1113946 Raadsvoorstel en raadsbesluit specifiek elektronisch kanaal verzoeken Wet open overheid (Woo)

Raadsvoorstel Onderwerp Aanwijzen elektronisch kanaal voor verzoeken Wet open overheid (Woo) Zaaknummer Documentnummer Portefeuillehouder Portefeuille Behandelend ambtenaar/afdeling Telefoon E-mail

Z/22/428693 INT/22/1113946 L. van Riswijk Raadsaangelegenheden E. Maris / Bedrijfsvoering 0316 – 595 111 e.maris@zevenaar.nl

1. Samenvatting De raad wijst het hiervoor bedoelde webformulier aan als het (enige) elektronische kanaal om een verzoek op grond van de Wet open overheid in te dienen. De raad is op grond van de Algemene wet bestuursrecht bevoegd tot het vaststellen van een formulier voor aanvragen. 2. Raadsvoorstel 1. Te besluiten dat voor elektronische verzoeken op grond van de Wet open overheid (Woo) gebruik kan worden gemaakt van het hiervoor bedoelde webformulier; ingediende Woo-verzoeken via andere elektronische kanalen worden niet in behandeling genomen. 2. Te bepalen dat dit besluit in werking treedt met ingang van de dag na de datum van bekendmaking. 3. Waarom naar de raad Op grond van de Wet open overheid mag een verzoek tot openbaarmaking van overheidsinformatie mondeling of schriftelijk worden ingediend, of elektronisch worden verzonden op een door het bestuursorgaan aangegeven wijze. In de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is bepaald dat het bestuursorgaan nadere eisen kan stellen aan het gebruik van de elektronische weg. Het bestuursorgaan kan ten slotte voor het indienen van aanvragen en het verstrekken van gegevens een formulier vaststellen. Bij het indienen van een Woo-verzoek gericht aan de raad, is het daarom aan uw raad om te bepalen welke eisen gesteld worden aan de elektronische weg van het indienen.

Deze bevoegdheid valt niet onder het Delegatiebesluit gemeente Zevenaar 2018, aangezien de gemandateerde bevoegdheid slechts ziet op het beslissen op aan de raad gerichte verzoeken om informatie, inclusief het opschorten en verdagen op grond van de Woo. 4. Doelstelling en beoogd resultaat Het openstellen van een elektronisch kanaal voor het indienen van een verzoek tot openbaarmaking van overheidsinformatie op grond van de Woo te stroomlijnen door het aanwijzen van het webformulier als het (enige) elektronische kanaal.

5. Argumenten en alternatieven Argumenten 1.1 Er moet een elektronische weg openstaan voor verzoeken op grond van de Woo en het bestuursorgaan kan hier eisen aan stellen. Op grond van artikel 4.1 lid 2 van de Woo kan een verzoek tot openbaarmaking van publieke informatie mondeling of schriftelijk worden ingediend. Ook kan het op een elektronische manier worden ingediend op een door het bestuursorgaan aangegeven wijze. Als bestuursorgaan dient uw raad dus een elektronische weg open te stellen voor het indienen van verzoeken op grond van de Woo. Wel kan uw raad hier eisen aan stellen. Dat is bepaald in artikel 2:15 van de Awb. Door ons is op 17 mei 2022 voor Woo-verzoeken gericht aan het college een besluit afgegeven waarin eisen worden gesteld aan de elektronische weg. De ervaringen naar aanleiding van het collegebesluit zijn goed te noemen. Inmiddels zijn er ook verzoeken ontvangen gericht aan de raad. Gelet daarop is er in overleg met de griffie voor gekozen om uw raad voor te stellen ook eisen te stellen aan de elektronische weg voor het indienen van een Woo-verzoek bij de raad. 1.2 Het aanwijzen van het webformulier levert een betere dienstverlening voor de burger op en is efficiënter. Het op een andere wijze dan via het webformulier elektronisch indienen van een Woo-verzoek leidt tot administratieve problemen.

