1153206 Raadsvoorstel en -besluit Besluitvorming openbaarheidsbeperkingen archiefbescheiden raadsenquête (1153206-Besluitvorming definitief wijzigen van de openbaarheidsbeperkingen raadsenquete)

*Z0741F02FCF*

Raadsvoorstel onderwerp zaaknummer documentnummer portefeuillehouder portefeuille behandelend ambtenaar/afdeling telefoon email

Besluitvorming openbaarheidsbeperkingen archiefbescheiden raadsenquête Z/20/378967 INT/23/1153206 L. van Riswijk en A. Boone Juridische zaken en Streekarchivariaat Bedrijfsvoering

1. Samenvatting Door middel van dit raadsvoorstel wordt u voorgesteld om een advies te geven over het (gedeeltelijk) opheffen van de openbaarheidsbeperkingen op een gedeelte van de archiefbescheiden van de enquêtecommissie en het vernietigen van een gedeelte van de archiefbescheiden, naar aanleiding van zienswijzen die belanghebbenden op het voornemen tot het gedeeltelijk opheffen van openbaarheidsbeperkingen naar voren hebben gebracht. Om te komen tot een definitieve beslissing over het gedeeltelijk opheffen van de openbaarheidsbeperkingen die bij besluit van 25 oktober 2017 door de enquêtecommissie zijn opgelegd op haar stukken, adviseren wij u kennis te nemen van de ingekomen zienswijzen en de voorgenomen reacties hierop zoals verwoord onder beslispunt 2, die door het college onder geheimhouding aan u zijn verstrekt. En het college te adviseren over de inventarislijst, genoemd onder beslispunt 3, 4 en 5, welke ook door het college onder geheimhouding aan u is verstrekt. 2. Raadsvoorstel Voorgesteld wordt om het college te adviseren: 1. kennis te nemen van de door het college onder geheimhouding verstrekte ingekomen zienswijzen op het voornemen van het college om de door de enquêtecommissie op de archiefbescheiden opgelegde openbaarheidsbeperkingen gedeeltelijk op te heffen; 2.

kennis te nemen van de door het college onder geheimhouding verstrekte zienswijzennota inclusief bijbehorende individuele brieven als reactie op de ingediende zienswijzen op het voornemen tot het gedeeltelijk opheffen van de op de archiefbescheiden van de enquêtecommissie opgelegde openbaarheidsbeperkingen; 3. de beslissing tot het vervroegd overbrengen van de archiefbescheiden door de enquêtecommissie, voor zover vereist, te bekrachtigen, behoudens voor zover het gaat om de archiefbescheiden die op de inventarislijst met kenmerk Z/20/378967/INT/23/1158249 zijn aangeduid als ‘te vernietigen’; 4. de Streekarchivaris op te dragen om de archiefbescheiden die op de inventarislijst met kenmerk Z/20/378967/INT/23/1158249 zijn aangeduid als ‘te vernietigen’ te vernietigen als het besluit daartoe onherroepelijk is geworden; 5. de opgelegde openbaarheidsbeperkingen op te heffen voor de archiefbescheiden die op de inventarislijst met kenmerk Z/20/378967/INT/23/1158249 zijn aangeduid als ‘gedeeltelijk opheffen openbaarheidsbeperkingen’, met dien verstande dat:

6.

a. de Streekarchivaris bij een inzageverzoek de Algemene Verordening Gegevensbescherming in acht neemt, en dus alleen inzage geeft in de betreffende archiefbescheiden onder de (openbaarheids)beperking dat persoonsgegevens en/of gegevens die naar personen herleidbaar zijn worden gepseudonimiseerd (wat hier betekent: weggelakt) (grondslag: bescherming persoonlijke levenssfeer in de zin van artikel 15, eerste lid en onder a, van de Archiefwet in verbinding met artikel 89 van de AVG); b. een en ander voor zover daarmee geen afbreuk wordt gedaan aan het doel dat met het bewaren van archiefbescheiden in het algemeen belang gediend wordt; de opgelegde openbaarheidsbeperkingen voor het overige in stand te laten c.q. te bekrachtigen, voor zover dat ondanks het bekrachtigingsbesluit van 5 juli 2022 nog vereist zou zijn (grondslag: artikel 15, eerste lid, onder a en c, van de Archiefwet).

