Bijlage 2. 1210805 Accountantsverslag 2023 RDL

Gemeenschappelijke regeling Reinigingsdienst De Liemers

Accountantsverslag 2023 Datum: 29 april 2024

definitief

Inleiding Aan het Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Reinigingsdienst De Liemers

U heeft aan ons voor de controle van de jaarrekening 2023 geen aandachtspunten meegegeven.

Doetinchem, 29 april 2024 507501/HdF/NK

Wij bespreken deze rapportage graag tijdens de bijeenkomst van het Bestuur op 24 april 2024 en beantwoorden dan ook uw eventuele vragen.

Geacht bestuur,

Met vriendelijke groet,

Wij hebben de jaarrekening 2023 van uw organisatie gecontroleerd. In dit verslag brengen wij de hoofdzaken van onze bevindingen vanuit de controle onder uw aandacht. Daarnaast besteden wij aandacht aan de jaarrekening zelf en aan de interne beheersing.

Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}

Dit accountantsverslag kan het beste in samenhang te worden gelezen met de jaarrekening over 2023. Het is onze verantwoordelijkheid een controleverklaring bij de jaarrekening te verstrekken. Daarnaast hebben wij beoordeeld of het jaarverslag in overeenstemming is met de jaarrekening. Ons oordeel over de jaarrekening komt tot uitdrukking in de controleverklaring.

w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA

Navigatie: De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden.

definitief

Vorige pagina

Inhoudsopgave

Volgende pagina

2

Inhoudsopgave 1. Kernpunten

2. Onderbouwing oordeel

3. Jaarrekening

4. Interne beheersing

5. Onze verantwoordelijkheid

6. Afsluiting

Bijlage Teksten controleverklaring

definitief

3

1. Kernpunten Strekking controleverklaring [getrouwheid] Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken als u de jaarstukken ongewijzigd vaststelt. Naar ons oordeel geeft de jaarrekening 2023 een getrouw beeld van de financiële positie en van de baten en de lasten in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (verder: Besluit Begroting en Verantwoording/BBV). Rechtmatigheidsverantwoording Tot en met het boekjaar 2022 hebben wij als accountant een controleverklaring met een oordeel over de getrouwheid én rechtmatigheid bij de jaarrekeningen gegeven. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf kalenderjaar 2023 wijzigt dit in alleen een oordeel over de getrouwheid. Vanaf 2023 is een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening en daarmee licht het Bestuur haar handelen toe in relatie tot de wet- en regelgeving. Door opname van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening valt deze onder het getrouwheidsoordeel. Is de rechtmatigheidsverantwoording ‘juist’? Fraude en continuïteit We zijn ons in 2023 geen fraudes in uw organisatie bekend. In onze controleverklaring beschrijven wij op welke wijze wij bij de controle hebben ingespeeld op risico’s die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang als gevolg van fraude.

Daarnaast beschrijven wij onze controleaanpak voor wat betreft de continuïteit van uw organisatie. Voor wettelijke controles is het verplicht om over deze twee punten te rapporteren. Voor gemeenschappelijke regelingen is deze toelichting niet wettelijk voorgeschreven, maar in overleg met u hebben we ervoor gekozen hierover wel te rapporteren. In bijlage 1 staan de teksten die wij in de controleverklaring zullen opnemen.

definitief

4

2. Onderbouwing oordeel

Oordeel jaarrekening Ons oordeel over de jaarrekening is goedkeurend. In voorgaande jaren was dat een verklaring met beperking. De niet-gecorrigeerde controleverschillen en de resterende onzekerheden blijven over 2023 onder de goedkeuringstoleranties van 1% respectievelijk 3%, zoals deze met u zijn afgesproken.

WNT Bij de controle van de WNT-verantwoording zijn geen afwijkingen die van invloed zijn op het oordeel.

Jaarverslag Wij hebben geen tegenstrijdigheden tussen het jaarverslag (de programma-verantwoording en de paragrafen) en de jaarrekening gezien.

5

2. Onderbouwing oordeel Goedkeuringstolerantie Voor het goedkeuren van de jaarrekening bepalen wij de goedkeuringstolerantie, de materialiteit. Als er fouten zijn in de financiële overzichten die groot genoeg zijn om invloed te hebben op de keuzes die mensen maken, dan worden die fouten als belangrijk beschouwd en zijn daarmee materieel. De te hanteren materialiteit is wettelijk voorgeschreven in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden en bedraagt 1% van de lasten plus de dotaties aan de bestemmingsreserves. Niet gecorrigeerde controleverschillen Hieronder hebben wij een overzicht opgenomen van controleverschillen die niet in de jaarrekening 2023 zijn verwerkt en van onzekerheden. U heeft ons gevraagd in ieder geval alle afwijkingen groter dan de goedkeuringstolerantie te rapporteren.

