31. RIB 2023-029 Herbeoordelingsproces raadsenquête en aanverwante procedures

RAADSINFORMATIEBRIEF – Nr. 2023-0029 Aan de leden van de gemeenteraad

Datum 11 mei 2023 Zaaknummer Z/20/378967 /ADV/23/1156850 Onderwerp Herbeoordelingsproces raadsenquête en aanverwante procedures Portefeuillehouder A. Boone / L. van Riswijk Contactpersoon E-mail Telefoon

E. Sloot e.sloot@zevenaar.nl 0316 - 595 111

Geachte leden van de gemeenteraad, Inleiding Zoals u weet, lopen er diverse procedures in bezwaar, beroep en hoger beroep die betrekking hebben op de stukken van de raadsenquêtecommissie. Naar aanleiding van een inzageverzoek van 2 maart 2020, in de stukken die bij besluit van 25 oktober 2017 door de enquêtecommissie onder beperkingen zijn overgebracht naar het Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg (hierna: Streekarchief), heeft uw raad eind 2020 opdracht gegeven tot het herbeoordelen van de stukken die vallen onder voornoemd besluit. Via deze raadsinformatiebrief informeren wij u over het herbeoordelingsproces en de aanverwante procedures. Kernboodschap In vervolg op uw opdracht tot het herbeoordelen van de documenten die de enquêtecommissie onder beperkingen heeft overgedragen naar het SALD heeft u begin 2021 hier in beslotenheid een advies gegeven op het voorgenomen besluit over het al dan niet geheel of gedeeltelijk opheffen van de openbaarheidsbeperkingen zoals deze op 25 oktober 2017 door de enquêtecommissie zijn opgelegd ten aanzien van al hetgeen aan haar digitaal of analoog ter beschikking is gesteld. In deze raadsinformatiebrief nemen wij u mee in het proces dat wij hebben doorlopen. Evenals de procedures die parallel aan dit proces hebben gespeeld in het verlengde van dit herbeoordelingsproces en de huidige stand van zaken.

Context context context2 context3 ☐ Actueel maatschappelijk onderwerp/probleem ☐ Collegeprogramma ☐ Motie/amendement/toezegging ☒ Anders, namelijk Informeren over een actueel onderwerp

Inhoudelijke boodschap Herbeoordelingsproces – 3 procedures bij de Afdeling Middels Raadsinformatiebrief 2021-009 (zie bijlage 1) bent u reeds in 2021 geïnformeerd over een aantal lopende procedures. In deze nieuwe Raadsinformatiebrief gaan we in op de procedures die in de eerdere Raadsinformatiebrief zijn beschreven en nemen wij u kort mee in de processtappen die wij hebben doorlopen in het kader van het herbeoordelingsproces. Omdat het gaat om complexe materie, hebben wij in bijlage 9 een infographic toegevoegd. Hiermee hopen wij de belangrijkste procedures voor de raad enigszins overzichtelijk weer te geven. Het besluit van de enquêtecommissie van 25 oktober 2017 is in het blauw op de tijdlijn weergegeven, het besluit inzageverzoek van 2 maart 2020 is oranje op de tijdlijn weergegeven. De 2 belangrijke momenten inzake het herbeoordelingsproces zijn op de tijdlijn in lichtgrijs weergegeven. Besluit enquêtecommissie Op 25 oktober 2017 heeft de enquêtecommissie besloten tot het opleggen van beperkingen aan de openbaarheid ten aanzien van al hetgeen aan haar (in de vergaderingen) ter beschikking is gesteld en tot het overbrengen van de betreffende stukken naar het SALD.

