4. 230208 Managementletter 2022 Zevenaar en reactie controller op managementletter
Tekst van het document
Memo keuze onderwerp datum deadline zaaknummer van afdeling/ambtenaar aan afdeling/college/raad
Reactie op managementletter 2022 22 december 2022 Z/22/438676/INT/22/1137443 Staf/ Auditcommissie
1. Reactie op managementletter 2022 De accountant heeft in het kader van de jaarrekeningcontrole 2022 een interim controle uitgevoerd. Bij de interim controle vormt de accountant een beeld van de organisatie en toetst hij processen die relevant zijn voor jaarrekening in het kader van getrouwheid en/of rechtmatigheid. In de managementletter doet de accountant verslag van zijn bevindingen. De controlfunctie is aanvullend op de bevindingen van de accountant.
Het belang van bovenstaand model (controlepiramide) neemt toe met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording. De rol van “interne controle” wordt groter met name op het gebied van rechtmatigheid en de verantwoording daarover. In de managementletter zijn verschillende opmerkingen opgenomen die betrekking hebben op verschillende onderdelen van bovenstaande (controle)piramide. Dit model is ook onderdeel bij de verbeteringen die wij doorvoeren in de organisatie. 2. Algemeen In navolging van de afgelopen jaren is 2022 een bijzonder jaar geweest. Naast (de laatste fase van) corona, de problematiek als gevolg van de inval van Rusland in Oekraïense was eer ook sprake van een nieuwe raad en college. De lente en zomer hebben in het teken gestaan van het opstellen en verwerken van het coalitieakkoord en collegeprogramma in de begroting. De onzekerheid en onduidelijkheid van het rijk hebben niet geholpen, zeker nu de ontwikkelingen nog zo onzeker blijven. Naast deze ontwikkelingen zijn we in 2022 ook bezig geweest met de voorbereiding op de organisatieontwikkeling die in 2023 vorm gaat krijgen. In 2022 zijn wij verder gegaan met het verbeteren van belangrijke processen, zoals het inkoopproces en het programma sociaal domein. Dit ook ter voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording die per 1-1-2023 van kracht is. In de eerste
helft van 2023 actualiseren wij diverse verordeningen (212, 213, 213a) en nota’s (M&O, risicomanagement, garantiebeleid) om de rechtmatigheidsverantwoording en relevante beheersingsinstrumenten te formaliseren. 3. Kernpunten Op pagina 5 van de managementletter. Fraude en continuïteit Een belangrijk nieuw punt voor de controle van de accountant is fraude en continuïteit. Zij hebben een gerichte screening uitgevoerd. Aanvullend hebben wij als organisatie in 2022 ook specifiek stil gestaan bij dit onderwerp. Vanuit de fraudedriehoek zijn meerdere gesprekken in het MT geweest over de frauderisico’s in deze onzekere tijd.
https://www.ethicly.nl/blog/waarom-goede-werknemers-slechte-dingen-doen-de-fraudedriehoek/ Procesrisico’s De belangrijkste procesrisico’s die de accountant bij ons heeft geïdentificeerd hebben betrekking op het inkoopproces. De eerste heeft betrekking op de Europese aanbestedingen, de tweede op de prestatielevering. Wij hebben afgelopen jaren al verbeteringen doorgevoerd in het inkoopproces en hebben in 2022 nog een tweetal acties uitgezet. Dit zijn externe onderzoeken naar de rol van RIDinkoop en verbetermogelijkheden van het gehele inkoopproces. Beide rapporten worden naar verwachting in januari 2023 opgeleverd, waarna acties moeten worden bepaald. Deze twee risico’s bestaan bij bijna alle gemeenten en deze risico’s zullen waarschijnlijk ook niet verdwijnen. De aanbestedingen zijn dusdanig complex in proces en inhoud dat de kans op fouten altijd aanwezig is. Deze kunnen achteraf niet worden hersteld. De prestatielevering is ook een risicogebied. Dit is uit verschillende fraudecasussen de afgelopen jaren gebleken en het is niet mogelijk om deze helemaal sluitend te beheersen. https://www.binnenlandsbestuur.nl/financien/accountant-tikt-40gemeenten-op-vingers 4. Aandachtspunten raad Op verzoek van de auditcommissie zijn een drietal specifieke onderwerpen onderzocht door de accountant.
Daarbij hebben zij enkele adviespunten opgenomen die wij zullen betrekken waar mogelijk of nodig.
zaaknummer Z/22/438676
pagina 2 van 5
5. Algemene beheersing Beeld en ontwikkelingen organisatie Gedurende 2022 zijn er meerdere ad hoc regelingen vanuit het rijk naar de gemeente gekomen. Het beleid en de uitvoering zijn daarbij gescheiden tussen de gemeente en de RSD. Het formaliseren en goed organiseren van deze taken heeft onze aandacht en de adviespunten nemen wij over. Informatiebeveiliging De bevindingen van de accountant komen overeen met de bevindingen die wij zelf hebben in het kader van de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) en ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). Vanuit die bevindingen zijn acties uitgezet. Bij de organisatieontwikkeling nemen wij het advies over rolvermenging mee. Fraude en integriteit Enkele adviespunten zijn al benoemd bij de kernpunten. Het integriteitsbeleid geven wij 2023 verder vorm. Bij enkele afdelingen is het gesprek over integriteit al opgestart. Weerstandsvermogen Een geactualiseerde notitie met uitgangspunten voor het bepalen van het weerstandsvermogen leggen wij in 2023 aan de raad voor. De aandacht voor risico’s is steeds meer onderwerp van gesprek in het MT. Het expliciet maken van risico’s, deze analyseren en maatregelen bepalen moet in 2023 verder worden vormgegeven. Bij de kadernota in 2023 zullen we daar de eerste acties op ondernemen.
Mandatering Zoals ook opgenomen bij ontwikkelingen in de organisatie is met name de afspraken met de RSD een aandachtspunt. Omdat er is gekozen voor een constructie op basis van mandatering vraagt die extra inspanningen om verantwoordelijkheden goed in te regelen. Wij zullen dit punt betrekken bij een actualisatie van specifiek deze verbonden partij en de mandaatregeling. Rechtmatigheidsverantwoording Wij nemen de adviezen die zijn opgenomen onder de adviezen voor 2023 over. Wij organiseren een informatieavond om u mee te nemen in de wijziging. De verordeningen zijn daar onderdeel van. De afgelopen jaren is gewerkt aan het verstevigen van de controlfunctie en het instrumentarium ter ondersteuning van control. De ontwikkeling en inbedding maken wij onderdeel van de organisatieontwikkeling.
zaaknummer Z/22/438676
pagina 3 van 5
6. Overige risico’s In onderstaande tabel is een reactie opgenomen ten aanzien van de follow-up voor zover deze niet zijn afgerond. -
Uit voorgaande jaren stonden 17 opmerkingen open. Hier zijn er 5 van afgerond in 2022. Er zijn 2 nieuwe opmerkingen gemaakt. 6 van 12 openstaande adviezen zijn onderhanden Op de andere 6 van de 12 openstaande adviezen is nog geen actie ondernomen.