Omschrijving

Getrouwheid Fouten

Onzekerheden

Opbrengst aanbiedstations

€0

€ 35.000

Opbrengst afvalverwerkers

€0

€ 28.100

Onderbouwing geleverde prestaties

€0

€ 50.411

TOTAAL

€0

€ 113.511

Goedkeuringstolerantie voor fouten (1%)

€ 50.067

Goedkeuringstolerantie voor onzekerheden (3%)

€ 150.201

definitief

6

Toelichting onzekerheden Onzekerheden baten aanbiedstations

Onzekerheden baten afvalverwerkers

De volledigheid van de baten van januari tot en met maart (€ 125.000 ) is onzeker omdat in deze periode de prijs is bepaald aan de hand van een schatting van het aantal kilo’s aanbod. Wij schatten de maximale onzekerheid in op 10% - € 12.500 - van de opbrengst over deze periode.

De baten van de afvalverwerkers van de aanbiedstations is niet onderbouwd met schriftelijk vastgelegde prijsafspraken. Het bepalen van de verkochte volumes wordt door de afvalverwerker afgewikkeld. De Reinigingsdienst gaat daarbij volledig uit van de opgave van de afvalverwerkers. Wij hebben een onzekerheid in de controle op basis van een statistische bepaling, berekend op € 28.100,.

Vanaf april 2023 is er op de aanbiedstations 7Poort en Bergh een weegbrug aanwezig. Er is geen verband gelegd tussen het aantal kilo’s aanbod en de opbrengst. Doordat er ook geen aansluiting is tussen de software van de weegbrug en de opbrengst volgens de financiële administratie schatten wij de onzekerheid van de opbrengst in op € 20.000.

Wij hebben geadviseerd de prijsafspraken met de afvalverwerkers schriftelijk vast te leggen en de volumes te toetsen.

Onderbouwing prestatielevering In 2023 zijn betalingen ontvangen via losse pinautomaten/betaalautomaten. Dit leidt ertoe dat de opbrengsten niet meer gekoppeld zijn aan de weegbrug. Wij schatten de onzekerheid van deze opbrengsten in op maximaal € 2.500. Wij hebben de organisatie geadviseerd de pinbetalingen periodiek te analyseren. Per saldo is er sprake van een inschatting van een maximale onzekerheid bij de opbrengst aanbiedstations van € 35.000.

Wij hebben een steekproef uitgevoerd om de getrouwheid van de lasten te controleren. Van een aantal leveringen is geen leveringsbewijs aanwezig. Voorgaand jaar hebben wij geadviseerd de documentatie van de leveringen te verbeteren. Op basis van een steekproef van 117 inkoopfacturen zijn er 5 niet onderbouwd met prestatieverklaringen. Op basis van een statistische bepaling leidt dit tot een meest waarschijnlijke onzekerheid in de controle van € 50.411. Wij hebben, net als in voorgaande jaren, geadviseerd de documentatie van de prestatieverklaringen te verbeteren.

definitief

7

3. Jaarrekening

3.1 Financiële positie

3.2 Kwaliteit jaarstukken

3.3 Rechtmatigheidsverantwoording

3.4 Overige bevindingen

definitief

8

3.1 Financiële positie De jaarrekening geeft inzicht in de totstandkoming van het resultaat en de financiële positie van uw organisatie per 31 december 2023.

Ontwikkeling lasten

Saldo van baten en lasten

€ 7.000.000

- Verloop lasten in de loop der jaren De lasten zijn in 2021 en 2022 gedaald ten opzichte van 2020. In 2022 is een extra daling zichtbaar als gevolg van de eliminatie van de BTW (€ 853.000). De BTW kan via de gemeenten teruggevorderd worden bij het BTW-compensatiefonds en vanaf 2022 is besloten de BTW niet meer via de exploitatie van de Reinigingsdienst De Liemers te laten lopen, maar via de balans als vordering. Deze lasten vallen weg tegen de baten en geven een vertekend beeld in de exploitatie. Deze daling van de lasten heeft zich in 2023 niet meer voortgezet. In 2023 is juist een stijging van de lasten te zien.

€ 6.000.000

- Stijging ten opzichte van 2022 In de lasten is een stijging te zien ten opzichte van 2022 van € 583.000. De stijging van de lasten op het programma afval (€ 403.000) is veroorzaakt door prijsstijgingen bij alle onderdelen: inzameling, vegen en de aanbiedstations. Op het programma overhead is een stijging te zien van € 180.000. De verklaring van deze stijging ten opzichte van 2022 is niet toegelicht in de jaarstukken.

€ 5.000.000 € 4.000.000 € 3.000.000 € 2.000.000 € 1.000.000

Wij adviseren het Bestuur de lastenontwikkeling zorgvuldig te monitoren en indien nodig passende maatregelen te nemen om eventuele afwijkingen te voorkomen en/of transparant te maken.

definitief

€0 Lasten

realisatie 2020

realisatie 2021

realisatie 2022

realisatie 2023

9

3.1 Financiële positie Van begroting naar realisatie - Begrotingswijzigingen In 2023 is de primitieve begroting met twee begrotingswijzigingen aangepast. Deze wijzigingen zijn bekrachtigd door het Bestuur op 8 december 2022 en 27 september 2023. De eerste wijziging is een daling van de lasten van € 165.000 door lagere prijzen voor de verwerking van met name hout. De tweede wijziging is een daling van de lasten van € 77.000. De onderbouwing voor deze verlaging is in het bestuursbesluit uitgeschreven, maar moeilijk te lezen en te herleiden. Wij hebben de organisatie geadviseerd de begrotingswijzigingen helder te formuleren, zodanig dat herleid kan worden hoe de wijziging is opgebouwd. Daarnaast zijn er administratieve begrotingswijzigingen doorgevoerd, die niet door het Bestuur met een formele begrotingswijziging zijn bekrachtigd.