Er is toen met toepassing van artikel 15, lid 1 onder a en c, van de Archiefwet besloten tot oplegging van openbaarheidsbeperkingen gedurende de maximale termijn van 75 jaar zoals bedoeld in artikel 15, lid 4, van de Archiefwet. Dit besluit wordt hierna aangeduid als het 'Besluit openbaarheidsbeperkingen'. Inzageverzoek SALD Een inwoner van de gemeente Zevenaar heeft in april 2020 een verzoek om inzage in het archief gedaan. In die bezwaarprocedure is onder meer aangevoerd dat de openbaarheidsbeperkingen niet rechtsgeldig zouden zijn opgelegd, omdat het besluit tot het opleggen van de openbaarheidsbeperking niet bekendgemaakt is. Naar aanleiding van dit bezwaar is het besluit tot het opleggen van de openbaarheidsbeperkingen alsnog, namelijk op 12 augustus 2020, (in het Gemeenteblad) gepubliceerd. De Streekarchivaris heeft het bezwaar van die inwoner vervolgens ongegrond verklaard. Tegen dit besluit op bezwaar is beroep bij de rechtbank ingesteld. De rechtbank heeft in de uitspraak van 29 juni 2022 (zie bijlage 2) kort gezegd geoordeeld dat de enquêtecommissie niet bevoegd was om openbaarheidsbeperkingen op te leggen. Dat zouden burgemeester en wethouders bij uitsluiting van andere bestuursorganen zijn. Door de Streekarchivaris is hoger beroep ingesteld bij de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (hierna: ‘Afdeling’).

Daarnaast heeft de Streekarchivaris de voorzieningenrechter van de Afdeling gevraagd om de uitspraak van de rechtbank van 29 juni 2022 te schorsen. In de uitspraak van 24 augustus 2022 (bijlage 3) heeft de voorzieningenrechter bepaald dat de Streekarchivaris niet opnieuw op het bezwaar hoeft te beslissen voordat de Afdeling uitspraak heeft gedaan naar aanleiding van het hoger beroep. In deze uitspraak is tevens een voorziening getroffen dat er geen inzage hoeft te worden gegeven in de stukken zolang er nog geen uitspraak is gedaan in het hoger beroep. Bezwaar / beroep / hoger beroep tegen publicatie beperkingenbesluit enquêtecommissie Naar aanleiding van de publicatie van het Besluit openbaarheidsbeperkingen op 12 augustus 2020 in het Gemeenteblad hebben dezelfde inwoner en een ander persoon op 14 september 2020 bezwaar gemaakt tegen dit besluit. Hoewel bezwaarmakers tijdens de hoorzitting is voorgesteld om deze procedure aan te houden in afwachting van het herbeoordelingsproces, konden bezwaarmakers daarmee niet instemmen en is daarna een beslissing op het bezwaarschrift genomen tot niet-ontvankelijkverklaring van het bezwaar. Door één van de twee bezwaarmakers is tegen deze beslissing beroep ingesteld. Op 15

december 2022 heeft de rechtbank uitspraak gedaan in deze zaak (zie bijlage 4). In de uitspraak heeft de rechtbank geoordeeld dat niet de gemeenteraad, maar burgemeester en wethouders hadden moeten beslissen op het bezwaarschrift. Burgemeester en wethouders hadden het Besluit openbaarheidsbeperkingen waartegen het bezwaar is gericht, namelijk in hun besluit van 5 juli 2022 bekrachtigd. De rechtbank heeft burgemeester en wethouders opgedragen een nieuw besluit op bezwaar tegen het Besluit openbaarheidsbeperkingen te nemen. Tevens is de rechtbank van oordeel dat het besluit externe werking heeft en dus rechtsgevolgen. Dat betekent dat volgens de rechtbank bezwaar tegen dit besluit kan worden ingediend. Voor de motivering verwijst de rechtbank naar haar uitspraak van dezelfde dag in een andere procedure (zie bijlage 7). Op 10 januari 2023 is besloten om hoger beroep in te stellen tegen de uitspraak van de rechtbank Gelderland d.d. 15 december 2022 met betrekking tot het door de enquêtecommissie gemeente Zevenaar genomen beperkingsbesluit d.d. 25 oktober 2017. Tevens is besloten om de huisadvocaat te vragen om namens het gemeentebestuur een voorlopige voorziening te vragen om de uitspraak van de rechtbank te schorsen, totdat is beslist op het hoger beroep.

