1158798 Raadsvoorstel en besluit Financiële verordening (212) en verordening financieel beheer (213)

*Z075A1B2641*

Raadsvoorstel onderwerp zaaknummer documentnummer portefeuillehouder portefeuille behandelend ambtenaar/afdeling telefoon email

Financiële verordening (212) en verordening financieel beheer (213) Z/23/444114 INT/23/1158798 A. Boone Financiën Kees van Vliet, Tom Noordermeer 0316-595643 k.vanvliet@zevenaar.nl

1. Samenvatting Vanwege de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college in 2023 moeten de financiële verordening en de verordening financieel beheer en organisatie geactualiseerd en vastgesteld worden. Vanaf 2023 is voor gemeenten de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders ingevoerd. Met deze verantwoording geeft het college zelf inzicht in hoeverre de gemeente rechtmatig heeft gehandeld. Voorheen gaf de accountant een oordeel over de rechtmatigheid. Vanwege de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording moet een aantal onderwerpen aan de financiële verordening worden toegevoegd. Daarnaast heeft de commissie BBV de afgelopen jaren diverse notities opgesteld of geactualiseerd met daarin verplichte richtlijnen en adviezen voor gemeenten. Ook hierdoor moeten onderdelen van de financiële verordening worden aangepast. Vanwege beide ontwikkelingen heeft de VNG eind 2023 geheel vernieuwde modelverordeningen gemaakt. Deze modelverordeningen hebben wij gebruikt om verordeningen Financiële verordening (212) en Verordening financieel beheer (213) van de gemeente Zevenaar te actualiseren. De verordeningen zijn besproken met de auditcommissie op 3 april 2023. De opmerkingen van de auditcommissie zijn in de verordeningen en in het raadsvoorstel verwerkt. 2. Raadsvoorstel Wij adviseren u om: 1.

de financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) gemeente Zevenaar 2023 vast te stellen. 2. de verordening controle financieel beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Zevenaar 2023 vast te stellen. 3. Waarom naar de gemeenteraad De gemeenteraad stelt op grond van de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet de financiële verordening en de verordening financieel beheer vast. De verordeningen waarborgen dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. 4. Doelstelling en beoogd resultaat De gemeenteraad een geactualiseerd kader te laten vaststellen voor het financieel beleid en de financiële organisatie en de controle hierop.

5. Argumenten en alternatieven Argumenten Algemene uitgangspunten: Voor het actualiseren van de verordeningen hebben wij de volgende uitgangspunten gehanteerd: • • • • •

De modelverordening van de VNG is gebruikt als uitgangspunt voor onze verordening. De nieuwe verordening is gebaseerd op de huidige inrichting van het financieel beleid en de financiële organisatie in de gemeente Zevenaar. Zo is o.a. uitgegaan van de huidige planning- en controlcyclus. De keuzes die eerder in de verordeningen uit 2018 zijn gemaakt zijn zoveel mogelijk gehandhaafd. In de bijlagen (aansluiting met modelverordening 2023 en toelichting verschillen verordening 213) is opgenomen welke aanpassingen zijn gedaan ten opzichte van de modelverordening. Daarbij is ook aangegeven wanneer deze aanpassingen conform de verordeningen 2018 zijn. In de financiële verordening kan voor de frequentie voor het opstellen van diverse nota’s gekozen worden voor een aantal jaar (bijvoorbeeld vier) of wanneer de actualiteit dit dicteert. In de financiële verordening is gekozen voor het periodiek opstellen van nota’s. Daarmee is gekozen voor het actualiseren van nota’s indien dit nodig is.

