11. 230613 Aanbieding reglement van orde Rekenkamer Zevenaar 2023 aan gemeenteraad

Postbus 10 6900 AA Zevenaar Rekenkamer@zevenaar.nl aan

De gemeenteraad Zevenaar

datum betreft

13 juni 2023 Reglement van Orde Rekenkamer Zevenaar Geachte leden van de gemeenteraad, In overeenstemming met artikel 81i, lid 2 van de gemeentewet ontvangt u hierbij ter informatie het Reglement van Orde van de Rekenkamer Zevenaar 2023. Tevens deel ik u graag mede dat de Rekenkamer, op grond van artikel 3 van dit Reglement van Orde, mevrouw M. van den Berg heeft aangewezen als haar vicevoorzitter. Hoogachtend, Namens de Rekenkamer Zevenaar,

drs. A.C. Barske Voorzitter

bijlage(n)

1

Reglement van Orde Rekenkamer Zevenaar 2023 1/1

Reglement van Orde van de Rekenkamer Zevenaar Besluit | 10 mei 2023

Reglement van Orde van de Rekenkamer Zevenaar 2023 De Rekenkamer Zevenaar, Gelet op artikel 81i, lid 1 van de Gemeentewet, besluit voor haar werkzaamheden en vergaderingen het Reglement van Orde als volgt vast te stellen: Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen Artikel 1. Begripsbepalingen In dit reglement wordt verstaan onder: a. Rekenkamer: de rekenkamer van de gemeente Zevenaar. b. Voorzitter: de voorzitter van de rekenkamer. c. Vicevoorzitter: de plaatsvervangend voorzitter van de rekenkamer. d. Leden: de leden van de rekenkamer Zevenaar. e. Secretaris: de ambtelijk secretaris van de rekenkamer. f. Raad: de gemeenteraad van Zevenaar. g. College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zevenaar. Artikel 2. De voorzitter De voorzitter is verantwoordelijk voor: a. De kwaliteit en de producten van de rekenkamer; b. Het aansturen van de rekenkamer; c. Het budget van de rekenkamer; d. Het tijdig en periodiek bijeenroepen van de rekenkamer; e. Het leiden van de vergaderingen van de rekenkamer; f. Het doen naleven van het Reglement van Orde; g. Het woordvoerderschap en de externe communicatie van de rekenkamer; h. Het binnen aangaan van overeenkomsten met derden ter vervulling van de taken van de rekenkamer; i. De inhoudelijke aansturing van de secretaris; j. Hetgeen de verordening op de gemeentelijke rekenkamer of dit Reglement van Orde hem/haar verder opdraagt.

Artikel 3. De vicevoorzitter De vicevoorzitter is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de taken van de voorzitter bij diens afwezigheid of als de voorzitter terugtreedt ter vermijding van belangenverstrengeling. Artikel 4. De leden De leden van de rekenkamer zijn verantwoordelijk voor: a. Het in gezamenlijkheid met de voorzitter en de secretaris opstellen van het onderzoeksprogramma, het opzetten van onderzoeksvoorstellen, het selecteren van onderzoeksbureaus, de uitvoering van onderzoeken, het formuleren van conclusies en aanbevelingen en het jaarlijks uitbrengen van een jaarverslag van de werkzaamheden van de rekenkamer; Reglement van Orde Rekenkamer Zevenaar

Pagina 2 van 6

b. Het (mede) begeleiden van de uitvoering van onderzoek. c. Het woordvoerderschap en de externe communicatie van de rekenkamer zoals genoemd in artikel 2 onder g van dit Reglement van Orde en het aangaan van overeenkomsten zoals genoemd in artikel 2 onder h van dit Reglement van Orde, in die gevallen dat afgesproken is dat het lid de leiding heeft over de uitvoering van een specifiek onderzoek. Artikel 5. De secretaris 1. De secretaris van de rekenkamer is in elke vergadering van de rekenkamer aanwezig. 2. De secretaris wordt bij verhindering, in overleg met de voorzitter, vervangen door een door de griffier daartoe aangewezen ambtenaar. 3. De secretaris of zijn vervanger kan, indien hij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen als bedoeld in dit reglement deelnemen. 4. De secretaris is verantwoordelijk voor: a. De ondersteuning van de rekenkamer; b. De voortgang van de door de voorzitter opgedragen taken; c. Het beheer van het budget van de rekenkamer; d. De agendaplanning en verslaglegging van de rekenkamer. 5. De secretaris rapporteert over de in lid 4 benoemde verantwoordelijkheden aan de voorzitter van de rekenkamer. Hoofdstuk 2. Taken, communicatie en verantwoording Artikel 6. Taak en werkwijze rekenkamer 1.