Soms is een Woo-verzoek niet als zodanig te herkennen als het op een andere manier binnenkomt. Zo kan het verwerkt zijn in een algemene e-mail. Hierdoor worden deze verzoeken niet, verkeerd of te laat ingeboekt waardoor de Woo-coördinator pas laat op de hoogte is van het verzoek. Dan is een deel van de beslistermijn al verlopen. Dit terwijl in de Woo korte beslistermijnen staan. Door dit te stroomlijnen via een webformulier wordt dit voorkomen. Daarnaast wordt een verzoek niet altijd helder geformuleerd. Het is dan niet duidelijk welke informatie wordt opgevraagd. In dat geval moet het college – die het Woo-verzoek op grond van het Delegatiebesluit gemeente Zevenaar 2018 afhandelt voor de raad - binnen 2 weken een verzoek tot precisering indienen bij de aanvrager. In het webformulier zijn vragen opgenomen, die dit kunnen voorkomen. Zo wordt gevraagd om zo precies mogelijk te omschrijven waarover men informatie wil ontvangen, welke documenten men wil ontvangen en over welke periode deze documenten gaan. De verwachting is dat hierdoor het besluitvormingsproces efficiënter en sneller plaatsvindt. Dit verbetert de dienstververlening. Alternatieven Uw raad kan ervoor kiezen om geen eisen te stellen aan de elektronische weg. Dan dienen wij over alle ingekomen verzoeken die zien op het openbaren van informatie, een besluit te nemen, ongeacht de (electronische) manier van binnenkomen.

6. Hoe gaan we dat bereiken en is evaluatie nodig? Indien gewenst kan uw raad dit besluit intrekken en besluiten dat er geen eisen aan de elektronische weg worden gesteld of andere eisen aan de elektronische weg stellen. 7. Klimaat en duurzaamheid N.v.t. 8. Communicatie Dit besluit wordt op de gebruikelijke wijze bekend gemaakt en treedt daarna in werking. 9. Kosten, baten en dekking zaaknummer Z/22/428693

pagina 2 van 4

N.v.t. 10. Bijlagen De volgende bijlagen horen bij dit voorstel: Volgorde

Documentnummer

Naam

1.

INT/22/1113943

Webformulier ‘Verzoek openbaarmaking op grond van de Wet open overheid’

Burgemeester en wethouders van Zevenaar De secretaris Danielle Jansen

zaaknummer Z/22/428693

De burgemeester Lucien van Riswijk

pagina 3 van 4

Raadsbesluit Onderwerp Zaaknummer Documentnummer

Aanwijzen elektronisch kanaal voor verzoeken Wet open overheid (Woo) Z/22/428693 INT/22/1113946

De raad van de gemeente Zevenaar; overwegende: - dat op grond van artikel 4.1 Wet open overheid (Woo) een verzoek ook elektronisch kan worden verzonden op een door het bestuursorgaan aangegeven wijze; -

dat de raad op grond van artikel 2:15 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) nadere eisen mag stellen aan het gebruik van de elektronische weg;

-

dat de raad op grond van artikel 4:4 Awb voor het indienen van aanvragen en het verstrekken van gegevens een formulier vast kan stellen, voor zover daarin niet is voorzien bij wettelijk voorschrift, en

-

dat het vaststellen van een formulier het ordelijk verloop van de behandeling van aanvragen dient.

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Zevenaar van 16 augustus 2022: Gelet op artikel 4.1 van de Wet open overheid, artikel 2:15 van de Awb en artikel 4:4 van de Awb; besluit: 1. Dat voor elektronische verzoeken op grond van de Woo alleen gebruik kan worden gemaakt van het hiervoor bedoelde webformulier en ingediende Woo-verzoeken via andere elektronische kanalen niet in behandeling worden genomen. 2. Dat dit besluit in werking treedt met ingang van de dag na de datum van bekendmaking. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zevenaar, gehouden op 21 september 2022. De griffier I.M. van Dijk

zaaknummer Z/22/428693

De burgemeester L.J.E.M. van Riswijk

pagina 4 van 4