Proces Verhuur panden Subsidieverstrekkingen
WMO en jeugd - (formele rechtmatigheid) - Volledigheid dossiers WMO en jeugd (identiteit)
WMO en jeugd (tarieven) WMO en jeugd (beschikkingen)
WMO en jeugd (PGB) WMO en jeugd (leerlingenvervoer) Personeel (rekenplichtige ambtenaren) Personeel (uitdiensttreding)
zaaknummer Z/22/438676
Toelichting follow up Na vaststelling van het beleid worden de prijzen aangepast. Zoals opgenomen in de toelichting, is in de begroting opgenomen dat in 2023 de procesbeheersing zal worden verbeterd. Een applicatie om dit te faciliteren schaffen wij dan aan. In 2022 zijn verschillende acties uitgevoerd in het kader van het programma SD. Processen zijn verder beschreven, gedurende de zomermaanden is een 100% controle uitgevoerd op de kwaliteit van de dossiers en beschikkingen op de minimale eisen. Verbetering van verantwoordings -en stuurinformatie is verder vorm gegeven. Sinds eind 2021 zijn de vereisten aan de identificatieplicht en met name het vast kunnen stellen van de uitgevoerde toets scherper geworden. Inachtneming van de privacywetgeving moet in een dossier zichtbaar zijn dat de identiteit van een inwoner is gecontroleerd. Eind 2022 is een proces en instructie vastgesteld om dit uniformer, eenduidiger en beter verifieerbaar vast te leggen in de dossiers. Daarmee is het advies direct opgepakt. In 2023 nemen wij dit in de interne controle op. In 2022 zijn hier al wel verschillende inventarisaties (100%) op uitgevoerd. Ook processen zijn in het kader van het programma verder verbeterd. De omvang van geconstateerde fouten is beperkt, maar wordt in 2023 mede door gerichte aansturing in controle nog verder op orde gebracht.
Voor 2023 brengen wij het proces van PGB’s onder in het controleplan gericht op het SD. Hiermee moet het beheersingsstelsel rondom de PGB’s worden verbeterd. Voor de jaarrekening 2022 lossen wij dit punt op. In 2023 ronden wij dit af en zullen wij toezicht houden op de naleving. De adviespunten pakken wij in 2023 op. Ten aanzien van de controle wordt dit uitgevoerd na uitdiensttreding, maar er zijn verbeteringen mogelijk die wij gaan implementeren.
pagina 4 van 5
7. Aandachtspunten jaarrekening Wij zorgen ervoor dat de aandachtspunten voor aanvang van de controle op de jaarstukken 2022 zijn afgerond. 8. Wijziging wet -en regelgeving Rekenkamerfunctie De gemeente Zevenaar kent een rekenkamer waarin raadsleden zitting hebben. De raad is geïnformeerd over deze wijziging door het ministerie van BZK middels een brief. Deze is opgenomen bij de ingekomen stukken op de raadsagenda van 21 december 2022. Bouwbesluit kantoorpanden De panden van de gemeente voldoen aan de wettelijke vereisten.
zaaknummer Z/22/438676
pagina 5 van 5
Managementletter 2022 Gemeente Zevenaar
Definitief 22 december 2022
Aan het College van B&W van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Zevenaar
Bedankt voor uw vertrouwen
Doetinchem, 22 december 2022 496401/HdF/NK Geacht College van B&W, Tot slot willen wij onze dank uitspreken voor de medewerking die ons gedurende de uitvoering van onze werkzaamheden is verleend en de prettige wijze van samenwerking.
Als onderdeel van de controle van de jaarrekening over het kalenderjaar 2022 van uw gemeente hebben wij een interimcontrole uitgevoerd. Naar aanleiding van deze controle ontvangt u onze bevindingen en aanbevelingen. Deze zijn bedoeld als constructieve input voor de directie en het College van B&W als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van uw organisatie. Met een hebben we aangegeven dat de opvolging van deze aanbeveling noodzakelijk is vanuit onze accountantscontrole.
Met vriendelijke groet,
Wij hebben de interimcontrole verricht in overeenstemming met het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften. Nederlands recht vereist onder andere dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het College van B&W. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. Vanaf 2022 zal de accountant een nadere toelichting in de controleverklaring geven over de frauderisico’s die in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht zijn meegenomen.
2
Stolwijk Kelderman {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}
{{esl:Signer2:capture:size(200,65)}}
w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA
w.g. mevr. H.G.J. de Feiter RA
Inhoudsopgave
Waar bent u naar op zoek?
1. Kernpunten
2. Aandachtspunten Raad
3. Algemene beheersing
4. Beheersing processen
5. Aandachtspunten jaarrekening
6. Ontwikkelingen wetgeving
7. Afsluiting
3
Kernpunten
Samenvatting Onze kernpunten
Belangrijkste procesrisico’s
Strategie
De belangrijkste risico’s worden door de inrichting van de processen ondervangen. Wij hebben adviezen opgenomen om de processen te versterken.
In het coalitieakkoord ‘het moet anders en het gaat anders, samen!’ staat tempo, duidelijkheid en daadkracht voorop. Er wordt de komende jaren gewerkt aan een goede verhouding tussen het College van B&W en de gemeenteraad.
De belangrijkste risico’s die wij onderkennen zijn: 1. Het naleven van de Europese aanbestedingsregels
Fraude en continuïteit in controleverklaring Vanaf 2022 rapporteren wij in de controleverklaring over fraude en continuïteit. We gaan met u in gesprek over de relevante risico’s en beheersing hiervan.
Uw organisatie is het proces van aanbesteden aan het verbeteren. Ondanks de ingevoerde maatregelen is er nog een kans op het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels.
Mandatering
2. Het goed kunnen onderbouwen van de prestaties
De mandaatregeling is actueel. De onderliggende budgethoudersregeling geeft voldoende kaders aan.
Er is geen scheiding tussen het goedkeuren van de factuur en de onderliggende prestatie. Ook worden onderliggende prestatieverklaringen niet altijd bewaard. Dit brengt het risico met zich mee dat middelen de organisatie verlaten zonder dat hier prestaties tegenover staan.
Klaar voor de rechtmatigheidsverantwoording in 2023 De interne controles zijn ingericht. Er is een intern controleplan en controles worden periodiek uitgevoerd. De rapportagestructuur vraagt nog aandacht. In deze managementletter doen we aantal aanbevelingen die belangrijk zijn richting de rechtmatigheidsverantwoording.
5
Aandachtspunten Raad
Van de Raad hebben wij 3 aandachtspunten meegekregen.
Aandachtspunten Raad
Aandachtspunten en bevindingen 1. Risico’s grondexploitaties Met welke risico’s moet je rekening houden als je een grondexploitatie opent?
Bevindingen Bij actief grondbeleid verwerft de gemeente de gronden zelf. Hierbij heeft de gemeente meer sturingsmogelijkheden en zeggenschap dan bij faciliterend grondbeleid of publiek-private samenwerking. Daar staat tegenover dat de gemeente ook meer risico loopt. Vooral doordat grondaankopen vaak grote investeringen betreffen. Bij faciliterend grondbeleid of passief grondbeleid stelt de gemeente de kaders in de vorm van een bestemmingsplan voor de ontwikkeling vast, maar zijn derden zoals ontwikkelaars of woningcorporaties verantwoordelijk en (meer) risicodragend voor de realisatie. Achtereenvolgens gaan wij hier in op de kansen en de risico’s van actief grondbeleid en vervolgens op de kansen en risico’s van passief grondbeleid. • Kansen actief grondbeleid Bij het actief grondbeleid is de regiefunctie van de gemeente gewaarborgd. De gemeente kan optimaal haar doelstellingen bereiken en wordt daarbij niet gehinderd door belangen van een derde partij (ontwikkelaar) die toevallig eigenaar is van de grond. Een reden om te kiezen voor actief grondbeleid kan ook zijn om hold-outs te voorkomen. Een private eigenaar kan ervoor kiezen een kavel bewust niet te ontwikkelen, wat een slechte invloed heeft op de kwaliteit van het omliggende gebied en waardoor de gewenste doelen van de gemeente niet worden behaald, zoals bijvoorbeeld meer woningen.
Actief grondbeleid kan meerwaarde hebben om de nodige uitvoeringskracht te bereiken voor het realiseren van de veranderopgaven. Er zijn maximale mogelijkheden om maatschappelijke doelen te realiseren. Actief grondbeleid biedt de mogelijkheid om lange termijnafwegingen te maken zowel op locatie niveau als tussenlocaties. Marktpartijen zullen veelal gericht zijn op het meest gunstige resultaat op de korte termijn dan voor de eigen locatie(s). Daarnaast kan de gemeente met actief grondbeleid extra hoge baten bereiken die ontstaan door bestemmingswijzigingen. Deze baten komen ten gunste van het Algemene Reserve van de gemeente Zevenaar. De gedachte is dat grondwaardestijgingen die door de gemeenschap mogelijk worden gemaakt ook toebehoren aan die gemeenschap. 7
Van de Raad hebben wij 3 aandachtspunten meegekregen.
