240415 Memo behandeling raadsvoorstel Versterking toekomstbestendige ICT-samenwerking Liemerse gemeenten in de regio (met bijlagen)

Memo

Voor kennisname onderwerp datum van afdeling/ambtenaar aan afdeling/college/raad

Behandeling raadsvoorstel 'Versterken toekomstbestendige ICTsamenwerking Liemerse gemeenten' in de regio 15 april 2024 Griffie Gemeenteraad

Inleiding Afgelopen donderdag 11 april heeft de commissie Middelen het raadsvoorstel en conceptbesluit Z/24/463457 Versterken toekomstbestendige ICT-samenwerking Liemerse gemeenten besproken. Tijdens de behandeling in de commissie werd gevraagd naar het verloop van de behandeling van het raadsvoorstel in de gemeenten Duiven en Westervoort. Hieronder kunt u een overzicht van de behandeling van bovenstaand raadsvoorstel in de regio terugvinden. Gemeente Westervoort Gemeente Duiven Gemeente Zevenaar Gemeente Westervoort Gemeente Duiven Gemeente Zevenaar

Ma 08 april 2024 (Commissie) Di 09 april 2024 (Politieke Avond) Do 11 april 2024 (Commissie) Ma 22 april 2024 (Raadsvergadering) Di 23 april 2024 (Raadsvergadering) Wo 24 april 2024 (Raadsvergadering)

Westervoort - Op maandag 08 april 2024 vond de behandeling van het raadsvoorstel in de commissie Samenleving en Bestuur plaats. - Uitkomst van de behandeling is: het advies om het raadsvoorstel als bespreekstuk te agenderen voor de raadsvergadering van maandag 22 april aanstaande. De fracties van CDA, D66 en VVD hebben moeite met het loskoppelen van enerzijds het vaststellen van het plan en anderzijds de kosten. De CDAfractie overweegt een amendement ten aanzien van beslispunt 2. - U kunt de opname van de bespreking van het raadsvoorstel in de commissie Samenleving en bestuur terugkijken (vanaf 00:44:15) via https://westervoort.bestuurlijkeinformatie.nl/Agenda/Index/5679ba15-4c4c-42f0-bcbecb13a5840859. - Zie ook bijlagen 1 en 2. Duiven - Op dinsdag 09 april 2024 vond de behandeling van het raadsvoorstel op de Politieke Avond plaats. - Uitkomst van de behandeling is: in afwachting van een amendement van het CDA, wordt het voorstel voorlopig als bespreekstuk geagendeerd voor de raadsvergadering van 23 april 2024. De fractie van het CDA Duiven geeft aan zorgen te hebben over de monitoring van onvoorziene kosten. Zo zijn de gevolgen van de cao-wijziging nog niet meegenomen in de kosten van de nieuw te werven medewerkers. Het CDA overweegt daarom een amendement waardoor de monitoring beter geregeld is en het duidelijk is hoe de raad sturing houdt.

- Er is geen opname beschikbaar, wel is over de beraadslaging terug te lezen in het behandeladvies (bijlage 3). - Zie ook bijlagen 3, 4 en 5.

Bijlagen Bijlage 1. Bijlage 2. Bijlage 3. Bijlage 4. Bijlage 5.

Westervoort Commissieadvies 20240408 Westervoort beantwoording technische vragen Duiven Behandeladvies 20240409 Duiven beantwoording technische vragen CDA Duiven beantwoording technische vragen Groenlinks

zaaknummer

pagina 2 van 2

Onderwerp

:

Versterken toekomstige ICT-samenwerking Liemerse gemeenten

Zaaknummer

:

Z/24/120679 201652838

Commissievergadering : 8 april 2024 ______________________________________________________________________

