507501 Bijlage 4 Accountantsverslag 2020 RDL (w.g.)
Tekst van het document
Accountantsverslag 2020 Gemeenschappelijke Regeling Reinigingsdienst De Liemers
Definitief 21 april 2021
Aan het Bestuur van Gemeenschappelijke Regeling Reinigingsdienst De Liemers Postbus 10 6900 AA ZEVENAAR
Inleiding
Doetinchem, 21 april 2021 507501/HdF/NK Geacht bestuur, Wij hebben de jaarrekening 2020 van uw organisatie gecontroleerd. In dit verslag brengen wij de hoofdzaken van onze bevindingen en aanbevelingen vanuit de controle onder uw aandacht. Daarnaast besteden wij aandacht aan de jaarrekening zelf en aan de interne beheersing. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het Bestuur. Wij geven hierbij een controleverklaring. U heeft aan ons voor de controle van de jaarrekening 2020 geen aandachtspunten meegegeven. Wij bespreken deze rapportage graag tijdens de bijeenkomst met het Bestuur en beantwoorden dan ook uw eventuele vragen. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}
w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA 2
Waar bent u naar op zoek ?
1. Kernpunten
2. Onderbouwing oordeel
3. Jaarrekening
4. Interne beheersing
5. Onze verantwoordelijkheid
6. Afsluiting
Inhoudsopgave
Wij hebben de jaarrekening 2020 van uw organisatie gecontroleerd. Wij informeren u in dit verslag over de uitkomsten van onze controle. De hoofdzaken hebben wij hier opgenomen.
1. Kernpunten
Controleverklaring bij de jaarrekening
Interne beheersing op orde
Onze controleverklaring heeft twee oordelen. Eén voor de getrouwheid en één voor de rechtmatigheid:
De interne beheersing voldoet inzake de volledigheid van de opbrengsten en het proces Europese aanbestedingen niet, maar voor het overige voldoet dit aan de daaraan te stellen eisen en past bij de omvang van uw organisatie. Wij hebben nog enkele verbeterpunten geadviseerd.
Onze controleverklaring heeft twee oordelen. Namelijk ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid:
Saldo van baten en laten
Getrouwheid Wij zijn voornemens voor de getrouwheid een verklaring met beperking af te geven omdat de volledigheid van de opbrengsten van de aanbiedstations niet is vast te stellen. Wij verwachten niet dat eventuele afwijkingen groter dan 10% zullen zijn. Rechtmatigheid Wij zijn voornemens voor de rechtmatigheid een afkeurende verklaring af te geven omdat de aanbestedingsfouten groter zijn dan 3%, in combinatie met de onder de getrouwheid genoemde onzekerheid voor de volledigheid van de opbrengsten van de aanbiedstations. Uit onze controle kwamen enkele kleinere aanpassingen in de jaarstukken voort. Deze zijn aangepast in de voorliggende versie.
De bijdragen van de gemeenten in de GR Reinigingsdienst De Liemers zijn gerealiseerd op € 407.830 ten opzichte van € 391.186 begroot. De afrekening van € 16.644 is op de balans opgenomen. Gevolgen Corona virus De situatie rondom Corona hebben we nog niet achter ons kunnen laten. De maatregelen ter bestrijding van het virus heeft in 2020 grote impact gehad. Voor Reinigingsdienst De Liemers zijn de hieruit voortvloeiende financiële lasten ingeschat op € 42.000. In de jaarstukken is in de paragraaf Weerstandsvermogen een toelichting gegeven van de gevolgen van Covid-19. Hierin wordt nader ingegaan op de inzet en de gevolgen voor de organisatie.
Controleproces goed verlopen
Per programma is een nadere toelichting gegeven op de Corona-effecten op de te bereiken doelstellingen en maatregelen.
Wij hebben voldoende controle-informatie verkregen om een controleverklaring te kunnen verstrekken. Wij vonden de samenwerking transparant en plezierig.
De Reinigingsdienst De Liemers heeft in 2020 geen extra vergoeding van het Rijk ontvangen ter compensatie van de gevolgen van Covid-19.
4
Met u hebben wij een afspraak gemaakt welke afwijkingen wij in dit verslag vermelden. U heeft ons gevraagd in ieder geval alle afwijkingen groter dan de goedkeuringstolerantie aan u te rapporteren. Er zijn geen afwijkingen.
