22-735 221014 Beantwoording openstaande vragen commissies oktober 2022

commissie

Portefeuille afdeling Onderwerp houder

Vraag, opmerking, toezegging

antwoord

Ruimte

Van Orden

RO

Plan Woningbouw

De wethouder zegt toe dat er nog een schriftelijk antwoord komt op de vraag hoe het structureel maken van de integrale gebieds- en wijkplannen geduid wordt. Is dat aan het regieteam of aan de dorpen zelf en moeten de dorpen zelf dan hun behoefte kenbaar maken?

Zie bijgevoegde memo.

Ruimte

Albers

RO

Circulariteit

De wethouder zegt toe dat het college een keer wat voorbeelden aan commissie (raad) laat zien van wat er gebeurd is op het gebied van circulariteit (materialen, ontwerpen etc.)

Zie bijlage.

Middelen

Boone

RO/FIN

Beleidsimpulsen

Op pag. 118 van de VGR staan vier nieuwe beleidsimpulsen vermeld, waaronder 7Poort. De wethouder zegt toe dat er nog antwoord komt op de vraag wat de kosten zijn, hoe deze gedekt worden en hoe deze vertaald zijn in de VGR mbt de andere drie genoemde nieuwe beleidsimpulsen

Het is niet gebruikelijk om in de 2e VGR nieuw beleid op te voeren, omdat het integrale afwegingsmoment (dit jaar) bij de meerjarenbegroting is. Het (beperkte) nieuwe beleid dat in de 2e VGR 2022 is opgenomen heeft echter voorziene start in 2022.Het voorbereidingskrediet planvorming 7PoortII betreft een investeringsbudget. Dit is een afzonderlijk door u te verlenen geldbedrag voor het uitvoeren van nieuwe investeringen of projecten. Dit is de reden dat in het raadsvoorstel een apart beslispunt hiervoor is opgenomen. Overigens is het zo dat in de begroting 2023-2026 het

meerjareninvesteringsplan is opgenomen. Hierin staat dat voor het voorbereidingskrediet planvorming 7PoortII in totaal € 750.000 is opgenomen (€ 150.000 in 2022 en € 600.000 in 2023) en dat hiervoor nog een separaat raadsvoorstel wordt ingediend. De andere 3 genoemde nieuwe beleidsimpulsen zijn exploitatie gerelateerd. De 2e VGR behandelt de exploitatiebudgetten op programmaniveau. Dit is dan de reden dat de andere 3 beleidsimpulsen niet als apart beslispunt zijn opgenomen.

Middelen

Boone

RO

Fashion Outlet

De wethouder zegt toe te kijken of het mogelijk is om het contract met de projectontwikkelaar aangaande de Fashion Outlet beschikbaar te stellen aan de raad. De raad is m.n. geïnteresseerd in de passage rondom de noodzaak van het doortrekken van de A12 in verhouding tot de realisatie van de outlet

de ‘Koop- en realisatieovereenkomst Bouwpercelen voor de Fashion Outlet Zevenaar’ ligt bij de griffie ter inzage. Dit omdat deze overeenkomst bedrijfsgevoelige informatie bevat.

Middelen

Van Riswijk

BV

Inhuur personeel

de Burgemeester heeft aangegeven dat de benchmark m.b.t. inhuur personeel (en ook inhuur personeel sociaal domein) beschikbaar wordt gesteld aan de raad als ook het plan om te komen tot invulling van personele zaken

het gaat hier om ingehuurd regulier werk waar enige specialisatie voor nodig is. Deze specialisatie bestaat uit een SKJ-registratie in het geval van Jeugd consulent en/of kennis van de uitvoering van de onderliggende wetgeving. Het gaat hier namelijk om (generieke) jeugd- en WMO consulenten in schaal 8 en 9. Zie tevens de bij dit overzicht gevoegde bijlage.

Memo onderwerp Plan woningbouw datum 11 oktober 2022 deadline zaaknummer Z/22/417786 van afdeling/ambtenaar Ruimtelijke ontwikkeling/ L. Aries aan afdeling/college/raad Gemeenteraad

