1051199 10. Handboek evenementen Zevenaar met wijzigingen behouden

HANDBOEK

Z/18/315379 INT/18/872630

EVENEMENTEN ZEVENAAR

Vastgesteld door de burgemeester op: Vastgesteld door college op: Versie: Datum inwerkingtreding op:

29 oktober 2019 29 oktober 2019 1.0 1 januari 2020

Inhoudsopgave 1

2

3

4

5

Inleiding 1.1 Visie van de gemeenteraad Zevenaar 1.2 Handboek evenementen Zevenaar 1.3 Uitgangspunten handboek Wettelijk kader evenementen 2.1 Gemeentewet 2.2 Algemene plaatselijke verordening 2.3 Afbakening definitie evenement 2.3.1 Activiteiten en horeca 2.3.2 Reguliere sportactiviteiten 2.3.3 Besloten activiteiten 2.4 Vergunnings- en meldingsplicht 2.5 Samenhangende besluiten met de evenementenvergunning 2.5.1 Bevoegdheden gemeente 2.5.2 Bevoegdheden provincie 2.5.3 Rollenverdeling 2.6 Overige wet- en regelgeving met betrekking tot evenementen Risicoprofiel en bijbehorende risicocategorie 3.1 Risicoprofiel 3.1.1 Het publieksprofiel 3.1.2 Het ruimteprofiel 3.1.3 Het activiteitenprofiel 3.2 Risicocategorie 3.2.1 Handreiking evenementenveiligheid 2018 3.3 Risicoscan en wederzijdse inspanning Het werkproces rondom evenementen 4.1 De meldingsprocedure 4.2 De vergunningsprocedure 4.2.1 Bevoegd gezag 4.2.2 De aanvraag 4.2.3 Advisering 4.2.4 De reguliere evenementenvergunning 4.2.5 De meerjaren evenementenvergunning 4.2.6 Evaluatie 4.2.7 Processchema’s 4.2.8 Evenementenkalenders 4.2.9 Schaarse vergunningen Openbare orde en veiligheid 5.1 Planvorming 5.1.1 Veiligheidsplan 5.1.2 Beveiligingsplan 5.1.3 Verkeersplan 5.1.4 Crowd management plan

zaaknummer Z/18/315379

5 5 5 5 6 6 6 6 6 7 7 7 7 7 8 8 8 9 9 9 9 10 10 10 11 12 12 12 13 13 14 15 16 16 17 18 18 22 22 22 22 22 23

pagina 2 van 50

5.1.5 Rollenverdeling en afstemming 5.1.6 Modelplannen 5.2 Brandveiligheid 5.3 Constructieve veiligheid 5.4 Begin- en eindtijden 5.4.1 Eindtijden 5.4.2 Begintijden 5.4.3 Op- en afbouw 6 Volksgezondheid en milieu 6.1 Geluid 6.1.1 Geluidnormen 6.1.2 Maatwerkvoorschriften 6.1.3 Meetpunt geluidnorm 6.1.4 Handleiding meten en rekenen 6.1.5 Geluid binnen en buiten 6.1.6 Best Beschikbare Technieken (verder: BBT) 6.1.7 Gehoorschade 6.1.8 Melding van geluidsoverlast 6.2 Alcohol 6.2.1 Ontheffing 6.2.2 Verantwoordelijkheden organisator 6.2.3 Verhouding ontheffing en terrassen 6.3 Geneeskundige hulpverlening 6.4 Technische hygiëne zorg 6.4.1 Tijdelijke eetgelegenheden 6.4.2 Toiletvoorzieningen 6.4.3 Lozing op het riool 6.4.4 Afvalverwijdering 6.5 Natuur 6.6 Natura 2000 6.7 Stiltegebieden 6.8 Duurzaamheid 7 Evenementen en bestemmingsplan 7.1 Omgevingsvergunning 7.2 Aanwijzing evenemententerrein in bestemmingsplan 8 Leges 8.1 Commercieel en niet-commercieel 8.1.1 Evenementen georganiseerd door een niet-commerciële organisatie 8.1.2 Evenementen georganiseerd door een commerciële organisatie 9 Schade en aansprakelijkheid 9.1 Vanuit de organisator 9.2 Vanuit de gemeente 10 Faciliteiten van gemeente bij evenementen 10.1 Faciliteiten van de gemeente 10.1.1 Tastbare faciliteiten 10.1.2 Niet tastbare faciliteiten

zaaknummer Z/18/315379

23 24 24 25 25 25 26 26 27 27 27 28 28 29 29 29 29 30 30 30 30 30 31 31 31 31 32 32 32 32 33 33 34 34 34 35 35 35 35 36 36 36 37 37 37 37

pagina 3 van 50

10.2 Rolverdeling gemeente en organisator 10.3 Proces 11 Toezicht en handhaving 11.1 Schouw 11.1.1 Voorschouw 11.1.2 Naschouw 11.2 Controles toezichthouders 11.3 Naleving en sancties 12 Bijlage 1: overige wet- en regelgeving met betrekking tot evenementen 13 Bijlage 2: de evenementencyclus 14 Bijlage 3: voorbeelden van weigeringen 15 Bijlage 4: procesbeschrijving evenementenveiligheid 16 Bijlage 5: procesbeschrijving evenementenvergunning

zaaknummer Z/18/315379

37 37 38 38 38 38 38 38 40 45 46 47 49

pagina 4 van 50

1 Inleiding 1.1 Visie van de gemeenteraad Zevenaar Op de raadsbijeenkomst van 13 maart 2019 heeft de gemeenteraad de volgende voornaamste algemene doelstellingen geuit met betrekking tot de rol van de gemeente bij evenementen: - Aantrekkelijkheid van de gemeente; - Tevredenheid van de organisatoren; - Een faciliterende rol van de gemeente inhoudende actief meedenken en ondersteunen; - Vanuit regelgeving handelen. Meer specifiek betekent dat: - Initiatieven voortvarend oppakken; - Meedenken vanuit vergunningverlening; - Vanuit veiligheidsperspectief vergunningen verstrekken; - Faciliteren in de vorm van pakketten; - Stimuleren dat evenementen gepromoot worden; - Actieve houding met betrekking tot (toekomstige) organisatoren.