De rekenkamer is belast met het onderzoeken van de (maatschappelijke) effecten, de doelmatigheid en doeltreffendheid van gemeentelijk beleid en beheer alsmede de rechtmatigheid van de bestedingen. In dat kader oefent zij de taken en bevoegdheden uit die haar op grond van de wet en de verordening zijn toegekend. 2. De rekenkamer ziet transparantie, betrouwbaarheid en bruikbaarheid als de belangrijkste eisen aan haar onderzoeksrapporten en andere producten en onafhankelijkheid en zorgvuldigheid als belangrijkste eisen aan het onderzoeksproces en haar werkwijze. 3. De rekenkamer stelt zich tot doel om de samenwerking tussen en met rekenkamers te bevorderen teneinde kennis en ervaring met betrekking tot het rekenkamerwerk te delen en te vergroten. Artikel 7. Externe communicatie 1. Het Reglement van Orde is openbaar en wordt digitaal beschikbaar gesteld. 2. Het jaarverslag en de onderzoeksrapporten zijn openbaar en worden digitaal beschikbaar gesteld. 3. De rekenkamer bepaalt voor elk onderzoek hoe de resultaten worden gecommuniceerd. Bij het verschijnen van een onderzoeksrapport maakt de rekenkamer de resultaten met een persbericht openbaar. 4. De leden van de rekenkamer onthouden zich buiten de vergaderingen van de rekenkamer altijd van uitspraken over de (voorlopige) bevindingen en conclusies aangaande lopende onderzoeken door de rekenkamer.

Reglement van Orde Rekenkamer Zevenaar

Pagina 3 van 6

Artikel 8. Verantwoording 1. De rekenkamer stelt jaarlijks vóór 1 april een jaarverslag vast. Dit verslag bevat een verantwoording van: a. Het functioneren van de rekenkamer; b. de uitgevoerde onderzoeken; c. de besteding van het budget; 2. Het vastgestelde jaarverslag wordt aan de gemeenteraad aangeboden. 3. De rekenkamer volgt de nakoming van besluiten die het college van burgemeester en wethouders op basis van haar onderzoeken heeft genomen en de toezeggingen die door het college van burgemeester en wethouders in dit kader zijn gedaan. Zo nodig stelt zij een vervolgonderzoek in om vast te stellen of de besluiten zijn uitgevoerd en de toezeggingen zijn nagekomen. Hoofdstuk 3. Vergaderingen Artikel 9. Frequentie De rekenkamer vergadert volgens een vooraf per kalenderjaar vast te stellen schema en verder zo vaak als de voorzitter (of de meerderheid van de leden) dit nodig acht(en). Artikel 10. Oproep en agenda 1. Namens de voorzitter zorgt de secretaris dat schriftelijke oproepen, spoedeisende vergaderingen uitgezonderd, tenminste twee werkdagen vóór een vergadering aan de leden worden toegezonden. 2. De oproep vermeldt plaats, datum en tijdstip van de vergadering, en bevat de agenda en de bijbehorende stukken. 3. Op voorstel van de voorzitter of een lid van de rekenkamer kan de rekenkamer onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren. 4.

Op voorstel van de voorzitter of een lid van de rekenkamer kan de rekenkamer de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen. onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren. Artikel 11. Quorum en stemmingen 1. Alle leden van de rekenkamer (voorzitter en leden) zijn stemgerechtigd. 2. De besluiten over verslagen en uit te brengen adviezen van de rekenkamer worden genomen bij meerderheid van stemmen, waarbij de rekenkamer streeft naar unanimiteit. Bij staken van de stemmen over zaken die over de werkwijze van de rekenkamer gaan, is de stem van de voorzitter beslissend. De voorzitter en leden van de rekenkamer dragen buiten de vergaderingen de besluiten van de rekenkamer uit. 3. Een stemming is alleen geldig als tenminste de helft van de leden aan de vergadering heeft deelgenomen. 4. Bij afwezigheid kan een lid de voorzitter schriftelijk machtigen namens hem te stemmen. 5. Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen laat dit minimaal 8 uur vóór aanvang van de vergadering aan de secretaris weten. Bij verhindering van een lid kan de voorzitter besluiten de vergadering op te schorten.

Reglement van Orde Rekenkamer Zevenaar

Pagina 4 van 6

Artikel 12. Beslotenheid en geheimhouding 1. De rekenkamer vergadert in beslotenheid. 2. Alles wat in de vergaderingen van de rekenkamer in het kader van onderzoeken wordt besproken, behandeld of ter tafel komt, valt onder geheimhouding. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat de rekenkamer haar expliciet opheft. 3. Gaat het over stukken waarover door andere organen geheimhouding is opgelegd dan blijft de geheimhouding gehandhaafd totdat het betreffende orgaan deze opheft. Artikel 13. Overige deelnemers De voorzitter kan één of meer derden uitnodigen om in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen. Deze deelnemers hebben geen stemrecht. Artikel 14. Verslaglegging 1. De secretaris stelt het verslag op van de vergadering. 2. Het verslag, in de vorm van een besluitenlijst en een actiepuntenlijst, bevat: a. de namen van de aanwezigen; b. de namen van de afwezige leden; c. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest; d. de zakelijke conclusie van het besprokene; 3. Het concept verslag van elke vergadering wordt één week voor de volgende vergadering door de secretaris verstuurd aan de leden. Het concept verslag wordt met eventuele wijzigingen in de eerstvolgende vergadering vastgesteld. 4. De rekenkamer maakt daar waar mogelijk gebruik van elektronische communicatie. Hoofdstuk 4. Opstellen en uitvoeren van onderzoek Artikel 15.

