4a. 220616 Memo extra raadsvergadering ivm Woo-verzoek

Memo Voor kennisname onderwerp Ingekomen Woo-verzoek datum 25 mei 2022 deadline 7 juni 2022 zaaknummer Z/22/422508 van afdeling/ambtenaar Bedrijfsvoering/JZ aan afdeling/college/raad Griffie / gemeenteraad Beste griffier / gemeenteraad, Op 23 mei 2022 heeft een inwoner van Zevenaar een verzoek om publieke informatie ingediend bij de gemeente. Het gaat hier om een verzoek om informatie zoals bedoeld in de Wet open overheid (Woo). De verzoeker vraagt om openbaarmaking van alle door SP raadslid Van der Velden aan de gemeentelijke organisatie en van de gemeentelijke organisatie en/of individuele bestuursorganen aan SP raadslid Van der Velden gestuurde sms- en appberichten, interne notities, telefoonnotities, gespreksverslagen, emailberichten, brieven, social media etc. over Wob-verzoek Z/22/411499, waaronder vallend griffier, gemeenteraad, burgemeester, college van B&W, wethouders en alle ambtenaren van gemeentelijke organisatie waaronder hoofd bedrijfsvoering, gemeentelijksecretaris en een ambtenaar van de juridische afdeling, etc. (zie voor het volledige verzoek de bijlage). Het ingediende verzoek ziet ook op berichten van en aan de gemeenteraad, een raadslid en de griffier. Daarom sturen wij met inachtneming van de doorzendverplichting volgens de Woo, het verzoek door naar de gemeenteraad.

De gemeenteraad heeft nog geen besluit genomen om de beslissing op een Woo-verzoek te delegeren of te mandateren aan het college. Dit staat op de agenda voor de raadsvergadering van 8 juni 2022. De strikte reactietermijn van de Woo belet ons te wachten op een eventueel raadsbesluit op 8 juni. Daarom ligt de beslissingsbevoegdheid bij de raad aangaande stukken van de raad, raadsleden en de griffie.

1. De gemeenteraad is een bestuursorgaan in de zin van de Woo. Dat betekent dat berichten die door de gemeenteraad zijn ontvangen en verstuurd onder de reikwijdte van de Woo vallen. De stukken die de raad onder zich heeft zijn op grond van de Woo opvraagbaar. De raad moet derhalve nagaan of hij berichten zoals verzoeker die berichten verwoordt in zijn verzoek, heeft ontvangen en/of verstuurd en alsdan beoordelen of sprake is van documenten zoals bepaald in artikel 2.1 van de Woo: ‘document: een door een orgaan, persoon of college als bedoeld in artikel 2.2, eerste lid, opgemaakt of ontvangen schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak van dat orgaan, die persoon of dat college;’ 2. Een gemeenteraadslid is geen bestuursorgaan in de zin van de Woo. De Woo ziet niet op stukken van een individueel raadslid en die stukken zijn dus niet opvraagbaar. 3. De griffier en de griffie zijn geen bestuursorganen in de zin van de Woo.

Daarbij moet vermeld dat volgens artikel 5.4a van de Woo, informatie betreffende de ondersteuning van individuele leden van de gemeenteraad door ambtenaren werkzaam bij de griffie van de gemeenteraad, niet openbaar is. Processtappen Als na onderzoek blijkt dat de gemeenteraad met betrekking tot hetgeen de verzoeker vraagt geen documenten zoals bedoeld in artikel 2.1 van de Woo heeft gestuurd of ontvangen, dan wordt het verzoek afgewezen. Als blijkt van documenten door de gemeenteraad ontvangen of verstuurd, dan wordt beoordeeld of zich weigeringsgronden voordoen zoals die staan genoemd in hoofdstuk 5 van de Woo. Om reden van de min of meer korte beslistermijnen volgens de Woo is spoedige besluitvorming noodzakelijk en gewenst. Met betrekking tot de relevante beslistermijnen noemen wij het volgende. Volgens de Woo wordt op een verzoek om informatie zo spoedig mogelijk beslist, maar uiterlijk binnen vier weken. Andere relevante beslistermijnen zijn er als sprake is van een te algemeen geformuleerd verzoek en in het geval van oneigenlijk gebruik van de Woo. Optie tot precisering Als de gemeenteraad van mening is dat het verzoek te algemeen geformuleerd is, dan kan de raad de verzoeker vragen om het verzoek te preciseren. Dit moet volgens artikel 4.1 van de Woo gebeuren binnen twee weken na ontvangst van het verzoek.