1.2 Handboek evenementen Zevenaar De visie van de gemeenteraad in ogenschouw nemend, stellen de burgemeester en het college van burgemeester en wethouders (verder: het college) – ieder voor zover hun bevoegdheid reikt – het handboek evenementen Zevenaar (verder: het handboek) vast. Dit handboek vervangt vorige beleids/interne regels met betrekking tot evenementen. In het handboek is voor diverse partijen, zoals organisatoren, omwonenden, (hulpverlening)diensten omschreven welke omgangsvoorschriften er zijn rondom de organisatie van evenementen in Zevenaar. De geldende wet- en regelgeving, de huidige jurisprudentie en de bestaande praktijk vormen hierbij de belangrijkste grondslagen. Het aantal evenementen is zowel landelijk als ook in Zevenaar de afgelopen jaren aanzienlijk toegenomen. Hoewel een toename van evenementen positieve invloed heeft op het imago, economische ontwikkeling en cultuur in Zevenaar, kan een dergelijke toename tevens leiden tot toenemende druk op het woon- en leefklimaat in Zevenaar. Zowel organisatoren als andere belanghebbenden hebben daarom steeds meer behoefte om in een zo vroeg mogelijk stadium te weten of, en zo ja, onder welke voorwaarden een vergunning kan worden verleend. Door in een handboek vast te leggen hoe de gemeente Zevenaar omgaat met initiatieven en aanvragen voor evenementen, wordt dat duidelijker en transparanter.

De heldere en praktische spelregels bieden concrete handvatten voor alle betrokkenen.

1.3 Uitgangspunten handboek De vier uitgangspunten van het handboek houden in dat: (1) het handboek zich richt op een goede kwaliteit van evenementen en op het tegengaan van negatieve effecten; (2) het handboek op draagkracht van betrokkenen rekent; (3) het handboek helder, uitvoerbaar en daadkrachtig is; (4) het handboek voor de hele gemeente Zevenaar geldt.

zaaknummer Z/18/315379

pagina 5 van 50

2 Wettelijk kader evenementen 2.1 Gemeentewet Artikel 174 Gemeentewet stelt dat de burgemeester belast is met het toezicht op openbare samenkomsten en vermakelijkheden. Ten aanzien van dat toezicht kan de burgemeester bevelen geven die nodig zijn voor de bescherming van veiligheid en gezondheid. Daarnaast is de burgemeester belast met de uitvoering van verordeningen, die voor dat toezicht gelden. Op grond van artikel 149 Gemeentewet stelt de gemeenteraad lokale regels op in verordeningen, zoals de Algemene Plaatselijke Verordening (verder: APV).

2.2 Algemene plaatselijke verordening In de APV Zevenaar zijn onder hoofdstuk 2 ‘Openbare Orde’ in afdeling 7 ‘Evenementen’ regels weergegeven voor het houden van evenementen, waarbij de burgemeester het bevoegd bestuursorgaan is.

2.3 Afbakening definitie evenement Ingevolge artikel 2:24 APV wordt het begrip “evenement” uitgelegd als een elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak. Op die brede begripsomschrijving zijn in het genoemde artikel enkele uitzonderingen en aanvullingen gemaakt. Tevens is het begrip “klein evenement” opgenomen in het artikel. Hiermee wordt een eendaags evenement bedoeld waar geringe risico’s zijn te verwachten en het aantal bezoekers niet meer dan 150 betreft. Naast de in de APV genoemde uitzonderingen, vallen lang niet alle in de gemeente gehouden activiteiten onder het begrip evenement. Deze activiteiten zijn derhalve niet evenementenvergunningplichtig. Gezien het belang van wel of geen evenementenvergunningplicht, volgt een nadere afbakening.

2.3.1

Activiteiten en horeca

Geen evenementenvergunning is vereist, indien een activiteit wordt georganiseerd binnen een bestaande (horeca)inrichting in de zin van de Drank- en HorecawetAlcoholwet en/of de Wet milieubeheer en de activiteit binnen de normale bedrijfsuitoefening van de inrichting valt. Uiteraard gelden in dat geval wel de van toepassing zijnde regels met betrekking tot die inrichting. Indien de activiteit vanwege de grootschaligheid, de muziekstijl, het verwachte publiek en/of de sluitingstijd niet tot de normale bedrijfsuitoefening van de inrichting behoort, is alsnog een evenementenvergunning vereist. Paracommercie staat los van evenementen en is geregeld via een andere juridische grondslag en ander onderliggend beleid.

zaaknummer Z/18/315379

pagina 6 van 50

2.3.2

Reguliere sportactiviteiten

Voor een ieder toegankelijke reguliere sportwedstrijden en sporttoernooien is geen evenementenvergunning vereist. Indien de activiteit buitengewone risico’s met zich meebrengt, is echter wel een evenementenvergunning vereist in verband met de openbare orde en veiligheid.

2.3.3

Besloten activiteiten

Besloten activiteiten vallen niet onder de definitie van evenement, omdat dergelijke activiteiten niet voor publiek toegankelijk zijn. Een activiteit waar het publiek wordt binnengelaten op basis van een uitnodigingenlijst (persoonsgebonden) is derhalve in beginsel een besloten activiteit. Hiervoor is in dat geval geen evenementenvergunning verplicht. Echter, wanneer bijvoorbeeld toch publiekelijk kaarten worden verkocht en/of reclame wordt gemaakt als ware de activiteit openbaar, dan is alsnog sprake van een evenement. In die gevallen is wel een evenementenvergunning vereist. Voorts kan ten aanzien van een besloten activiteit door het effect op de openbare orde en veiligheid een evenementenvergunning vereist zijn. Men kan bijvoorbeeld denken aan een (grootschalig) bedrijfs- en/of bruiloftsfeest. Tot slot betekent in dit verband een besloten activiteit enkel dat geen sprake is van een evenement. Het betekent uitdrukkelijk niet dat er automatisch geen regels meer gelden voor de besloten activiteit. Wij raden initiatiefnemers daarom aan om hoe dan ook contact op te nemen met de gemeente.

2.4 Vergunnings- en meldingsplicht Ingevolge artikel 2:25 APV is het verboden zonder vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren. Voor een klein evenement is geen vergunning vereist mits voldaan wordt aan de voorwaarden genoemd in artikel 2:24 lid 3 APV en het klein evenement uiterlijk 15 werkdagen voorafgaand bij de burgemeester is gemeld.

2.5 Samenhangende besluiten met de evenementenvergunning Als organisator van een evenement is het belangrijk om te beseffen dat in bepaalde gevallen, naast een evenementenvergunning, andere vergunningen en/of ontheffingen aangevraagd moeten worden. De volgende niet uitputtende opsomming bevat vergunningen en ontheffingen waarvan één of meerdere naast de evenementenvergunning nodig kunnen zijn.