Hieronder lichten wij de belangrijkste wijzigingen in de verordeningen toe. Belangrijkste wijzigingen: A. Financiële verordening Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken In het overzicht van incidentele baten en lasten is het grensbedrag waarboven posten per programma worden gespecificeerd bepaald op € 250.000. Dit sluit aan op het grensbedrag dat gehanteerd is in de begroting 2023. Dit leidt tot een overzichtelijke lijst met voldoende incidentele posten die relevant zijn voor de gemeenteraad in zijn oordeelvorming en besluitvorming. Artikel 5 Autorisatie begroting en investeringsbudgetten. Wij hebben de mogelijkheid uit de modelverordening overgenomen om bij investeringen met een meerjarig karakter te kunnen schuiven tussen jaarbudgetten. Hiermee wordt geregeld dat verder gaan met investeren in het nieuwe jaar wordt toegestaan. Alle verschuivingen worden in de jaarstukken aan de gemeenteraad gemeld. Artikel 8 Wensen en bedenkingen over grote onderwerpen Het grensbedrag (uit 2003) voor het melden aan de gemeenteraad van het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties is verhoogd van € 100.000 naar € 250.000. Artikel 10 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording In dit nieuwe artikel is een verantwoordingsgrens in de rechtmatigheidsverantwoording vastgelegd van 3%.

Burgemeester en wethouders rapporteren dan in de rechtmatigheidsverantwoording over

zaaknummer Z/23/444114

pagina 2 van 6

afwijkingen boven 3% van de totale lasten van de gemeenten. Op dit moment is dat ongeveer 4,8 miljoen (3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves). Dit betekent dat het college in de rechtmatigheidsverantwoording verklaart dat de baten en lasten rechtmatig tot stand zijn gekomen als deze binnen de grens van 3% blijft. Boven de grens van 3% verklaart het college dat de baten en lasten niet rechtmatig zijn geweest. In dat geval moeten de afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording worden toegelicht. Daarnaast is in dit artikel vastgelegd dat het college geconstateerde afwijkingen groter dan € 250.000 nader toelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Hiermee bereiken we dat de gemeenteraad binnen het grensbedrag van 3% toch geïnformeerd wordt over belangrijke onrechtmatigheden. De gemeente kan kiezen tussen de 0% en 3%. In de jaren tot en met 2022 was dit 1%. De doelstelling van de wetswijziging is om de interne beheersing te verstevigen. Omdat gemeenten moeten groeien in de nieuwe verantwoordelijkheid en ook wet- en regelgeving nog verder moeten worden uitgewerkt is door de VNG en het ministerie de tolerantie hoger gemaakt. Gemeenten moeten in de nieuwe situatie alle financiële stromen onderzoeken op mogelijke rechtmatigheidsfouten en vervolgens een gericht plan opstellen en interne controles uitvoeren. Dit vraagt andere kennis en geeft meer werk.

Zeker in de eerste jaren dat deze nieuwe rol vorm gegeven moet worden. Deze situatie is anders dan de huidige 1% die door de accountants wordt toegepast. Zij hebben de kennis en ervaring om dit gericht en effectief uit te voeren. Deze kennis en ervaring moeten gemeenten nog opbouwen. Ook de accountant adviseert bij de invoering een grens van 3%. De gemeenteraad heeft de mogelijkheid om de 1% te handhaven of voor een ander percentage te kiezen. Echter, hoe lager het percentage hoe gedetailleerde het werk moet worden uitgevoerd. De huidige kennis en capaciteit zijn daarvoor niet toereikend. Artikel 16 Reserves en voorzieningen Evenals bij de investeringsbudgetten hebben wij bij de reserves opgenomen dat bij reserves met een meerjarig karakter geschoven mag worden tussen de jaarschijven. Hiermee wordt bereikt dat verder gaan met de besteding van reserves in het nieuwe jaar wordt toegestaan. Alle verschuivingen worden in de tussentijdse rapportages aan de raad gemeld. B. Verordening financieel beheer en organisatie In de verordening 213 financieel beheer en organisatie was de opdracht over de wijze waarop de accountant de rechtmatigheid moest controleren. Omdat dit een verantwoordelijkheid is geworden van het college zijn deze rechtmatigheidsonderdelen in de verordening vervallen.

