22-675 220530 Beantwoording TV SZ 220429 Protocol rechtmatig opslaan van gegevens inwoners Zevenaar.pdf

Vragen vanuit de raad aan het college: A. Schriftelijke vragen als bedoeld in artikel 36 Reglement van Orde (beantwoording binnen 30 dagen) B. Schriftelijke vragen ter mondelinge beantwoording in de raads- of commissievergadering C. Technische vragen over onderwerpen geagendeerd voor een commissie- en/of raadsvergadering D. Overige technische vragen (vragen die geen betrekking hebben op een voorliggend raadsvoorstel of onderwerp op de commissieagenda; beantwoording binnen 30 dagen)

Categorie: A / B / C / D (doorhalen wat niet van toepassing is) Onderwerp: Naam en fractie: Sociaal Zevenaar Datum indienen: 26 april 2022 Afdeling: ………. Contactpersoon: Joke Harmsen

Inleiding/Aanleiding: Dossier vorming en protocol: In hoeverre en hoe heeft een inwoner van Zevenaar invloed op de informatie die over hem / haar wordt vastgelegd? Er worden voor allerlei doeleinden dossiers aangelegd over inwoners van Zevenaar. Door de wijkagent, woningbouw, gebiedsteam enz. Het is naïef aan te nemen dat dit altijd correcte en juiste informatie is. Welke mogelijkheden heeft de inwoner om onjuistheden te rectificeren?

Vraag/Vragen: 1. Welke organisaties die publieke diensten verlenen leggen dossiers aan met privacy gevoelige informatie van een inwoner? Antwoord: Als het voor de betreffende publieke dienst of organisatie noodzakelijk is om voor de uitvoering van de aan haar toegewezen (wettelijke)taak persoonsgegevens te verwerken, dan worden deze vastgelegd. Naast de gemeente zelf kunnen dit dus heel veel organisaties zijn, hierbij te denken aan gemeenten, politie, woningbouwvereniging, zorginstellingen, scholen etc.

2. Aan welk protocol dient te worden voldaan om privacy gevoelige informatie te mogen bewaren in een dossier? Antwoord: Om persoonsgegevens te mogen verwerken moet er worden voldaan aan de voorwaarden van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Voor gemeente Zevenaar is dit vastgelegd in het privacybeleid en reglement. De zogenaamde materiewetten (bijvoorbeeld Wet Maatschappelijke Ondersteuning(WMO), Jeugdwet of Participatiewet) benoemen de taken waarvoor en regelen de voorwaarden waaronder gegevensverwerking mag plaatsvinden. 3. Welk protocol is er gemaakt wat bepaalt wie welke informatie met elkaar deelt, tussen de diverse publieke diensten? Antwoord: Als er door partijen onderling gegevens worden uitgewisseld dan wordt dit door de samenwerkende partijen vastgelegd in een Convenant of Samenwerkingsovereenkomst. Hierin wordt beschreven op basis van welke wetgeving en met welk doel de gegevensuitwisseling plaatsvindt. Daarnaast worden afspraken gemaakt wie welke informatie met elkaar deelt. 4. Wordt aan de persoon over wie privacy gevoelige informatie wordt vastgelegd in een dossier hierover toestemming gevraagd? Wanneer wel, wanneer niet? Antwoord: Nee er wordt niet altijd toestemming gevraagd. In de AVG, staan 6 redenen genoemd op basis waarvan persoonsgegevens mogen worden verwerkt. De juridische naam voor die redenen is grondslagen.

De gemeente heeft dus een grondslag nodig om persoonsgegevens te mogen verwerken. Dit zijn: 1. Er is toestemming van de persoon om wie het gaat. 2. Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om een overeenkomst uit te voeren. 3. Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken omdat dit wettelijk verplicht is. 4. Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om vitale belangen te beschermen. 5. Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om een taak van algemeen belang of openbaar gezag uit te oefenen. 6. Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om een gerechtvaardigde belang te behartigen. Veel persoonsgegevens worden door de gemeente verwerkt voor het uitvoeren van wettelijke taken of taken van algemeen belang (grondslag 3 en 5). Hierbij te denken aan het uitvoeren van eerder genoemde materiewetten zoals de WMO, Participatiewet of de gemeentewet. Verwerkt de gemeente persoonsgegevens niet op basis van eerder genoemde grondslagen dan moet er in de meeste situaties toestemming worden gevraagd. De gemeente mag zich namelijk niet baseren op de grondslag gerechtvaardigd belang. Ondanks dat het dus niet altijd nodig is toestemming te vragen voor een verwerking van persoonsgegevens is er wel een informatieplicht, inwoners hebben het recht te weten wat en waarom bepaalde persoonsgegevens verwerkt worden.