2.5.1

Bevoegdheden gemeente

- Ontheffing voor het schenken van zwak-alcoholhoudende dranken; - Melding brandveilig gebruik overige plaatsen; - Melding brandveilig gebruik gebouwen; - Tijdelijke verkeersmaatregel of een verkeersbesluit; - Ontheffing geluidshinder; - Vergunning/melding gebruik gemeentegrond; - Vergunning voor het innemen van een standplaats; zaaknummer Z/18/315379

pagina 7 van 50

- Vergunning/melding voor het plaatsen van aankondigingsborden; - Vergunning/melding voor het houden van een kansspel; - Kampeerontheffing; - Omgevingsvergunning voor gebruik in afwijking van het bestemmingsplan. Een uitleg over wanneer u wat nodig heeft, vindt u op onze website (https://www.zevenaar.nl/vergunningen). Komt u er daar niet uit, neem dan contact op met de gemeente (https://www.zevenaar.nl/contact-met-de-gemeente-zevenaar).

2.5.2

Bevoegdheden provincie

- Ontheffing op grond van de Wet natuurbescherming; - Ontheffing voor Tijdelijk Uitzonderlijk Gebruik (TUG) voor het landen/opstijgen van helikopters, luchtballonnen, paramotors en drones; - Vergunning/melding voor het afsteken van vuurwerk; - Vergunning plaatsen strokenborden langs de provinciale weg; - Ontheffing wegwedstrijden.

2.5.3

Rollenverdeling

In het proces rondom de evenementenvergunning (zie hoofdstuk 4) wordt door de vergunningverlener van de gemeente Zevenaar beoordeeld op basis van de aangeleverde informatie en aanvraag of sprake is van samenhangende besluiten. In het geval de gemeente het bevoegd gezag is om te beslissen op die besluiten, is de vergunningverlener eerste aanspreekpunt voor de organisator en zorgt hij voor de afstemming ten behoeve van de samenhangende besluitvormingsprocedures. In het geval de provincie het bevoegd gezag is, dient de organisator zelf contact op te nemen met de provincie Gelderland. Hetzelfde geldt voor gevallen waarin het Rijk bevoegd gezag is.

2.6 Overige wet- en regelgeving met betrekking tot evenementen In verscheidene wet- en regelgeving zijn regels opgenomen die in meer of minder mate van toepassing zijn op het proces rondom een evenement. In bijlage 1 is ter informatie een niet uitputtende lijst weergegeven met een korte toelichting.

zaaknummer Z/18/315379

pagina 8 van 50

3 Risicoprofiel en bijbehorende risicocategorie Op basis van de in te schatten risico’s die een evenement tot gevolg heeft, wordt een evenement ingedeeld in een bepaalde (risico)categorie. De inschatting houdt verband met de risico’s in het kader van de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid en het milieu. Bovendien houden we rekening met de voorzieningen en de genomen maatregelen die nodig zijn om dreigend gevaar en risico’s weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. Tot slot spelen het soort evenement, de samenstelling van het publiek, de plaats en het tijdstip van het evenement een rol in de inschatting van de risico’s. Alomvattend wordt na aanvraag van een evenement een risicoprofiel opgesteld (paragraaf 3.1) en vervolgens op basis daarvan wordt het evenement ingedeeld in een risicocategorie (paragraaf 3.2). In de genoemde paragrafen beschrijven wij welke aspecten daarbij van belang zijn. Tot slot bespreken we hoe de gemeente Zevenaar te werk gaat en welke verwachtingen daarbij horen tussen gemeente en organisatoren (paragraaf 3.3).

3.1 Risicoprofiel Bij de bepaling van het risicoprofiel wordt voornamelijk gekeken naar de volgende drie aspecten: - Het publieksprofiel waarbij onder andere wordt gekeken naar het aantal en het type bezoekers; - Het ruimteprofiel waarbij onder andere wordt gekeken naar de locatie van het evenement, de openbare en/of afgesloten ruimte, de fysieke omstandigheden en de bereikbaarheid; - Het activiteitenprofiel waarbij onder andere wordt gekeken naar het soort evenement, de duur van het evenement en het datum/tijdstip van het evenement.

3.1.1

Het publieksprofiel

Een volledig publieksprofiel wordt vormgegeven naar aanleiding van de volgende aandachtspunten: - De aard van het publiek; - Het doel en de mogelijke verwachtingen van het publiek; - Het gedrag van het publiek; - De condities van het publiek; - Alcohol- en drugsgebruik van het publiek; - Aanwezigheid als toeschouwer en-/of deelnemer; - Aanwezigheid van rivaliserende groepen en-/of groepen met verschillende belangen; - Kennis en-/of ervaringen met (een deel van) het publiek.

3.1.2

Het ruimteprofiel

Een volledig ruimteprofiel wordt vormgegeven naar aanleiding van de volgende aandachtspunten: - Herkenbaarheid en eventuele afsluiting van het evenemententerrein; - De fysieke omgevingskenmerken; - De voorzieningen ten aanzien van stroom, water, crisisbeheersing en communicatie; - De bereikbaarheid van het evenement voor hulpdiensten en bezoekers; - De weersomstandigheden.

zaaknummer Z/18/315379

pagina 9 van 50

3.1.3

Het activiteitenprofiel

Een volledig activiteitenprofiel wordt vormgegeven naar aanleiding van de volgende aandachtspunten: - De aard van het evenement; - De evenementenkalender en eventuele samenloop van evenementen; - Tijdsduur en tijdstip van het evenement; - Historische gegevens van het evenement en-/of vergelijkbare evenementen; - Eerdere ervaringen met de organisator.

3.2 Risicocategorie Evenementen worden op basis van het opgestelde risicoprofiel ingedeeld in één van de volgende risicocategorieën: a. Te melden evenement (0) ‘Evenement’ waarbij geen risico’s te verwachten zijn voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en die geen maatregelen of voorzieningen vergen van het daartoe bevoegd gezag. b. Regulier evenement (A): ‘Evenement’ waarbij het (zeer) onwaarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergen van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. c. Aandacht evenement (B): ‘Evenement’ waarbij het mogelijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergen van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. d. Risicovol evenement (C): ‘Evenement’ waarbij het (zeer) waarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergen van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.