Aandachtspunten Raad
Aandachtspunten en bevindingen 1. Risico’s grondexploitaties Met welke risico’s moet je rekening houden als je een grondexploitatie opent?
Bevindingen Bij actief grondbeleid zijn er geen problemen met de overdracht van wegen, rioleringen en andere voorzieningen. Indien een ontwikkelaar zelf deze voorzieningen aanlegt ontstaan er frictiepunten. Bij actief grondbeleid, waarbij het innemen van posities door ontwikkelaars wordt ontmoedigd en tegengegaan, wordt voorkomen dat marktpartijen tegen elkaar opbieden om het grondeigendom over te kunnen nemen van een particuliere eigenaar. Dit leidt tot prijsopdrijving en een situatie waarin de oorspronkelijke eigenaar profiteert en er als gevolg daarvan minder financiële ruimte overblijft om kwaliteit te realiseren. • Risico’s actief grondbeleid In 2008 hebben we landelijk gezien dat actief grondbeleid grote financiële risico’s met zich mee kan brengen omdat de gronden alsnog niet uitgegeven kunnen worden door bijvoorbeeld beperkte bouwcapaciteit of stijging van de rente, waardoor leningen minder snel verstrekt worden. Om succesvol een actief grondbeleid te kunnen voeren is een proactieve verwerving van de gronden noodzakelijk. Verwerving dient dus in een vroeg stadium plaats te vinden en dat betekent dat er, afhankelijk van de ambities, al in een vroeg stadium stevig geïnvesteerd moet worden, wat een financieel risico met zich meebrengt. Bedrijfsmatig handelen vraagt om snelle, consequente besluitvorming en slagvaardig handelen.
Een bestuurlijk besluitvormingsproces is daar niet altijd even geschikt. • Kansen passief grondbeleid Bij passief grondbeleid hoeft vooraf niet in grondposities geïnvesteerd te worden en hierover wordt dan ook geen financieel risico gelopen. Daarnaast kan een gemeente bij passief grondbeleid zich laten leiden door initiatieven vanuit de markt. Dit kan gunstig zijn bij beperkte ambities. De gemeente heeft in het ruimtelijk beleid geen rechtstreeks belang om een zo winstgevend mogelijke grondexploitatie te openen. In theorie zou ze hierdoor op een zuiverdere manier met ruimtelijke ordening om kunnen gaan. 8
Van de Raad hebben wij 3 aandachtspunten meegekregen.
Aandachtspunten Raad
Aandachtspunten en bevindingen 1. Risico’s grondexploitaties Met welke risico’s moet je rekening houden als je een grondexploitatie opent?
Bevindingen • Risico’s passief grondbeleid De gemeente heeft minder zeggenschap over de ontwikkeling en is voor de uitvoering afhankelijk van derden, wiens belangen niet noodzakelijkerwijs parallel hoeven te lopen met die van de gemeente. De mogelijkheid om maatschappelijke doelen te realiseren wordt beperkt, doordat rekening gehouden moet worden met de belangen van de verschillende eigenaren. Marktpartijen zullen alleen de winstgevende (delen van) locaties oppakken. De locaties met een financieel tekort zullen niet opgepakt worden. Marktpartijen kunnen de gemeente onder druk zetten door problemen te creëren (bijvoorbeeld verwaarlozing) om op die manier hun zin te krijgen. Indien de ontwikkelaar gemeenschapsvoorzieningen als wegen en riolering aanlegt, moeten deze voldoen aan de door de gemeente te stellen eisen. Bij overdracht, zeker bij grotere meerjarige ontwikkelingen, bestaat het risico dat hierover verschillen van inzicht blijken, waardoor extra kosten gemaakt moeten worden. Indien er concurrentie om de grond plaatsvindt wordt de prijs van ruwe bouwgrond omhoog gedreven, waardoor exploitaties van marktpartijen onder druk komen te staan en er minder ruimte is om kwaliteit te leveren en/of alle gemeentelijke kosten te betalen. De partij die het meest voor de grond kan betalen en eigenaar wordt, is niet per se de meest geschikte partij om de ontwikkeling te realiseren.
Op het moment dat overeenkomsten zijn gesloten is de gemeente hieraan gebonden en kan zij niet eenzijdig besluiten om bijvoorbeeld als gevolg van marktontwikkelingen het aanbod te verminderen door plannen te schrappen of te herzien. Dit beperkt dus de flexibiliteit.
9
Van de Raad hebben wij 3 aandachtspunten meegekregen.
Aandachtspunten Raad
Aandachtspunten en bevindingen 1. Risico’s grondexploitaties Met welke risico’s moet je rekening houden als je een grondexploitatie opent?
Bevindingen • Gemeente Zevenaar De raad van de gemeente Zevenaar heeft in 2021 de nieuwe nota Grondbeleid vastgesteld. Daarin is gekozen voor een situationeel grondbeleid. De rol van de gemeente Zevenaar wordt per project of locatie op basis van een afwegingskader bepaalt. Hierbij wordt gekozen tussen een faciliterende of actieve houding. Aan de hand van de thema's in de nota wordt beoordeeld in hoeverre de gemeente een initiatief belangrijk vindt en welke rol zij daarin als gemeente wil spelen. Ten tijde van deze managementletter is de voorbereiding van 7Poort II aan de orde. Daarin wordt mogelijk grond gekocht waar nu een voorkeursrecht op gevestigd is. De gemeente Zevenaar gaat over tot actief grondbeleid. In het raadsvoorstel voor het voorbereidingskrediet wordt niet nader ingegaan op mogelijke risico’s die de gemeente loopt in het kader van de mogelijke ontwikkeling van het bedrijventerrein, ook niet op het reeds gevestigde voorkeursrecht. Wij adviseren u bij elk college- en raadsvoorstel inzake een voorbereidingskrediet/grondexploitatie de risico’s nader toe te lichten, expliciet te maken en daarbij ook met name de financiële omvang hiervan aan te geven. De onzekerheden in de economische ontwikkeling voor de komende jaren zijn groot. Tevens is er een periode van stijgende prijzen voor materialen en personeel.
Bij het inschatten van de te maken lasten en te realiseren baten heeft u te maken met grote onzekerheden in de ramingen voor de grondexploitaties. De onzekerheden hebben ook tot gevolg dat de risico’s als onderdeel van de berekening van het benodigde weerstandsvermogen groter zullen zijn, alsmede het beslag daarop. Wij adviseren u voor de ramingen voorzichtige uitgangspunten te gebruiken en scenarioanalyses te maken om de financiële positie van uw organisatie in de komende jaren goed te kunnen beheersen. Vanwege deze onzekerheden zullen wij bij onze controle een grondexploitatiespecialist inschakelen, welke de toekomstige lasten en baten en daarmee de betrouwbaarheid van de ramingen mede helpt beoordelen. 10
Van de Raad hebben wij 3 aandachtspunten meegekregen.
Aandachtspunten Raad
Aandachtspunten en bevindingen 2. Wet gemeenschappelijke regelingen en gevolgen Bevindingen De gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen is per 1 juli 2022 inwerking getreden. Doel van de wijziging is de democratische legitimiteit van gemeenschappelijke regelingen te versterken, onder meer door het vergroten van de controlerende en kaderstellende rol van de raad. De wijzigingen zijn in 3 categorieën onder te verdelen: • Versterken positie raden bij besluitvorming (verruiming zienswijzen, introductie gemeenschappelijke adviescommissie, verplichte afspraken over participatie, actieve informatieplicht). • Aanvullende controlemiddelen voor raden (introductie gemeenschappelijk onderzoeksrecht, verduidelijking bevoegdheid lokale rekenkamers richting bestuur gemeenschappelijke regeling) • Verbeteren positie van raden m.b.t. het functioneren van de regeling (verplichte afspraken over evaluatie, aanscherping afspraken uittreding, betere aansluiting begrotingscyclus gemeenschappelijke regeling op gemeentelijke cyclus) Het deel van de wet dat rechten geeft aan volksvertegenwoordigers gaat direct per 1 juli 2022 in. Voor het andere deel (verplichtingen om bestaande gemeenschappelijke regelingen aan te passen, om zo scherpere afspraken te maken over bovenstaande punten) geeft de wet een implementatieperiode van twee jaar.