- Minder lasten dan begroot Het saldo van de lasten is € 837.460 lager dan begroot. Dit betreft voornamelijk de compensabele BTW. Omdat deze BTW via de gemeenten teruggevorderd kan worden bij het BTW compensatiefonds is besloten de BTW vanaf 2022 niet meer via de exploitatie van de Reinigingsdienst De Liemers te laten lopen, maar via de balans als vordering. Deze lasten vallen weg tegen de baten en geven een vertekend beeld in de exploitatie. Vanaf 2023 is dit financieel administratief aangepast, maar is er geen besluit genomen door het Bestuur om de begroting aan te passen. Wij adviseren het Bestuur de begroting 2024 en verder formeel op juiste verwerkingswijze van de BTW aan te passen. Incidentele baten en lasten In 2023 is een haakarmwagen verkocht. De boekwinst is, in overeenstemming met de voorschriften uit het BBV, aangemerkt als een incidentele bate.

Wij hebben de organisatie geadviseerd de administratieve wijzigingen door het Bestuur met een bestuursbesluit te laten bekrachtigen.

definitief

10

3.2 Kwaliteit jaarstukken Kwaliteit van de jaarstukken De jaarstukken bestaan uit 2 onderdelen, het jaarverslag en de jaarrekening. De kwaliteit van de toelichtingen voldoet.

Naleving van de verslaggevingsregels

Wij vinden de structuur van de jaarstukken duidelijk. Uw organisatie kent 2 programma’s. De jaarstukken zijn in overeenstemming met de begroting. De kwaliteit van de toelichtingen is voor de hand liggend en geeft een beperkte informatievoorziening.

Verloop van de controle Het opstellen van de jaarrekening is over het boekjaar 2023 zodanig gepland dat de gecontroleerde jaarrekening half april 2024 aan het Bestuur voor kan worden gelegd.

Wij hebben geadviseerd de toelichting op de afwijkingen meer op hoofdlijnen en trends te duiden.

De eerste versie van de definitieve jaarstukken was tijdig gereed. Het jaarrekeningdossier bevatte bij aanvang voldoende onderbouwingen om de controle te kunnen starten.

Jaarverslag Het jaarverslag met daarin de paragrafen voldoet aan de minimale eisen van het Besluit Begroting en Verantwoording. Wij hebben geen tegenstrijdigheden met de jaarrekening 2023 gezien.

Gedurende het proces zijn er diverse vragen gesteld en diverse aanpassingen in de definitieve jaarstukken doorgevoerd. De afwikkeling is hierdoor later dan gepland.

Wij hebben gecontroleerd of de bepalingen in het Besluit Begroting en Verantwoording zijn nageleefd. Hierin zijn geen (belangrijke) afwijkingen.

definitief

11

3.3 Rechtmatigheidsverantwoording Kaderstelling De financiële verordening (gebaseerd op artikel 212 gemeentewet) en de controleverordening (gebaseerd op artikel 213 van de gemeentewet) zijn herzien op de inrichting van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Deze zijn op 12 juli 2023 vastgesteld door het Bestuur. Beide verordeningen gelden met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023.

Toelichting normenkader in de waarderingsgrondslagen In de rechtmatigheidsverantwoording is vermeld dat een toelichting over het normenkader is opgenomen in de waarderingsgrondslagen, maar deze is er niet. Wij hebben de organisatie geadviseerd dit in 2024 wel te doen..

Wij adviseren het Bestuur het controleprotocol uit 2012 te laten vervallen omdat de afspraken over de uitvoering van de controle nu opgenomen zijn in de herziene controleverordening.

Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording is op blz. 24 in de jaarrekening opgenomen. Wij hebben vastgesteld dat deze voldoet aan het voorgeschreven model.

Het normenkader is op 12 juli 2023 door het Bestuur vastgesteld.

In de voorliggende jaarstukken legt het Bestuur verantwoording af aan het Bestuur. Het Bestuur verantwoordt haar handelen dus aan zichzelf.

Wij adviseren het Bestuur in het normenkader van 2024 de volgende wetgeving toe te voegen: - de Wet Houdbare Overheids Financiën; - de Europese aanbestedingsrichtlijnen; - het aanbestedingsbesluit. In de financiële verordening in artikel 7 lid 2 heeft het Bestuur de verantwoordingsgrens op 3% van de lasten én dotaties aan reserves gesteld. Op basis van de voorliggende jaarrekening is dit een bedrag van € 150.201. In de financiële verordening is geen separate rapporteringsgrens benoemd. Dit heeft tot gevolg dat alleen bevindingen groter dan de verantwoordingsgrens toegelicht worden in de paragraaf Bedrijfsvoering. Ons advies is wel een rapporteringsgrens af te spreken.