3.2.1

Handreiking evenementenveiligheid 2018

De Handreiking evenementenveiligheid (verder: HEV) 2018 van het Instituut Fysieke Veiligheid (verder: IFV) koppelt de elementen besproken in paragraaf 3.1 aan de mate van noodzakelijkheid voor integrale operationele voorbereiding en uitvoering door OOV-diensten bij dat evenement. Wanneer dat nietnoodzakelijk wordt geacht voldoet een behandelaanpak A, wanneer dat voorstelbaar wordt geacht voldoet een behandelaanpak B en wanneer dat noodzakelijk wordt geacht voldoet een behandelaanpak C. De gemeente Zevenaar neemt de behandelaanpak uit de HEV 2018 in zoverre over dat bij het classificeren de mate van noodzakelijkheid voor integrale operationele voorbereiding en uitvoering door OOV-diensten bij dat evenement onderdeel van het uiteindelijk categoriseren van een risicocategorie is. Het schematisch figuur vindt u op de volgende pagina.

zaaknummer Z/18/315379

pagina 10 van 50

.

Schematisch figuur HEV 2018 behandelaanpak classificatie evenement

3.3 Risicoscan en wederzijdse inspanning Bij het opstellen van een risicoprofiel gebruikt de gemeente een risicoscan, die in het gehele gebied van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (verder: VGGM) wordt gehanteerd. Op basis van de aangeleverde stukken van de organisator, scant de vergunningverlener de risico’s. De risicoscan draagt naast de genoemde behandelaanpak vanuit de HEV 2018 bij aan het bepalen van het risicoprofiel van het evenement en bijbehorende risicocategorie. De uitkomsten zijn de basis voor het verdere verloop van het advies- en vergunningentraject (zie hoofdstuk 4). Van essentieel belang is daarom dat een organisator tijdig voldoende en volledige gegevens verschaft.

zaaknummer Z/18/315379

pagina 11 van 50

4 Het werkproces rondom evenementen De essentie van een overzichtelijk en praktisch werkproces rondom de meldingsprocedure dan wel de vergunningsprocedure omtrent evenementen staat buiten kijf. Hetgeen de nationale ombudsman in zijn rapport ‘van een koude kermis thuiskomen’ in september 2017 nadrukkelijk beschrijft. De daarin beschreven evenementencyclus (zie bijlage 2) en aandachtspunten daaromtrent zijn uitgangspunt in dit handboek. Hoofdstuk 4 is tweeledig opgebouwd: het eerste deel (hoofdstuk 4.1) heeft betrekking op de meldingsprocedure omtrent evenementen en het tweede deel (hoofdstuk 4.2) heeft betrekking op de vergunningsprocedure omtrent evenementen. Om simpel te achterhalen welke procedure op uw evenement van toepassing is, vult u het digitale keuzeformulier ‘melden of vergunning’ in. Het formulier kunt u bovenin de webpagina zien via https://www.zevenaar.nl/evenement-melding-vergunning. Komt u er digitaal niet uit of heeft u vragen, dan kunt u altijd contact opnemen met de gemeente Zevenaar via het algemene telefoonnummer.

4.1 De meldingsprocedure Onder een klein evenement wordt verstaan: een eendaags evenement. Op grond van artikel 2:24 lid 3 APV is geen vergunning vereist voor een klein evenement, voor zover: - Het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 150 personen; - Het evenement plaatsvindt tussen 10.00 en 23.00 uur; - Er geen verkeersmaatregelen vereist zijn, anders dan het onttrekken van parkeerplaatsen en het eventueel afsluiten van een straat met een beperkte verkeersfunctie; - Het evenement voldoet aan de risicocategorie 0 ‘te melden evenement’ (zie hoofdstuk 3.2 onder a); - De organisator binnen 15 werkdagen voorafgaand aan het evenement daarvan melding heeft gedaan aan de burgemeester; - De burgemeester niet binnen tien werkdagen na ontvangst van de melding heeft besloten het evenement te verbieden in verband met de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of de bescherming van het milieu. Ofwel de burgemeester heeft besloten om het evenement alsnog als een vergunning plichtig evenement aan te merken. Het digitale meldingsformulier op de website dient gebruikt te worden (https://www.zevenaar.nl/evenement-melding-vergunning). Komt u er digitaal niet uit of heeft u vragen, dan kunt u altijd contact opnemen met de gemeente Zevenaar via het algemene telefoonnummer.

4.2 De vergunningsprocedure Indien de meldingsprocedure niet van toepassing is, dient de vergunningsprocedure gevolgd te worden. Door voldoende inzicht te krijgen in het voorgenomen evenement en de bijbehorende risico’s, neemt het bevoegd gezag een besluit op basis van een weloverwogen belangenafweging. Wie het bevoegd gezag is, bespreken we allereerst. Vervolgens zetten we de aanvraagprocedure uiteen inclusief een eventueel adviesproces. Daarna gaan we alles rondom de evenementenvergunning als zodanig na. Verder staan we stil bij de evaluatie. Tot slot geven we schematisch het proces weer.

zaaknummer Z/18/315379

pagina 12 van 50

4.2.1

Bevoegd gezag

De burgemeester is het bevoegde bestuursorgaan inzake het besluit omtrent een aanvraag voor een evenementenvergunning. De grondslag is te herleiden naar de verantwoordelijkheid van de burgemeester op het gebied van openbare orde en openbare veiligheid. Daarnaast kan het college van burgemeester en wethouders bevoegd gezag zijn ten aanzien van onder andere geluids-, omgevings- en milieuaspecten. In dit handboek nemen we de ‘hoofdbevoegdheid’ van de burgemeester als uitgangspunt.

4.2.2

De aanvraag

De aanvraag van een evenementenvergunning kenmerkt zich als uitgangspunt voor de belangenafweging van de burgemeester om tot een besluit te komen. Bovendien is de aanvraag de formele aanvang van de procedure omtrent een evenementenvergunning. 4.2.2.1 Indiener aanvraag De aanvraag kan door zowel een natuurlijk persoon als een rechtspersoon worden ingediend bij de gemeente. 4.2.2.2 Aanvraagformulier Het aanvraagformulier op de website van de gemeente Zevenaar dient gebruikt te worden (https://www.zevenaar.nl/evenement-melding-vergunning). Deze is tevens opvraagbaar in een wordbestand. Neemt u daarvoor contact op met de gemeente. 4.2.2.3 Toestemming grondeigenaar De aanvrager dient schriftelijke toestemming te hebben van de grondeigenaar van de grond(en) waarop het evenement plaatsvindt.