3. Waarom naar de raad De enquêtecommissie heeft in 2017 besloten haar archiefbescheiden (vervroegd) over te brengen naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats en besloten dat deze archiefbescheiden voor de duur van 75 jaar onder openbaarheidsbeperkingen zijn overgebracht. Door het gemeentebestuur is geoordeeld dat dit besluit niet voldoet aan de daarvoor geldende (Archief)wet- en regelgeving. Het college is zorgdrager van de gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van de Archiefwet en kan besluiten tot het (gedeeltelijk) opheffen van openbaarheidsbeperkingen. Het college zal als zorgdrager eerst degene moeten horen op wiens last de archiefbescheiden zijn overgebracht.1 Degene op wiens last de archiefbescheiden zijn overgebracht is de enquêtecommissie (zie immers het besluit van 25 oktober 2017). De rechtsopvolger van de enquêtecommissie is de gemeenteraad. Dit betekent dat de gemeenteraad aan zet is om een inhoudelijk oordeel te vormen over de opgelegde openbaarheidsbeperkingen. Het college zal daarna, als zorgdrager van de gemeentelijke archiefbewaarplaats, in lijn met het besluit van de gemeenteraad, formeel een besluit nemen over het gedeeltelijk opheffen van de bij besluit van 25 oktober 2017 opgelegde openbaarheidsbeperkingen. 4.

Doelstelling en beoogd resultaat Een inhoudelijk oordeel vormen over het overbrengen van archiefbescheiden van de enquêtecommissie en het gedeeltelijk opheffen van de op deze archiefbescheiden gelegde openbaarheidsbeperkingen, mede naar aanleiding van de ingekomen zienswijzen en de daaraan gelieerde adviezen van de beheerder van de gemeentelijke archiefbewaarplaats en het in de zienswijzennota verwerkte advies van onze huisadvocaat (dat laatste op het punt van de relevante privacywetgeving). 5. Argumenten en alternatieven Argumenten Voor een uitgebreide toelichting op de beslispunten uit dit raadsvoorstel en de achtergrond van dit raadsbesluit, verwijzen wij naar de hoofstukken 1 en 2 van de zienswijzennota. Besluit enquêtecommissie voldoet niet aan geldende wet- en regelgeving Zoals u weet, is geconstateerd dat het besluit van de enquêtecommissie tot het (vervroegd) overbrengen van haar archiefbescheiden onder openbaarheidsbeperkingen voor 75 jaar niet in overeenstemming met Artikel 15, derde lid, van de Archiefwet: de zorgdrager ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden, kan, gehoord degene op wiens last de archiefbescheiden zijn overgebracht, de ingevolge het eerste of het tweede lid aan de openbaarheid gestelde beperkingen opheffen, dan wel ten aanzien van een verzoeker buiten toepassing laten. 1

zaaknummer Z/20/378967

pagina 2 van 7

de daarvoor geldende wet- en regelgeving tot stand is gekomen. Dit besluit wordt hierna aangeduid als het Besluit openbaarheidsbeperkingen. Het gemeentebestuur heeft besloten dit Besluit openbaarheidsbeperkingen te heroverwegen. Gebleken is dat de opgelegde openbaarheidsbeperkingen voor gedeeltelijke opheffing in aanmerking komen. De zorgdrager kan de openbaarheidsbeperkingen alleen opheffen nadat degene op wiens last de archiefbescheiden zijn overgedragen is gehoord. Het college is zorgdrager van de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Het college zal als zorgdrager eerst degene moeten horen op wiens last de archiefbescheiden zijn overgebracht. Degene op wiens last de archiefbescheiden zijn overgebracht is de enquêtecommissie (zie het besluit van 25 oktober 2017). De rechtsopvolger van de enquêtecommissie is de gemeenteraad. Dit betekent dat de gemeenteraad een inhoudelijk oordeel moet geven over het (gedeeltelijk) opheffen van de opgelegde openbaarheidsbeperkingen. Hierin voorziet dit raadsvoorstel. Het college zal daarna, als zorgdrager van de gemeentelijke archiefbewaarplaats, in lijn met het besluit van de gemeenteraad, formeel een besluit nemen over de bij besluit van 25 oktober 2017 opgelegde openbaarheidsbeperkingen. De gemeenteraad is rechtsopvolger van de enquêtecommissie.