Wij adviseren u de bestaande regelingen te toetsen aan de nieuwe vereisten en de verplichte onderwerpen hierin op te nemen.
11
Van de Raad hebben wij 3 aandachtspunten meegekregen.
Aandachtspunten Raad
Aandachtspunten en bevindingen 3. Sociaal domein Zijn de processen goed ingericht om tijdig goed inzicht te hebben of de prestaties zijn nageleefd?
Bevindingen Binnen de gemeente Zevenaar zijn diverse maatregelen getroffen om een beeld te krijgen van de geleverde prestaties door de zorgaanbieder. Ø Een evaluatie met de client voor afloop van de termijn van de beschikking. Tijdens de evaluatie wordt gesproken over de behaalde doelen, eventueel vervolg, tevredenheid inzake de zorgaanbieder; Ø Jaarlijkse contractgesprekken met de zorgaanbieder. Jaarlijks wordt een selectie gemaakt van diverse soorten aanbieders. Ø Van de zorgaanbieders worden jaarlijks de gewaarmerkte productieverantwoordingen ontvangen. De waarmerk vindt plaats door een accountant op basis van het landelijk controleprotocol. In dit protocol wordt expliciet gesteld dat de levering getoetst moet worden. De grip op het inzicht inzake de levering van de zorgaanbieder bij de gemeente Zevenaar kan eventueel nog verstevigd worden door: § Het centraal verzamelen en registreren van de klachten welke naar voren komen in de evaluatie; § Het centraal melden van de klachten bij de MGR; § Een klachtenportaal in te richten op de website van de gemeente Zevenaar.
12
Van de Raad hebben wij 3 aandachtspunten meegekregen.
Aandachtspunten Raad
Aandachtspunten en bevindingen 3. Sociaal domein Zijn de processen goed ingericht om tijdig goed inzicht te hebben of de prestaties zijn nageleefd ?
Bevindingen Het Sociaal Domein Regio Gelderland (MGR) is een regionale samenwerking voor de inkoop van de zorg. De MGR heeft een aantal maatregelen getroffen om de kwaliteit van de zorgaanbieders te bewaken: Ø Een quickscan bij de zorgaanbieder op de kwaliteitsvereisten zoals deze vermeld worden in de contractvoorwaarden; Ø Bundeling en behandeling van de klachten van de aangesloten gemeenten; Ø WMO: Kwaliteitsonderzoeken door de VGGM bij zorgaanbieders waarover klachten zijn ontvangen; Ø WMO: Herinspecties bij zorgaanbieders naar aanleiding van kwaliteitsonderzoeken; Ø WMO: Ontbinden van contracten met zorgaanbieders indien blijkt dat een zorgaanbieder onvoldoende herstelactie heeft ondernomen; Ø Jeugd: melding van de klachten bij de landelijke inspectie (zij nemen de afhandeling verder over); Ø Een portaal op de website van de MGR om klachten over zorgaanbieders te melden. Geconcludeerd kan worden dat er sprake is van een werkend systeem voor het zicht hebben op het naleven van de prestaties. Door de tijdige evaluatie met de klant is in beeld hoe de zorg bijdraagt aan de gestelde doelen. Door de samenwerking met de MGR en daarmee met andere gemeenten, regionale samenwerking, worden de kennis en doorzettingsmacht gebundeld.
13
Algemene beheersing
Algemene beheersing
Meerdere aspecten van beheersing Tijdens onze interimcontrole controleren wij de interne beheersing binnen uw organisatie. Wij geven hier ons beeld van de algemene beheersing met onder meer de planning & controlcyclus, geven de ontwikkelingen weer en rapporteren over de ontwikkelpunten. Voor 2022 willen wij u graag mee nemen in onze beschouwingen van uw strategie in relatie tot de risico analyse.
Strategie en
Ons beeld van de algemene beheersing
risico analyse
Rechtmatigheidsverantwoording in 2023
Mandatering in de organisatie
Aanvullend op onze controle hebben we een onderzoek gedaan naar de mandatering in uw organisatie.
de In 2023 zalRichting de rechtmatigheidsverantwoording door rechtmatigheidsverant u in uw jaarstukken opgenomen woording worden. We hebben de status van de voorbereidingen beoordeeld.
Rapporteren over duurzaam ondernemen
15
Algemene beheersing
Ons beeld van de algemene beheersing Ons beeld van uw organisatie
Wij adviseren u deze overdracht middels een dienstverleningsovereenkomst met SDL vast te leggen.
Na de verkiezingen heeft uw gemeente een deels nieuwe raad en een volledig nieuw College van B&W gekregen. Het aantal wethouders is uitgebreid van 4 naar 5.
U dient deze kosten te verantwoorden in de SiSa-bijlage (Single Information Single Audit, regeling G10).
Wij adviseren u de nevenfuncties van de wethouders openbaar te maken op de website (artikel 41b lid 3 Gemeentewet).
Wij adviseren u tijdig afspraken te maken met SDL inzake de op te leveren informatie voor het opstellen van een volledige en rechtmatige verantwoording in SiSa.
De gemeente is financieel gezond en heeft veel ambities. We zien dat sommige adviespunten uit onze managementletter en accountantsverslag worden opgepakt, maar sommige ook (nog) niet.
• Inregeling Oekraïnegelden
De rekenkamer heeft in 2022 geen onderzoeken uitgevoerd.
Uw gemeente vangt ontheemde Oekraïners op in 3 gemeentelijke opvanglocaties, ongeveer 190 plekken. Oekraïners ontvangen van de gemeente leefgeld nadat ze ingeschreven zijn. De uitbetaling hiervan verricht SDL. Bij de uitbesteding van een deel van de taken behoort een overeenkomst waarin de afspraken inzake de inhoud van de taken, de verantwoording en de controle informatie is vast gelegd.
Ontwikkelingen in de organisatie • Inregeling wet inburgering Uw gemeente krijgt meldingen als er inburgeraars zijn. Uw gemeente voert de inburgering zelf uit en heeft hiervoor een proces ingericht. De maatschappelijke begeleiding en het verzorgen van de onderwijsroutes worden door derde partijen verzorgd. Hiermee zijn raamovereenkomsten gesloten.
Wij adviseren u deze uitbesteding van taken middels een dienstverleningsovereenkomst met SDL vast te leggen.
Het financieel ontzorgen wordt uitgevoerd door GR Samenwerking De Liemers (SDL). Bij de uitbesteding van een deel van de taken behoort een overeenkomst waarin de afspraken over de taken, de verantwoording en de controle informatie is vastgelegd.
Wij adviseren u tijdig afspraken te maken met SDL inzake de op te leveren informatie voor het opstellen van een volledige en rechtmatige verantwoording in SiSa inzake de leefgelden.
U dient deze kosten te verantwoorden in de SiSa-bijlage (regeling A16).
16
Algemene beheersing
Ons beeld van de algemene beheersing • Inregeling energietoeslag
• Normenkader 2022
De prijzen van energie zijn in 2022 flink gestegen. Inwoners met een inkomen tot 120% van het sociaal minimum hebben binnen uw gemeente recht op een energietoeslag. De uitkering wordt door SDL verzorgd.
In de kadernota rechtmatigheid 2022 is de mogelijkheid om het normenkader slechts ter kennisgeving voor te leggen aan de raad weggelaten. Het normenkader 2022 is in concept gereed en zal in 2023 ter informatie aan de Raad worden voorgelegd.