4.2.2.4 Inhoud van de aanvraag In het kader van een volledige en juiste beoordeling van evenementenvergunningaanvragen, dient de organisator: - Allereerst een volledig ingevuld en ondertekend aanvraagformulier aan te leveren; -Ten tweede dient aanvrager, afhankelijk van de aard en omvang van een evenement en de daarmee samenhangende risico’s, de benodigde planvorming aan te leveren (zie hoofdstuk 5 paragraaf 1); - Ten derde dient de aanvrager plattegronden en/of situatietekeningen in te dienen conform het kader van de ‘BIJLAGE Situatietekening en plattegrond’ aanhangend aan het aanvraagformulier (zie paragraaf 4.2.2.). De gemeente stelt op aanvraag van de organisator plattegronden beschikbaar, waarop de organisator de verschillende objecten op het evenementterrein kan aangeven; - Tot slot dient aanvrager met de evenementenvergunning samenhangende besluiten (zie voorbeelden in hoofdstuk 2 paragraaf 5) op conforme wijze aan te vragen. De uiterste termijn voor aanvullingen of wijzigingen ten aanzien van de inhoud van een aanvraag betreffen: - 2 weken voor de aanvang van een A-evenement; - 4 weken voor de aanvang van een B- en C-evenement. De aanvraag mag maximaal 12 maanden voor aanvang van het evenement ingediend worden. Indien een aanvraag eerder wordt ingediend, wordt die aanvraag buiten behandeling gelaten.

zaaknummer Z/18/315379

pagina 13 van 50

Opeenstapeling van aanvragen In het geval van een opeenstapeling van aanvragen gaat de gemeente zorgvuldig na in hoeverre het mogelijk is om de evenementen toe te staan. In het geval een of meerdere aanvragen voor eenzelfde locatie, datum en tijdstip wordt gedaan en geen samenwerking mogelijk is, handelt de gemeente via het proces beschreven in paragraaf 4.2.9. 4.2.2.5 Termijn voor indiening van een volledige aanvraag Een redelijke indieningstermijn is van cruciaal belang voor zowel de gemeente als de aanvrager. De gemeente heeft voldoende tijd om een zorgvuldige belangenafweging te maken en de aanvrager heeft zekerheid dat het evenement plaats kan vinden. Ook voor de hulpdiensten is voldoende tijd nodig voor advisering, maar ook bijvoorbeeld om de inzetbaarheid van hulpdiensten te kunnen garanderen. Per ingang van dit handboek hanteert de gemeente Zevenaar de volgende indieningstermijn voorafgaand op de dag waarop het evenement plaatsvindt: - 8 weken voor een A-evenement als bedoeld in artikel 2:24 lid 4 sub b APV; - 12 weken voor een B-evenement als bedoeld in artikel 2:24 lid 4 sub c APV; - 16 weken voor een C-evenement als bedoeld in artikel 2:24 lid 4 sub d APV. Indien de aanvraag buiten de termijn wordt ingediend, kan mogelijk geen zorgvuldige afweging gemaakt worden. Mocht dat het geval zijn, dan zal de aanvraag ingevolge artikel 1:8 APV geweigerd worden.

Indien de aanvraag onvolledig wordt ingediend, wordt de aanvraag opgeschort ingevolge artikel 4:5 Awb. De aanvrager krijgt een hersteltermijn van 2 of 4 weken (afhankelijk van risicocategorie van het evenement) om de gegevens aan te vullen. De beslistermijn wordt daarmee opgeschort. In het geval de stukken niet tijdig worden aangevuld, kan de aanvraag buiten behandeling worden gesteld. Een tweede aanvraag is mogelijk zolang deze conform de indieningstermijn en volledig wordt ingediend. 4.2.2.6 Publicatie Na vaststelling van dit handboek publiceert de gemeente Zevenaar, naast de evenementenvergunningen, de evenementenvergunningaanvragen ten behoeve van transparantie naar inwoners van de gemeente Zevenaar.

4.2.3

Advisering

Afhankelijk van de aard en de omvang van het evenement wordt aan zowel externe partijen (bijv. politie, brandweer, Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (verder: GHOR) en Omgevingsdienst Regio Arnhem (verder: ODRA)) als interne partijen (bijv. adviseur openbare orde en veiligheid, verkeer, milieu, beheer en ruimtelijke ordening) advies gevraagd. Na een intakegesprek met de organisator en ontvangst van een volledige aanvraag, wordt het evenement ingedeeld in een risicocategorie. Die categorie is bepalend voor de mate van advisering. Voor de indeling in een risicocategorie en het opvragen van bijpassend advies, gebruikt de gemeente de evenementenapplicatie ‘Live events’. De applicatie maakt onderdeel uit van het ’regionaal kader evenementenbeleid’ van de VGGM. Alle evenementen in de gemeente worden opgevoerd in de applicatie, waardoor de betrokken partijen inzicht hebben wanneer welk evenement plaatsvindt.

zaaknummer Z/18/315379

pagina 14 van 50

4.2.3.1 Advisering bij A-evenement Voor een A-evenement is behoudens uitzonderingen geen advies van de hulpdiensten benodigd. De basisvoorschriften vanuit de VGGM zijn afdoende. Waar nodig wordt maatwerk-advies opgevraagd. 4.2.3.2 Advisering bij B-evenement Voor een B-evenement brengen politie, brandweer en GHOR een monodisciplinair advies uit aan de gemeente. Vanuit ieders specialisme levert ieders advies een bijdrage aan de gemeente om zorgvuldig te kunnen besluiten op een aanvraag. 4.2.3.3 Advisering bij C-evenement Voor een C-evenement brengen politie, brandweer en GHOR een multidisciplinair advies uit aan de gemeente. Bij een dergelijk risicovol evenement passen de hulpdiensten het Informatie, Risico en Scenario (IRS) model toe.

4.2.4

De reguliere evenementenvergunning

Zolang het bovenstaande in acht is genomen, leidt dat in beginsel tot een positief besluit van de burgemeester. In deze paragraaf beschrijven wij wanneer dat niet het geval is. Tevens staan we stil bij de vergunning als zodanig en de publicatie daarvan. Tot slot bespreken we de mogelijkheden omtrent intrekken en wijzigen van een vergunning. 4.2.4.1 Weigeringsgronden Artikel 1:8 APV maakt de volgende weigeringsgronden duidelijk: - De openbare orde; - De openbare veiligheid; - De volksgezondheid; - De bescherming van het milieu. In bijlage 3 vindt u een niet-uitputtende opsomming van voorbeelden waarbij sprake is van een geweigerde evenementenvergunning. 4.2.4.2 Besluit Ingevolge artikel 1:2 lid 1 APV beslist het bevoegd gezag binnen 8 weken na datum ontvangst van de aanvraag. Deze termijn kan eenmalig verlengd worden met 6 weken. Verder zijn de regels uit de hoofdstukken 3 en 4 van de Awb van toepassing. 4.2.4.3 Vergunningvoorschriften In artikel 1:4 APV is bepaald dat aan ontheffingen en vergunningen voorschriften kunnen worden verbonden. Deze voorschriften strekken slechts tot bescherming van de in paragraaf 4.2.4.1. genoemde belangen. De goedgekeurde planvorming maakt onderdeel uit van de vergunning. De aanvrager dient het evenement uit te voeren conform de vergunning.