5. Wanneer heeft een inwoner toegang om zijn / haar dossier in te zien? Antwoord: Mensen hebben verschillende rechten om controle te houden over hun persoonsgegevens, dit is vast gelegd in de AVG onder de rechten van betrokken. Hieronder valt ook het recht inzage in de verwerking van persoonsgegevens. Een inwoner kan dan ook inzage in het dossier opvragen. Als het om een specifiek dossier gaat dan wordt meestal in samenspraak met de inwoner gekeken op welke wijze hier invulling aan te geven.

6. Heeft een inwoner mogelijkheid om correcties aan te geven in zijn of haar dossier? Antwoord: Ja, in de privacywetgeving is ook het recht op rectificatie vastgelegd. Dat betekent dat indien persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt deze aangepast moeten kunnen worden.

7. Worden diagnoses, uitspraken van derden die niet de behandelaar zijn van een inwoner overgenomen in een dossier als zijnde het de waarheid? Bijvoorbeeld dat een inwoner psychotisch is, waandenkbeelden heeft terwijl hier geen officiële diagnose of onderzoek naar gedaan is? Antwoord: Officiële diagnoses of conclusies van een gecertificeerde instantie mogen worden vastgelegd als feit. Andere informatie wordt vastgelegd en behandeld als een signaal. Hierbij geldt dat er ook een geldige wettelijke grondslag aanwezig moet zijn (zie beantwoording vraag 4) voor het delen van informatie en dat er niet meer informatie gedeeld wordt dan nodig voor het doel waarvoor deze informatie wordt gedeeld

8. Worden er gesprekken gevoerd over een inwoner door publieke instanties en andere betrokkenen waar de inwoner niet over wordt geïnformeerd? In welke situaties is het denkbaar dat dit gebeurt? Antwoord: Over het algemeen zal een inwoner worden geïnformeerd of zelf aanwezig zijn als er gesprekken worden gevoerd met of over de inwoner door publieke instanties denk hierbij bijvoorbeeld aan een casusoverleggen binnen sociaal domein. Het is echter ook denkbaar dat inwoner hierover niet wordt geïnformeerd als dit de belangen van betrokkene(n) of een dossier kan schaden. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld fraudeonderzoeken of huiselijk geweld. Achteraf zal een inwoner hierover dan wel geïnformeerd moeten worden. 9. In welke situaties is het mogelijk dat een inwoner zijn/haar dossier kan rectificeren omdat er onjuistheden in staan? Zie ook het antwoord bij vraag 6

10. Hanteert de gemeente Zevenaar een vier ogen principe m.b.t. dossiervorming om kokerview (tunnelvisie) en/of victim blaming te voorkomen? Antwoord: Gemeente Zevenaar zet diverse middelen in voor een zorgvuldige behandeling van de dossiers. Zo zijn bij (complexe)dossiers meerdere medewerkers betrokken, worden er met regelmaat casuïstiek besproken en is specialiste expertise beschikbaar van bijvoorbeeld een gedragswetenschapper. 11. Hoe lang wordt een dossier bewaard door een publieke dienst? Wijkagent, woningbouw, gebiedsteam? Antwoord: Veel bewaartermijnen zijn vastgelegd in de diverse materiewetten. Bij de bewaartermijnen van haar dossiers hanteert te gemeente Zevenaar de selectielijsten van de Vereniging Nederlandse gemeenten (VNG). De gemeente moet zich altijd de vraag stellen waarom het dossier is aangelegd. De AVG bepaalt namelijk dat gegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze nodig zijn. De selectielijsten zijn hierbij de richtlijn. Het is dan ook afhankelijk van het specifieke dossier welke termijn hieraan verbonden is. Organisaties zijn zelf verantwoordelijk voor de bewaartermijn van hun dossiers. Het is dan ook niet mogelijk deze vraag te beantwoorden voor overige publieke diensten zoals de politie of een woningbouw.