Bij de uitbesteding van een deel van de taken behoort een overeenkomst waarin de afspraken inzake de inhoud van de taken, de verantwoording en de controle informatie is vast gelegd.
Wij adviseren u het normenkader ter vaststelling aan de Raad voor te leggen. • Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid
Wij adviseren u deze overdracht middels een dienstverleningsovereenkomst met SDL vast te leggen. Voor de energietoeslag is een beleidsregel opgesteld. Alleen de beleidsregel tot en met 31 oktober 2022 is openbaar gemaakt. De beleidsregel vanaf 1 november 2022 is niet direct beschikbaar. Op de website van de gemeente Zevenaar is vermeld dat burgers tot 31 december deze toeslag kunnen aanvragen.
In 2022 zijn er (net als voorgaande jaren) geen onderzoeken in het kader van artikel 213a van de gemeentewet uitgevoerd. Dit betreft onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van de processen in opdracht van het College. Volgens de daarbij behorende verordening dienen er jaarlijks 2 onderzoeken te worden uitgevoerd.
Wij adviseren u de beleidsregel vanaf 1 november 2022 openbaar te maken op overheid.nl.
Wij adviseren u de verordening aan te passen aan een realistische termijn voor de uitvoering van deze onderzoeken.
De kosten van de energietoeslag worden gefinancierd uit de Algemene Uitkering. Daarmee zijn er geen extra verantwoordingseisen.
17
Algemene beheersing
Ons beeld van de algemene beheersing Informatiebeveiliging
Op basis van een beoordeling van de rechten van een aantal software applicaties hebben wij geconstateerd dat de toegangsrechten ruim zijn ingesteld.
• Uitbesteding De RID is IT dienstverlener voor de gemeente Zevenaar en de andere deelnemende gemeenten. De RID is onder meer verantwoordelijk voor het instellen van een firewall en het maken van back-ups. Per kwartaal ontvangt de gemeente Zevenaar een rapportage over incidenten die zich hebben voorgedaan rondom het systeem en de firewall.
Wij adviseren u de rechten en rollen van en voor gebruikers periodiek per applicatie te toetsen, met name voor Squit, Beaufort, Youforce en Gouw. • Rollen Binnen de informatiebeveiliging en AVG worden een aantal rollen voorgesteld: een CISO, een Functionaris Gegevensbescherming en een Privacy Officer.
Wij adviseren u afspraken te maken over controle-informatie zoals bijvoorbeeld een ISAE 3402 type II verklaring.
De CISO richt zich op informatiebeveiliging met betrekking tot alle waardevolle informatie van de organisatie. De Functionaris Gegevensbescherming houdt toezicht op de omgang met persoonsgegevens en ziet toe op correcte naleving en toepassing van de AVG-wet. De Privacy Officer houdt niet alleen toezicht op de omgang met persoonsgegevens, maar bekleedt ook een adviserende rol. Hij adviseert het personeel over privacy gerelateerde zaken en geeft trainingen om de interne kennis over dit onderwerp te vergroten.
• Gebruikersbeheer Gebruikersbeheer is het proces dat gericht is op het administreren van gebruikers van IT- en informatiesystemen. De standaardinrichting wordt door de RID gedaan. Toegang tot de applicaties is de verantwoordelijkheid van de RID en deelnemende gemeenten. Wie mag wat in welke applicatie? Het toekennen van rechten en rollen voor nieuwe medewerkers is niet ‘role-based’. De rechten en rollen worden gekopieerd van een collega. De rechten en rollen zijn gebaseerd op gebruikersgroepen. Bij het ontstaan van een functiewijziging worden de rollen en rechten niet altijd aangepast op basis van de voorgestelde procedure. Het risico ontstaat dat een medewerker teveel rechten toegekend krijgt.
Wij adviseren u deze rollen bij 3 verschillende functionarissen te beleggen om zo te voorkomen dat de toezichthoudende rol en adviserende rol vermengd worden.
18
Algemene beheersing
Ons beeld van de algemene beheersing Planning en control cyclus •
• Tussentijdse rapportages
Begroting
De tussentijdse informatievoorziening bestaat uit 2 tussenrapportages. Deze zijn vastgesteld door de raad. Het resultaat laat gedurende het jaar een daling zien. Het resultaat in de 1e tussenrapportage is € 1,2 miljoen naar beneden bijgesteld en in de 2e tussenrapportage € 0,5 miljoen naar boven. Uiteindelijk is de laatste verwachting een resultaat van € 0,86 miljoen positief. Dit is met name het gevolg van het realistisch begroten van de jeugdzorg en de inhuurverplichtingen van het sociaal domein.
De begroting 2022 is tijdig ingediend bij de provincie Gelderland. Het oordeel van de provincie over de begroting 2022 geeft aan dat er sprake is van een structureel en reëel evenwicht in de komende jaren. De tekorten in het sociaal domein zijn gereduceerd en er wordt gewerkt aan grip op de kostenontwikkeling. De primitieve begroting 2022 heeft een overschot van € 1,57 miljoen. De jaren 2023 tot en met 2025 laten een voordelig resultaat zien tussen € 1 miljoen en € 1,9 miljoen.
• Jaarrekening
Het BBV stelt een aantal eisen aan de begroting. Wij hebben vastgesteld dat alle onderdelen opgenomen zijn in de begroting 2022-2025.
Over de jaarrekening 2022 rapporteren wij in ons accountantsverslag.
19
Algemene beheersing
Strategie en risico analyse
Daarom is het belangrijk om beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik te formuleren en een fraudeanalyse op te stellen. Het onderwerp fraude is binnen de organisatie onderwerp van gesprek, onder meer bij het MT. De fraude risico’s zijn opgenomen in het controleplan.
Ontwikkelingen in de samenleving Er is onrust in de samenleving. Als gevolg van de stikstofproblematiek, de boerenprotesten, asielzoekers, de energiecrisis, de naweeën en opnieuw een dreigende Corona-epidemie, personeelstekorten, materiaaltekorten, de inflatie en rentestijgingen en het wantrouwen in de politiek. Met als verwachting van experts dat 2027 het zwaarste jaar zal zijn door de ontwikkelingen in de Algemeen Uitkering.
De frauderisicoanalyse is in het controleplan uitgewerkt. De uitwerking in de processen zal vorm krijgen door de procesbeschrijving op te nemen in de software voor de uitvoering van de verbijzonderde interne controle (VIC). Wij onderschrijven dit voornemen.
In het coalitieakkoord ‘het moet anders en het gaat anders, samen!’ staat tempo, duidelijkheid en daadkracht voorop. Er wordt de komende jaren gewerkt aan een goede verhouding tussen het College van B&W en de gemeenteraad. De coalitie staat voor een gemeente waarin iedereen meetelt, waar het samen prettig wonen, werken en leven is.
Wij adviseren u het integriteitsbeleid te actualiseren in navolging op het geactualiseerde personeelshandboek en de klokkenluidersregeling. Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen zijn beheersmaatregelen nodig die functioneren. Zijn in de organisatie voldoende maatregelen getroffen om misbruik te voorkomen, dan wel op te sporen? De keuzes die een gemeente maakt in de uitwerking van de beheersmaatregelen kan worden vastgelegd in een nota inzake het beleid op misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-beleid).
De rode draad van het coalitieakkoord wordt gevormd door dienstverlening, organisatiecultuur en participatie. Het coalitieakkoord is omgezet naar een collegeprogramma. De activiteiten en resultaten zijn vertaald in de programmabegroting. De vertaling van het collegeprogramma naar het concernplan en de daaronder liggende afdelingsplannen wordt aan gewerkt.
Een overkoepelende nota is in concept gereed. Wij adviseren u deze nota definitief te maken en te delen met de Raad.
In de documenten van de P&C cyclus wordt een terugkoppeling gegeven over de voortgang van de te behalen ambities, activiteiten en resultaten.