Als de verzoeker niet voldoet aan het preciseringsverzoek dan kan de raad besluiten het verzoek niet te behandelen. Misbruik bepaling Een andere relevante beslistermijn is aan de orde als de raad tot de opvatting komt dat een verzoeker kennelijk (ook) een ander doel heeft dan het verkrijgen van publieke informatie of indien het verzoek evident geen bestuurlijke aangelegenheid betreft. In die situatie kan het bestuursorgaan besluiten het verzoek niet te behandelen. Dit besluit moet binnen twee weken na ontvangst van het verzoek worden genomen of onverwijld nadat is gebleken dat de verzoeker kennelijk een ander doel heeft. Tot slot Samenvattend wordt voorgesteld te onderzoeken of sprake is van documenten zoals hiervoor genoemd onder 1. Vervolgens kan een besluit met motivering worden opgesteld met inachtneming van het voorgaande.

Bijlage: - Woo-verzoek.

zaaknummer Z/22/422508

pagina 2 van 4

Verzoek openbaarmaking op grond van de Wet open overheid Gegevens aanvrager Achternaam Voorletter(s) Adres Telefoonnummer E-mailadres Informatie Omschrijf zo precies mogelijk waarover u informatie wilt ontvangen (bijvoorbeeld een aangelegenheid) Op 9 maart 2022 heeft SP raadslid Lotte van der Velden een aantal schriftelijke vragen gesteld m.b.t. Wob-verzoek Z/22/411499, ingediend door een inwoner van de gemeente Zevenaar. Uit de vraagstelling van SP raadslid van der Velden blijkt dat zij in haar hoedanigheid van raadslid (privé) informatie ontvangt over inwoners. Dit is strijdig de AVG. In de inleiding/aanleiding van de schriftelijke vragen van SP raadslid van der Velden over het Wob-verzoek Z/22/411499 schrijft SP raadslid van der Velden; In de besluitenlijst collegevergadering van 22 februari 2022, openbaar na collegevergadering van 8 maart 2022 staat het onderwerp “Verstrekken gevraagde informatie Wob-verzoek” “Even later ontvingen wij een bericht dat dit om een raadslid ging”. Uit de door het college van B&W openbaar gemaakte stukken maak ik als inwoner niet op dat het betreffende Wob-verzoek door een raadslid zou zijn ingediend. SP raadslid schrijft dat zij hierover een bericht heeft ontvangen.

Als inwoner van de gemeente Zevenaar ga ik er vanuit dat SP raadslid van der Velden met “wij hebben een bericht ontvangen”, met “wij” refereert naar het bestuursorgaan de gemeenteraad van Zevenaar, waar SP raadslid van der Velden werkzaam onder is. Welk(e) document(en) wilt u ontvangen? Ik verzoek u om openbaarmaking van het door SP raadslid van der Velden in haar schriftelijk vragen van 9 maart 2022 met onderwerp Wob verzoek z/22/411499 onder inleiding/aanleiding genoemde “bericht" wat zij en anderen zouden hebben ontvangen en waaruit volgens SP raadslid van der Velden zou blijken dat het betreffende Wob-verzoek zou zijn ingediend door een raadslid i.p.v. door een privé persoon. Ik verzoek u om openbaarmaking van alle sms- en appberichten, interne notities, telefoonnotities, gespreksverslagen, e-mailberichten, brieven, social media etc. gestuurd door SP raadslid van der Velden aan de gemeentelijke organisatie over Wob-verzoek Z/22/411499 waaronder vallend griffier, gemeenteraad, burgemeester, college van B&W, wethouders en alle ambtenaren van gemeentelijke organisatie waaronder hoofd bedrijfsvoering ambtenaar , gemeentesecretaris, ambtenaar juiridische afdeling etc. Ik verzoek u om openbaarmaking van alle sms- en appberichten, interne notities , telefoonnotities, gespreksverslagen, e- mailberichten, brieven, social media etc.

gestuurd door de gemeentelijke organisatie en/of individuele bestuursorganen over Wob-verzoek Z/22/411499 aan SP raadslid van der Velden, waaronder griffier, gemeenteraad, zaaknummer Z/22/422508

pagina 3 van 4

burgemeester, college van B&W, wethouders en alle ambtenaren waaronder hoofd bedrijfsvoering ambtenaar , gemeentesecretaris, ambtenaar juridische afdeling etc. Over welke periode wilt u de informatie ontvangen? 1 februari 2022 tot en met heden Hoe wilt u de gegevens ontvangen? Inzien Opmerkingen: opgave kosten vooraf

zaaknummer Z/22/422508

pagina 4 van 4