Wij adviseren het Bestuur de governance anders in te richten zodat de verantwoording over het dagelijks handelen afgelegd wordt door een directie/secretaris aan het Bestuur. Er zijn drie criteria vastgesteld om financiële rechtmatigheid concreet te maken, te weten: [1] het voorwaardencriterium [2] het begrotingscriterium en [3] misbruik en oneigenlijk gebruik. Bij het opstellen van de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd over deze drie criteria in de rechtmatigheidsverantwoording. .

definitief

12

3.3 Rechtmatigheidsverantwoording [1] Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium schrijft voor dat financiële handelingen alleen mogen plaatsvinden onder de voorwaarden zoals opgenomen in de wet of in een verordening. Het voorwaardecriterium komt met name voor in de volgende processen van uw organisatie: Ø Europese aanbestedingen Ø Treasury. - Europese aanbestedingen Met ondersteuning van de gemeente Zevenaar zijn alle inkoopprocedures van leveranciers waaraan over de periode 2020-2023 meer dan € 215.000 is geleverd en in 2023 meer dan € 30.000 is geleverd, onderzocht op het juist toepassen van de Europese aanbestedingsregels.

In 2023 is er een nieuwe leverancier voor veegwerkzaamheden. De lasten hiervan zullen hoger zijn dan de Europese aanbestedingsgrens als deze 4 jaar voort duren. Wij hebben de organisatie geadviseerd de kostenontwikkeling te volgen en indien nodig een Europese inkoopprocedure te gaan volgen bij het afsluiten van een nieuw contract. - Treasury De verbijzonderde interne controle op de treasury is niet uitgevoerd door de organisatie. Deze hebben wij zelf gedaan. Uit de controle blijken geen onrechtmatigheden. Wij hebben de organisatie geadviseerd in 2024 zelf verbijzonderde interne controle uit te voeren op het proces Treasury.

Wij hebben de organisatie geadviseerd om de verbijzonderde interne controle voor 2024 te verbeteren door een aansluiting te maken tussen de spendanalyse en de financiële administratie en te starten met een selectie vanuit de inkopen van de afgelopen 4 jaar. Uit de verbijzonderde interne controle blijkt dat de inkopen bij 5 leveranciers niet conform de Europese aanbestedingsregels zijn verricht. De totale inkopen in 2023 bij deze leveranciers bedroegen € 598.789. Een toelichting is opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. Wij hebben het Bestuur geadviseerd bij een aantal toekomstige inkopen attent te zijn op de naleving van de Europese aanbestedingsregels.

definitief

13

3.3 Rechtmatigheidsverantwoording [2] Begrotingscriterium Het budgetrecht bepaalt dat het Bestuur toestemming geeft om het te realiseren beleid binnen de vastgestelde begroting per programma uit te voeren. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is, zowel overschrijdingen als onderschrijdingen.

- Meer of minder baten dan begroot Op beide programma’s is sprake van minder baten dan begroot. Ook hiervoor geldt dat deze onrechtmatig zijn, tenzij er aanvullende afspraken zijn gemaakt in de financiële verordening of deze al gemeld zijn voorafgaand aan de vaststelling van de jaarstukken.

In de rechtmatigheidsverantwoording worden alleen de afwijkingen toegelicht die niet passen in de afspraken op basis van de financiële verordening en boven de verantwoordingsgrens uit komen. Het Bestuur wordt expliciet gevraagd in te stemmen met deze afwijkingen bij de behandeling van de jaarrekening.

We hebben het Bestuur geadviseerd nadere afspraken over het begrotingscriterium aan de financiële verordening toe te voegen: Ø Het melden in de jaarrekening van afwijkingen in de baten en onderschrijdingen van de lasten wordt als een tijdige melding aangemerkt.

- Overschrijding lasten (meer besteed dan begroot) In de jaarrekening is een toelichting opgenomen op de begrote lasten en de werkelijke lasten. Er is op geen van de programma’s een overschrijding van de werkelijke lasten ten opzichte van de begrote lasten.

- Oordeel begrotingsrechtmatigheid Het begrotingscriterium is binnen de huidige afspraken in de financiële verordening in de rechtmatigheidsverantwoording voldoende toegelicht.

- Meer investeringen dan beschikbaar gesteld krediet Uit het kredietoverzicht blijkt dat er beperkte overschrijdingen zijn ten opzichte van de vastgestelde kredieten. - Minder lasten dan begroot Op het programma afval zijn de lasten in realisatie minder dan begroot. De afwijkingen van de begroting zijn (nog) niet aan het Bestuur gemeld en tellen daarom mee als begrotingsonrechtmatigheid. De afwijking ten opzichte van de begroting als gevolg van de andere verwerkingswijze van de BTW is als passend binnen het bestaande beleid aangemerkt.

Een toelichting in de paragraaf Bedrijfsvoering over de resterende begrotingsoverschrijdingen die niet passen binnen het bestaande beleid is niet opgenomen. Wij adviseren u dit wel te doen.

.

definitief

14

3.3 Rechtmatigheidsverantwoording [3] Misbruik en oneigenlijk gebruik Het is aan de organisatie om effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik te voorkomen. Op basis van de eisen in de wet- en regelgeving zal een vertaling plaatsvinden naar de opzet van de interne organisatie. De Reinigingsdienst De Liemers beschikt niet over M&O beleid. Dit is toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt daarnaast ingegaan op het integriteitsbeleid.