Aanvrager en gemeente kunnen afspreken om voor aanvang van het evenement het evenemententerrein te schouwen. Ook tijdens het evenement kan gecontroleerd worden door de gemeente. In hoofdstuk 11 wordt toezicht en handhaving nader beschreven. 4.2.4.4 Publicatie In het kader van een zorgvuldige procedure wordt het besluit op een aanvraag evenementenvergunning zo spoedig mogelijk na bekendmaking gepubliceerd. Het uitgangspunt van de gemeente is minimaal 6 weken zaaknummer Z/18/315379

pagina 15 van 50

voor aanvang van het evenement gepubliceerd te hebben. De bekendmaking van het besluit geschiedt door toezending van het besluit aan de aanvrager ingevolge artikel 3:41 Awb. De bezwaartermijn van 6 weken vangt de dag na bekendmaking aan. 4.2.4.5 Burgerparticipatie De gemeente gaat tijdens het vergunningsproces na in hoeverre de aanvrager de omgeving van het evenement ‘meeneemt’. Afhankelijk van de aard en omvang van het evenement wordt in samenspraak met de aanvrager besloten om (1) ofwel de nabije omgeving schriftelijk te informeren (2) ofwel een bijeenkomst voor de nabije omgeving te organiseren. De gemeente hanteert een faciliterende rol bij het organiseren van dergelijke bijeenkomsten. 4.2.4.6 Intrekkings- en wijzigingsgronden De genoemde belangen uit artikel 1:8 APV vormen de grondslag voor een eventuele wijziging of intrekking van de evenementenvergunning. Tevens gelden de gronden genoemd in artikel 1:6 APV, inhoudende: - Onjuiste of onvolledige verstrekking van informatie; - Veranderende omstandigheden waardoor intrekking of wijziging noopt ter bescherming van het belang waarvoor de vergunning is vereist; - Niet nakoming van voorschriften; - Indien geen gebruik wordt gemaakt van de vergunning; - Op verzoek van de houder. De gemeente kan in deze gevallen niet aansprakelijk gesteld worden voor geleden schade door vergunninghouder of derden.

Het ligt op hun weg om zich hiervoor te verzekeren. 4.2.4.7 Overkoepelende vergunning Gereserveerd.

4.2.5

De meerjaren evenementenvergunning

De burgemeester kan besluiten om een jaarlijks terugkomend evenement een meerjaren vergunning te verlenen voor de maximale duur van drie jaren. Onder de volgende voorwaarden komt een aanvrager in aanmerking voor een meerjaren vergunning: - Het evenement heeft minimaal drie jaren in de gemeente plaatsgevonden; - Het betreft een A- of een B-evenement; - Geen eerdere negatieve ervaringen; - Geen gegrond verklaarde bezwaren ten aanzien van het evenement; - Jaarlijks dezelfde locatie; - Jaarlijks dezelfde aard en omvang van het evenement; - Geringe risico’s ten aanzien van de openbare orde en veiligheid. De meerjaren vergunning kan in ieder geval ingetrokken worden indien een van de onderstaande gevallen van toepassing is: - Er is sprake van substantiële wijzigingen in de aard, omvang of locatie; - De voorschriften worden niet nageleefd; - Er heeft zich een calamiteit voorgedaan; - Er zijn zwaarwegende klachten binnengekomen; - De burgemeester om andere redenen het noodzakelijk acht de vergunning in te trekken.

zaaknummer Z/18/315379

pagina 16 van 50

4.2.6

Evaluatie

Zowel ten aanzien van reguliere als meerjaren evenementen geldt, dat: - Na ieder C-evenement een evaluatieoverleg wordt gehouden waarbij aanvrager, gemeente en hulpdiensten aanwezig zijn; - Na ieder B-evenement een evaluatieoverleg plaatsvindt tussen aanvrager en gemeente waarbij de hulpdiensten mogelijk aansluiten; - Na ieder A-evenement geen evaluatie plaatsvindt, mits omstandigheden daartoe nopen. Een evaluatie vindt bij voorkeur binnen 14 dagen na het evenement plaats.

4.2.7

Processchema’s

Ter verduidelijking van de processen met betrekking tot evenementen hebben we gekozen voor visuele weergaven. 4.2.7.1 Algemeen Het algemene proces is het uitgangspunt. Dit proces wordt beschreven als ‘de evenementencyclus’.

Dit handboek geeft invulling aan fase 1 ‘Beleid’. Van belang is dat de basis staat en een eerste stap gezet wordt naar open en helder beleid. Fase 2 t/m 5 passeren de revue in dit handboek. Door bewustzijn van deze fasen, is de gemeente van oordeel dat de meer specifieke schema’s deze algemene cyclus in acht nemen.

zaaknummer Z/18/315379

pagina 17 van 50

4.2.7.2 Procesbeschrijving evenementenveiligheid Veiligheid als uitgangspunt nemend, gebruikt de gemeente het proces weergegeven in bijlage 4.1 Deze procesbeschrijving is voornamelijk informerend voor alle betrokkenen. 4.2.7.3 Procesbeschrijving evenementenvergunning Deze procesbeschrijving laat schematisch zien hoe het proces verloopt wanneer de gemeente een evenementenvergunningaanvraag ontvangt. De gemeente gebruikt het proces weergegeven in bijlage 5.2 Dit proces is met name interessant voor aanvragers.

4.2.8

Evenementenkalenders

Live events: In live events staat een evenementenkalender van alle evenementen in de regio. Hetgeen van belang is ten aanzien van mogelijke samenloop van evenementen en de capaciteitsplanning van de hulpdiensten. De gemeenten die vallen onder de VGGM vullen de kalender constant aan. De kalender is voor gemeenten en hulpdiensten in de regio Gelderland-Midden. Interne evenementenkalender: De gemeente heeft daarnaast een interne evenementenkalender. Alle meldings- en vergunningplichtige evenementen worden daarin bijgehouden. De kalender kan door een ieder worden ingezien. De evenementenkalender is een hulpmiddel voor planning en afstemming. Er kunnen verder geen rechten aan de kalender worden ontleend. Zevenaarse evenementenkalender via www.indeliemers.nl: Tot slot wijst de gemeente organisatoren actief op de mogelijkheid om hun evenement meer bekendheid te geven door het aan te melden op de Zevenaarse evenementenkalender (via www.indeliemers.nl). Ter uitvoering hebben we de volgende tekst opgenomen in de begeleidende brief van een evenementenvergunning en in de voorwaarden van de evenementenvergunning. “Aanmelding evenementen Organisatoren van evenementen kunnen op de Zevenaarse evenementenkalender eenvoudig en snel een activiteit aanmelden.