Getrouwheid Omschrijving
Fouten
Europese aanbestedingen
0
Opbrengst aanbiedstations particulieren Opbrengst aanbiedstations afvalverwerkers Totaal
Rechtmatigheid
Onzekerheden €
€
0
2. Onderbouwing oordeel
Fouten € 0
Onzekerheden €
521.218
0
PM
PM
PM
PM
PM
Goedkeuringstolerantie voor fouten (1%)
58.207
Goedkeuringstolerantie voor onzekerheden (3%)
174.620
Goedkeuringstolerantie voor oordeelonthouding (10%)
582.070
521.218
PM
De volledigheid van de baten van de aanbiedstations is door ons niet vast te stellen. Wij verwachten niet dat eventuele afwijkingen groter dan 10% zullen zijn. Dit leidt tot een onzekerheid in de opbrengst waardoor voor de getrouwheid een verklaring met beperking wordt afgegeven. De fout in de Europese aanbestedingen komt boven de goedkeuringstolerantie van 3%, zodat het oordeel van de rechtmatigheid een afkeurend oordeel is in combinatie met de onzekerheid in de volledigheid van de opbrengst van de aanbiedstations van maximaal 10%. Bij de controle van de WNT-verantwoording zijn geen afwijkingen die van invloed zijn op de strekking van ons oordeel. Wij hebben geen tegenstrijdigheden vastgesteld tussen het jaarverslag (de programmaverantwoording en de paragrafen) en de jaarrekening.
5
Onze bevindingen over de jaarstukken
Financiële positie
Kwaliteit jaarstukken
Begrotingsrechtmatigheid
Overige bevindingen
6
3. Jaarrekening
De jaarrekening geeft inzicht in de totstandkoming van het resultaat over 2020 en de financiële positie van uw organisatie op 31 december 2020.
Saldo van baten en lasten
Incidentele baten en lasten
In 2020 is aan het Bestuur de stijging van de lasten van € 500.000 gedurende het jaar gecommuniceerd. Deze stijging is vertaald in een begrotingswijziging.
In de realisatie zijn incidentele lasten opgenomen van € 42.000 als gevolg van Covid-19.
Financiële positie
Verloop lasten in de jaren
Weerstandsvermogen De totale lasten zijn daarnaast nog € 420.000 hoger dan de definitieve begroting. De hogere lasten zijn ontstaan door de hogere verwerkingskosten van de aanbiedstations en het hogere aantal manuren. De hogere lasten worden deels gecompenseerd door hogere baten van de aanbiedstations. De hogere lasten zijn voornamelijk structureel en ook verwerkt in de begroting 2021. De stijging van de lasten wordt opgevangen door hogere inkomsten van de aanbiedstations. Verloop lasten in de loop der jaren De lasten zijn de afgelopen jaren gestegen van € 3.903.000 in 2017 naar € 5.821.000 in 2020. Dit is grafisch weergegeven in de grafiek hiernaast. Dit iszoals aangegeven - voornamelijk veroorzaakt door de stijging in de verwerkingskosten.
Er is geen algemene reserve. Een algemene reserve is het beschikbare weerstandsvermogen. Dit staat tegenover het benodigde weerstandsvermogen. Het benodigde weerstandsvermogen wordt berekend door de kans op het zich voordoen van een risico x de impact van het risico.
€7.000.000 €6.000.000 €5.000.000 €4.000.000 €3.000.000
In de jaarrekening 2020 zijn diverse risico’s benoemd die op de organisatie van toepassing zijn.
€2.000.000
Wij hebben de organisatie geadviseerd komend jaar te beoordelen in hoeverre de risico’s zich hebben voorgedaan en tevens de risico’s – het benodigde weerstandsvermogen - te kwantificeren.
€-
7
€1.000.000 Lasten 2017
2018
2019
2020
Kwaliteit jaarstukken
Bij onze controle hebben wij de informatiewaarde, leesbaarheid en naleving van wettelijke vereisten van de jaarstukken beoordeeld.
Kwaliteit van de jaarstukken In de herziene begroting van 2020 zijn alle voorgeschreven onderdelen uit het Besluit Begroting en Verantwoording opgenomen. In de begroting zijn beperkte doelstellingen genoemd waaraan de Reinigingsdienst De Liemers zou kunnen voldoen.