COMMISSIEADVIES De commissie Samenleving & Bestuur adviseert het voorstel ‘Versterken toekomstige ICTsamenwerking Liemerse gemeenten’ te agenderen als bespreekstuk voor de raad van 22 april 2024. De fracties van CDA, D66 en VVD hebben moeite met het loskoppelen van het vaststellen van het plan en de kosten. De CDA-fractie overweegt een amendement voor te bereiden ten aanzien van beslispunt 2. De portefeuillehouder zal een aantal openstaande vragen schriftelijk beantwoorden. Vragen: - de voorgestelde keuze varianten zijn dusdanig opgesteld dat je eigenlijk alleen kunt kiezen voor het groeimodel. Het was mooi geweest als rondom de 20 speerpunten keuzes gemaakt zouden kunnen worden, door bepaalde speerpunten wel of niet op te pakken of te temporiseren. Is dat nog mogelijk? - De visie en het plan gaan uit van een periode van 2023 tot 2025, het raadsvoorstel vraagt om een akkoord op een periode tot en met 2028. Kan de portefeuillehouder inzicht geven in wat er in de periode vanaf 2026 gepland staat? - Er wordt gevraagd nu akkoord gegaan met een plan en later over de financiering te praten.

Wat als uit de voorjaarsnota blijkt dat de budgetten voor het RID lager uitkomen? Welke keuzes worden dan gemaakt en door wie? Kan de portefeuillehouder aangeven hoe hij hiermee wil omgaan? - Veel kosten zijn niet opgenomen (de CAO stijging, inhuur van externen, data-gedreven werken, professionalisering functioneel beheer, outsourcing). Kunnen deze kosten alsnog inzichtelijk gemaakt worden? - Kunnen de 8 genoemde verbeteringen uit bijlage twee voorzien worden van KPI’s zodat meetbaar wordt wat deze miljoeneninvestering (€10, per maand per inw / 50 mln) gaat opbrengen? - Waar zeggen we nou straks ‘ja’ tegen? Tegen de plannen voor 2 jaar of die van het gehele plan? - Er zijn 10 speerpunten gepland. Kan per speerpunt aangegeven worden wat de kosten zijn zodat de raad een afweging kan maken welke speerpunten ze belangrijk vinden? Dat is bij de voorjaarsnota dan ook een hulpmiddel. - Wat hebben al deze verbeteringen nu voor gevolgen voor onze inwoners? Als de digitale volwassenheid voldoende in huis, kan dat dan ook een daling betekenen van bijvoorbeeld meldingen bij het klantcontactcentrum? - Is bekend hoe de andere partner-gemeentes hierover denken?

Pagina 1

de commissiegriffier,

M. Smits - Jansen Reactie college: N.v.t.

Technische vragen met antwoorden ten behoeve van agendapunt 09 Versterking ICT commissie S&B 8 april 2024. 1.

De visie/ het plan gaat uit van de periode van 2023-2025, terwijl het raadsbesluit tot en met 2028 loopt. Wat gaan we dan vanaf 2026 doen, welke thema’s en projecten willen we dan oppakken? Naast natuurlijk het continue updaten van de applicaties dan wel het vervangen hiervan en het zorgen dat we de security up to date houden zal een deel van onze inspanning mede bepaald worden door de behoeftes van de gemeenten. Daarnaast zullen er ook wederom nieuwe wetten in werking treden waaraan wij de nodige inspanningen dienen te leveren. Wij zullen ons tevens inspannen om de uit te voeren werkzaamheden van onze klanten te vereenvoudigen en daar waar mogelijk te automatiseren. Denk hierbij aan de mogelijkheden van generatieve AI. Dit zal dan op zich weer een kostenbesparing (of zorgen dat de kosten minderhard groeien) bij de deelnemers.

2.

Er is sprake van “extra” budget; deze komen dus bovenop het huidige budget? Hoe groot is het huidige RID/ICT budget? Ja, Het huidige budget is voor 2024 is 6.7 miljoen

3.

Zijn de extra investeringen eenmalig? Wat betekent dat voor de begroting/budget van 2029 e.v.? Hoe schalen we die extra kosten weer af? Deze zijn deze kosten niet eenmalig. Dit zijn de kosten die gemaakt moeten worden om de RID slagkrachtiger te maken met en volgens de eerder uitgesproken behoeftes van de gemeentes en de RID zelf. Het afschalen van de extra kosten is niet mogelijk gezien de behoefte van automatisering en security alleen maar toe zal worden.

