1098562 Reactie op accountantsverslag 2021

Memo onderwerp Reactie op accountantsverslag 2021 datum 23 mei 2021 deadline 23 mei 2021 zaaknummer Z/22/419681 van afdeling/ambtenaar Staf aan afdeling/college/raad Inleiding Stolwijk accountants heeft als onderdeel van de controle op de jaarstukken 2021 een accountantsverslag opgesteld. Hierin worden de belangrijkste bevindingen en aandachtspunten beschreven die volgen uit de controle van de jaarstukken 2021. Het jaar 2021 heeft net als 2020 uiteindelijk voornamelijk in het teken gestaan van corona. Dit heeft extra inspanning gevraagd van de organisatie, maar ondanks de aanvullende werkzaamheden of andere wijze van werken zijn er weer verbeteringen gerealiseerd. Het proces van verbeteren is een continu proces en is daarmee ook nog niet afgerond. Voor 2022 en volgende jaren staat het verbeteren ook weer centraal. De constateringen en bijbehorende adviezen van de accountant nemen we hierin mee. In deze reactie voorzien wij de bevindingen en aanbevelingen van de accountant van een toelichting en doorkijk. Kernpunten Algemeen Dit jaar is de afronding van de eerste collegeperiode na de herindeling. In de afgelopen vier jaar waar verschillende uitdagingen voorbij zijn gekomen is het gelukt om verbeteringen in de organisatie te realiseren en de financiële positie te verstevigen.

De rechtmatigheid op specifiek de aanbestedingen is een aandachtspunt geweest. Er zijn verbeteringen gerealiseerd, maar nog niet alle onrechtmatigheden zijn voorkomen. De aanbevelingen van de accountant dragen bij aan verbetering en worden daarbij dan ook betrokken.

Toelichting oordeel Wij hebben een goedkeurende verklaring voor de getrouwheid en rechtmatigheid ontvangen. Getrouwheid De afname van de onzekerheden bij jeugd en WMO, zoals beschreven in het accountantsverslag, zijn voornamelijk het gevolg van een effectieve actie om meer gecentraliseerd te sturen op aanlevering door zorgpartijen. Het advies over de persoonsgebonden budgetten (PGB) nemen wij mee bij de verbeteringen in het sociaal domein. De primaire aandacht bij de verbeteringen ligt bij de zorg in natura (ZIN), mede gezien de verhouding in omvang van de uitgaven. Rechtmatigheid Voor ons als lokale overheid is het op een goede wijze inkopen en aanbesteden van groot belang. Het is in het licht van de doelmatigheid, rechtmatigheid en integriteit zaak om aandacht te besteden aan de (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk en goed grip te krijgen op het omvangrijke en complexe proces dat alle lagen van de organisatie raakt. In 2021 zijn verbeteringen gerealiseerd voor de aanbestedingen van inhuur. Vanaf medio 2021 werken wij met raamcontracten om effectief, efficiënt en rechtmatig te kunnen handelen. In de overgangsperiode in 2021 zijn nog wel enkele lopende contracten als onrechtmatig aangemerkt. Door de aanpassingen moeten onrechtmatigheden in 2022 worden voorkomen.

Een deel van het proces wordt op dit moment op regionaal niveau verzorgd door de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking de Liemers. Hierin is onder andere een inkoopteam ondergebracht dat de deelnemende 3 gemeenten voorziet van ondersteuning. Deze samenwerking zal worden ontvlecht en deze werkzaamheden zullen terugvloeien naar de betreffende gemeenten. Hierover heeft nog geen definitieve bestuurlijke besluitvorming plaatsgevonden. Wij anticiperen op de situatie waarbij het gehele proces anders gaat worden en willen dat vooral op een vernieuwende manier organiseren, rekening houdend met genoemde recht-, doelmatigheid en integriteit. Dit proces is in 2022 gestart en zal op basis van de adviezen leiden tot aanpassingen. Zoals aangegeven raakt dit proces alle lagen en onderdelen van de organisatie, waardoor de verbeteringen stapsgewijs worden doorgevoerd. Aandachtspunten Raad Op verzoek van de raad heeft de accountant in 2021 speciale aandacht geschonken aan een drietal onderwerpen: Europese aanbestedingen, WMO en jeugd en het risico van de grondexploitaties. Wij kennen en herkennen de punten die zijn beschreven bij deze onderwerpen. Ten aanzien van de risico’s van de grondexploitaties wijzen wij u er op dat deze in de huidige situatie beperkt zijn. De afgelopen jaren is het risico profiel, weergegeven in het financiële kengetal, aanzienlijk gedaald.

De daling van het risico is gebaseerd op projecten die voornamelijk in afronding zijn. Met een meer actief grondbeleid nemen de risico’s ook weer toe.

387787

pagina 2 van 3

Jaarrekening Financiële positie Zoals u in de jaarstukken kunt zien en zoals ook door de accountant wordt beschreven is onze financiële positie goed. De weerstandsratio is net als voorgaand jaar “uitstekend” en de overige ratio’s ontwikkelen zich de goede kant op. De verbeteringen in de financiële positie zijn met name het gevolg van incidentele posten. Het structurele exploitatiesaldo blijft mede door de onduidelijkheden en onzekerheden vanuit het Rijk onder druk staan. Kwaliteit jaarstukken U kunt lezen dat de jaarstukken voldoen aan de vereisten van de BBV, maar dat er nog wel een aanbeveling is om de paragraaf verbonden partijen te verbeteren. Deze verbetering voeren wij door in de P&C documenten. Vorig jaar heeft de accountant het advies gegeven om het balansdossier ter voorbereiding op de jaarstukken nog te verbeteren. Samen met de accountant hebben wij dit advies in 2021 een vervolg gegeven. Begrotingsrechtmatigheid Mede doordat wij proberen gedurende het jaar u zo goed mogelijk inzicht te bieden in de ontwikkelingen , zijn er bij de jaarrekening geen onverklaarbare budgetoverschrijdingen ontstaan. Overige bevindingen Naast de voorgaande bevindingen schenkt de accountant nog aandacht aan een aantal andere onderwerpen. Met name de opmerking over de onderhoudsplannen is een belangrijke constatering.

In 2022 wordt het Integraal Beleidsplan Openbare Ruimte (IBOR) aan de raad voorgelegd. De onderhoudsplannen worden geactualiseerd op basis van dit plan. In 2022 wordt daarmee invulling gegeven aan deze punten. De overige adviezen nemen wij over. Interne beheersing Het blijft onduidelijk wanneer de rechtmatigheidsverantwoording van kracht zal worden. De behandeling in de 2de kamer is gedurende 2021 en 2022 al meerdere keren uitgesteld. In 2021 en 2022 hebben wij al wel verbeteringen doorgevoerd in de organisatie en controlesystemen om voorbereid te zijn op de inwerkingtreding. In 2022 zal het risicomanagement ook meer gestructureerd aandacht gaan krijgen naast de meer ad hoc en centraal ingestoken risico analyses omtrent corona en de oorlog in Oekraïne.

387787

pagina 3 van 3