Tijdens de commissie ruimte op 5 okotber is het voorstel Plan woningbouw Zevenaar behandeld. Tijdens de commissie heeft de wethouder aangegeven een vraag schriftelijk te beantwoorden. Via deze memo ontvangt u het antwoord op de vraag. Vraag: In het plan staat opgenomen: Structureel maken van integrale gebieds/wijkplannen. Dit doen wij in samenwerking met onze (maatschappelijke) partners (zoals wijkplan voor Babberich en de Methen). Hoe dat structureel maken van de integrale gebieds- en wijkplannen geduid wordt. Is dat aan het regieteam of aan de dorpen zelf en moeten de dorpen zelf dan hun behoefte kenbaar maken? Antwoord: Daar waar wijkplannen worden gemaakt of gemaakt gaan worden, daar willen wij niet in de weg lopen. Indien mogelijk sluiten wij graag aan. Per initiatief kan contact worden opgenomen met de dorpscontactpersonen. Vanuit de gemeente en de corporaties is in de prestatieafspraken 2022 opgenomen om gebiedsgericht/ integraal te gaan werken. Dit om per gebied integraal te werken, binnen de gemeente en met de maatschappelijke partners, en koppelkansen te benutten. Wij willen dit jaar starten met pilots in de wijken Babberich en de Methen om daarmee ook een werkwijze voor integraal werken met wijkplannen te ontwikkelen. Hoe dat moet/kan worden ingezet in de organisatie wordt door het MT uitgezocht.

De dorpscontactpersonen hebben in beeld in welke kernen/ wijken er nu trajecten lopen. Zij zijn het contact tussen de kernen/wijken en de gemeente. Voor vragen vanuit de dorpen/kernen nemen zij contact op met de betreffende medewerker in de organisatie.

Bijlage bij overzicht overgebleven vragen raadscommissies (1e week) oktober 2022 (vraag over circulariteit) Eigen Organisatie Beleid Eind 2022 start gemeente Zevenaar met het opstellen van een routekaart Circulaire Economie. In de routekaart wordt beschreven op welke wijze circulariteit verankert raakt binnen de organisatie gemeente Zevenaar. Naar verwachting wordt deze routekaart in de tweede helft van 2023 aan de gemeenteraad voorgelegd ter besluitvorming. Naast de routekaart komt daarnaast meer aandacht voor de thema’s duurzaamheid en circulariteit in het nieuw nog op te stellen inkoop- en aanbestedingsbeleid. Trainingen Onlangs hebben diverse collega’s deelgenomen aan trainingen over conceptueel en circulair bouwen van woningen. Tijdens deze training is ingegaan op mogelijkheden en alternatieve bouwwijze om de woningbouwopgave te kunnen versnellen en verduurzamen. Eén van de middelen dat hierbij aan bod kwam is de Circulaire Impactladder van de Groene Metropool Regio Arnhem Nijmegen. Projecten Gemeente Zevenaar heeft in diverse inkoop- en aanbestedingstrajecten uitvoering gegeven aan circulariteitsprincipes. Het gaat hierbij om inkoop en aanbestedingstrajecten voor onder andere: 1. Woningbouwlocatie De Holtkamp 2. Woningbouwlocatie Middag Oost 3. Revitalisatie Kerkstraat 4. Revitalisatie Raadhuisplein 5. Realisatie van twee bruggen in woonwijk Groot Holthuizen 6.

Aanbesteding openbare verlichting 7. Aanbesteding printers Regionale samenwerking Voor het verhogen van duurzaamheid en circulariteit is gemeente Zevenaar aangesloten bij de regionale opgave Circulair Opdrachtgeverschap en Circulair Inkopen in de GWW-sector ArnhemNijmegen. Het doel is om in 2030 50% circulair te zijn en in 2050 100% (terugdringen primair grondstoffenverbruik en minimaliseren waarde vernietiging). Hiervoor wordt o.a. uitwerking gegeven aan een monitoringstool, kennisontwikkeling, pilotprojecten en een regionale grondstoffenbank.

Caseloadberekening uitvoering Jeugd en Wmo Gemeente Zevenaar

Mei 2022

Nicole Veuger

1. Aanleiding en verantwoording Binnen de gemeente Zevenaar is een vaste en flexibele schil voor zowel Jeugd als voor Wmo uitvoering. Bij de flexibele contracten lopen in juni de nodige contracten af. Om zicht te krijgen op wat er aan formatie nodig is, is deze caseloadberekening gemaakt.

In deze caseloadberekening is op basis van de huidige informatie een inschatting gemaakt van het aantal benodigde fte’s om de taken die er liggen uit te voeren. Dit is op basis gedaan van landelijke indicaties, ervaringscijfers van andere gemeenten en de inschatting van de interimteamleider.

De basis voor de berekening van de passende formatie voor de consulenten is onderstaande conceptueel kader. Dit conceptueel kader stelt ons in staat om te komen tot een berekening, waarbij rekening wordt gehouden met het brede scala aan factoren die (mogelijk) van invloed zijn op de benodigde formatie.

