29. RIB 2021-026 Beantwoording vraag over proces archiefbescheiden enquetecommissie

RAADSINFORMATIEBRIEF – Nr. 2021-026 Aan de leden van de gemeenteraad

Datum Zaaknummer Onderwerp

15 maart 2021 Z/21/385105 /ADV/21/1016845 Beantwoording van vraag over proces archiefbescheiden enquêtecommissie d.d. 27-01-2021 Portefeuillehouder L. van Riswijk Contactpersoon E-mail Telefoon

E. Geltink e.geltink@zevenaar.nl 0316 - 595111

Geachte leden van de gemeenteraad,

Inleiding In de raadsvergadering van 27 januari 2021 is gesproken over het mandaatbesluit Besluit openbaarheidsbeperkingen. In deze vergadering is u toegezegd inzage te geven in de verantwoordelijkheden van de enquêtecommissie van de gemeenteraad van de gemeente Zevenaar en/of het college van b&w in het proces, ten aanzien van het overbrengen van de stukken en de publicatie van het opleggen van openbaarheidsbeperkingen op deze stukken. Het college beschrijft in deze raadsinformatiebrief hoe de overdracht aan het archief heeft plaatsgevonden en wie daarvoor verantwoordelijkheid droeg. Context ☐ ☐ ☐ x

Actueel maatschappelijk onderwerp/probleem Collegeprogramma Motie/amendement/toezegging Anders, namelijk informeren over actueel onderwerp.

Inhoudelijke boodschap Beschrijving gang van zaken gedurende de raadsenquête In 2014 is de enquêtecommissie van de gemeenteraad van de gemeente Zevenaar een onderzoek gestart naar het personeelsbeleid van de voormalige gemeente Zevenaar.

Na het afronden van het onderzoek zijn alle analoge en digitale stukken van de commissie door de enquêtecommissie overgedragen aan het Streekarchief De Liemers en Doesburg (hierna: het streekarchief). In de enquêteverordening gemeente Zevenaar 2014 is door de Raad vastgelegd hoe hij omgaat met het archief na afronding van het onderzoek. Artikel 181 stelt dat de raad verantwoordelijk is voor het archiveren. Op 25 oktober 2017 heeft de enquêtecommissie besloten2 tot het opleggen van beperkingen aan de openbaarheid ten aanzien van al hetgeen aan haar ter beschikking is gesteld en tot het overbrengen van de betreffende stukken naar het streekarchief. Reden voor de openbaarheidsbeperkingen waren het eerbiedigen van de levenssfeer en het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken (rechts)personen of derden. Met de ‘Verklaring van Overbrenging’ van 31 oktober 2017 heeft de enquêtecommissie de documenten naar het streekarchief overgebracht en verklaart de streekarchivaris dat hij de documenten in de archiefbewaarplaats heeft opgenomen. Hoe moet de archivering conform wetgeving verlopen. In Hoofdstuk V van de Archiefwet3 zijn specifiek de archiefbescheiden van gemeenten geregeld.

Hierin staat dat het college van b&w volgens een door de gemeenteraad vast te stellen verordening zorgdraagt voor het archief van gemeentelijke organen en hiervoor een archiefbewaarplaats aanwijst. Bij besluit van 27 oktober 2017 heeft de enquêtecommissie besloten beperkingen aan de openbaarheid van de stukken te stellen. Hoewel in de Archiefwet het college van b&w als zorgdrager staat beschreven, hoefde de zorgdrager in dit geval het besluit tot openbaarheidsbeperkingen niet perse te nemen. Ook de enquêtecommissie was daartoe bevoegd. Uit de archiefwet4 blijkt namelijk dat bij een regeling (verordening) overheidsorganen kunnen worden opgeheven. Uit artikel 18 van de enquêteverordening blijkt dat de enquêtecommissie besluit welke stukken van het onderzoek geheim dienen te worden gehouden. De enquêtecommissie was dan ook bevoegd het Besluit openbaarheidsbeperkingen te nemen. Publicatie van het besluit van overbrenging In de bezwaarprocedure tegen het besluit van de streekarchivaris geen inzage in de stukken van de raadsenquêtecommissie te verstrekken, is aangevoerd dat het besluit van 25 oktober 2017 ten onrechte niet conform de daarvoor geldende wettelijke eisen is gepubliceerd. Naar aanleiding van het bezwaar is, op 12 augustus 2020, het besluit alsnog gepubliceerd in het Gemeenteblad. De kennisgeving heeft geen juridische gevolgen5.

Het is dus niet zo dat het besluit pas in werking treedt na bekendmaking of dat vanaf dat moment pas de bezwaartermijn gaat lopen. De kennisgeving in het Gemeenteblad is alleen bedoeld om derden over het besluit van de openbaarheidsbeperkingen te informeren.