Op 2 maart 2023 heeft de voorzieningenrechter van de Afdeling uitspraak (zie bijlage 5) gedaan op het verzoek van het college en de gemeenteraad om voorlopige voorziening. De voorzieningenrechter heeft bepaald dat het college, ook al heeft het hoger beroep ingesteld, ter uitvoering van de aangevallen uitspraak een nieuw besluit op bezwaar moet nemen. De voorzieningenrechter van de Afdeling oordeelt daarover dat het ook in het belang van een efficiënte en finale geschilbeslechting is dat het college een nieuw besluit op bezwaar neemt, omdat een nieuw besluit in het kader van het hoger beroep kan worden beoordeeld. Inmiddels is deze beslissing op bezwaar alsnog genomen en bent u daar middels RIB 20230024 (zie bijlage 6) over geïnformeerd. Bezwaar / beroep / hoger beroep tegen beperkingenbesluit college Naast de procedure die hierboven is beschreven heeft dezelfde bezwaarmaker ook bezwaar en beroep ingesteld tegen het besluit van het college om de stukken die het college zelf nog onder zich had maar overlap heeft met de stukken van de enquêtecommissie eveneens vervroegd over te brengen onder beperkingen naar het SALD. Dit besluit heeft het college op 17 november 2020 genomen. Ook in deze beroepsprocedure heeft de rechtbank op 15 december 2022 uitspraak gedaan (zie bijlage 7).

De rechtbank is van oordeel dat ook dit besluit van het college van 17 november 2020 rechtsgevolgen heeft met externe werking. Het beroep is daarom gegrond verklaard en de rechtbank heeft het bestreden besluit vernietigd. De rechtbank heeft ook bepaald dat het college binnen zes weken een nieuw besluit op het bezwaar moet nemen met inachtneming van de uitspraak van de rechtbank. Op 10 januari 2023 is eveneens besloten om hoger beroep in te stellen tegen deze uitspraak van de rechtbank Gelderland d.d. 15 december 2022 en is tevens besloten om de huisadvocaat te vragen om namens de gemeente een voorlopige voorziening te vragen om de uitspraak van de rechtbank te schorsen, totdat is beslist op het hoger beroep. Op 2 maart 2023 heeft de voorzieningenrechter van de Afdeling ook uitspraak gedaan in dit verzoek van het college om voorlopige voorziening (zie bijlage 8). De voorzieningenrechter heeft ook in deze procedure bepaald dat het college, ook al heeft het hoger beroep ingesteld, ter uitvoering van de aangevallen uitspraak een nieuw besluit op bezwaar moet nemen. Ook hierbij stelt de voorzieningenrechter dat in het belang van een efficiënte en finale geschilbeslechting het college een nieuw besluit op bezwaar moet nemen, omdat een nieuw besluit in het kader van het hoger beroep kan worden beoordeeld. Inmiddels is ook deze beslissing op bezwaar alsnog genomen en is

deze beslissing vergelijkbaar met de eerder genoemde procedure waarover u bent geïnformeerd middels RIB 2023-0024. Ook ten aanzien van deze documenten zal het college een herbeoordeling doorlopen in lijn met het herbeoordelingsproces dat voor grotendeels dezelfde documenten is doorlopen die door de enquêtecommissie zijn overgedragen aan het SALD bij besluit van 25 oktober 2017. Proces herbeoordeling Na het proces van het voorgenomen besluit van maart 2021 is het proces van het uitvragen van zienswijzen gestart. Dit proces is eind mei 2022 gestart. Hierbij zijn 33 betrokkenen geïnformeerd. De opstart van het inzageproces zorgde voor de nodige vragen van een enkele betrokkenen over het proces en de voorwaarden die verbonden waren aan het inzien van de stukken. Hierbij wordt opgemerkt dat het gaat om een uitzonderlijk inzageproces. Zo rusten er, totdat het herbeoordelingsproces is afgerond, nog openbaarheidsbeperkingen op de betreffende archiefbescheiden. Om de betrokken belangen van diverse personen te beschermen, is besloten dat de herbeoordeling uiterst zorgvuldig moet gebeuren en dat de privacy van de betrokkenen voorop staat. Afgesproken is dat zo min mogelijk mensen inzage krijgen in de betreffende archiefbescheiden. Het doel is daarbij steeds geweest: bescherming van de (privacy)belangen van alle betrokkenen.