Benodigde formatie =

Hierbij wordt de indeling gehanteerd zoals deze nu in de expertiseteams Jeugd en Wmo wordt aangehouden:

•

Wmo oude taken o Huishoudelijke hulp o Aanbouw van de woning o Aanpassingen in de woning (zoals een traplift, verbreding van deuren of het wegnemen van obstakels in de woning) o Toilet- en badkamervoorzieningen o Antislip douche en een speciale douchezit

•

Wmo nieuwe taken o Dagbesteding o Begeleiding

•

Jeugd

Zorg & Veiligheid is hier buiten gelaten. Hiervoor komt nog een aparte caseloadberekening.

(aantal uren per product) × (op te leveren producten) beschikbare aantal effectieve uren per fte

2

2. Hoofdtaken en inzicht in formatie Wmo oude taken hebben de volgende hoofdtaken: • • • • •

Vraagverheldering/intakegesprek Toetsen en beoordelen van aanvragen Verzorgen van formele afhandeling van aanvragen Opstellen van beschikkingen Administratieve afhandeling

Wmo nieuwe taken hebben de hoofdtaken: • • • • • •

Vraagverheldering/intakegesprek Toetsen en beoordelen van aanvragen Verzorgen van formele afhandeling van aanvragen Opstellen van beschikkingen Administratieve afhandeling Evaluatie/monitoring beschikking

Voor Wmo nieuwe taken en Jeugd is evaluatie/monitoring van de beschikking meegenomen. Dit is van uitermate belang om te zorgen dat aanbieders afspraken nakomen, maar ook om bij herindicatie te kijken wat er daadwerkelijk nodig is. Door hierop in te zetten, krijgt niet de inwoner alleen de ondersteuning die hij nodig heeft, maar levert dit ook financiële winst op. Voor Jeugd is de casusregie er recent bijgekomen. Hier is in de berekening rekening mee gehouden.

Per hoofdtaak is er een berekening gemaakt voor het aantal fte’s, verdeeld in vast en inhuur zoals te zien in onderstaande tabel.

Aantal fte vast en inhuur per hoofdtaak Hoofdtaak Wmo oude taken Wmo nieuwe taken Jeugd

Fte vast 3,08 3,28

Fte inhuur 4,78 1,78

Fte totaal 7,86 5,06

5,67

4,97

10,64

Bij Jeugd zijn de volgende taken opgenomen: • • • • • • •

Vraagverheldering/intakegesprek Toetsen en beoordelen van aanvragen Verzorgen van formele afhandeling van aanvragen Opstellen van beschikkingen Administratieve afhandeling Evaluatie/monitoring beschikking Casusregie 3

3. Bouwstenen voor berekening Er zijn voor de formatieberekening van medewerkers expertiseteams Wmo en Jeugd een aantal bouwstenen. Het betreft: • • • • •

De huidige taakuitvoering en de daaraan gekoppelde directe en indirecte uren. De beschikbare uren voor het behandelen van dossiers en andere direct product gerelateerde activiteiten (caseload-uren). De aanvullende activiteiten waarvoor caseload-uren worden ingezet, zoals de inzet van aandachtsfunctionarissen. Het gemiddelde aantal dossiers over de afgelopen drie jaar (2019, 2020 en 2021). De gehanteerde normtijden voor verschillende typen dossiers. Deze normtijden zijn bepaald door LPBL op basis van een landelijke meta-analyse, ervaringscijfers van andere gemeenten en een inschatting van de interim-teamleider.

Werkbare uren Soort uren Te werken dagen/uren - Ziekte uren (5,3%) - Improductief (6,6%) = Direct productief B.

Aantal dagen 226,82 - 13,53 - 16,72 = 196,57

Aantal uren 1633,11 - 97,40 - 120,38 = 1415,33

Uren werkgerelateerd

Onderstaande is gebaseerd op de uren van gemeente Zevenaar en een andere gemeente waar een caseloadberekening is uitgevoerd. Qua productieve uren en indirecte uren komen de gemeenten overeen. Bij indirecte uren gaat om casusoverleg, werkoverleg, scholing, intervisie, deelname werkgroepen of algemene personeelsbijeenkomsten, algemene overleggen, P-gesprekken en OR-uren.

Uren werkgerelateerd

Directe en indirecte uren A. Algemene berekening uren organisatie breed

Soort uren Productieve uren Waarvan caseload Waarvan indirecte uren

Aantal uren per jaar 1415 1250 165

Voor de hele organisatie wordt bij 1 fte (36 uur) uitgegaan van 1633 werkbare uren. Hierbij is rekening gehouden met verlofdagen. Als we ook rekening houden met ziekte en improductieve uren, dan rekenen we met 1415 per jaar. Dit aantal werkbare uren is tot stand gekomen aan de hand van berekening in onderstaande tabel.

