Bijlage 1. 1207865 Aanbiedingsbrief SALD 2024

Gemeenteraden van Doesburg, Duiven, Westervoort en Zevenaar

datum zaaknummer onderwerp

: : :

15 april 2024 Z/24/470490 Aanbiedingsbrief bij concept jaarstukken 2023 en concept meerjarenbegroting 2025 -2028 SALD

Geachte leden van de raad,

Graag bieden wij u de concept jaarstukken 2023 en concept meerjarenbegroting 2025-2028 van Bedrijfsvoeringsorganisatie Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg (GR SALD) aan voor zienswijzen aan uw raad. Meerjarenbegroting 2025-2028 De begroting bouwt voort op de ontwikkelingen die wij in de voorgaande jaren hebben ingezet. In deze aanbiedingsbrief willen wij met name een toelichting geven over de ontwikkelingen die samenhangen met de aansluiting op een e-depot voorziening (een digitale archiefbewaarplaats). De belangrijkste reden voor de verhoudingsgewijs grote stijging van de kosten in 2025, zit in het opzetten van een e-depot. Om te voldoen aan wet- en regelgeving en duurzame bewaring van digitale informatie te realiseren, is dit e-depot nodig. Daarbij gaan we gebruik maken van de e-depot voorziening van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL). Door DocFactory werd in het Plan van Aanpak al aangegeven dat er een beheerder e-depot/digitaal archiefinspecteur (voor advies over, inspectie en beheer van, de digitale archieven) aangesteld dient te worden. Aanvankelijk was dit in het PvA al voor 2024 aangegeven, maar door o.a. de latere aanstelling van een tijdelijk projectleider e-depot, is dit doorgeschoven naar het tweede halfjaar van 2025. De kosten bedragen, ruw geschat, op € 40.000 voor 2025 en daarna € 80.000. Een en ander is o.a.

afhankelijk van de aanvangsdatum, inschaling en aantal uren per week. In het PvA zijn ook de jaarlijkse kosten die het ECAL maakt, meegenomen. In de bijlage van de dienstverleningsovereenkomst met het ECAL worden deze geschat op maximaal € 50.000.

Tenslotte moet behalve het beheer van het e-depot ook de beschikbaarstelling van de bestanden worden geregeld. Hiervoor is een collectieportaal, bij voorkeur met een onderliggend collectiebeheerssysteem noodzakelijk. De eenmalige kosten voor het aanschaffen en inrichten van het portaal en onderliggende beheerssysteem bedragen naar schatting € 15.000. De jaarlijkse kosten zullen ongeveer € 10.000 bedragen. Indien het al in 2024 wordt aangeschaft, zijn de kosten in dat jaar € 20.000 en daarna jaarlijks € 10.000. Jaarstukken 2023 Daarnaast leggen wij ook de concept jaarstukken 2023 aan u voor zodat u uw zienswijze kenbaar kunt maken. De accountantscontrole is inmiddels afgerond. De accountant is voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken als de jaarstukken ongewijzigd worden vastgesteld. Verzoek Uw zienswijze zien wij graag zo spoedig mogelijk tegemoet (e-mail streekarchivariaat@zevenaar.nl), maar in ieder geval niet later dan 14 juni 2024, zodat wij die met de zienswijzen van de andere deelnemers kunnen voorleggen aan ons bestuur. Als u geen opmerkingen heeft, laat het ons dan ook weten. Het bestuur heeft het voornemen om de jaarstukken 2023 en de meerjarenbegroting 2025-2028 vast te stellen op 4 juli 2024. Na de vergadering van het bestuur informeren wij u over de besluitvorming.

Vragen? Heeft u vragen of opmerkingen over onze meerjarenbegroting en jaarstukken? Neem dan contact op via e-mail streekarchivariaat@zevenaar.nl. Met vriendelijke groet, Namens Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg,

H. Hieltjes Voorzitter

D Jansen Secretaris

Deze brief is digitaal aangemaakt en daarom niet ondertekend.

Bijlagen: • Concept meerjarenbegroting SALD 2025-2028 (voor zienswijzen) • Voorlopige Jaarstukken SALD 2023 (voor zienswijzen) • Concept accountantsverslag SALD 2023

2 van 2