Na opheffing van de enquêtecommissie is het de gemeenteraad die als rechtsopvolger van de enquêtecommissie een oordeel moet geven over de vraag of de opgelegde geheimhouding van de gearchiveerde bescheiden van de enquêtecommissie zich geheel of gedeeltelijk leent voor een opheffing van de aangebrachte geheimhouding. Zoals ook uit de opgevraagde adviezen is gebleken kan hier een parallel worden getrokken met de voorziening die bestaat voor het nationale recht van enquête. De ingekomen zienswijzen waren aanleiding voor een nader advies. De Streekarchivaris heeft met ondersteuning van onze huisadvocaat het herbeoordelingsproces uitgevoerd in lijn met de opdracht die hij heeft gekregen van u als raad. Op deze wijze is bij besluit van 24 maart 2021 de aan u toen voorgelegde inventarislijst tot stand gekomen. Op deze inventarislijst is aangegeven op welke archiefbescheiden de openbaarheidsbeperkingen moeten blijven rusten, op welke archiefbescheiden de openbaarheidsbeperkingen (gedeeltelijk) moeten worden opgeheven en welke archiefbescheiden vernietigd moeten worden. Aan de hand van de ingediende zienswijzen is beoordeeld of aanleiding bestaat om het conceptbesluit bij te stellen/te heroverwegen.

De ingekomen zienswijzen waren voor het college aanleiding om nader advies in te winnen bij de Streekarchivaris en onze huisadvocaat (dit laatste op het punt van de relevante privacywetgeving). Uit het eerste advies van de Streekarchivaris is gebleken dat een zienswijze aanleiding gaf om een document dat op (deels) openbaar stond te wijzigen in niet openbaar. En uit het tweede advies van de Streekachivaris blijkt dat bij het nog eens kritisch bekijken van de archiefbescheiden, enkele documenten zijn gevonden met een volledige openbaarheidsbeperking, die vernietigd dienen te worden. Ook zijn er enkele documenten die op de lijst met te vernietigen stukken stonden, maar die, omdat ze een beeld geven van (een gedeelte van) het proces, onder volledige openbaarheidsbeperking bewaard moeten worden. De Streekarchivaris heeft deze adviezen verwerkt in de inventarislijst zoals benoemd onder beslispunt 3, 4 en 5, welke ook door het college onder geheimhouding aan u is verstrekt. Dit alles zorgt ervoor dat een nieuwe inhoudelijk oordeel van de gemeenteraad gewenst is alvorens het college tot vaststelling van de zienswijzennota overgaat en beziet of, en zo ja, op welke stukken de openbaarheidsbeperkingen geheel of gedeeltelijk opgeheven kunnen/moeten worden.