Toelichting in paragraaf bedrijfsvoering Volgens het Besluit Begroting en Verantwoording is het een vereiste dat in de paragraaf Bedrijfsvoering een toelichting wordt gegeven op alle afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast dient te worden beschreven welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. - Uitvoering verbijzonderde interne controle De verbijzonderde interne controle is door de gemeente Zevenaar uitgevoerd. Hierover is geen toelichting opgenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering. Het advies is dit wel te doen.

- Intern inkoopbeleid Wanneer de normen uit de gids Proportionaliteit herhaaldelijk niet worden nageleefd of wanneer de documentatie en/of motivering ervan ontoereikend is, wordt van het Bestuur verwacht hierover te rapporteren via de paragraaf Bedrijfsvoering. In de paragraaf bedrijfsvoering is toegelicht dat er bij 1 inkoopprocedure niet in overeenstemming met het inkoopbeleid is gehandeld. - Wet Fido en bijbehorende regelingen Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering. Deze zijn er niet. - Toelichting fouten en onduidelijkheden rechtmatigheid Voor het overige hebben wij gezien dat alle onrechtmatigheden zoals vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording zijn toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering. Wij hebben de organisatie geadviseerd in de paragraaf Bedrijfsvoering nadrukkelijk in te gaan op de maatregelen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Onze bevinding over de rechtmatigheidsverantwoording Op basis van onze toetsing aan de wettelijke voorschriften van de rechtmatigheidsverantwoording en de kaderstelling door het Bestuur vinden wij dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft. De jaarrekening en het jaarverslag bevat de voorgeschreven informatie.

definitief

15

3.4 Overige bevindingen Onderhoud aanbiedstations Begin 2023 zijn de vernieuwde aanbiedstations geopend. De nieuwe aanbiedstations vragen meerjarig onderhoud en een eventueel daarvoor te vormen voorziening. In de exploitatie is een beperkt budget opgenomen voor onderhoud. Voor de beheerdersruimte op het aanbiedstation in Zevenaar is een onderhoudsplan opgesteld. Wij hebben de organisatie geadviseerd een meerjarenonderhoudsplan op te stellen voor de volledige aanbiedstations en op basis daarvan een voorziening onderhoud te vormen, rekening houdend met de beschikbare middelen in de exploitatie.

Materiële vaste activa In 2023 is de nota waarderen en afschrijven aangevuld met de noodzakelijke categorieën grond-, weg- en waterbouwkundige werken. Wij hebben de organisatie geadviseerd de subadministratie aan te passen aan deze indeling en de afschrijvingstermijnen uit de nota waarderen en afschrijven integraal over te nemen.

Doorbelasting deelnemende gemeenten

In 2023 is de doorbelasting eerder gefactureerd waardoor de vordering op de deelnemende gemeenten per balansdatum lager is. IT omgeving Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Wij hebben de automatiseringsorganisatie uitsluitend in het kader van de jaarrekeningcontrole beoordeeld. De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht. Voor onze controle steunen we voor een beperkte mate op de automatiseringsomgeving van uw organisatie. De bestuurdersaansprakelijkheid voor de veiligheid en continuïteit van de IT neemt vanaf 2025 toe. Wij adviseren het bestuur daarom goed te kijken of vanaf 2025 wordt voldaan aan de eisen van NIS 2.

De doorbelasting aan de deelnemende gemeenten wordt op basis van de uren van het personeel en het gebruik van het materieel berekend. Het gebruik van het materieel is een schatting van de organisatie. Wij adviseren het Bestuur een dienstverleningsovereenkomst op te stellen tussen RDL en Zevenaar waarin afspraken wat wordt geleverd, welke verantwoordingsinformatie en wanneer en de te ontvangen controle informatie helder worden geformuleerd. Het verdient de aanbeveling hierin ook heldere afspraken te maken over de wijze waarop de prijs wordt berekend.

definitief

16

4. Interne beheersing Governance Binnen de organisatie van RDL is de governance niet duidelijk belegd. Een governance structuur definieert de rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle betrokken partijen binnen de gemeenschappelijke regeling. Dit voorkomt verwarring en conflicten over wie welke beslissingen neemt en wie verantwoordelijk is voor welke taken. Door een governance structuur op te zetten, wordt de besluitvormingsstructuur transparant gemaakt. Dit betekent dat belanghebbenden, zoals burgers, lokale overheden en andere organisaties, kunnen begrijpen hoe beslissingen worden genomen en hoe verantwoordelijkheid wordt afgelegd voor die beslissingen. Een goed ontworpen governance structuur zorgt voor een efficiënte en effectieve besluitvorming binnen de gemeenschappelijke regeling. Dit kan onder meer het vaststellen van duidelijke procedures voor het nemen van beslissingen, het instellen van besluitvormingsorganen en het opstellen van regels voor het verzamelen en evalueren van informatie om beslissingen te ondersteunen, omvatten. Een governance structuur biedt een kader voor het identificeren, beoordelen en beheren van risico's die verband houden met de gemeenschappelijke regeling. Dit kan helpen om potentiële problemen vroegtijdig te signaleren en te voorkomen dat deze uitgroeien tot grotere problemen die de effectiviteit van de regeling kunnen ondermijnen.

