231027 Toezegging 287 overzicht overschrijding post juridische zaken

Toezegging 287 Een overzicht van zaken die de overschrijding post juridische zaken verklaren in de 2e VGR wordt voor 1 november gedeeld met de raad.

Om een nadere duiding te kunnen geven aan de kosten overschrijding van de inzet op Juridische Zaken is het goed om te weten dat Juridische Zaken naast de reguliere juridische advisering van de organisatie, ook aan de lat staat voor een aantal andere werkvelden. Deze zullen wij hierna nader beschrijven en ook aangeven met welke uitdagingen Juridische Zaken reeds langere tijd kampt waar het gaat om deze werkvelden. Coördinatie en behandeling Woo verzoeken De gemeente Zevenaar ontvangt jaarlijks ruim 30 Woo (voorheen Wob) verzoeken. Het aantal verzoeken ligt bij de gemeente Zevenaar hoog. Het aantal verzoeken is echter niet altijd bepalend voor de werkdruk die eruit voortkomt. De samenhang met andere verzoeken, formeel en informeel en de aard en omvang van de stukken is daarbij eveneens bepalend. Vanuit Juridische Zaken worden Woo verzoeken veelal uitgezet in de organisatie. De ervaring leert echter dat de aard van de verzoeken zich ook regelmatiger richt tot onderwerpen die bij Juridische Zaken zelf liggen, waardoor de volledige uitvoering door Juridische Zaken wordt gedaan. Het gaat dan om het verzamelen van de stukken, indien nodig het vragen van zienswijzen en daar waar nodig worden stukken gelakt in lijn met de weigeringsgronden uit de Woo. Daarna wordt een besluit met de gevraagde informatie verzonden aan de verzoeker.

En worden stukken nadat het besluit onherroepelijk is geworden gepubliceerd. De behandeling van een Woo verzoek dient in principe binnen vier weken te worden afgerond. Bij een omvangrijk of ingewikkeld verzoek kan de termijn met twee weken worden verlengd. Indien er sprake is van misbruik van recht is de termijn in beginsel twee weken. In dergelijke gevallen is ook Juridische Zaken aan zet om de behandeling op te pakken. De verzoeken vragen dagelijkse aandacht van Juridische Zaken. Het aantal verzoeken in 2021 was 33 in 2022 35 en in 2023 tot 1 oktober 33. Hierbij moet echter worden opgemerkt dat er al jaren een trend zichtbaar is waarbij verzoeken een terugkerende groep personen verantwoordelijk is voor een onevenredige belasting binnen Juridische Zaken. In 2021 waren namelijk 16 van de 33 verzoeken afkomstig van deze groep, in 2022 waren dit 17 van de 35 verzoeken en in 2023 waren het tot dusver 6 verzoeken van de 33. Klachten Team Juridische Zaken coördineert ook alle inkomende klachten. Het gaat hierbij om klachten die zien op de gedraging van een ambtenaar. Bij de beoordeling van een klacht wordt getoetst aan de behoorlijkheidswijzer van de Nationale ombudsman. De klachtencoördinator zorgt voor het ondersteunen van de klachtbehandelaar.

Veelal gaat het hier om het voorbereiden van de klachtgesprekken, het zorgdragen voor de verslaglegging en advisering richting het college. Het aantal klachten lag in 2021 op 64, in 2022 op 62 klachten per jaar en tot 1 oktober 2023 bedraagt het aantal klachten 56.