4.

Bijlage-2-financiele middelen: 4.1 Extra middelen RID – twee varianten: “Bedragen voor personeel zijn excl. toekomstige CAO stijgingen”; heel bijzonder … we indexeren wel bv de software kosten jaarlijks met 6% maar de personele kosten niet … Het is aannemelijk dat in de periode nu tot en met 2028 CAO stijgingen zullen zijn; kan dit alsnog in de begroting worden opgenomen? Het huidige personeel is wel meegenomen in de CAO stijgingen. Het klopt inderdaad dat het extra personeel op die manier niet is geïndiceerd. Hiermee zijn de CAO-stijgingen voor het extra personeel voor 2025 & 2026 respectievelijk 5,8% en 4,8% niet meegenomen wat wel het geval is voor het bestaande personeel.

5.

Is de begroting voor personeel gebaseerd op alleen internen of is rekening gehouden met een deel externe inhuur? We hebben het hier over de extra formatie die we gaan werven op basis van interne medewerkers (zowel bij de RID als gemeentes).

6.

Bijlage-2-financiele middelen: 4.1 Extra middelen RID – twee varianten: “Het onderwerp data gedreven werken is hierin niet meegenomen hiervan wordt apart bekeken welke mogelijkheden er binnen de samenwerkende gemeenten zijn om dit verder vorm te geven”; waar/wanneer komt dit dan aan de orde en wat zijn de verwachtte kosten hiervan? Klopt het dat deze kosten nu niet gebudgetteerd zijn?

Ja, dat klopt. De inschatting hiervan is nog niet te maken. Dit hangt af van de diepte en de snelheid die de gemeentes samen met de RID gaan afspreken welke voor einde van dit jaar gepland staat. Denk bij de keuzemogelijkheden aan bijvoorbeeld aan opties als a. alleen dashboarding voor inzicht b. predictive activities voor inzicht in verwachting behoeftes in de toekomst. c. generative activities, voor het automatisch bijsturen op basis van de verwachte activiteiten. 7.

Bijlage-2-financiele middelen: 4.2 Extra middelen RID – Personeel: “Zowel aan de RID als aan de gemeenten kant is er extra capaciteit nodig”; het is niet duidelijk of die extra capaciteit nu wel of niet in het gevraagde extra budget zit. Hoe hoog worden deze kosten ingeschat? En zijn deze structureel? 4.2 betreft de extra middelen die nodig zijn binnen de RID. 5.2 betreft de extra middelen benodigd bij de gemeentes. Een deel van de extra kosten bij de gemeentes zie ook vraag 9 hieronder moet door de gemeentes zelf nog beantwoorde worden. Wij dekken met onze beraamde kosten informatiemanagement binnen de gemeentes af.

8.

Bijlage-2-financiele middelen: 4.4 Extra middelen RID – Infrastructuur: “Wanneer we de infrastructuur of delen ervan gaan outsourcen en de huidige middelen niet toereikend zijn zullen we hiervoor een separaat voorstel en onderbouwing uitwerken”; wat is hiervan de verwachtte tijdslijn en welke meerkosten zijn hier bij benadering mee gemoeid? De definitieve keuze van of en zo ja wat allemaal we gaan outsourcen is nog niet bepaald. Door het nog op te stellen automatiseringsplan maken we dit inzichtelijk.

9.

Bijlage-2-financiele middelen: 5.1 Extra benodigde middelen gemeenten: “Functioneel beheer, totaal € n.t.b.”; Dit is dus nu niet begroot? Ook daarbij de vraag: waar/wanneer komt dit dan aan de orde en wat zijn de verwachtte kosten hiervan? In 2024 gaan we onderzoeken hoe we het huidige functionele beheer bij 1Stroom professioneler en robuuster kunnen inrichten.

