23-825 230525 Beantwoording TV 230521 LB besluitvorming openbaarheidsbeperkingen archiefbescheiden raadsenquete

Vragen vanuit de raad aan het college: A. Schriftelijke vragen als bedoeld in artikel 36 Reglement van Orde (beantwoording binnen 30 dagen) B. Schriftelijke vragen ter mondelinge beantwoording in de raads- of commissievergadering C. Technische vragen over onderwerpen geagendeerd voor een commissie- en/of raadsvergadering D. Overige technische vragen (vragen die geen betrekking hebben op een voorliggend raadsvoorstel of onderwerp op de commissieagenda; beantwoording binnen 30 dagen)

Categorie: A / B / C / D (doorhalen wat niet van toepassing is) Onderwerp: Besluitvorming openbaarheidsbeperkingen archiefbescheiden raadsenquête (Z/20/378967) Naam en fractie: Tjeerd Boekhorst, Lokaal Belang Datum indienen: 18 mei 2023 Afdeling: Bedrijfsvoering - JZ Contactpersoon: E. Sloot

Inleiding/Aanleiding: Omtrent de besluitvorming openbaarheidsbeperkingen archiefbescheiden raadsenquête hebben we enkele vragen. Vraag/Vragen: 1. Bij het raadsvoorstel behoren 13 bijlagen, waarop geheimhouding van toepassing is. Kan aangegeven worden waarom het niet mogelijk is om de bijlagen 1 t/m 12, of wellicht alleen bijlage 7 achter een “slotje” in Babs te plaatsen? Het college heeft geheimhouding opgelegd op de bijlagen. Het is aan de griffie om daar uitvoering aan te geven conform de afspraken die daarover zijn gemaakt in het presidium. 2. Wat doet dit raadsvoorstel met het door de raad gehanteerde adagium: “over zaken onder de rechter wordt niet gesproken”? Dit is een goed uitgangspunt. Met dit raadsvoorstel geven we uitvoering aan uw besluit

van maart 2021 waarbij is besloten om zeer zorgvuldig tot een herbeoordeling van de opgelegde openbaarheidsbeperkingen over te gaan als gevolg van een inzageverzoek. Nadat het besluit van de enquêtecommissie in 2020 is gepubliceerd in het Gemeenteblad heeft dit voor een nieuwe procedure in bezwaar, beroep en inmiddels hoger beroep gezorgd. In deze laatste procedure heeft de voorzieningenrechter van de Raad van State het college opgeroepen om een nieuw besluit op bezwaar te nemen. Hier kan pas volledig gehoor aan worden gegeven nadat er een besluit is genomen in het kader van het herbeoordelingsproces. Wij zijn inmiddels ook in gebreke zijn gesteld. Omdat het herbeoordelingstraject zover is dat de gemeenteraad opnieuw om advies moet worden gevraagd, kan het college niet anders dan dit proces voortzetten en u om advies vragen. In het raadsvoorstel leest u waarom u als gemeenteraad advies moet geven. 3. Het college is voornemens om te wachten met het daadwerkelijk opheffen van openbaarheidsbeperkingen, dan wel over te gaan tot vernietiging tot er een onherroepelijk besluit is genomen. Wie dient dit onherroepelijke besluit te nemen? Is dit een bestuursorgaan of de hoogste rechter? Het college neemt een besluit. Indien er geen beroep wordt ingesteld, dan wordt dat besluit van rechtswege onherroepelijk.

Als er wel beroep wordt ingediend, is het aan de rechter om te oordelen of (en door wie) er al dan niet een ander besluit moet worden genomen. 4. Kan aangegeven worden waarom de gemeente telkenmale in hoger beroep gaat wanneer een rechtszaak bij de Rechtbank Gelderland wordt verloren? Per geval wordt een afweging gemaakt of het instellen van hoger beroep wenselijk is. De Streekarchivaris heeft hoger beroep ingesteld tegen de uitspraak (juni 2022) van de rechtbank. De twee zaken waarin de gemeente hoger beroep heeft ingesteld gaan over hetzelfde principiële standpunt, daarom is ook in deze twee zaken hoger beroep ingesteld. Hiermee volgt het college het eerder ingenomen standpunt van uw raad. 5. Is het eventueel mogelijk een second opinion te vragen aan de eerder bij de raadsenquête ingeschakelde professoren Elzinga of Broeksteeg alvorens door de huisadvocaat hoger beroep wordt ingesteld? Waarom wordt dit wel of niet gedaan? Dat is mogelijk, maar daarvoor is geen aanleiding gezien omdat beide professoren al eerder hun visie op de kwestie hebben gegeven. 6.