Alternatieven Het actualiseren van de verordeningen is noodzakelijk omdat een aantal nieuwe onderdelen vanwege de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording moet worden toegevoegd. Niet actualiseren is geen optie. Bij het opstellen van de verordeningen zijn diverse keuzes gemaakt. Deze zijn inzichtelijk gemaakt de bijlagen aansluiting met modelverordening (212) en toelichting verschillen verordening (213). Daarnaast zijn van beide verordeningen de modelverordening en de implementatiehandleiding bijgevoegd.

zaaknummer Z/23/444114

pagina 3 van 6

Ten aanzien van de 3% voor de verantwoording is het mogelijk een andere keuze te maken. Een lagere tolerantie vraagt meer inspanningen van de organisatie en specifiek de controlefunctie. Dit is binnen de huidige formatie niet realiseerbaar. 6. Hoe gaan we dat bereiken en is evaluatie nodig? In de jaarstukken 2023 moet voor het eerst de rechtmatigheidsverantwoording worden afgegeven. In 2023 tot en met het moment dat de jaarstukken worden opgesteld is het mogelijk dat wet- en regelgeving nog wijzigt. Dit kan in de kadernota rechtmatigheid, op basis van vragen aan de commissie BBV en in vastgestelde verordeningen of raadsbesluiten door de gemeente. De te toetsen wet- en regelgeving nemen wij op in het normenkader en werken wij uit in een toetsingskader. In 2023 en in 2024 worden gedurende de kwartalen controles uitgevoerd. Hier volgen conclusies uit over de naleving van wet- en regelgeving, maar ook over onduidelijkheden die wij constateren tijdens de controles. In het interne controle plan is rekening gehouden met fasering, ook is met de auditcommissie afgesproken om gedurende het jaar de voortgang te monitoren. 7. Klimaat en duurzaamheid N.v.t. 8. Communicatie De verordeningen zijn besproken met de auditcommissie op 3 april 2023. De opmerkingen van de auditcommissie zijn in de verordeningen en in het raadsvoorstel verwerkt.

Ten aanzien van de grens van de rechtmatigheidsverantwoording is met de auditcommissie afgesproken te starten met 3% en deze in 2024 te evalueren. Op basis van deze evaluatie kan de tolerantie worden bijgesteld. 9. Kosten, baten en dekking N.v.t. 10. Bijlagen De volgende bijlagen horen bij dit voorstel: Volgorde 1.

Documentnummer INT/23/1149431

2. 3. 4. 5.

INT/23/1149451 INT/23/1149454 INT/23/1149456 INT/23/1139937

6. 7. 8.

INT/23/1146767 INT/23/1146763 INT/23/1146765

zaaknummer Z/23/444114

Naam Financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) gemeente Zevenaar 2023 Aansluiting met modelverordening Modelverordening VNG inclusief toelichting Implementatiehandleiding VNG Verordening controle financieel beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) Gemeente Zevenaar 2023 Toelichting verschillen verordening 213 Modelverordening VNG 213 Implementatiehandleiding 213

pagina 4 van 6

Burgemeester en wethouders van Zevenaar De secretaris Danielle Jansen

zaaknummer Z/23/444114

De burgemeester Lucien van Riswijk

pagina 5 van 6

Raadsbesluit onderwerp zaaknummer documentnummer

Financiële verordening (212) en verordening financieel beheer (213) Z/23/444114 INT/23/1158798

De raad van de gemeente Zevenaar; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Zevenaar: Gelet op artikel 212 en 213 van de Gemeentewet. besluit: 3. de financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) gemeente Zevenaar 2023 vast te stellen. 4. de verordening controle financieel beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Zevenaar 2023 vast te stellen Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zevenaar, gehouden op 31 mei 2023. De griffier M. van Bergen

zaaknummer Z/23/444114

De burgemeester drs. L.J.E.M. van Riswijk

pagina 6 van 6