10. De genoemde budget bedragen suggereren een exactheid die er o.i. niet kan zijn bij

budgetteren, al helemaal niet jaren vooruit. Er wordt alleen gedetailleerde info gegeven over de verdeling van de kosten per gemeente; niet over waar we dat geld aan gaan uitgeven Graag een gedetailleerde onderbouwing van de aangevraagde extra budgetten. Er wordt gerekend met percentages voor de software en bij het onderdeel personeel met brutoloonkosten per functie die we extra vragen. Die exactheid is er dan ook niet. De onderbouwing is gegeven in het i-strategie en visie i.c.m. de extra functies die structureel nodig hebben om deze visie verder uit te kunnen voeren. De extra gevraagde middelen gaan dus naar de invulling van extra formatie. Aangegeven in de eerder aangeleverde bijlage.

11. Kan er in de 10 speerpunten een prioriteit worden aangegeven? Welke opties zijn er om

hierin te temporiseren in het geval er minder dan het nu beoogde/gevraagde budget beschikbaar komt?

Op pagina 6 geven we een prioritering aan voor 2024. Dit is al een aanpassing (temporisering) t.o.v. de eerste planning in de i-visie. Het is mogelijk het ambitieniveau op de speerpunten bij te stellen. Dit is met name op snelheid, we zullen wel op alle 10 de speerpunten de komende jaren stappen moeten zetten om mee te kunnen met alle ontwikkelen als moderne overheidsorganisatie. Het vertragen van het tempo t.o.v. het nu gepresenteerde plan brengt wel risico’s met zich mee. Zoals dat de kosten verhogen (bij de gemeentes) t.o.v. het wel uitvoeren van deze plannen door missen van inzichten. Ook het security niveau kan achter blijven op het gewenste resultaat.

Onderwerp Ondertitel

Portefeuillehouder Behandelend ambtenaar Belangrijkste bespreek- en/of beslispunten

Historie

Versterken toekomstige ICT-samenwerking Liemerse gemeenten Om goed en veilig ten dienste te kunnen staan van inwoners en bedrijven willen de drie Liemerse gemeenten de komende jaren actuele kaders en randvoorwaarden scheppen om de digitalisering en innovatieve technologie bij te kunnen benen. H.B. Hieltjes Zaaknummer Z/24/120677201652841 afdeling IBP 1. de I&A-visie en -strategie 2023-2025 "Beter samen" vast te stellen; 2. te kiezen voor het groeimodel waarbij wordt gestart met de basisvariant om vervolgens in vijf jaar door te groeien naar de optimale variant; 3. samenwerking tussen de organisaties van Duiven, Westervoort, Zevenaar en de RID op het gebied van informatiemanagement te intensiveren; 4. het benodigde budget integraal af te wegen in de Kader-/Voorjaarsnota 2025-2028. In 2010 kozen de gemeentebesturen van Duiven, Rijnwaarden, Westervoort en Zevenaar voor Samenwerking de Liemers. De bedoeling van deze parapluregeling was onder andere dat elk van deze gemeenten minder kwetsbaar zou zijn. In de Kaderbrief Samenwerking de Liemers d.d.

18 december 2019 is de gemeenteraad geïnformeerd over de opdracht van het Algemeen bestuur van GR Samenwerking de Liemers aan het Dagelijks bestuur tot het uitwerken van voorstellen om de huidige gemeenschappelijke regeling te wijzigen in twee bedrijfsvoeringsorganisaties voor de taakvelden Regionale Sociale Dienst enerzijds en de Regionale ICT en Inkoop anderzijds. Door middel van bijgevoegde kennisgeving wordt de gemeenteraad geïnformeerd over de actuele ontwikkelingen en het vervolgproces. Met dagtekening 18 februari 2020 ontving de raad een kennisgeving met de mededeling dat een intergemeentelijke projectgroep aan de slag gaat met het uitwerken van de oplossingsrichting om de GR te wijzigen in twee bedrijfsvoeringsorganisaties. Op 15 november 2023 is voor raads- en commissieleden van de gemeenten Duiven, Westervoort en Zevenaar een raadsinformatiebijeenkomst georganiseerd over de doorontwikkeling van RID de Liemers en de nieuwe Bestuurlijke opdracht RSD 2024-2026.