Plaatsing op inDeLiemers.nl betekent automatisch dat het evenement op de evenementenkalender van Zevenaar staat en in de meeste gevallen ook via twitter wordt doorgegeven. Daarnaast wordt uw activiteit automatisch opgenomen in de Zevenaar-app ; deze is beschikbaar via de Apple Store (iOS) en Google Play (Android).”

4.2.9

Schaarse vergunningen

Een schaarse vergunning is een vergunning waarvan er maar één of een beperkt aantal kan worden verleend terwijl er meer potentiële gegadigden zijn. De beperking van locaties speelt daarbij een belangrijke rol. Op basis van de huidige jurisprudentie kan geen heldere conclusie getrokken worden wanneer in geval van een evenementenvergunning sprake is van een schaarse vergunning. Los van die

1 Het schema is, in enigszins gewijzigde vorm, ontleend aan een vergelijkbaar schema van de Veiligheidsregio

Twente. 2 Het schema is, in enigszins gewijzigde vorm, ontleend aan een vergelijkbaar schema van de gemeente Alkmaar.

zaaknummer Z/18/315379

pagina 18 van 50

(juridische) discussie is in ieder geval belangrijk om als gemeente de situatie te regelen waarbij wel sprake is van een schaarse vergunning. Uit rechtspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State en het Hof van Justitie volgt respectievelijk op grond van het nationale gelijkheidsbeginsel en het Europese transparantiebeginsel de rechtsnorm die ertoe strekt dat bij de verdeling van schaarse vergunningen door het bestuur op enigerlei wijze aan (potentiële) gegadigden ruimte moet worden geboden om naar de beschikbare vergunning(en) mee te dingen. Om gelijke kansen te garanderen moet het bestuur een passende mate van openbaarheid verzekeren met betrekking tot de beschikbaarheid van de schaarse vergunning, de verdelingsprocedure, het aanvraagtijdvak en de toe te passen criteria. Het bestuur moet hierover tijdig voorafgaand aan de start van de aanvraagprocedure duidelijkheid scheppen door informatie over deze aspecten bekend te maken via een zodanig medium dat potentiële gegadigden daarvan kennis kunnen nemen. Indien sprake is van een schaarse vergunning kwestie stuurt de gemeente in eerste instantie op een gezamenlijke oplossing. De gemeente brengt de organisatoren in contact en/of faciliteert waar nodig een overleg/bijeenkomst met een gezamenlijke oplossing als doel.

Mocht een dergelijk overleg niet tot een oplossing leiden, dan bepaalt de burgemeester aan welke aanvrager de evenementenvergunning wordt verleend. Bij deze beoordeling wordt in eerste instantie gebruik gemaakt van de onderstaande vergelijkingscriteria. Wanneer sprake is van een gelijke uitkomst wordt een loting gehouden. De betreffende aanvragers worden uitgenodigd om aanwezig te zijn bij de loting. Ook nadat de vergelijkingscriteria zijn toegepast en er nog één aanvraag overblijft, wordt deze getoetst aan de geldende regels. Randvoorwaarden: Inhoud:

Faciliteiten:

Budgettair:

Kernvraag: Is het voorlopig programma/plan realiseerbaar? (Is er sprake van A-B-C artiest en is dit realiseerbaar met voorbeelden van artiestennamen) Is de grond in eigendom van de gemeente? Zo ja, gaat de gemeente akkoord met een evenement op deze locatie? Zo nee is er toestemming van de grondeigenaar? Zijn in de voorlopige begroting de reële kosten voor veiligheid, mobiliteit en milieu opgenomen en is deze begroting sluitend?

Rating: J/N

Beoordeling:

J/N

J/N

Beoordelingscriteria:

zaaknummer Z/18/315379

pagina 19 van 50

Ervaring Zevenaar

Ervaring elders

Doelgroep bezoekers

Beleid Uitstraling van het evenement

Locatiespreiding

Spreiding in de tijd

Uniek:

Aantoonbare positieve ervaring binnen de gemeente Zevenaar met het organiseren van evenementen Aantoonbare positieve ervaring met organiseren vergelijkbaar evenement Heeft dit evenement een doelgroep die groot genoeg is zodat er eventueel spreiding ontstaat in het aanbod van evenementen (alleen van toepassing bij meerdere evenementen op dezelfde dag) Sluit het evenement aan relevant beleid van gemeente Zevenaar Professionele uitstraling van het evenement, de technische staat en de staat van onderhoud van bijvoorbeeld een tent en de presentatie van het evenement. Spreiding van evenementen over de stad (alleen van toepassing bij evenementen die op dezelfde dag op verschillende locaties plaatsvinden) Spreiding van evenementen over het jaar (alleen van toepassing bij evenementen die niet op dezelfde dag plaatsvinden)

20

Hoe uniek is het evenement aantoonbaar binnen de

10

zaaknummer Z/18/315379

20

10

20 10

10

10

pagina 20 van 50

branche? Bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid of activiteiten voor bezoekers. Totaal

110

Als de situatie zich voordoet dat sprake is van een schaarse vergunning, geldt voor dat jaar in principe wie het eerste komt wie het eerst maalt. Voor het daaropvolgende jaar wordt door openbare kennismaking de mogelijkheid geboden aan potentiële gegadigden de vergunning aan te vragen en ingevolgde de beschreven criteria al dan niet de vergunning te ontvangen.

zaaknummer Z/18/315379

pagina 21 van 50

5 Openbare orde en veiligheid Zoals inmiddels meermaals langs is gekomen, vindt de kernbevoegdheid met betrekking tot evenementen zijn grondslag in de openbare orde en veiligheid waarbij de burgemeester het bevoegd gezag is.