4

C.

Specifieke taken medewerkers

Aantal indicaties 2019/2020/2021 per hoofdtaak

Deze taken zijn specifiek aan medewerkers te koppelen. Dit ligt met name bij Jeugd. Specifieke taken medewerkers Taak Contactpersoon GI en huisartsen Aandachtsfunctionaris Nu niet zwanger Aandachtsfunctionaris complexe echtscheidingen Contactpersoon Wet verplichte GGZ Contactpersoon ketenpartners dementie

Uur per week 36

Fte 1

1

0,03

1

0,03

1

0,03

2

0,06

2019 2020 2021 Gemiddeld 20192021 E.

Wmo oude taken 2771 2757 2835 2788

Wmo nieuwe taken 1261 1246 1235 1247

Jeugd 1130 1034 1292 1152

Gehanteerde normtijden in uren

Er zijn een aantal landelijke berekeningen om te komen tot een caseloadberekening, zoals publicaties van Movisie, Verwey-Jonker, de MO-groep en het NCMW. In het kader van de landelijke MKBA1 wordt er landelijk van het volgende uitgegaan: Normtijden o.b.v. landelijke MKBA

D. Aantal indicaties

Het aantal indicaties per hoofdtaak is bekend van de afgelopen drie jaar (2019 tot en met 2021). Op basis van deze gegevens wordt ervan uitgegaan van een gemiddeld aantal dossiers per hoofdtaak.

Type huishouden

Niet actieve caseload Geen probleem of enkelvoudig (EV) Meervoudig (MV) en zelfredzaam (ZR) Meervoudig (MV) en nietzelfredzaam (NZR) Top Gemiddeld

Caseload per fte (36 uur) 600 300

Gemiddeld aantal uren ondersteuning per jaar 2 4

150

8

40

30

10 67

120 53

1 MKBA = Maatschappelijke Kosten Baten Analyse. Bron LPBL

5

Daarnaast zijn de ervaringen van andere gemeenten en van de interimteamleider meegenomen. Daarmee komen we tot de onderstaande inschatting.

Inschatting normtijden Wmo oude taken Wmo nieuwe taken Jeugd zonder casusregie (50% van de casussen) Jeugd met casusregie (50% van de casussen)

Aantal uur 4 6 8 20

Bij Wmo nieuwe taken wordt er gerekend met 6 uur. Dit is gebaseerd op de inschatting dat indicaties gemiddeld 8 uur kosten en herindicaties gemiddeld 4 uur. Daarmee komt het gemiddelde voor Wmo nieuwe taken op 6 uur, wat we als basis gebruiken voor de verdere formatieberekening.

Bij Jeugd met casusregie wordt uitgegaan van 20 uur, aangezien dit meer uren vraagt dan zonder casusregie. Aangezien er niet zelf ondersteuning wordt gegeven, gaan we uit van 20 uur in plaats van 30 uur.

6

Tijdbesteding Jeugd

4. Passende formatie Wmo oude en nieuwe taken Op basis van de normtijden en het gemiddelde aantal indicaties van 2019 tot en met 2021, is de totale tijdbesteding in uren berekend voor Wmo oude taken en Wmo nieuwe taken.

Tijdbesteding Wmo Hoofdtaak

Gemiddelde aantal indicaties

Normtijden

Totale tijdbesteding in uren

Wmo oude taken Wmo nieuwe taken

2788

4

11.152

1247

6

7.482

Jeugd Zonder casusregie (50%) Met casusregie (50%)

Aantal gemiddelde indicaties 1152 576

Normtijd

8

Totale tijdbesteding in uren 16.128 4.608

576

20

11.520

Jeugd Naast de tijdsbesteding voor Wmo is ook de tijdsbesteding voor Jeugd berekend op basis van de normtijden en het gemiddelde aantal indicaties van 2019 tot en met 2021. Hierbij is ervan uitgegaan dat de helft van de indicaties zonder casusregie is en de andere helft met casusregie.

7

Verdeling caseload-uren Met de totale tijdsbesteding per hoofdtaak kan ook de benodigde fte berekend worden. Dit is gedaan door uit te gaan van de 1250 caseload uren per fte (op jaarbasis).

Tijdsbesteding en fte per hoofdtaak Activiteit Wmo oude taken Wmo nieuwe taken Jeugd Extra taken

Totale tijdsbesteding 11.152 7.482 16.128 41

wordt doorverwezen naar maatschappelijk werk of een voorliggende voorziening. Om te kijken of dit van invloed is op de formatie, zal nader onderzoek nodig zijn.