zaaknummer Z/20/378967

pagina 3 van 7

De meeste archiefbescheiden van de enquêtecommissie moeten bewaard blijven De meeste archiefbescheiden moeten, volgens de selectielijsten aan de hand waarvan dit beoordeeld moet worden en de adviezen die de Streekarchivaris daarover heeft uitgebracht, bewaard blijven. Reden daarvoor is dat sprake is van een ‘hotspot’ in de zin van de selectielijsten. Er is hier namelijk sprake van een gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen binnen het verzorgingsgebied van de gemeente Zevenaar die veel maatschappelijke beroering heeft veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en waarvoor veel aandacht bestaat in de media. Ook is sprake van archiefbescheiden over zaken of gebeurtenissen met een voor het eigen orgaan uniek of bijzonder karakter, of archiefbescheiden die door hun vorm of aard op zichzelf of voor de gemeente beeldbepalend, representatief, karakteristiek of bijzonder zijn. De raadsenquêteprocedure die heeft plaatsgevonden betreft een bijzondere gebeurtenis in de gemeente Zevenaar met een uniek karakter. Wel heeft de Streekarchivaris vastgesteld dat er een aantal archiefbescheiden niet bewaard hoeft te worden. Daarom zullen deze archiefbescheiden vernietigd worden. Om welke archiefbescheiden het gaat, staat in de inventarislijst met kenmerk Z/20/378967/INT/23/1158249.

Openbaarheidsbeperkingen moeten gedeeltelijk worden opgeheven De enquêtecommissie heeft op grond van artikel 15, eerste lid, van de Archiefwet openbaarheidsbeperkingen gesteld aan alle archiefbescheiden. De enquêtecommissie heeft daartoe besloten op grond van sub a van het eerste lid van de Archiefwet (de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer) en op grond van sub c (de onevenredige benadeling van een ander belang dan genoemd in onderdeel a of onderdeel b). Uit de herbeoordeling is gebleken dat de enquêtecommissie ten onrechte op alle documenten openbaarheidsbeperkingen heeft gelegd op grond van artikel 15, eerste lid, onder a en c, van de Archiefwet. Voorgesteld wordt om, conform de inventarislijst met kenmerk Z/20/378967/INT/23/1158249, over te gaan tot het in stand laten/bekrachtigen van de openbaarheidsbeperkingen op een deel van de archiefbescheiden op grond van artikel 15, eerste lid, onder a en c, van de Archiefwet en het (gedeeltelijk) opheffen van de opgelegde openbaarheidsbeperkingen op een ander deel van de betreffende archiefbescheiden. Opheffen openbaarheidsbeperkingen met inachtneming van privacyrecht en algemeen belang bewaren archiefbescheiden Voor een deel van de archiefbescheiden wordt voorgesteld om de openbaarheidsbeperkingen op te heffen.

Maar wel met dien verstande dat de beheerder van de gemeentelijke archiefbewaarplaats bij een inzageverzoek de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in acht neemt, en dus alleen inzage geeft in de betreffende archiefbescheiden onder de (openbaarheids)beperking dat persoonsgegevens en/of gegevens die naar personen herleidbaar zijn worden gepseudonimiseerd (wat hier betekent: weggelakt). De grondslag hiervoor is de bescherming persoonlijke levenssfeer in de zin van artikel 15, eerste lid en onder a, van de Archiefwet in verbinding met artikel 89 van de AVG. Een en ander wordt weggelakt voor zover daarmee geen afbreuk wordt gedaan aan het doel dat met het bewaren van archiefbescheiden in het algemeen belang gediend wordt. Een voorbeeld is de naam van de burgemeester of een wethouder in hoedanigheid van zijn ambt. Het is niet in strijd met de AVG om deze namen weg te lakken maar het weglakken zou wel afbreuk doen aan het doel dat met het bewaren van archiefbescheiden in het algemeen belang gediend wordt. Daarom zouden deze namen dus niet gelakt hoeven te worden bij een verzoek om inzage. Alternatieven Het college heeft u onder geheimhouding een aantal bijlagen verstrekt, behorende bij het raadsvoorstel. U bent aan deze geheimhouding gebonden, tenzij u als raad de geheimhouding opheft. Wij adviseren u

