1243924 Brief aan raad terugkoppeling auditcommissie 6 februari 2025

. Gemeenteraad van de gemeente Zevenaar

datum zaaknummer onderwerp contactpersoon

20 februari 2025 Z/25/487195/UIT/25/1243924 Terugkoppeling auditcommissie 6 februari 2025 Griffie

Geachte voorzitter, Op 6 februari 2025 heeft de auditcommissie vergaderd. Met deze brief informeren wij de raad over de door de auditcommissie besproken onderwerpen. Management letter 2024 Als onderdeel van de (voorbereiding op) de jaarrekeningcontrole van het boekjaar 2024, rapporteert de accountant over zijn bevindingen uit de interimcontrole in de Management letter 2024. In de vergadering van de auditcommissie heeft de accountant een toelichting gegeven bij de Management letter 2024 en zijn de mogelijkheden voor verbetering van de interne beheersing besproken. Hierbij is gewezen op de noodzaak van een goede inrichting van functiescheidingen en bijbehorende autorisaties, en de beschrijving van de interne beheersing.  

De auditcommissie adviseert u kennis te nemen van de Management letter 2024 en de reactie van het college hierop. Beide documenten zijn op de lijst van ingekomen stukken geplaatst. De bevindingen van de accountant omtrent cybersecurity zijn opgenomen in een aparte bijlage, waar door het college een verplichting tot geheimhouding op is gelegd. De auditcommissie adviseert de raad om deze geheimhouding te handhaven. Deze bijlage ligt voor commissie- en raadsleden ter inzage bij de griffie.

Optimaliseren van de planning- en control cyclus In de raadsvergadering van 29 januari 2025 is met u gedeeld dat de auditcommissie samen met het college en de ambtelijke organisatie, werkt aan het verduidelijken en optimaliseren van onze planning- en control cyclus. Het uitgangspunt daarbij is een zo optimaal mogelijke informatievoorziening richting de raad. Er zijn verschillende vervolgacties voorgesteld:  

Op korte termijn verbetert het college de leesbaarheid van de documenten door kleine aanpassingen in de opmaak aan te brengen. We vragen aandacht voor de kwaliteit en formuleringen van raadsvoorstellen en ontwerpbesluiten, zodat de beslissingsbevoegdheid van de raad helder is en de beslispunten duidelijk weergeven waar de raad een beslissing over neemt.

 

We doen voorstellen aan de agendacommissie om beeldvormende bijeenkomsten te gebruiken voor een extra toelichting op de planning- en controlcyclus en bijbehorende documenten. Tegelijkertijd onderzoeken we ook de mogelijkheid om verschillende planning- en controldocumenten in onze planning te verschuiven, in te korten, samen te voegen, of zelfs te laten vervallen. Dit zijn geen kleine of eenvoudige wijzigingen van de planning- en controlcyclus. Daarom brengen we de eventuele gevolgen, voor- en nadelen eerst in beeld.

Hoogachtend, Namens de Auditcommissie gemeente Zevenaar, P.A.T. de Winkel Voorzitter

zaaknummer Z/25/487195

pagina 2 van 2