Termijn Politieke Avond Voorzitter J. van der Steen Behandeladvies

9 april 2024 Ronde en debat tafel Griffie Zaal Domein Duur W. Bosch Publieksruimte Bestuur 55 minuten Geconcludeerd is dat de ICT-samenwerking tot nu toe vooral kosten-gedreven is geweest en dat (te) weinig in de samenwerking is geïnvesteerd om deze (voldoende) te laten renderen. Met o.a. als gevolg dat ICT onvoldoende de uitvoering ondersteunt en soms zelfs een remmende factor is.

Op basis van een I&A visie en -strategie is in beeld gebracht welke veranderingen er bij de RID en de gemeenten moeten plaatsvinden om een robuuste en toekomstbestendige ICT-samenwerking te krijgen en te houden. De bijdrage van Duiven loopt in de jaren 2024 tot en met 2028 op van € 281.151 naar € 698.008. Geadviseerd wordt om een gecombineerde ronde- en debattafel in te plannen van 55 minuten. Tijdens de ronde tafel is er gelegenheid tot het stellen van informatieve vragen over het voorstel. Technische vragen dienen vooraf gesteld te worden, dit kan via griffie@duiven.nl. Bij technische vragen gaat het vaak om verzoeken tot feitelijke informatie (wie/wat/waar) die een ambtenaar kan beantwoorden. Overige vragen (o.a. waarom-vragen) kunnen op de avond zelf worden gesteld.

Aansluitend kan indien gewenst debat plaatsvinden. Na de debattafel zal de voorzitter vragen of een fractie een amendement of motie bij dit onderwerp wil indienen in de raad, dan wordt het voorstel als bespreekstuk geagendeerd. Of dat het voorstel als hamerstuk (eventueel met een stemverklaring) geagendeerd kan worden in de raadsvergadering. Spreekrecht publiek

Inwoners/derden kunnen meepraten aan de ronde tafel. Debattafels zijn voorbehouden aan de politieke fracties. Aanmelden via griffie@duiven.nl. Voor meer informatie https://www.duiven.nl/meepraten-inspreken

Opbrengst van de tafel

RONDE TAFEL Er worden vragen gesteld over de drie managers die worden geworven. Het gaat om één manager per domein (sociaal, ruimte en bedrijfsvoering) die gedeeld worden door 1Stroom en de gemeente Zevenaar. Daarnaast worden er vragen gesteld over de financiële investeringen in het licht van de financiële situatie en het ravijnjaar, waarop wordt aangegeven dat dit een belangrijke overweging is om te kiezen voor het groeimodel. DEBAT TAFEL Lokaal Alternatief geeft aan dat het goed is dat de samenwerking geïntensiveerd wordt, maar dat goed op de afbakening van de opdracht gelet moet worden. Dit moet geen ongetekende cheque worden. Het CDA vraagt zich af wat de impact is van besluitvorming over dit voorstel als er bij de voorjaarsnota pas geld ter beschikking gesteld wordt. De portefeuillehouder geeft aan dat het nu gaat over de vraag of er steun is voor de richting waarin wordt gedacht. Bovendien was dit de wijze waarop de raad optimale inspraak heeft, omdat er anders op een groot deel alleen middels een zienswijze op de begroting van de SDL invloed kon worden uitgeoefend. Daarnaast geeft het CDA aan zorgen te hebben over de monitoring van onvoorziene kosten. Zo zijn de gevolgen van de CAO wijziging nog niet meegenomen in de kosten van de nieuw te werven medewerkers. Het CDA

overweegt daarom een amendement waardoor de monitoring beter geregeld is en het duidelijk is hoe de raad sturing houdt. DOED vindt het een goed voorstel, maar gaat ook mee met de redenatie van dhr. Albers en wacht het amendement van het CDA af. GroenLinks en VVD kunnen zich vinden in het stuk en geven aan dat de veiligheid en continuïteit van de ICT systemen van groot belang zijn. Ook zij onderschrijven echter de financiële onzekerheid. In afwachting van het amendement van het CDA wordt het voorlopig als bespreekstuk geagendeerd voor de raadsvergadering van 23 april 2024. Raadsvergadering 23 april 2024

Politieke Avond 9 april 2024 T = Technisch (moeten voorafgaand aan de politieke avond worden beantwoord) I = Informatief (Worden tijdens de politieke avond beantwoord en moeten daarna schriftelijk bij de griffie worden aangeleverd) P = Politiek (worden tijdens de politieke avond door de portefeuillehouder mondeling beantwoord)

Vragen over Versterken toekomstige ICT-samenwerking Liemerse gemeenten 1.