Huidige en passende formatie Hoofdtaak Huidige formatie in fte

Passende formatie in fte

Wmo oude taken Wmo nieuwe taken Jeugd Extra taken Totaal

3,08

8,92

Verschil formatie huidig passend 5,84

3,28

5,99

2,71

5,67 0

12,90 1,14

7,23 1,14

12,03

28,95

16,92

In fte 8,92 5,99 12,90 1,14

De extra taken zijn de taken die genoemd zijn op pagina 5 onder onderdeel C, zoals contactpersoon GI en huisartsen, aandachtsfunctionaris Nu niet zwanger, aandachtsfunctionaris complexe echtscheidingen, contactpersoon Wet verplichte GGZ en contactpersoon ketenpartners dementie. Dit zijn taken die wel gedaan moeten worden, maar waar op dit moment nog geen rekening mee gehouden is in de formatie.

De huidige formatie bedraagt 12,03 De benodigde formatie bedraagt 28,95. Dit om zowel de hoofdtaken als extra taken uit te voeren.

Bij de bovenstaande inschatting van tijdsbesteding is het aantal meldingen dat niet geleid heeft tot een aanvraag van een beschikking niet meegenomen. Op dit moment is niet duidelijk om hoeveel meldingen zonder aanvraag tot beschikking dat gaat. Het merendeel wordt afgevangen door KCC/zorg of de bereikbaarheidsdienst. In een aantal gevallen voert een professional nog wel een vraagverhelderingsgesprek waarbij het niet leidt tot een vraag tot beschikking, maar bijvoorbeeld 8

5. Handreikingen voor het vervolgproces Bovenstaande formatieberekening biedt een eerste gefundeerde basis om de formatieomvang – op basis van landelijke cijfers – te bepalen. Verdere verfijning is noodzakelijk. Hieronder volgen daarom nog een aantal handreikingen ten behoeve van het vervolgproces. •

•

•

•

De formatieberekening betreft een berekening waarin we een aantal noodzakelijke aannames hebben gedaan om te komen tot de formatieberekening. Hierbij is uitgegaan van de afgelopen drie jaar. De tendens lijkt dat voor Jeugd het aantal casussen in 2022 toeneemt. Dit heeft gevolgen voor de benodigde formatie. Het is daarom goed om wel de peilstok erin te houden in het aantal casussen. Hierbij gaat het niet alleen om het totaal aantal aanvragen, maar ook om de zwaarte van casussen. Het doen van steekproeven heeft meerwaarde om te bekijken of de gehanteerde normtijden overeenkomen met de tijden die de professionals nodig hebben om de casus af te handelen en daarop een analyse waarin de verschillen zitten. Hoewel de formatie met deze berekening is bepaald, is het belangrijk om kritisch te (blijven) kijken naar hoe de caseload per professional daadwerkelijk wordt verdeeld. Hierbij spelen ervaring en voorkeuren voor casussen ook een rol. Van een beginnende professional kan minder gevraagd worden. Het optimaliseren van werkprocessen zorgt ervoor dat voor iedereen duidelijk is welke stappen er genomen moeten worden. Dit scheelt ook in tijd bij een casus.

Bovendien kan de benodigde formatie niet los gezien worden van de totale middelen die worden uitgegeven voor Wmo en Jeugd. Er zijn diverse zaken die een rol spelen om te zorgen dat de inwoner de ondersteuning krijgt die nodig is en kostenbewust bezig te zijn, bijvoorbeeld: • Inzetten op normaliseren, waarbij er wel de mogelijkheid moet zijn om af te schalen naar het voorveld. Als hier veel op bezuinigd is, zal dit minder het geval zijn. • Wel of geen ondersteuning geven als toegang/sociaal team. Uit diverse onderzoeken en eigen ervaringen van de opsteller blijkt dat sociale teams die zelf kortdurende ondersteuning geven een financiële meerwaarde hebben. De reden is dat er niet opgeschaald hoeft te worden naar meer en duurdere specialistische zorg. Daarnaast kan er direct ondersteuning ingezet worden, waardoor er geen escalatie door wachttijden optreedt. • Inzetten op het aan de voorkant inzetten op het opstellen van SMART- doelen en goede monitoring en evaluatie hiervan. Dit leidt tot minder intensieve en/of minder dure trajecten. • Inhoudelijk en financieel monitoren van verwijzingen door derde, waaronder GI, huisartsen, medisch specialisten.

9