Tegen die achtergrond is het zienswijzeproces zorgvuldig vormgegeven en is geborgd dat zo min mogelijk personen inzage krijgen in de raadsenquêtestukken. Tegelijkertijd wilden burgemeester en wethouders betrokkenen, voordat tot opheffen van de beperkingen wordt overgegaan, wel om een zienswijze vragen. Omdat op de stukken nog openbaarheidsbeperkingen rusten en burgemeester en wethouders de (privacy) belangen van alle betrokken wilden beschermen, hebben burgemeester en wethouders, ervoor gekozen om voorwaarden aan het inzien van de betreffende archiefbescheiden te stellen. Belanghebbenden konden de betreffende archiefbescheiden in gelakte vorm inzien en ook alleen maar voor zover deze op hem of haar betrekking hebben. Belanghebbenden mochten geen foto’s of aantekeningen maken of iemand meenemen. Burgemeester en wethouders hebben het proces vormgegeven met inachtneming van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, waaronder het zorgvuldigheidsbeginsel. Burgemeester en wethouders zijn van oordeel dat zij door middel van het stellen van deze voorwaarden een balans hebben gevonden tussen enerzijds de openbaarheidsbeperkingen en de bescherming van de (privacy)belangen door zo min mogelijk personen inzage te geven en anderzijds de bescherming van de belangen van betrokkenen om een zienswijze te kunnen indienen voordat bepaalde stukken openbaar worden.

Het college heeft het proces vormgegeven met inachtneming van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, waaronder het zorgvuldigheidsbeginsel. Het college is van oordeel dat zij door middel van het stellen van deze voorwaarden een balans hebben gevonden tussen enerzijds de openbaarheidsbeperkingen en de bescherming van de (privacy)belangen door zo min mogelijk personen inzage te geven en anderzijds de bescherming van de belangen van betrokkenen om een zienswijze te kunnen indienen voordat bepaalde stukken openbaar worden. Uiteindelijk heeft dit proces geresulteerd in een 5-tal zienswijzen. De laatste zienswijze is eind augustus 2022 ontvangen. Omdat er diverse andere aanverwante procedures gelieerd aan deze stukken speelde is besloten om eind 2022 de ambtelijke capaciteit uit te breiden op de procedures gelieerd aan de raadsenquête . Daarnaast was het college voor de beoordeling van de zienswijzen afhankelijk van onze Streekarchivaris omdat het college geen inzage had en heeft in de stukken die door de enquêtecommissie onder beperkingen zijn overgebracht naar het Streekarchief. Voor de ondersteuning van de

Streekarchivaris op dit proces was onze huisadvocaat beschikbaar. Door de druk op de ambtelijke capaciteit en ziekte heeft het herbeoordelingsproces langer geduurd dan gehoopt. Ondanks diverse pogingen om enkele reclamanten te vragen om aanhouding van hun verzoeken om enerzijds inzage dan wel verwijdering van documenten die soms ook gelieerd zijn aan het herbeoordelingsproces heeft dit niet geleid tot aanhouding. Dit maakt ook dat het voor het college lastig is om gedurende het herbeoordelingsproces al besluiten te moeten nemen over documenten die gelieerd zijn aan dit proces. Met het nemen van een besluit op het herbeoordelingsproces voor het zomerreces van het college hoopt het college wel duidelijkheid te hebben op de lijn die kan worden aangehouden in de aanverwante procedures. Aanverwante procedures Naast de hiervoor genoemde 3 procedures bij de Afdeling, is er nog een aantal andere aanverwante procedures. Wij zullen u hieronder kort meenemen in de procedures die parallel aan het herbeoordelingsproces hebben gespeeld, dan wel nog steeds lopen in bezwaar, beroep en hoger beroep. In de infographic (bijlage 9) zijn deze aanverwante procedures ook in aantallen opgenomen.