De jaarstukken bestaan uit 3 onderdelen: De programma’s, de paragrafen en de jaarrekening. Wij vinden de structuur van de jaarstukken duidelijk. Uw organisatie kent 2 programma’s. De kwaliteit van de toelichtingen is voldoende en is in overeenstemming met de begroting.
Wij adviseren het Bestuur in de begroting doelstellingen te formuleren. Bijvoorbeeld op het beleidsterrein milieu.
Jaarverslag en paragrafen
Verloop van de controle
Het jaarverslag en de paragrafen voldoen aan de minimale eisen van het Besluit Begroting en Verantwoording. Wij hebben geen tegenstrijdigheden vastgesteld tussen deze stukken en de jaarrekening 2020.
Het opstellen van de jaarrekening is over het boekjaar 2020 zodanig gepland om aan het Bestuur de gecontroleerde jaarrekening 21 april 2021 voor te kunnen leggen, zodat na advies van de deelnemende gemeenteraden, het Bestuur deze in juli 2021 kan vaststellen.
Naleving van de verslaggevingsregels Het jaarverslag en de paragrafen voldoen aan de minimale eisen van het Besluit Begroting en Verantwoording. Wij hebben geen tegenstrijdigheden vastgesteld tussen deze stukken en de jaarrekening 2020. Er is gen overzicht van algemene dekkingsmiddelen in de jaarrekening opgenomen, maar er is een toelichting opgenomen op de afzonderlijke onderdelen zoals de overhead, de vennootschapsbelasting en de post onvoorzien.
8
De controle over het jaar 2020 is soepel verlopen. Het concept van de jaarstukken is gedurende de controle opgeleverd en het jaarrekeningdossier bevatte voldoende onderbouwingen om de controle te kunnen uitvoeren. De afwikkeling is op basis van de planning bereikt. Wij kijken terug op een prettige en transparante samenwerking gedurende dit proces.
Bij de controle van de rechtmatigheid gaan wij na of de lasten en baten en de balansmutaties juist, tijdig, volledig én met de geldende wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader in overeenstemming zijn geweest. Wij hebben de baten en lasten en de balansmutaties over 2020 op rechtmatigheid gecontroleerd.
Begrotingsrechtmatigheid
Begrotingscriterium De jaarstukken zijn opgedeeld in 2 programma’s. Dit geeft een overzichtelijk beeld van de resultaten. U heeft aangegeven om binnen de bandbreedtes van de beleidsregels die u heeft samengesteld, te handelen. De organisatie legt verantwoording af over de besteding op de programma’s.
Programma
Wij hebben gecontroleerd of de begrotingsregels door de organisatie zijn nageleefd.
Afval
Bevindingen:
Overhead
Bij beide programma’s zijn de werkelijke lasten hoger dan de begrote lasten. Tegenover deze hogere lasten staan hogere baten bij de aanbiedstations. Hierover is een toelichting opgenomen in de jaarrekening.
Totaal
In 2020 is geïnvesteerd in een veegmachine. Het krediet hiervoor is in 2021 beschikbaar gesteld maar de aanschaf is in 2020 gedaan. Daarnaast is een overschrijding in de kredieten ontstaan als gevolg van de software kraakperswagen. Deze overschrijdingen zijn toegelicht in de jaarrekening.
9
Lasten Begroting
Lasten 2020
Passend binnen begroting
5.009.838
5.412.844
O
391.186
408.830
O
5.401.024
5.820.674
De belangrijkste bevindingen inzake de getrouwheid hebben wij onder de kernpunten gerapporteerd. Hier informeren wij u over de overige bevindingen.
Overige bevindingen
1. Europese aanbestedingen
2. Opbrengst aanbiedstations
Wij hebben alle aanbestedingen van leveranciers waaraan over de periode 20172020 meer dan € 214.000 is geleverd onderzocht op het juist toepassen van de Europese aanbestedingsregels.
Bij de aanbiedstations is geen weegbrug aanwezig. De te betalen vergoeding van een particuliere aanbieder wordt door de medewerkers zelf ingeschat.