Zoals ook blijkt uit het klachtenjaarverslag over het jaar 2022 is de onevenredige belasting binnen Juridische Zaken vanuit een selecte groep personen niet alleen terug te zien bij de behandeling van Woo verzoeken maar ook bij het behandelen van klachten. Bij de afdeling Bedrijfsvoering is het aantal klachten namelijk gestegen. In 2020 en 2021 was het aantal klachten slechts 1, in 2022 is dit gestegen naar 7. Hierbij valt op dat er 3 klachten zijn binnengekomen over een situatie bij de rechtbank. Deze klachten zijn formeel kennelijk ongegrond verklaard, omdat op basis van het proces-verbaal van de rechtbank geen twijfel was over de conclusie dat de klachten ongegrond waren. Dit verklaart voor een deel de grote stijging. Daarnaast is er 1 klacht formeel buiten behandeling gelaten omdat het een gedraging betreft waartegen ook bezwaar en beroep open stond. De overige klachten betreffen 2 individuele situaties en 1 opmerking over de beperkte ontvangstbevestiging, na het indienen van een klacht. Deze laatste opmerking is opgepakt door de ontvangstbevestiging uit te breiden met de inhoud van de klacht. Adviescommissie Bezwaarschriften Het team Juridische Zaken voert het secretariaat van de Sociale- en Algemene Kamer. Zij is verantwoordelijk voor de voorbereiding en de planning van de zittingen, de verslaglegging van de zitting en de advisering aan het college.

De Algemene kamer heeft in 2022 11 keer vergaderd, de Sociale kamer 7 keer. In 2022 zijn er 151 bezwaarschriften ontvangen. Dit is een forse toename ten opzichte van 2021 en 2020, toen er 83 respectievelijk 99 bezwaarschriften zijn ontvangen. Dit is deels te verklaren door het grote aantal (17) bezwaren gericht tegen het aanwijzingsbesluit afvalinzamelingslocaties, maar ook doordat er meer bezwaren zijn ingediend tegen AVG-besluiten (8), verkeersbesluiten voor laadpalen (9) en besluiten op aanvragen voor gehandicaptenparkeerkaarten (14). Ook in deze toename van het aantal bezwaarschriften is een link te maken met dezelfde groep personen. Hierbij was de inzet op deze bezwaarschriften vanuit Juridische Zaken dus niet beperkt tot de reguliere inzet met betrekking tot het secretariaat van de beide kamers maar was er ook inzet nodig vanuit Juridische Zaken om verweer te voeren, de beslissing op bezwaar voor te bereiden en in sommige zaken ook de beroepszaken voor te bereiden. Voeren van beroep Indien er sprake is van een beroepsprocedure voert de adviseur van Juridische Zaken in sommige gevallen ook het verweer namens het college bij de rechtbank of de Raad van State. Het gaat hierbij alleen om die zaken die niet door de eerste lijns jurist van de vakafdeling worden opgepakt en veelal afdelingsoverstijgend zijn dan wel politiek gevoelig zijn.

Voor Juridische Zaken zijn dit de laatste jaren veelal de beroepszaken geweest naar aanleiding van Woo zaken en de zaken gerelateerd aan de raadsenquête. Ondersteuning van het SALD op de raadsenquête Namens uw raad is er een herbeoordeling gestart van de stukken die de enquêtecommissie onder openbaarheidsbeperkingen heeft overgebracht naar het SALD. Bij de beoordeling van deze stukken is het team Juridische Zaken niet betrokken. Wel bij de advisering op juridische vragen, de afdoening van de ingekomen zienswijzen en de behandeling van aanpalende bezwaar en beroepsprocedures. Voor het overzicht van deze procedures verwijzen wij u naar bijgevoegde infographic. Aanvullend merken wij op dat de huidige stand van zaken met betrekking tot de in de infographic opgenomen procedures als volgt is.

In de RIB 2023-029 ‘Herbeoordelingsproces raadsenquête en aanverwante procedures’ is de raad geïnformeerd over de stand van zaken van het herbeoordelingsproces en de aanverwante procedures. In bijlage 9 bij de desbetreffende RIB hebben wij met voornoemde infographic onderscheid gemaakt tussen de 3 belangrijke lopende procedures in het kader van het herbeoordelingsprocedures en de aanverwante procedures. De 3 belangrijkste lopende procedures liggen allemaal bij de Afdeling bestuursrechtspraak Raad van State (hierna Afdeling). - Dit betreft ten eerste een hoger beroep tegen een besluit van het Streekarchivariaat om een inzageverzoek af te wijzen (de oranje tijdlijn op de infographic). - Daarnaast loopt het hoger beroep tegen het besluit van de enquêtecommissie tot het opleggen van geheimhouding en archivering van haar documenten (de blauwe tijdlijn op de infographic). Het college heeft, gehoord hebbende uw raad als opvolger van de enquêtecommissie, op 13 juni 2023 een nieuw besluit genomen en op 29 juni 2023 een nieuwe beslissing op bezwaar. Deze besluiten zijn toegestuurd aan de Afdeling. - Ten slotte loopt het hoger beroep tegen het besluit van het college van burgemeester en wethouders inzake het opleggen van openbaarheidsbeperkingen en archivering van de documenten.