Heeft het Interbestuurlijk toezicht Archief- en Informatiebeheer Gelderland over de archivering van de archiefbescheiden raadsenquête met de gemeente Zevenaar contact gehad? Zo ja, wanneer en wat is er met dit (contact) advies gedaan? Is er recentelijk nog contact met IBT Archief- en Informatiebeheer Gelderland geweest? En zo ja wat is hieruit gekomen? Tijdens het herbeoordelingsproces is door ons telefonisch contact gezocht met de (toenmalig) provinciaal inspecteur. Vanwege de toezichthoudende taak was het voor hen echter niet mogelijk om een adviserende rol op te nemen in dit dossier. 7. Kan aangegeven worden of onze huisadvocaat expertise heeft op het gebied van de Archiefwet? Zo ja, waar blijkt dat uit? Zo nee, waarom wordt deze expertise niet ingehuurd?

Onze huisadvocaat is een gerenommeerd advocatenkantoor. Wij twijfelen dan ook niet aan de expertise van onze huisadvocaat. De huidige adviezen geven ook geen aanleiding om hieraan te twijfelen. 8. Kan aangegeven worden waarom in januari 2021 aangekondigd werd dat de herbeoordeling in maart 2021 zou worden voorgelegd aan de gemeenteraad en waarom het nu al ruim 2 jaar duurt? In maart 2021 is aan u als raad een voorstel voorgelegd ter advisering van het college. Naar aanleiding daarvan heeft het college besloten voornemens te zijn het advies van de gemeenteraad over te nemen en heeft er een zienswijzenmogelijkheid plaatsgevonden. De ingekomen zienswijzen waren voor het college reden om nader advies in te winnen bij onder meer de Streekarchivaris. De adviezen van de Streekarchivaris waren aanleiding om nu opnieuw naar de raad te gaan. Zoals aangegeven in de Raadsinformatiebrief van 2023-0029 zijn er veel aanverwante procedures geweest over dit herbeoordelingsproces. Daardoor heeft het gehele proces veel langer geduurd. Vanaf januari 2023 is extra formatie beschikbaar gesteld. Daarom ligt dit raadsvoorstel voor de definitieve beoordeling nu wel voor. 9. Kan aangegeven worden wat inmiddels de totale kosten van de huisadvocaat vanaf 2021 tot en met heden aan de gemeente Zevenaar heeft gefactureerd aangaande dit dossier? Zo ja, dan ontvangen wij dat graag.

Zo nee, waarom niet? De kosten van onze huisadvocaat vanaf 2021 t/m 23 mei 2023 (hetgeen op dat moment gedeclareerd is bij de gemeente) betreft €133.385,63. Het gaat hierbij ook om advieskosten voor de inzet van onze huisadvocaat vanwege aanverwante procedures die zeer nauw samenhangen met het herbeoordelingsproces van de raadsenquêtestukken. Hierbij moet u denken aan de procedures zoals deze zijn beschreven in de RIB met nummer 2023-0029. De inschatting is dat de verdeling aanverwante procedures en advisering herbeoordelingsproces ongeveer 70 - 30 is. Dit zou betekenen dat het antwoord op uw vraag €40.015,69 is. Dit is overigens exclusieve de ambtelijke inzet op dit dossier (sinds 2023 1,5 fte en sinds 2021 gemiddeld 0,7 fte), de technische ondersteuning voor het SALD en de herbeoordeling door het SALD en de gemaakte kosten in 2020. 10. Wij begrijpen dat er inmiddels enkele schadeverzoeken zijn ingediend. Hoeveel schadeverzoeken betreft het? Zijn er nog meer schadeverzoeken te verwachten? Kan aangegeven worden wat de basis voor deze schadeverzoeken zijn? Kan aangegeven worden hoe deze schadeverzoeken worden afgewikkeld? Zoals valt te lezen in RIB 2023-0029 zijn er 5 verzoeken ingediend die gelieerd zijn aan het raadsenquête dossier. In het kader van de herbeoordelingsprocedure is er slechts 1 verzoek ingediend in 2022. Dit verzoek is door de verzoeker zelf weer ingetrokken.

De overige 2 zijn afgerond (ongegrond dan wel afgewezen). Het is niet de verwachting dat er nog meer verzoeken zullen volgen. Wel is voor de laatste keer in 2020 een aansprakelijkstelling in twee situaties voor het laatst gestuit (dit kan iedere 5 jaar). De basis van deze twee aansprakelijkstellingen ziet o.a. op de materiele en immateriële schade die 2 betrokkenen zeggen te hebben geleden en nog gaan lijden in het kader van de raadsenquête P&O.