Onze controle-uitkomsten over 2020 geven aan dat de inkopen bij 3 leveranciers niet conform de Europese aanbestedingsregels is verricht. Uw organisatie maakt voor de verzekeringen gebruik van de contracten van de gemeente Zevenaar. Bij het afsluiten van het contract is geen Europese aanbestedingsprocedure gevolgd. Uw organisatie heeft voor de inhuur van personeel met 1 leverancier een mantelcontract, dat Europees is aanbesteed, afgesloten. Omdat deze organisatie op diverse momenten geen geschikte kandidaten hadden, is bij andere leveranciers personeel ingehuurd. Uw organisatie heeft met deze leveranciers geen mantelovereenkomst. Er wordt gebruik gemaakt van meerdere afvalverwerkers. Voor deze leveringen is bij de inkoop Europese aanbesteding uitgeschreven. De contracten zijn echter van beperkte duur, namelijk 1 jaar. Wij hebben de organisatie geadviseerd de contracten meerjarig af te sluiten na een Europese aanbesteding. Dit om tijd te besparen.
Wij adviseren het Bestuur een prijsstelling van de aanbiedstations in te richten zodanig dat de volledigheid van de baten kan worden gewaarborgd, bijvoorbeeld door gebruik te maken van een weegbrug. De planning is dat deze weegbrug in 2022 in gebruik kan worden genomen. De opbrengst van de afvalverwerkers van de aanbiedstations is niet onderbouwd met schriftelijk vastgelegde prijsafspraken. Het bepalen van de verkochte volumes wordt door de afvalverwerker afgewikkeld. De Reinigingsdienst steunt daarbij volledig op de opgave van de afvalverwerkers. Wij hebben de organisatie geadviseerd de prijsafspraken met de afvalverwerkers schriftelijk vast te leggen en de volumes te toetsen. 3. Normenkader 2020 In 2020 is geen actualisatie van het normenkader voorgelegd aan het Bestuur. Op basis van de rechtmatigheidsvoorschriften dient het Bestuur jaarlijks een geactualiseerd normenkader vast te stellen als basis voor onze controle. Wij hebben de organisatie geadviseerd het normenkader in 2021 te actualiseren, waarbij dient opgemerkt te worden dat de personele regelgeving niet van toepassing is.
10
De belangrijkste bevindingen inzake de getrouwheid en rechtmatigheid hebben wij kort onder de kernpunten gerapporteerd. Hier gaan wij nader in op deze bevindingen en andere.
Overige bevindingen
4. Tenaamstelling facturen
7. Integriteit
Het is essentieel dat alle facturen op naam van de GR staan of dat de gemeente Zevenaar een afzonderlijke factuur aan de GR stuurt. In 2020 is actie ondernomen om de tenaamstelling van de facturen te verbeteren. Een beperkt aantal facturen uit 2020 zijn nog op naam van de gemeente Zevenaar gesteld.
Er is geen integriteitsbeleid of gedragscode. Ook bij ingehuurd personeel is het waarborgen van integriteit van groot belang. In de Ambtenarenwet is opgenomen dat een verantwoording inzake de integriteit jaarlijks afgelegd dient te worden aan het Bestuur.
Wij hebben de organisatie geadviseerd ook hier in 2021 aandacht aan te besteden.
Wij hebben de organisatie geadviseerd de integriteit nader te waarborgen door onder meer integriteitsverklaringen te laten ondertekenen en verantwoording over de integriteit af te leggen aan het Bestuur.
5. Onderbouwing prestatielevering Wij hebben een steekproef uitgevoerd om de rechtmatigheid van de uitgaven te kunnen controleren. Van een aantal leveringen is geen bewijs aanwezig. De levering is wel door de organisatie in voldoende mate bevestigd. Wij de organisatie geadviseerd de documentatie van de leveringen te verbeteren. 6. Bestelling plaatsen Bestellingen voor goederen en diensten kunnen door alle medewerkers worden gedaan.
8. Geautomatiseerde gegevensverwerking Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel over de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken over de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen gaan over de onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij geen volledigheid pretenderen. Wij hebben geen zaken gesignaleerd betreffende de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking die wij in het kader van onze jaarrekeningcontrole onder uw aandacht zouden moeten brengen.
Wij hebben de organisatie geadviseerd het aantal bestellers te beperken voor een beter overzicht en betere structuur van het inkoopproces.
11
Als onderdeel van de controle van de jaarrekening hebben wij de processen en de interne beheersing beoordeeld.
4. Interne beheersing
Richting de rechtmatigheidsverantwoording
Beheersplannen
Over het jaar 2021 ligt er de uitdaging dat in de jaarstukken een rechtmatigheidsverantwoording opgesteld wordt door de organisatie voor het Bestuur. De organisatie geeft daarin aan dat zij heeft gehandeld binnen de weten regelgeving van de financiële rechtmatigheidsvereisten. Het oordeel van de accountant zal vanaf dat jaar alleen een getrouwheidsoordeel zijn, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording een onderdeel is. De rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van de totale controle van de jaarstukken. Hoewel er nog onzekerheden zijn over de precieze invulling, vormt een goede interne controle de basis voor het kunnen verstrekken van de rechtmatigheidsverantwoording.
