de voor de accountantscontrole relevante grondslagen (BADO en BBV) en de hierop gebaseerde model controleverklaring en mede door de bezwaren vanuit de Algemene Rekenkamer op de wijzigingen in het BADO en BBV, is in de afronding van de controle onduidelijkheid ontstaan over het al dan niet kunnen afgeven van een controleverklaring bij de jaarstukken van gemeenschappelijke regelingen (en gemeenten en provincies) door accountants. Middels de nieuwsbrief Interbestuurlijke Informatie (IBI) nr. 121 is vanuit de Rijksoverheid aangegeven dat ondanks dat de wijzigingen in de BADO en BBV mogelijk pas later in het jaar zullen plaatsvinden verwacht wordt dat de accountant in de controleverklaring: • Een getrouwheidsoordeel afgeeft bij de jaarrekening, die daarmee ook toeziet op de rechtmatigheidsverantwoording; • Een rechtmatigheidsoordeel afgeeft bij de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen. 1 De inhoud in deze paragraaf is op basis van de meest recente beschikbare informatie. Dit bevat dan ook nog
enige onzekerheid.
Bijlagen
24
Bijlage 1: Materialiteit Rapportagegrens € 50.000 Uitvoeringsmaterialiteit € 147.600 Materialiteit € 246.000
Materialiteit (goedkeuringstolerantie) Bij het uitvoeren van onze controle maken wij gebruik van een materialiteit. Het materialiteitsniveau geeft een niveau weer van de maximaal toegestane afwijking die in de jaarrekening mag voorkomen. Bij een totale afwijking boven dit niveau geeft de jaarrekening een onjuist beeld weer omtrent het vermogen en resultaat van de organisatie. De jaarrekening kan dan leiden tot onjuiste beslissingen van de gebruikers van deze jaarrekening. Door gebruik te maken van de materialiteit kunnen wij onze controle op een efficiënte wijze uitvoeren, waarbij wij niet elke mutatie hoeven te controleren.
Op grond van het Bado stelt het algemeen bestuur de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekening dient te hanteren. De goedkeuringstolerantie is op 14 december 2023 vastgesteld door het algemeen bestuur. Gelijktijdig is tevens het normenkader vastgesteld. Op grond van de begrote lasten 2023 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten € 246.000 (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 738.000 (3% van de lasten). Als de goedkeuringstolerantie niet wordt overschreden, kan een goedkeurende controleverklaring afgegeven worden.
Uitvoeringsmaterialiteit Goedkeurings -tolerantie
Goedkeurend
Beperking
Oordeelonthoudin g
Afkeuren d
Fouten in de jaarrekening (% lasten)
≤ 1%
> 1% < 3%
-
≥ 3%
Onzekerheden in de controle (% lasten)
≤ 3%
> 3% < 10%
≥ 10%
-
Omdat onze controle een risicogerichte aanpak kent en (daardoor) geen integrale controle betreft, bestaat het risico op de zgn. ‘onontdekte fout’. Om dat risico aanvaardbaar laag te houden, hanteren wij in onze controle de uitvoeringsmaterialiteit. Afhankelijk van het ingeschatte risico en voor evaluatiedoeleinden bedraagt deze 60% van de materialiteit (conform vorig jaar).
Rapportagegrens
Het rapporteringsbedrag, de maatstaf die geldt voor het rapporteren van fouten en onzekerheden, is door het algemeen bestuur bepaald op een minimumbedrag van € 50.000.
25
Bijlage 2: SiSa-verantwoording
Colofon de Jong & Laan Pascalweg 2 6662 NX Elst Elst@jonglaan.nl www.jonglaan.nl
Uw contactpersonen bij de Jong & Laan zijn: Craig Brom Controleleider Elst +31 683610205 Craig.brom@jonglaan.nl Niels van der Wolf Externe accountant Elst +31 651080801 Niels.van.der.wolf@jonglaan.nl