Een goede governance structuur bevordert samenwerking en coördinatie tussen de verschillende partijen die deelnemen aan de gemeenschappelijke regeling. Dit kan helpen om synergiën te benutten, overlappingen te verminderen en ervoor te zorgen dat de doelstellingen van de regeling effectief worden nagestreefd. Afgelopen periode zijn de beleidsmedewerkers voor RDL van zowel Zevenaar als Montferland met pensioen gegaan. RDL is op zoek naar een nieuwe secretaris waarmee mogelijk de governance beter belegd kan worden. Wij adviseren het Bestuur een juiste governance te implementeren met daarbij duidelijke verantwoordelijkheden per functie. Daarbij kan gedacht worden aan een bedrijfsleider specifiek voor RDL welke de dagelijkse verantwoordelijkheid voor RDL heeft en daarmee ook verantwoording aflegt aan het Bestuur. Een verdergaande optie zou kunnen zijn om RDL organisatorisch te ontvlechten van Zevenaar en het personeel in dienst van RDL te laten zijn.

definitief

17

4. Interne beheersing Aanpassing Gemeenschappelijke Regeling (2023) De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) heeft onlangs enkele wijzigingen ondergaan om de democratische legitimatie te versterken. Deze wijzigingen beogen gemeenteraden meer invloed te geven op gemeenschappelijke regelingen. Enkele belangrijke punten die aangepast moeten worden in de gemeenschappelijke regeling: Ø Zienswijzen: Gemeenteraden krijgen de mogelijkheid om (extra) zienswijzen te geven voordat een gemeenschappelijke regeling wordt gewijzigd. Ø Gemeenschappelijke (raads)adviescommissie: Er kan een adviescommissie worden ingesteld om de gemeenteraden te adviseren over de regeling. Ø Evaluaties: Periodieke evaluaties van de gemeenschappelijke regelingen moeten plaatsvinden. Ø Regionaal enquêterecht: Er is nu een kapstok voor participatie en inspraak op regionaal niveau. Wij hebben het Bestuur geadviseerd de gemeenschappelijke regeling hierop te actualiseren voordat de invoeringstermijn van 1 juli 2024 verloopt. Doelen en een strategie Reinigingsdienst de Liemers (RDL) is een beleidsarme organisatie. Zij voert het beleid van de gemeente Zevenaar en Montferland uit. Eigen doelen aanvullend op het beleid van de gemeenten, bieden een duidelijke richting en focus voor de organisatie. Duurzaamheid wordt steeds belangrijker voor klanten en andere belanghebbenden.

Wat wil RDL bereiken en hoe wil de organisatie dit doen en zodoende initiatieven die bijdragen aan duurzaamheid ontwikkelen. Een goed gedefinieerde strategie helpt ook bij het optimaliseren van middelen

en het vermijden van verspilling. Een strategie zou RDL helpen om potentiële risico's te identificeren en deze effectief te beheersen. Door proactief te reageren op milieukwesties, regelgeving en veranderende marktomstandigheden, kan RDL de veerkracht vergroten en zich beter aanpassen aan onzekere omstandigheden. Wij adviseren het Bestuur na te denken over het ontwikkelen een strategie en doelen voor RDL, aanvullend op het beleid van de gemeenten Zevenaar en Montferland. Kwaliteit tussentijdse rapportage Eenmaal per jaar wordt voor het Bestuur een tussentijdse rapportage opgesteld om te kunnen sturen. Daarnaast wordt in de tussentijdse rapportage weergegeven dat er sprake is van een overschrijding van de begroting 2023. Vervolgens worden de begrote lasten naar beneden bijgesteld. Wij hebben de organisatie geadviseerd de daarin getoonde begroting aan te laten sluiten op de begroting zoals deze is goedgekeurd door het Bestuur en een eenduidige uitleg te geven. Kredieten Vanaf de begroting 2023 zijn kredieten voor uit te voeren investeringen ter goedkeuring aan het Bestuur. Wij hebben geadviseerd de hierbij behorende kapitaallasten in de meerjarenbegroting op te nemen.

definitief

18

4. Interne beheersing Inkoopbeleid RDL heeft specifieke inkoopbehoeften die uniek zijn voor de activiteiten. Het hebben van een eigen inkoopbeleid stelt RDL in staat om effectief te voldoen aan de specifieke behoeften, juridische vereisten en efficiencydoelstellingen. In juli 2023 is door het Bestuur een eigen inkoopbeleid vastgesteld.

Efficiency inkopen Jaarlijks wordt voor € 350.000 aan onderhoud van de wagens ingekocht bij meer dan 20 leveranciers. Bij 2 leveranciers wordt bedrijfskleding ingekocht en voor de afvalverwijdering van matrassen is er ook een partij voor Zevenaar en een partij voor Montferland. Wij hebben de organisatie geadviseerd te beoordelen of dit verschillende inkopen zijn in het kader van de Europese aanbestedingen en of er mogelijk inkoopsynergie te bereiken is door bundeling van de inkopen bij 1 leverancier.