De aanbiedstations zijn continu onderhavig aan onderhoud.
Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording worden de verantwoordelijkheden rondom de rechtmatigheid helderder belegd. Het Bestuur stelt de kaders vast. De organisatie voert uit en legt hierover verantwoording af aan het Bestuur. De accountant controleert deze verantwoording. De verantwoordingstolerantie zal het Bestuur voor deze verantwoording zelf dienen te bepalen. Wij hebben de organisatie geadviseerd de interne controle te ontwikkelen in dit jaar om zodoende een deugdelijke basis te verkrijgen voor een rechtmatigheidsverantwoording.
12
Wij hebben de organisatie geadviseerd een beheerplan op te stellen voor het onderhoud van de aanbiedstations om op die manier inzichtelijk te krijgen welke toekomstige lasten hieruit voort kunnen vloeien.
Wij hebben onze controle overeenkomstig de opdracht uitgevoerd en in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving.
5. Onze verantwoordelijkheid
Onze opdracht
Fraude
De jaarrekening 2020 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het Bestuur. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij de jaarrekening gecontroleerd.
De accountant is verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het Bestuur. Wij merken op, dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het Bestuur. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht.
Wij hebben onze controle uitgevoerd op basis van onze controlestandaarden voor de accountantscontrole. Daarnaast hebben wij het besluit accountantscontrole decentrale overheden (het BADO), de door u vastgestelde controleverordening (ex artikel 413 van de gemeentewet), het door u vastgestelde controleprotocol én het door u vastgestelde normenkader als basis voor de controle gebruikt. De door ons voor de controle gehanteerde goedkeuringstolerantie voor fouten bedraagt € 58.207 (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 174.621 (3% van de lasten). Voor de Wet Normering Topinkomens hebben wij de voorgeschreven lagere goedkeuringstoleranties gehanteerd.
Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging. Er zijn tijdens de door ons uitgevoerde reguliere controlewerkzaamheden geen materiële onjuistheden als gevolg van fraude ontdekt, noch hebben wij aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.
Onze onafhankelijkheid
Inzicht urenbesteding
Voor de uitvoering van onze controle is het belangrijk, dat wij onafhankelijk zijn. De voor uw organisatie in 2020 door ons verrichte diensten passen binnen de regels van onafhankelijkheid. Onze teamleden zijn onafhankelijk van uw organisatie. Er zijn geen andere zaken, die in strijd zijn met de onafhankelijkheidsregels.
Vanuit het programma ‘In het publiek belang’ van de NBA dienen wij de bestede uren van onze controlewerkzaamheden aan u te rapporteren. Voor uw inzicht verstrekken wij onderstaand een opgave van de tijdsbesteding (inclusief een schatting van nog te besteden uren voor de afronding van de jaarrekeningcontrole). Uren
13
Tekenend accountant
10
Overige teamleden
80
Dank u voor de samenwerking Publicatie jaarrekening Wij adviseren om de jaarrekening, na vaststelling door het Bestuur, op de website van uw gemeenschappelijke regeling, te publiceren samen met de controleverklaring van de accountant. Hierdoor is het voor de gebruikers duidelijk dat dit de definitieve versie van de jaarrekening is en wat het oordeel van de accountant bij deze jaarrekening is. Afsluiting Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid nadere informatie te verstrekken. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}
w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA
6. Afsluiting
Toegevoegde waarde
die bijdraagt aan uw duurzame succes
Samenwerkende specialisten Binnen Stolwijk Kennisnetwerk bundelen wij een aantal kennisgebieden op financieel, bedrijfskundig, economisch en personeelsniveau. Vanuit deze verschillende disciplines hebben wij een 360 graden overview, zodat wij u beter en vollediger kunnen adviseren. Deze aanpak, waarbij specialisten en generalisten nauw samenwerken, leidt ertoe dat wij een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan het duurzame succes van uw organisatie. Hoe wij dat doen? Dat leest u in het transparantieverslag op onze website.
Uw succes > www.stolwijkkennisnetwerk.nl