zaaknummer Z/20/378967

pagina 4 van 7

hiermee in elk geval te wachten totdat het college een definitief besluit heeft genomen naar aanleiding van uw advies. Uw raad kan er uiteraard ook voor kiezen om het college te adviseren om niet in lijn met de voorgestelde zienswijzennota en gewijzigde inventarislijst te besluiten en een alternatief advies te geven. Het college zal daarna, als zorgdrager van de gemeentelijke archiefbewaarplaats, gehoord hebbende het advies van de gemeenteraad, formeel een besluit nemen over het gedeeltelijk opheffen van de bij besluit van 25 oktober 2017 opgelegde openbaarheidsbeperkingen. De zienswijzen zijn echter zeer uiteenlopend van aard, dus het is niet mogelijk om een ieder (voldoende) tegemoet te komen. 6. Hoe gaan we dat bereiken en is evaluatie nodig? n.v.t. 7. Klimaat en duurzaamheid n.v.t. 8. Communicatie - Afhankelijk van uw advies, zal het college een definitief besluit nemen en vanaf dat moment belanghebbenden hierover informeren en het (definitieve) besluit ter beschikking stellen aan de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State. - Het college is voornemens om te wachten met het daadwerkelijk opheffen van openbaarheidsbeperkingen, dan wel over te gaan tot vernietiging tot er een onherroepelijk besluit is genomen. 9. Kosten, baten en dekking De kosten voor de inzet van onze huisadvocaat worden gedekt uit het budget rechtskundig advies. 10.

Bijlagen De volgende bijlagen horen bij dit voorstel: Volgorde 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Documentnummer Naam 1106640 Zienswijze 1 – let op: geheimhouding 1110672 Zienswijze 2– let op: geheimhouding 1110701 Zienswijze 3 - let op: geheimhouding 1118336 Zienswijze 4 - let op: geheimhouding 1157269 Zienswijze 4 - aanvulling 6 april 2023 - let op: geheimhouding 1116619 Zienswijze 5 - let op: geheimhouding 1153474 Concept zienswijzennota - let op: geheimhouding 1153561 Concept reactie op uw zienswijze (zienwijze 1) – let op: geheimhouding 1153594 Concept reactie op uw zienswijze (zienwijze 2) – let op: geheimhouding 1153604 Concept reactie op uw zienswijze (zienwijze 3) – let op: geheimhouding 1153612 Concept reactie op uw zienswijze (zienwijze 4) – let op: geheimhouding 1153613 Concept reactie op uw zienswijze (zienwijze 5) – let op: geheimhouding 1158249 Kenmerk lijst SALD behorende bij raadsvoorstel INT/23/1153206 – Let op deze lijst is onder strikte geheimhouding in te zien bij het SALD.

zaaknummer Z/20/378967

pagina 5 van 7

Raadsbesluit onderwerp zaaknummer documentnummer

Besluitvorming definitief wijzigen van de openbaarheidsbeperkingen archiefbescheiden raadsenquête Z/20/378967 INT/23/1153206

De raad van de gemeente Zevenaar; overweegt dat de enquêtecommissie bij besluit van 25 oktober 2017 al haar archiefbescheiden heeft overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats onder openbaarheidsbeperkingen voor de duur van 75 jaar; dat er een verzoek om inzage in de archiefbescheiden van de enquêtecommissie bij de beheerder van de gemeentelijke archiefbewaarplaats (de ‘Streekarchivaris’) is ingediend; dat de Streekarchivaris het inzageverzoek heeft doorgezonden aan het college; dat het college zorgdrager van de gemeentelijke archiefbewaarplaats is; dat de gemeenteraad rechtsopvolger van de enquêtecommissie is; dat het aan de gemeenteraad, als rechtsopvolger van de enquêtecommissie, is om een inhoudelijk oordeel te geven over het (al dan niet) (gedeeltelijk) opheffen van de door de enquêtecommissie opgelegde openbaarheidsbeperkingen; dat het college daarna, als zorgdrager van de gemeentelijke archiefbewaarplaats, in lijn met het advies van de gemeenteraad, een besluit kan nemen over de bij besluit van 25 oktober 2017 door de enquêtecommissie opgelegde openbaarheidsbeperkingen; dat de gemeenteraad op 24 maart 2021 aan het college, kort gezegd, heeft geadviseerd om een deel van de overgebrachte archiefbescheiden te vernietigen, en voor wat betreft de te bewaren archiefbescheiden, de opgelegde openbaarheidsbeperkingen gedeeltelijk op te heffen; dat het college