Bestelling plaatsen Bestellingen voor goederen en diensten kunnen door alle medewerkers worden gedaan. Wij hebben (net als voorgaande jaren) de organisatie geadviseerd het aantal bestellers te beperken voor een betere structuur van het inkoopproces.

Contracten De dossiervorming rondom de inkoopprocedures vraagt om een verbetering om zodoende meer grip te krijgen op de inkopen.

Wij hebben de organisatie geadviseerd de contracten, looptijden en inkoopprocedures centraal te registreren.

Tenaamstelling facturen Het is essentieel dat alle facturen op naam van de GR staan of dat de gemeente Zevenaar een afzonderlijke factuur aan de GR stuurt. In 2023 zijn meerdere facturen ontvangen op naam van de gemeente Zevenaar. Dit geldt ook voor de contracten op grond waarvan deze facturen worden gestuurd, bijvoorbeeld Attero. Wij hebben de organisatie, net als eerdere jaren, geadviseerd ook hier in 2024 aandacht aan te besteden. Koepelvrijstelling RDL maakt gebruik van de koepelvrijstelling. De koepelvrijstelling is een fiscale regeling die gemeenschappelijke regelingen in staat stelt om diensten te verlenen aan hun deelnemende gemeenten zonder BTW in rekening te brengen. Het doorgeven van de BTW aan de gemeenten voor 31 januari zorgt ervoor dat de deelnemende gemeenten tijdig over de nodige informatie en middelen beschikken om hun fiscale verplichtingen na te komen. Dit stelt hen in staat om tijdig hun eigen Btw-aangiften in te dienen en ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de fiscale wet- en regelgeving. RDL heeft over 2023 de BTW aan de deelnemende gemeenten doorgegeven op 5 maart 2024. Wij hebben de organisatie geadviseerd de BTW over 2024 eerder maar in ieder geval voor 31 januari 2025 aan Zevenaar en Montferland door te geven.

definitief

19

5. Onze verantwoordelijkheid Onze opdracht De jaarrekening 2023 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het Bestuur. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij de jaarrekening gecontroleerd. Wij hebben onze controle uitgevoerd op basis van onze controlestandaarden voor accountantscontrole. Daarnaast hebben wij het besluit accountantscontrole decentrale overheden (het BADO), de door u vastgestelde controleverordening (ex. artikel 213 van de gemeentewet), het door u vastgestelde controleprotocol én het door u vastgestelde normenkader als basis voor de controle gebruikt. De door ons voor de controle gehanteerde goedkeuringstolerantie voor fouten bedraagt € 50.067 (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 150.201 (3% van de lasten). Voor de Wet Normering Topinkomens hebben wij de voorgeschreven lagere goedkeuringstoleranties gehanteerd.

Fraude De accountant is verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het Bestuur van de organisatie. Wij merken op dat onze werkzaamheden niet specifiek gericht zijn op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het Bestuur. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn werkzaamheden. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging. Er zijn tijdens de door ons uitgevoerde reguliere controlewerkzaamheden geen materiële onjuistheden als gevolg van fraude ontdekt, noch hebben wij aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.

Onze onafhankelijkheid Voor de uitvoering van onze controle is het belangrijk, dat wij onafhankelijk zijn. Naast de controle van de jaarrekening hebben wij géén overige diensten en/of adviesopdrachten uitgevoerd. De voor uw organisatie in 2023 door ons verrichte diensten passen binnen de regels van onafhankelijkheid. Onze teamleden zijn onafhankelijk van uw organisatie. Er zijn geen andere zaken, die in strijd zijn met de onafhankelijkheidsregels.

definitief

20

6. Afsluiting Publicatie jaarrekening Wij adviseren om de jaarrekening, na vaststelling door het Bestuur, op de website van uw gemeenschappelijke regeling te publiceren samen met de controleverklaring van de accountant. Hierdoor is het voor de gebruikers duidelijk dat dit de definitieve versie van de jaarrekening is en wat het oordeel van de accountant bij deze jaarrekening is. De wetgeving rondom de WNT (Wet Normering Topinkomens) geeft aan dat de WNT-verantwoording door de organisatie op internet gepubliceerd moet worden voor een periode van tenminste zeven jaar. De gegevens moeten vrij toegankelijk en eenvoudig te vinden zijn.

Afsluiting Wij willen graag van deze gelegenheid gebruik u en uw medewerkers te bedanken voor de prettige samenwerking en open communicatie tijdens onze controlewerkzaamheden. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid nadere informatie te verstrekken. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}

w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA

definitief

21

Bijlage Tekst controleverklaring fraude Fraude Uit het geheel van onze werkzaamheden volgen geen signalen van aanwijzingen of vermoedens van fraude die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang. Bij de aanvang van onze controle hebben wij een frauderisico analyse uitgevoerd. Hierbij hebben wij risico’s geïdentificeerd en ingeschat op een afwijking van materieel belang op de jaarrekening als gevolg van fraude. De uitkomsten van deze frauderisico analyse zijn vertaald naar generieke en specifieke controlewerkzaamheden die onderdeel uitmaken van onze controleaanpak. Wij hebben tijdens onze controle inzicht verkregen in het systeem van interne beheersing, waaronder het risicoinschattingsproces en de wijze waarop het Bestuur inspeelt op frauderisico’s. Ook hoe het bestuur het interne beheersingssysteem monitort en de wijze waarop het Bestuur toezicht uitoefent, alsmede de uitkomsten daarvan. Wij hebben de opzet en het bestaan geëvalueerd, en voor zover wij noodzakelijk achten, de werking getoetst van interne beheersmaatregelen gericht op het beperken van frauderisico’s. Als onderdeel van het identificeren van risico’s op een afwijking van materieel belang in de jaarrekening als gevolg van fraude, hebben wij frauderisicofactoren overwogen met betrekking tot frauduleuze financiële verslaggeving, oneigenlijke toeeigening van activa en omkoping en corruptie.