Wij zijn vanaf dit controlejaar, 2022, verplicht om in onze controleverklaring te rapporteren over de werkzaamheden die wij hebben verricht op het gebied van fraude. Deze verplichting is er voor alle gemeenten.
Fraude en integriteit De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude ligt bij het College van B&W.
20
Algemene beheersing
Strategie en risico analyse De gebruikers van de jaarrekeningen hebben aangegeven hieraan behoefte te hebben: toezichthouders, investeerders en banken willen vaak weten welke werkzaamheden de accountant verricht op het gebied van fraude bij de controle van een jaarrekening. Zij hebben behoefte aan meer transparantie op deze gebieden.
Voor uw organisatie zullen wij in dit kader in de controleverklaring met name aangeven hoe aspecten van de continuïteit zich voordoen, zoals: - Het proces van risico-inschatting; - De omvang van het beschikbare weerstandsvermogen; - De uitkomsten van het toezicht van de Provincie.
De rapportering over de werkzaamheden van de accountant komt dus tot uitdrukking in de controleverklaring. De op te nemen tekst is vormvrij. De beroepsgroep voor accountant adviseert het volgende op te nemen in de controleverklaring over fraude: • de frauderisico’s die aandacht vereisten bij de controle van de accountant; • een verwijzing naar toelichtingen in de jaarrekening; • een kort overzicht van de uitgevoerde werkzaamheden van de accountant; • een indicatie van de uitkomst van die werkzaamheden van de accountant; • belangrijke waarnemingen van de accountant.
• Proces bepaling weerstandsvermogen In 2021 hebben wij het proces van het bepalen van het weerstandsvermogen beoordeeld. De navolgende adviezen onderschrijven wij ook dit jaar: Ø De uitgangspunten voor het bepalen van het benodigde weerstandsvermogen en het beschikbare weerstandsvermogen en de te bereiken ratio vast te leggen in een nota Weerstandsvermogen; Ø We adviseren om risicomanagement een brede verantwoordelijkheid van het managementteam te maken. Dit zorgt voor een beter zicht op de risico’s en de maatregelen die hiervoor reeds genomen zijn en meer gedragenheid voor de uitvoering van de maatregelen.
Continuïteit Wij zijn vanaf dit controlejaar, 2022, ook verplicht om bij alle wettelijke controles en dus ook gemeenten in de controleverklaring te rapporteren over de continuïteit van een organisatie. Voor gemeenten is er een vangnetregeling, artikel 12 van de Gemeentewet. Dit artikel zorgt voor een collectieve verantwoordelijkheid van de gemeenten voor elkaar en wordt door de gemeenten zelf gefinancierd.
21
Algemene beheersing
Mandatering Bevoegdheden binnen uw organisatie
Volgens dit organisatiebeginsel worden de bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie gelegd om de organisatie zo slagvaardig mogelijk te maken. Taken moeten immers niet alleen rechtmatig maar ook zo doelmatig uitgevoerd kunnen worden.
Dagelijks worden in uw gemeente vele besluiten genomen. Het behoeft geen betoog dat het ondoenlijk is om al deze besluiten door de wethouders of de burgemeester zelf te laten nemen. Om die reden wordt veel gebruik gemaakt van de mogelijkheden om ambtenaren de besluiten namens de bevoegde bestuursorganen te laten nemen of ondertekenen (mandaat). Als de besluitvormingsbevoegdheden geheel worden overgedragen aan een gemeenschappelijke regeling is sprake van delegatie.
De mandaten zijn verbonden aan taken en verantwoordelijkheden van de organisatie-eenheid c.q. taakveld waarbinnen de functionaris werkzaam is. Alle functionarissen zijn bevoegd tot het aangaan van verplichtingen tot € 250.000.
Bij onze interimcontrole hebben wij de mandaatregels, eventueel ondermandaat en een mogelijke vertaling naar een budgethoudersregeling beoordeeld. Hieruit komt het volgende naar voren.
Wij adviseren u in bijlage 4 ‘Mandaat aan derden’ ook het verleende mandaat aan de gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Liemers op te nemen.
Vertaling naar budgethoudersregeling
Mandatering en ondermandaat
Er is een budgethoudersregeling uit 2018. In de mandaatregeling is opgenomen dat de voorschriften van de budgethoudersregeling voorgaan op de mandaatregeling. De afdelingshoofden wijzen de budgethouders aan. Bij mutaties van functionarissen wordt de autorisatie geblokkeerd en verwijderd.
De mandaatregeling dateert van september 2022 en is een zogenaamde omgekeerde mandaatregeling. Alle medewerkers van de gemeente Zevenaarhebben alle bevoegdheden tenzij dit wettelijk uitgesloten is of de aard van de bevoegdheid zich verzet tegen de mandaatverlening. In de bijlagen zijn specifieke bevoegdheden toegekend aan het college, de gemeentesecretaris en de afdelingshoofden die niet door de medewerkers overgenomen kunnen worden. Dit kan aangemerkt worden als ondermandaat.
Er zijn 67 budgethouders. De lijst met budgethouders wordt door de afdelingshoofden periodiek beoordeeld.
De gemeente Zevenaar kent een besturingsfilosofie waarbij op basis van integraliteit wordt gewerkt. 22
Rechtmatigheidsverantwoording in 2023
Algemene beheersing
Landelijke ontwikkeling
Aanpassingen interne regelgeving
Tot en met het boekjaar 2022 verstrekken externe accountants een controleverklaring met een oordeel inzake getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekeningen van gemeenten. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf kalenderjaar 2023 wijzigt dit in enkel een oordeel inzake de getrouwheid.
Als gevolg van de wetswijziging behoeven een aantal verordeningen aanpassing met ingangsdatum 1 januari 2023. Dit betreft de financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet), de controleverordening (artikel 213 Gemeentewet) en het controleprotocol. In de kadernota Rechtmatigheid 2022 worden de volgende aspecten aangehaald om in de financiële verordening op te nemen: • De kaderstelling op het gebied van rechtmatigheid; • De verantwoordingsgrens – de grens tot waar onrechtmatigheden worden geaccepteerd - op basis van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves; • De rapportagegrens – de grens voor het melden van afwijkingen door het College van B&W - voor de rechtmatigheidsverantwoording; • Binnen welke financiële grenzen het College van B&W mag handelen op programmaniveau; • Afspraken tussen de Raad en het College van B&W over verschuivingen van uitgaven tussen jaarschijven in een investeringsbudget; • De kaders indien specifieke budgetten bij onderuitputting op jaareinde in bestemmingsreserves op genomen worden.
Het College van B&W neemt vanaf 2023 een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening en licht daarmee haar handelen toe in relatie tot de wet- en regelgeving. De kaderstellende en controlerende rol van de raad wordt hiermee versterkt. De implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording is een kans voor de raad om het gesprek met het College van B&W te verdiepen. Daarmee valt de rechtmatigheidsverantwoording onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. De accountant kijkt dus of de rechtmatigheidsverantwoording ‘juist’ is. Dit oordeel van de accountant over rechtmatigheidsverantwoording wordt meegewogen in het oordeel over de getrouwheid. Voorgaande jaren hebben wij uw organisatie meegenomen in de voorbereidingen op de rechtmatigheidsverantwoordingen en de kaders die hiervoor zijn gesteld. Op basis van de huidige inrichting van de organisatie willen wij u een aantal punten onder de aandacht brengen.
23
Richting de rechtmatigheidsverantwoording
Algemene beheersing
Indien de normen uit de gids proportionaliteit veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd zijn, dan moet het College van B&W hierover rapporteren via de paragraaf bedrijfsvoering.
Rechtmatigheidsverantwoording Voorwaarden die van invloed zijn op de verslaggeving of het getrouwe beeld van de jaarrekening worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.
Daarnaast wordt aanbevolen fraude van eigen medewerkers nader toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering.