belanghebbenden in de gelegenheid heeft gesteld een zienswijze naar voren te brengen naar aanleiding van het voornemen om een deel van de overgebrachte archiefbescheiden te vernietigen en de opgelegde openbaarheidsbeperkingen gedeeltelijk op te heffen; dat de ingediende zienswijzen, evenals de met het oog op het te nemen besluit ingewonnen adviezen van de ‘Streekarchivaris en onze huisadvocaat (die laatste op het punt van privacyaspecten), voor het college aanleiding zijn om een nieuw advies te vragen aan de gemeenteraad over de opgelegde openbaarheidsbeperkingen; dat de ingediende zienswijzen in bijgevoegde zienswijzennota zijn samengevat en van een reactie zijn voorzien;

zaaknummer Z/20/378967

pagina 6 van 7

gelezen het voorstel van het college, Gelet op artikel 15, derde lid, van de Archiefwet. Besluit het college te adviseren om: 1. kennis te nemen van de door het college onder geheimhouding verstrekte ingekomen zienswijzen op het voornemen van het college om de door de enquêtecommissie op de archiefbescheiden opgelegde openbaarheidsbeperkingen gedeeltelijk op te heffen; 2. kennis te nemen van de door het college onder geheimhouding verstrekte zienswijzennota inclusief bijbehorende individuele brieven als reactie op de ingediende zienswijzen op het voornemen tot het gedeeltelijk opheffen van de op de archiefbescheiden van de enquêtecommissie opgelegde openbaarheidsbeperkingen; 3. de beslissing tot het vervroegd overbrengen van de archiefbescheiden door de enquêtecommissie, voor zover vereist, te bekrachtigen, behoudens voor zover het gaat om de archiefbescheiden die op de inventarislijst met kenmerk Z/20/378967/INT/23/1158249 zijn aangeduid als ‘te vernietigen’; 4. de Streekarchivaris op te dragen om de archiefbescheiden die op de inventarislijst met kenmerk Z/20/378967/INT/23/1158249 zijn aangeduid als ‘te vernietigen’ te vernietigen als het besluit daartoe onherroepelijk is geworden; 5.

de opgelegde openbaarheidsbeperkingen op te heffen voor de archiefbescheiden die op de inventarislijst met kenmerk Z/20/378967/INT/23/1158249 zijn aangeduid als ‘gedeeltelijk opheffen openbaarheidsbeperkingen’, met dien verstande dat: a. de Streekarchivaris bij een inzageverzoek de Algemene Verordening Gegevensbescherming in acht neemt, en dus alleen inzage geeft in de betreffende archiefbescheiden onder de (openbaarheids)beperking dat persoonsgegevens en/of gegevens die naar personen herleidbaar zijn worden gepseudonimiseerd (wat hier betekent: weggelakt) (grondslag: bescherming persoonlijke levenssfeer in de zin van artikel 15, eerste lid en onder a, van de Archiefwet in verbinding met artikel 89 van de AVG); b. een en ander voor zover daarmee geen afbreuk wordt gedaan aan het doel dat met het bewaren van archiefbescheiden in het algemeen belang gediend wordt; 6. de opgelegde openbaarheidsbeperkingen voor het overige in stand te laten c.q. te bekrachtigen, voor zover dat ondanks het bekrachtigingsbesluit van 5 juli 2022 nog vereist zou zijn (grondslag: artikel 15, eerste lid, onder a en c, van de Archiefwet). Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zevenaar, gehouden op 31 mei 2023. De griffier M. van Bergen

zaaknummer Z/20/378967

De burgemeester drs. L.J.E.M. van Riswijk

pagina 7 van 7