Op pagina 5 van het Raadsvoorstel staat vermeld dat in de meerjarenbegroting van de gemeente Duiven structureel € 165.000 reeds is opgenomen. Betekent dit dat de extra kosten volgens het groeimodel dan als volgt bedragen? T jaar 2024 2025 2026 2027 2028

Kosten Groeimodel € 281.151 € 458.151 € 515.033 € 606.520 € 698.008

Structureel ingezet € 165.000 € 165.000 € 165.000 € 165.000 € 165.000

Totale extra kosten € 116.615 € 293.151 € 350.033 € 441.520 € 533.008

Dit is juist. 2.

Hoeveel bedragen de kosten vanaf boekjaar 2029? T Naar verwachting zal dit in lijn doorlopen echter ook te ver in de toekomst om realistische bedragen te noemen.

3.

Zijn de kosten van het groeimodel, zoals vermeld in het Raadsvoorstel, de totale extra middelen zowel benodigd voor de RID als aan de kant van de gemeenten? Staat wel als zodanig in het Raadsvoorstel, maar graag nogmaals een bevestiging hiervan. T Dit is juist.

4.

De kosten van het groeimodel, zoals vermeld in het Raadsvoorstel, wijken af van het overzicht zoals vermeld in de bijlage Benodigde financiële middelen I&A samenwerking. Wat is daar de reden van? T De kosten wijken inderdaad af. De in het raadsvoorstel genoemde kosten zijn de meest actuele. De bijlage is van een eerder moment. In samenspraak met de gemeente Zevenaar is gekozen om de i-samenwerking expliciet te intensiveren door samen drie

informatiemanagers per gezamenlijk domein in te gaan zetten. Dus in totaal drie functionarissen. In de, in een eerder stadium opgestelde, bijlage Benodigde financiële middelen I&A samenwerking was dit opgenomen als twee maal drie functionarissen (3 bij Zevenaar en 3 bij 1Stroom). 5.

Stel dat de gemeente Westervoort voor het minimale model kiest, de gemeente Zevenaar voor het optimale model en onze gemeente voor het groeimodel. Zo zijn er natuurlijk nog meer varianten denkbaar. Wat betekent dit voor de uiteindelijke besluitvorming? I

6.

Onder 3.2 van het Raadsvoorstel staat dat om binnen de organisaties goed uitvoering te kunnen geven, bij de gemeenten informatiemanagers per domein (fysiek, sociaal en bedrijfsvoering) noodzakelijk zijn. Op dit moment kennen 1Stroom en Zevenaar deze functie niet. Wordt de werving van deze managers gezamenlijk opgepakt? I

T = Technisch (moeten voorafgaand aan de politieke avond worden beantwoord) I = Informatief (Worden tijdens de politieke avond beantwoord en moeten daarna schriftelijk bij de griffie worden aangeleverd) P = Politiek (worden tijdens de politieke avond door de portefeuillehouder mondeling beantwoord)

Vragen versterken toekomstige ICT- samenwerking 1. Er word gemeld dat het lastig is om goede ICT medewerkers te vinden. Wat zijn de plannen om hier verbetering in te brengen? I 2. In hoeverre leunt de organisatie op externen? Wat zijn de voordelen, dan wel nadelen daarvan? I 3. Hebben wij structurele samenwerkingsverbanden met scholen waar ict’ers worden opgeleid? T Nee, op dit moment niet. Het is wel een wens van de RID om daar zowel ons als de scholen bij te kunnen helpen. Realiteit is wel dat de RID de ruimte moet hebben om eventuele kandidaten dan ook goed te kunnen ondersteunen.