Het onderzoeksprogramma 1. De rekenkamer stelt op basis van haar kennis van en ervaring met de gemeentelijke organisatie, alsmede de inbreng van derden, een lijst op van potentiële onderzoeksonderwerpen. 2. De rekenkamer kan de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en/of de inwoners van de gemeente Zevenaar verzoeken geschikte onderzoeksonderwerpen aan te dragen. 3. De rekenkamer houdt bij de keuze van onderzoeksonderwerpen rekening met de onderzoeken die worden ingesteld door het college van burgemeester en wethouders en door de externe accountant. Artikel 16. Criteria voor het instellen van een onderzoek Bij de selectie van onderzoeksonderwerpen spelen de volgende criteria een rol: a. maatschappelijke belang: de mate waarin een onderwerp het functioneren van de samenleving als geheel sterk raakt of belangen van bepaalde doelgroepen; b. doeltreffendheid: de mate waarin rond het onderwerp twijfels bestaan of de resultaten/effecten worden bereikt die de raad ervan verwacht; c. doelmatigheid: de mate waarin rond het onderwerp twijfels bestaan of de middelen op een goede wijze worden ingezet in relatie tot de gewenste resultaten/effecten;

Reglement van Orde Rekenkamer Zevenaar

Pagina 5 van 6

d. rechtmatigheid: de mate waarin rond het onderwerp twijfels bestaan of in overeenstemming met de vastgelegde regels wordt gewerkt; e. financiële belangen of risico’s: de mate waarin rondom een potentieel onderzoeksonderwerp grote financiële belangen spelen dan wel grote financiële risico´s gelopen worden; f. toegevoegde waarde en potentieel leereffect: de mate waarin het onderzoek naar het onderwerp informatie oplevert waar de raad in zijn kaderstellende en controlerende rol wat aan heeft en waarin niet al op andere wijze wordt voorzien dan wel eerder is voorzien en dat een potentieel hoog leereffect heeft. Op basis van deze selectie komt een lijst van geschikte onderzoeksonderwerpen tot stand. Deze onderwerpen worden getoetst op 'onderzoekbaarheid’ binnen de randvoorwaarden: kwaliteit, tijd en budget. Artikel 17. Uitvoeren van onderzoek 1. Voordat een onderzoek wordt uitgevoerd, wordt er een onderzoeksopzet opgesteld. 2. De voorzitter van de rekenkamer stelt betrokken partijen en/of personen die onderwerp van onderzoek zijn schriftelijk op de hoogte van de onderzoeksopzet. 3. De rekenkamer voert zelfstandig de regie over het onderzoek en is verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het onderzoek, alsmede het rapporteren over de uitkomsten van het onderzoek. 4.

Gespreksverslagen die gedurende het onderzoek worden opgesteld zijn vertrouwelijk en dienen alleen als bronmateriaal voor het onderzoek, ongeacht de uitvoerder van een (deel van een) onderzoek. 5. Onderzoeksbureaus rapporteren uitsluitend aan de rekenkamer en doen geen mededelingen over het onderzoek aan anderen binnen of buiten de gemeente Zevenaar. 6. Wederhoor vindt plaats door de organisatie(s) en/of de organisatieonderdelen en/of personen die onderwerp van onderzoek zijn in de gelegenheid te stellen om, binnen een termijn van ten minste twee weken en maximaal vier weken, schriftelijk te reageren op de geconstateerde feiten en bevindingen. 7. Het college van burgemeester en wethouders krijgt de gelegenheid om, binnen een termijn van ten minste twee weken en maximaal vier weken, haar zienswijze te geven op het onderzoek. Dit vindt plaats vóórdat een onderzoeksrapport aan de gemeenteraad wordt gezonden. 8. Een onderzoeksrapport met zienswijze van het college van burgemeester en wethouders en een nawoord van de rekenkamer als reactie daarop, wordt aan de gemeenteraad aangeboden. 9. Met het aanbieden van een onderzoeksrapport aan de gemeenteraad is deze openbaar. Hoofdstuk 5. Slotbepalingen Artikel 18. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Dit Reglement van Orde treedt in werking met ingang van 10 mei 2023. 2.

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van Orde Rekenkamer Zevenaar 2023.

Reglement van Orde Rekenkamer Zevenaar

Pagina 6 van 6