Het college heeft op 25 juli 2023 een nieuw besluit genomen en op 27 juli 2023 en een nieuwe beslissing op bezwaar. Ook deze besluiten zijn toegestuurd aan de Afdeling. In deze drie zaken zijn we nu in afwachting van het inplannen van de rechtszitting. Afgelopen jaar zijn daarnaast 3 nieuwe beroepen in het kader van het herbeoordelingsproces binnengekomen: - Twee beroepen tegen het nieuwe besluit van 13 juni 2023. - 1 beroep tegen het nieuwe besluit van 25 juli 2023. Wij hebben de rechtbank verzocht om te overwegen deze beroepen door te sturen naar de Afdeling, gelet op de daar lopende zaken. Van de aanverwante procedures kunnen we aanvullend het volgende vermelden. - Er zijn afgelopen jaar meerdere informatieverzoeken en er is een nieuw AVG-verzoek binnengekomen naar aanleiding van de herbeoordelingsprocedures. - Er is afgelopen jaar 1 Woo-verzoek binnengekomen bij het SALD over het archiveren van de documenten van de enquêtecommissie. Daarvan loopt de bezwaarprocedure, hierbij is Juridische Zaken als ondersteuning aangehaakt. - Er zijn afgelopen jaar 2 nieuwe aanverwante rechtbankzaken gestart inzake AVGverwijderingsverzoeken. In een van deze zaken is ook een voorlopige voorziening gestart, die is afgewezen. We zijn in deze zaken in afwachting op het inplannen van de rechtszitting. - Het afgelopen jaar zijn 2 zaken afgedaan door de rechtbank.

Dit betreft twee keer een Wobzaak, waarbij misbruik van recht is tegengeworpen. In een van deze zaken is er na uitspraak van de rechtbank dat het beroep gegrond is verklaard, alsnog inhoudelijk besloten en zijn documenten openbaar gemaakt. In de andere zaak is college in het gelijk gesteld. Tegen beide zaken is geen hoger beroep ingesteld. Regievoering op een aantal frequente verzoekers De gemeente Zevenaar ontvangt vanuit een groep mensen geregeld informatie verzoeken, klachten, Woo-verzoeken, AVG-verzoeken, bezwaar- en beroepschriften. Om grip te krijgen op de vele verzoeken is besloten regie te gaan voeren. Dit wordt gecombineerd met de invulling van de rol van veelschrijverscoördinator die eveneens bij Juridische Zaken is ondergebracht.

Het bovenstaande heeft er eveneens voor gezorgd dat het werk voor Juridische Zaken is toegenomen. De afgelopen jaren is geregeld aan uw raad gevraagd om het budget bij te ramen. Bij de tweede voortgangsrapportage is dit wederom aan de orde. De fractie van Wijzz heeft gevraagd een duiding te geven van de kosten. In de onderstaande tabel wordt dit gegeven. Hierbij dient wel opgemerkt te worden dat voor een deel van deze werkzaamheden ambtenaren zijn vrijgemaakt van hun reguliere werkzaamheden. De reguliere werkzaamheden worden verricht door inhuurkrachten. Onderwerp WOO Klachten, bezwaar en beroep Raadsenquête Regievoering frequent verzoekers Totaal

Aantal uren ingehuurd 1176 1478

Kosten

Opmerking

1727 1193

190.000 Deze uren zijn inclusief de uren voor bezwaar & beroep 128.000

Bestaand budget Nadeel

588.000 288.000 300.000

100.000 170.000