Een van de procedures bij de Afdeling – en hetgeen het gehele herbeoordelingsproces in gang heeft gezetwas een inzageverzoek bij het SALD hetgeen moest worden opgevat als een verzoek tot opheffen van de openbaarheidsbeperkingen. Naast dit verzoek bij het SALD tot inzage in deze documenten, zijn er nog 6 vergelijkbare verzoeken ontvangen. Deze 7 verzoeken hebben tot nu toe geleid tot 5 bezwaarzaken en 1 (hoger)beroepszaak. Er zijn in totaal 14 verzoeken op grond van de Wet openbaarheid bestuur (Wob), Wet open overheid (Woo) en de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who) binnengekomen, die zien op de stukken van de enquêtecommissie. Het eerste verzoek was van 20 december 2017, het laatste verzoek van 30 juni 2022. In een van deze zaken, het Wob-verzoek van Stichting Geen Doofpot, zijn de documenten die openbaar gemaakt konden worden, openbaar gemaakt. Deze zijn ook met anderen gedeeld. Voor de documenten die reeds zijn overgedragen naar het SALD en waar openbaarheidsbeperkingen op liggen, zijn de verzoeken afgewezen. De 14 verzoeken hebben geleid tot 6 bezwaarprocedures en tot 4 beroepszaken. In een zaak heeft de rechtbank uitspraak gedaan en heeft het college naar aanleiding daarvan bij een nieuwe beslissing op bezwaar nog een aantal documenten openbaar gemaakt.

In de overige 3 zaken is het college in 3 zaken op het moment van schrijven deze RIB nog in afwachting op een uitspraak van de rechter. In totaal zijn er 4 AVG verzoeken gelieerd aan de raadsenquêtestukken gedaan. Dit zijn verzoeken over verwerking van persoonsgegevens en verwijderingsverzoeken. Dit heeft geleid tot 4 bezwaarzaken en tot nu toe ook tot 1 beroepszaak. Daarnaast werden er ook informatieverzoeken ingediend. Dit heeft tot nu toe geleid tot 1 bezwaarzaak. Ten slotte zijn er ook 5 verzoeken ingediend voor een schadevergoeding. Communicatie en vervolgproces Communicatie naar buiten In het kader van het herbeoordelingsproces zullen alle reclamanten die een zienswijze kenbaar hebben gemaakt middels een persoonlijke brief worden geïnformeerd over de afdoening van deze zienswijze.

Naast het herbeoordelingsproces lopen er 3 procedures bij de Afdeling. Zodra hierover meer bekend is zullen wij u nader informeren. Vervolgproces Afhankelijk van eventuele procedures tegen het besluit op de ingekomen zienswijzen zult u wederom via een RIB worden geïnformeerd over dit dossier. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Zevenaar,

Danielle Jansen secretaris

Lucien van Riswijk burgemeester

Bijlagen 1. 1158971 Bijlage 1 bij RIB 2023-0029: RIB 2021-0029 Lopende procedure raadsenquête 2. 1158974 Bijlage 2 bij RIB 2023-0029: Uitspraak rechtbank 29 juni 2022 (gelakt) 3. 1158976 Bijlage 3 bij RIB 2023-0029: Uitspraak vovo 24 augustus 2022 - 202203935/3/a3 (gelakt) 4. 1158977 Bijlage 4 bij RIB 2023-0029: Uitspraak rechtbank 15 december 2022 – beperkingen/bekrachtigingsbesluit ARN21/1697 (gelakt) 5. 1158978 Bijlage 5 bij RIB 2023-0029: Uitspraak vovo 2 maart 2023 202300320/2/A3 (gelakt) 6. 1158980 Bijlage 6 bij RIB 2023-0029: RIB 2023-0027 Het informeren over een uitspraak in voorlopige voorziening en de nieuwe beslissing op bezwaar 7. 1158981 Bijlage 7 bij RIB 2023-0029: Uitspraak rechtbank 15 december 2022 – beperkingen eigen stukken college / vervroegde overbrenging ARN 21/3662 (gelakt) 8. 1158982 Bijlage 8 bij RIB 2023-0029: Uitspraak vovo 2 maart 2023 202300318/2/A3 (gelakt) 9. 1158985 Bijlage 9 bij RIB 2023-0029: Infographic herbeoordelingsproces en aanverwante procedures