1

Art. 18 van de enquêteverordening gemeente Zevenaar 2014

2

Besluit van enquêtecommissie d.d. 25 oktober 2017

3

Archiefwet art 30, 31 en 32

4

Art 4 van de Archiefwet

5

Onderbouwing die ten grondslag ligt aan het feit dat het publiceren geen juridische gevolgen heeft.

zaaknummer Z/21/385105

pagina 2 van 5

Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Zevenaar,

Danielle Jansen secretaris

zaaknummer Z/21/385105

Lucien van Riswijk burgemeester

pagina 3 van 5

Bijlage bij RIB: Voetnoot 1: Artikel 18 enquêteverordening gemeente Zevenaar 2014 1. Na de beëindiging van het onderzoek van een door hem ingestelde commissie besluit de raad, dat de processenverbaal en de overige bescheiden van het onderzoek worden vernietigd, dan wel gedurende een door hem te bepalen periode worden bewaard in het gemeentearchief. 2. Bescheiden en aantekeningen, die ingevolge een besluit van de commissie geheim dienen te worden gehouden, maken geen deel uit van dit archief. 3. De commissie bepaalt waar de in het tweede lid bedoelde bescheiden worden bewaard en gedurende welke periode zij geheim zijn. Voetnoot 2: Besluit enquêtecommissie gemeente Zevenaar 25-10-2017 1. Met toepassing van artikel 15 lid 1 onder a en c van de Archiefwet tot het opleggen van geheimhouding op onderzoeksdocumenten, waarover de commissie geheimhouding heeft opgelegd, gedurende de maximale termijn van 75 jaar na datum van dit besluit, zoals bedoeld in artikel 15, lid 4 van de Archiefwet. 2. Deze geheime onderzoeksdocumenten met in achtneming van het bepaalde hierover in de Archiefwet over te brengen naar en te laten bewaren in het Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg. Voetnoot 3: Archiefwet art 30 lid 1, 31 en 32 Artikel 30. lid 1 1.

Overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening, welke aan gedeputeerde staten wordt medegedeeld, dragen burgemeester en wethouders zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Artikel 31. Voor de bewaring van de op grond van artikel 12, eerste lid en artikel 13, eerste lid over te brengen archiefbescheiden van de gemeentelijke organen wijzen burgemeester en wethouders een gemeentelijke archiefbewaarplaats aan. Artikel 32. 1. De gemeentelijke archiefbewaarplaats wordt beheerd door een gemeentearchivaris, die in het bezit dient te zijn van een diploma archivistiek of, zo geen zodanige archivaris mocht zijn aangewezen, door de secretaris. 2. Ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voorzover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, is, onder de bevelen van burgemeester en wethouders, met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens deze wet belast de gemeentearchivaris. Met betrekking tot dit toezicht stelt de gemeenteraad een verordening vast, welke aan gedeputeerde staten wordt medegedeeld. 3. Burgemeester en wethouders wijzen de gemeentearchivaris aan. De aanwijzing eindigt van rechtswege met ingang van de datum dat de uitoefening van de functie van gemeentearchivaris geen onderdeel meer uitmaakt van de werkzaamheden van de betreffende ambtenaar.

zaaknummer Z/21/385105

pagina 4 van 5

Voetnoot 4: Archiefwet artikel 4. Lid 1 Een regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, houdt een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden. Voetnoot 5: Onderbouwing die ten grondslag ligt aan het feit dat het publiceren van het besluit openbaarheidsbeperkingen geen juridische gevolgen heeft Het Besluit openbaarheidsbeperkingen heeft geen externe werking (jegens bijvoorbeeld burgers), maar enkel interbestuurlijke werking. Op grond van het bestreden besluit moet de beheerder van de archiefbewaarplaats (bij verzoeken om inzage) de betreffende openbaarheidsbeperkingen in acht nemen. Dat volgt uit de Archiefwet. Zie artikel 17, eerste lid, van de Archiefwet: “De beheerder van een archiefbewaarplaats stelt de daar berustende archiefbescheiden aan de verzoeker ter raadpleging of gebruik beschikbaar met inachtneming van de aan de openbaarheid gestelde beperkingen en overeenkomstig de artikelen 5 en 6 van de Wet hergebruik van overheidsinformatie.”.

En ook artikel 18, tweede lid, van de Archiefwet: “De beheerder van een archiefbewaarplaats is, met inachtneming van de aan de openbaarheid gestelde beperkingen, bevoegd archiefbescheiden voor een bepaalde tijd uit te lenen aan een instelling, mits een deskundig beheer en een veilige bewaring zijn gewaarborgd. Aan een zodanige uitlening kunnen voorwaarden worden verbonden.”. Het bestreden besluit is dus enkel tot de beheerder gericht en wordt, in de systematiek van de Archiefwet, bij de overbrengingsverklaring aan hem bekendgemaakt. De externe werking van het bestreden besluit krijgt pas gestalte op het moment dat een verzoek om inzage in het archief bij de beheerder wordt ingediend en de beheerder het verzoek afwijst omdat hij de openbaarheidsbeperkingen in acht moet nemen. De afwijzing van het verzoek is gericht tot de verzoeker en heeft (daarmee) wèl externe werking. Daarom staat tegen de afwijzing van het verzoek bezwaar en beroep open. Omdat het Besluit openbaarheidsbeperkingen enkel tot de beheerder is gericht, is het bekendmakingsregime van artikel 3:41 van de Awb van toepassing. Uit de Archiefwet volgt dat bij de overbrenging beperkingen aan de openbaarheid worden gesteld. Het Besluit openbaarheidsbeperkingen is bij de overbrengingsverklaring dus, overeenkomstig de Awb in samenhang gelezen met de Archief, aan de beheerder bekendgemaakt.

Op dat moment treedt het besluit in werking en begint de bezwaartermijn te lopen. Het feit dat het bestreden besluit in augustus 2020 in het Gemeenteblad is gepubliceerd doet hieraan niet af.

zaaknummer Z/21/385105

pagina 5 van 5