In de kadernota Rechtmatigheid 2022 worden de volgende aspecten aangehaald om rekening mee te houden bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording over 2022: • Overschrijdingen van de begroting tellen mee in de rechtmatigheidsverantwoording; • Bij complexe situaties waarin er verschillende onderbouwde standpunten zijn en specialisten niet tot een eenduidig oordeel komen, kan het voor het College van B&W onduidelijk zijn of financieel rechtmatig is gehandeld. Het College van B&W neemt deze mee in de rechtmatigheidsverantwoording als onduidelijkheid; • Wanneer misbruik van overheidsgelden (bijvoorbeeld bij de Participatiewet) is geconstateerd en een terugvordering (met eventueel een boete) is opgelegd blijft staan dat misbruik van overheidsgelden heeft plaatsgevonden. Dit misbruik van overheidsgelden telt mee in de rechtmatigheidsverantwoording.
Onze adviezen voor 2023 Zoals hiervoor vermeld, schrijft de kadernota rechtmatigheid 2022 een aantal aanpassingen in de financiële verordening voor. Daarnaast vraagt de herziening van wetgeving een aanpassing van interne regelgeving. Inmiddels is er een notitie in voorbereiding waarin is aangegeven wat de consequenties zijn van de intrede van de rechtmatigheidsverantwoording voor uw organisatie. Wij adviseren u het volgende: • Het controleprotocol, de controleverordening en de financiële verordening na het in werking treden van de aangepaste wet te herzien; • Het controleplan 2023 vast te laten stellen door het MT en de volgende punten mee te nemen: o Interne controle op de overschrijdingen op de drempel van het schatkistbankieren en de renterisiconorm; o Interne controle op de naleving van het interne inkoopbeleid; o De naleving van het Misbruik & Oneigenlijk gebruik beleid.
Paragraaf Bedrijfsvoering Het College van B&W zal in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting geven op alle afwijkingen, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en de maatregelen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
24
Richting de rechtmatigheidsverantwoording
Algemene beheersing
• Uitvoering en verantwoordelijkheden
• Tussentijds te rapporteren over geconstateerde afwijkingen uit de verbijzonderde interne controle en maatregelen en de effecten van de maatregelen te monitoren. • Een toelichting op te nemen in paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag 2023 op alle afwijkingen, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en de maatregelen die zijn genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen • Bij veelvuldige afwijkingen van het intern inkoopbeleid hierover te rapporteren in de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag 2023.
De uitvoering van de verbijzonderde interne controles is in 2022 belegd bij 1 medewerker, die gepositioneerd is bij de staf, concern control. De interne controle op de WMO en jeugd worden uitgevoerd door de kwaliteitsmedewerkers. Zij zijn gepositioneerd in de lijn. De onafhankelijkheid en prioritering van de werkzaamheden kan hiermee onder druk komen te staan. De eindverantwoordelijkheid voor de verbijzonderde interne controle is niet beschreven in het intern controleplan.
De status van de interne controle bij uw organisatie in 2022
Wij adviseren u de verantwoordelijkheden voor de uitvoering van de verbijzonderde interne controle te heroverwegen.
Tijdens onze interimcontrole 2022 hebben wij de status van de huidige verbijzonderde interne controle beoordeeld. 2022 kan gezien worden als een pilot-jaar om in beeld te krijgen hoe het proces verloopt en in hoeverre uw organisatie gereed is voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in 2023. Hieronder geven wij u een beeld van de status in 2022.
• Uitvoering Bij de uitvoering wordt gebruik gemaakt van de software applicatie Checkpoint IC. De steekproeven worden in deze applicatie getrokken. Voor alle processen zijn checklists aanwezig die van te voren met ons worden afgestemd.
• Intern controleplan Jaarlijks wordt een controleplan ‘Zevenaar in control’ opgesteld, waarin de risico’s en de te controleren items zijn opgenomen. Dit controleplan is niet vastgesteld. Alle relevante processen zijn opgenomen.
25
Richting de rechtmatigheidsverantwoording
Algemene beheersing
Om de verbijzonderde interne controle meer te laten inbedden in de organisatie adviseren wij u: - De controlerapportages te bespreken met de afdelingshoofden; - De opvolging van de aanbevelingen te volgen en daarover te rapporten.
Wij hebben u geadviseerd de volgende punten alsnog mee te nemen in de verbijzonderde interne controle (VIC) Ø Europese aanbestedingen: een tussentijdse recapitulatie van de bestedingen over de afgelopen 4 jaar per leverancier Ø WMO en Jeugd: Ø tijdigheid afgifte beschikking Ø geleverde omvang zorg volgens factuur in relatie tot de beschikking Ø Jeugd: gefactureerde prijs in relatie tot de prijsafspraak in het contract
Ø Bijzondere bijstand: start verstrekking na meldingsdatum • Voortgang interne controle 2022 Bij onze controle hebben wij vastgesteld dat de interne controles worden uitgevoerd overeenkomstig het plan en op schema liggen, behoudens de interne controle op de PGB en belastingen. Deze processen zijn nog onderhanden. • Rapportage en opvolging De uitkomsten van de VIC worden vastgelegd in een controlerapportage per kwartaal. Aan het einde van het jaar wordt een totaalrapportage opgesteld voor het MT en het College van B&W.
26
Beheersing processen
Inzicht in de ontwikkeling van de aanbevelingen In de komende pagina’s nemen wij u mee in de bevindingen in de processen, de risico’s en de aanbevelingen. De risico’s met grootste impact worden als eerste getoond.
Aanbevelingen Voor de risico’s waar directe gevolgen zijn voor de jaarrekening wordt dit separaat vermeld en aangeduid met dit teken:
In onze vorige rapportages hebben wij diverse aanbevelingen gedaan om de risico’s beter te beheersen. Bij onze controle hebben wij de opvolging van de aanbevelingen vastgesteld. In komende pagina’s geven wij per bevinding de voortgang van deze aanbevelingen weer. Het jaartal van ontstaan is per bevinding opgenomen. De kleuren geven de status van de opvolging weer: Legenda De organisatie heeft het advies opgevolgd en afgerond. De organisatie volgt het advies op. Het is onderhanden. Er is nog geen actie ondernomen. Het betreft een nieuwe aanbeveling. De organisatie gaat het advies niet opvolgen.
28
Top-2 risico
1. Naleving Europese aanbestedingsregels
Ø Een aanbestedingskalender in te richten; Ø Meer preventieve maatregelen – zoals raamcontracten met dienstverleners – af te sluiten.
Bevinding (ML 2018) Het proces van aanbestedingen is belegd bij de budgethouder. Door het ontbreken van een signaleringsmiddel wordt het risico gelopen dat een aanbesteding niet of niet tijdig volgens de juiste spelregels wordt gedaan.
Follow-up
De advisering inzake de aanbestedingen ligt bij de RID. Deze wordt op verzoek van de budgethouder ingeschakeld. De functie van inkoopadviseur is binnen de gemeente niet aanwezig.
Onderhanden Er zijn diverse acties in gang gezet om het risico te reduceren: Ø De bewustwording voor Europese aanbestedingen bij het MT is vergroot; Ø De rol en positionering van de inkoopadviseur wordt in een onderzoek naar het brede werkveld inkoopbehoefte tot afwikkeling meegenomen; Ø Het contractenregister in 2Agree is geactualiseerd en er is extra capaciteit ingezet op de volledigheid van het contractenregister; Ø Voor het opstellen van een aanbestedingskalender wordt twee keer per jaar een uitvraag gedaan bij de budgethouders; Ø Voor het inhuren van personeel zijn een aantal raamcontracten afgesloten
Over 2021 is gebleken dat 15 aanbestedingen niet conform de Europese regels hebben plaatsgevonden (2020 betroffen dit 10 aanbestedingen).
Risico Door het ontbreken van een signaleringsmiddel wordt het risico gelopen dat een aanbesteding niet of niet tijdig volgens de juiste spelregels wordt gedaan en is mogelijk sprake van een onrechtmatigheid.