Wij hebben geëvalueerd of deze factoren een indicatie vormden voor de aanwezigheid van het risico op afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude. Aangezien de opbrengsten vooral bestaan uit gemeentelijke bijdragen (ter hoogte van de kosten), onderkennen we geen frauderisico in de opbrengstverantwoording. In onze controle bouwen wij een element in van onvoorspelbaarheid. Ook hebben wij de uitkomst van andere controlewerkzaamheden beoordeeld en overwogen of er bevindingen zijn die aanwijzing geven voor fraude of het nietnaleven van wet- en regelgeving. We hebben de beschikbare controle-informatie in overweging genomen en navraag gedaan bij relevante personen, waaronder de concerncontroller en de directeur. Hieruit volgden geen signalen van fraude die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang.

definitief

22

Bijlage Tekst controleverklaring fraude Geïdentificeerd frauderisico Doorbreking interne beheersing Het risico dat maatregelen van interne beheersing worden doorbroken.

Controlewerkzaamheden en observaties Het Bestuur en de organisatie bevindt zich in een unieke positie om fraude te plegen, omdat ze in staat zijn de administratieve vastleggingen te manipuleren en frauduleuze financiële overzichten op te stellen door interne beheersings-maatregelen te doorbreken die anderszins effectief lijken te werken. Wij hebben specifiek aandacht besteed aan de effectiviteit van de ingebouwde waarborgen in de processen met betrekking tot handmatige journaalposten. We hebben een aantal memoriaalboekingen gecontroleerd op basis van de omvang en de omschrijving. Wij hebben bij de controlewerkzaamheden specifieke aandacht gehad voor eventuele manipulatie of bovenmatige bemoeienis van het management bij de totstandkoming van cijfers en belangrijke toelichtingen. Wij hebben geen specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude vastgesteld met betrekking tot het overschrijven van interne beheersingsmaatregelen.

Volledigheid opbrengsten Het risico dat de opbrengsten niet volledig worden verantwoord

De organisatie beschikt over aanbiedstations. De procedures waren gedurende 2023 niet zodanig dat de volledigheid en juistheid van de opbrengst afvalverwerkers en opbrengst particulieren kon worden vastgesteld. De aanleg van 2 weegbruggen heeft dit risico verminderd.

Prestatie onderbouwingen Het risico dat inkoopfacturen betaald worden, zonder dat hier een prestatie tegenover staat

Wij hebben de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersingsmaatregelen geëvalueerd die bedoeld zijn om het risico op fraude te beperken met betrekking tot het leveren van de prestaties van de ingekochte goederen en diensten. Wij hebben door middel van een deelwaarneming vastgesteld dat de levering van goederen/diensten voor de onderzochte gevallen heeft plaatsgevonden overeenkomstig de inkoopfacturen.

Wij hebben geen specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude vastgesteld met betrekking tot de volledigheid van de opbrengsten.

Wij hebben geen specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude vastgesteld met betrekking tot de inkoop.

definitief

23

Bijlage Tekst controleverklaring fraude Geïdentificeerd frauderisico

Controlewerkzaamheden en observaties

Ongeautoriseerde betalingen Het risico dat betaalbatches ongeautoriseerd worden aangepast en naar verkeerde bankrekeningnummers wordt betaald

Wij hebben de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersingsmaatregelen geëvalueerd die bedoeld zijn om het risico op fraude te beperken bij het aanmaken van betalingen. Aanvullend hebben we data-analyse gedaan op alle bankmutaties. Wij hebben geen specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude vastgesteld met betrekking tot de betalingen.

definitief

24

Bijlage Tekst controleverklaring continuïteit Controleaanpak veronderstellingen inzake financiële risico’s in relatie tot de financiële positie Het Bestuur heeft in de regeling van Reinigingsdienst De Liemers vastgelegd (artikel 16 lid 1) dat lasten worden verdeeld over de deelnemende gemeenten. Daarmee worden de financiële risico’s afgewenteld op de deelnemende gemeenten. Er is geen eigen vermogen aanwezig in de gemeenschappelijke regeling.

definitief

25

Samen bouwen aan duurzaam succes Als ondernemer, manager of bestuurder dealt u dagelijks met veranderingen. Dan is het prettig om voor cijfers, financiële processen en fiscale vraagstukken zekerheid in te bouwen. Wij zijn graag die specialist dichtbij, die altijd een extra stap voor u zet en die naast de data altijd de mens ziet. q

Zullen we samen bouwen aan uw duurzame succes?