Aanbeveling Wij adviseren u toe te zien op de tijdigheid, volledigheid en de juistheid van de aanbestedingen door: Ø De functie van inkoopadviseur intern in te richten en voordelen uit deze intern ingerichte functie te behalen; Ø Het contractenbeheer en -management in te richten; Ø Het contractenregister te completeren; Ø Bestaande contracten goed te analyseren en hiervoor tijdig Europese aanbestedingen op te starten;
Gevolgen jaarrekeningcontrole De naleving van de aanbestedingsregels zal aanvullend achteraf worden vastgesteld door de verbijzonderde interne controle. Wij zullen deze aanvullende controles beoordelen.
29
Top-2 risico
2. Onderbouwing prestaties Bevinding (ML 2018)
Follow-up
De budgethouders kopen zelf in én accorderen de factuur ook voor de geleverde prestatie en de betaalbaarstelling. De financieel adviseur beoordeelt de facturen op juiste codering, BTW en dergelijke, maar kan niet beoordelen of de prestatie is geleverd.
Onderhanden Over het eerste half jaar van 2022 is een interne controle uitgevoerd waarbij op basis van een steekproef is beoordeeld in hoeverre bewijsstukken aanwezig zijn voor inkoopfacturen. De steekproef over de tweede helft van 2022 is onderhanden.
Risico Door het ontbreken van een scheiding tussen de goedkeuring van de geleverde prestatie en de autorisatie van de factuur wordt het risico gelopen dat er geld uit de gemeente gaat zonder dat daar een prestatie tegenover staat. De kans is beperkt dat de prestatie niet geleverd wordt door de sociale controle. De impact op het risico is groot door de mogelijke imago schade.
Gevolgen jaarrekeningcontrole De uitkomsten van de steekproef 2022 zullen wij bij de jaarrekening beoordelen. Het niet kunnen aantonen van de geleverde prestatie of dienst leidt tot een onzekerheid in de jaarrekening.
Aanbeveling Wij adviseren u de bewijsstukken voor de geleverde prestatie geautomatiseerd te koppelen aan de factuur. Tevens adviseren wij u de budgethoudersregeling aan te passen zodat bij alle inkopen zowel voor de prestatie als voor de autorisatie betaalbaarstelling dient te worden getekend.
30
Aanbevelingen
Overige risico’s en aanbevelingen Proces
Bevinding en risico
Aanbeveling
Follow up 2022
Verhuur panden Volledigheid huuropbrengst
In 2019 is geen volledig zicht op de verhuurde panden. Hierdoor ontstaat het risico dat de opbrengst verhuur niet volledig wordt geïnd en verantwoord.
Wij adviseren u het vastgoedbeleid af te ronden
Gereed
(ML 2019)
De gemeente Zevenaar heeft een project onderhanden waarin alle verhuurde objecten in beeld worden gebracht en het verhuurbeleid opnieuw wordt vastgesteld (doelgroepen en prijsstelling).
Wij adviseren u de inventarisatie van de verhuurde objecten af te ronden.
Gereed
Wij adviseren u een koppeling te leggen tussen het kadaster, de geregistreerde objecten en de subadministratie verhuur.
Gereed
Wij adviseren u hiervoor beleid op te stellen.
Onderhanden
Verhuur panden Korting (ML 2020)
Aan huurders van panden in de voormalige gemeente Rijnwaarden wordt een korting van 10% gegeven vanwege incassokosten. Dit blijkt niet meer relevant als gevolg van de automatische incasso’s. Het is niet bekend of alle in rekening gebrachte huurprijzen kostprijsdekkend zijn.
Het huurprijsbeleid is in concept gereed, maar nog niet vastgesteld. Wij adviseren u de verhuurprijzen aan te passen op het vernieuwde huurprijsbeleid
31
Geen actie op ondernomen
Aanbevelingen
Overige risico’s en aanbevelingen Proces
Bevinding en risico
Aanbeveling
Follow up 2022
Subsidie verstrekking In control
Er is geen totaaloverzicht beschikbaar van alle verstrekte subsidies waaruit blijkt hoeveel de totale omvang van de verstrekte subsidies is en vanuit welke afdeling de subsidie wordt verstrekt. Hierdoor ontstaat het risico dat de gemeente Zevenaar voor wat betreft de subsidies niet in control is.
Wij adviseren u de te verstrekken subsidies te inventariseren
Onderhanden
Er is geen standaard afwikkeling voor een aanvraag en toekenning, waardoor de verstrekte subsidies deels niet onderbouwd zijn met de juiste documenten. Dit is bij de controle 2022 opnieuw naar voren gekomen.
Wij adviseren u de noodzakelijke documenten bij een aanvraag en bij een toekenning aan te scherpen.
Subsidie verstrekking Tijdigheid
Bij de controle op de subsidieverstrekkingen is geconstateerd dat de tijdigheid van de aanvragen en de afhandeling aandachtspunten zijn.
Wij adviseren u de gestelde, wettelijke termijnen bij het aanvragen en afwikkelen van subsidies te volgen.
(AV 2019)
Dit is bij de controle 2022 ook naar voren gekomen.
(ML 2018 en 2019)
Wij adviseren u een subsidieregister in te stellen
Wij adviseren u het proces van verstrekkingen van subsidies te uniformeren en centraal te coördineren.
32
Er is onderzoek gedaan naar een software applicatie om het subsidieregister in te richten. In de begroting 2023 is een krediet aangevraagd voor deze software applicatie. De implementatie van deze software applicatie zal leiden tot verbetering van het volledige proces.
Aanbevelingen
Overige risico’s en aanbevelingen Proces
Bevinding en risico
Aanbeveling
Follow up 2022
WMO en jeugd Formele rechtmatigheid
• In de beschikking wordt alleen de zorg van de beschikking vermeld, de aanvullende zorg wordt niet vermeld; • De gewenste resultaten worden in de beschikking niet vermeld; • De zorg is eerder gestart dan de beschikking is afgegeven.
Wij adviseren u interne controle uit te voeren op de juiste inhoud en data van de afgegeven beschikkingen.
Onderhanden De verbijzonderde interne controle is onderhanden. Daarnaast heeft dit een plaats in de uitwerking van het programma sociaal domein.
Op grond van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning en de Jeugdwet dient alvorens een voorziening te verstrekken, de identiteit van de aanvrager te worden vastgesteld. De vaststelling van de identiteit is niet zichtbaar in de dossiers van de verstrekkingen.
Wij adviseren u de vaststelling van de identiteit zichtbaar te registreren door het volgende op te nemen: 1. Aard van het identiteitsbewijs 2. Nummer van het identiteitsbewijs 3. Geldigheidsduur van het identiteitsbewijs
Nieuwe bevinding
Wij adviseren u zichtbare interne controle uit te voeren op de juistheid van de ingevoerde tarieven.
Nieuwe bevinding
(ML 2018 en 2019)
WMO en jeugd Identiteit Nieuw
Dit leidt tot een risico op een niet-financiële onrechtmatigheid. WMO en jeugd Tarieven contract Nieuw
De contracten WMO en jeugd worden afgesloten door de MGR. De contracten zijn vanuit de gemeente Zevenaar inzichtelijk. De tarieven worden centraal ingevoerd vanuit de contracten. Doordat de gemeente Zevenaar geen interne controle uit voert op de juistheid van de ingevoerde tarieven ontstaat een risico op onjuiste tarieven op facturen.
33
Aanbevelingen
Overige risico’s en aanbevelingen Proces
Bevinding en risico
Aanbeveling
Follow up 2022
WMO en jeugd Volledigheid digitale dossiers
In de digitale dossiers van de WMO en jeugd ontbreken noodzakelijke documenten of zijn onjuist opgenomen, onder meer ondertekende beschikkingen en gespreksverslagen.
Wij adviseren u de digitale dossiers eenduidig in te richten en volledig te maken.