5.1 Planvorming Planvorming is een essentieel onderdeel bij het organiseren van een evenement. Hoe hoger het verwachte risico, hoe belangrijker (en meer omvangrijk) de planvorming. Het gaat erom dat een organisator niet de planvorming enkel maakt om een vergunning te krijgen, maar het gaat erom dat de organisator actief nagedacht heeft over zijn evenement in het geheel en zijn verantwoordelijkheden daaromtrent. Organisatoren van B- en C-evenementen dienen als algemene regel planvorming op te stellen in verband met de te verwachten risico’s. Welke planvorming en de inhoud daarvan bespreekt de gemeente in het vooroverleg met de organisatie. Afhankelijk van het A-evenement kan de gemeente aangeven dat en welke planvorming opgesteld dient te worden. De planvorming moet bij de vergunningaanvraag gevoegd worden.

5.1.1

Veiligheidsplan

Een veiligheidsplan is een waarborg van veiligheid en gezondheid voor, tijdens en na een evenement. Het plan geeft in algemene zin aan: - Wat er georganiseerd wordt; - Wat de mogelijke risico’s bij het evenement zijn; - Welke maatregelen de organisator daaromtrent treft; - De opzet van de organisatie. De mogelijke risico’s en bijpassende maatregelen laten zich het best omschrijven door scenario’s te gebruiken. Wie doet wat, wanneer en in welk geval.

5.1.2

Beveiligingsplan

De kern, en het kenmerkende verschil met het veiligheidsplan, is dat een beveiligingsplan beschrijft hoe de organisatie weerstand biedt tegen opzettelijke verstoringen tijdens het evenement. Een inhoudelijk sterk beveiligingsplan geeft inzicht in de te beveiligen belangen in relatie tot die risico’s. Dat beveiligingsplan moet aangeven welke beveiligingsmaatregelen ingezet worden en welke weerstand (tegen ongewenst moedwillig handelen) dat oplevert. Daarnaast moet het plan duidelijk zijn over de geaccepteerde risico’s, de zogenoemde restrisico’s. Wie deze inhoud voor zich heeft liggen, is in staat het beveiligingsniveau te beoordelen.

5.1.3

Verkeersplan

Evenementen kunnen in verschillende mate consequenties hebben voor het verkeer en groen in de omgeving van het evenement. Door deze invloed geeft het verkeersplan in algemene zin aan: - De wijze van aan- en afvoer van bezoekers en omwonenden; - De parkeervoorzieningen voor bezoekers; - De mogelijkheden omtrent openbaar vervoer; zaaknummer Z/18/315379

pagina 22 van 50

- De benodigde verkeersmaatregelen, zoals eventuele parkeerverbod(en), het afzetten van wegen dan wel bepaalde omleidingen van verkeer; - De benodigde bewegwijzering; - Een omschrijving van de bereikbaarheid voor hulpdiensten en het in kaart brengen van calamiteitenroute(n); - Een omschrijving van de inzet van verkeersregelaars; - De communicatie over afsluitingen en omleidingen. Op initiatief van de organisator, weergegeven in het verkeersplan, bepaalt het college welke tijdelijke verkeersmaatregelen op welke manier worden uitgevoerd. Daarnaast neemt het college bij (middel-) grote evenementen een verkeersbesluit over de verkeersmaatregelen voor dat evenement. De organisatie houdt rekening met mogelijk andere bevoegde gezagen zoals de provincie met betrekking tot provinciale wegen en het rijk met betrekking tot rijkswegen. 5.1.3.1 Verkeersregelaars Wat betreft verkeersregelaars draagt de organisatie de verantwoordelijkheid voor de veiligheid van de deelnemers aan het evenement, het publiek van het evenement en de weggebruikers gerelateerd aan het evenement. Afhankelijk van het evenement wordt de inzet van verkeersregelaars verplicht gesteld door de gemeente. Bij onder andere optochten, sportevenementen en grote festivals spreekt dat voor zich. Het werven, instrueren en inzetten van verkeersregelaars is een verantwoordelijkheid van de organisatie.

Er dient tevens door de vergunninghouder een verzekering voor deze verkeersregelaars afgesloten te worden. Volgens de geldende regeling inzake verkeersregelaars dienen de verkeersregelaars gecertificeerd te zijn. Voor certificering is nodig dat de verkeersregelaar de instructie met goed gevolg heeft afgelegd en vervolgens door de burgemeester als zodanig is aangesteld. De aanstelling geldt voor de duur van 1 jaar. De verkeersregelaar staat te allen tijde onder supervisie van de politie.

5.1.4

Crowd management plan

Het crowd management plan bestaat uit de volgende twee aspecten. Crowd Management: wat simpelweg het voorbereiden op de komst van een menigte is. De informatie daaromtrent wordt verzameld, risico’s worden benoemd en de plannen worden gemaakt. Het gaat om het begeleiden van de menigte waarmee de gewenste orde wordt gecreëerd. Hoe wordt omgegaan met aspecten als het monitoren van het weer, social media, bezoekersstromen is tevens beschreven. Wat betreft de te verwachten weersomstandigheden is het zeer raadzaam om als organisatie een slecht weer plan op te stellen, waarin staat beschreven in welke situatie welke maatregelen worden getroffen. En Crowd Control: wat het daadwerkelijk beheersen van de aanwezige mensenmassa is. Het betreft de uitvoerende fase, waarin je als organisator gebruik maakt van de plannen, de aanwezige middelen en menskracht om bezoekersstromen te beïnvloeden. Het gaat om het handhaven van de bestaande orde. De manier van communicatie en de begeleiding vanuit de organisatie dient behandeld te worden.

5.1.5

Rollenverdeling en afstemming

De organisatoren van evenementen zijn verantwoordelijk voor het opstellen van de betreffende planvorming. Het initiatief ligt bij de organisatie van een evenement. De gemeente staat klaar om de organisator te adviseren over planvorming en om desgewenst overleg/bijeenkomst(en) te faciliteren om de planvorming te bespreken in een driehoek van gemeente, hulpdiensten en organisatie.

zaaknummer Z/18/315379

pagina 23 van 50

De informatie in de planvorming stelt de gemeente in staat om de voornemens van de organisator te beoordelen, voorwaarden te stellen aan de evenementenvergunning en toezicht te houden op de veiligheid van het evenement. Op basis van de planvorming kan de inzet van hulpdiensten worden vastgesteld en afgestemd. Als de hulpdiensten weten wat zij van de organisator mogen verwachten, kunnen zij daarop aanhaken en aangeven wat er van hen verwacht mag worden. Door planvorming af te stemmen met de hulpdiensten worden wederzijdse verwachtingen vastgelegd. Dit schept duidelijkheid en stelt partijen in staat om elkaar er op aan te spreken als iets niet wordt gedaan.

5.1.6

Modelplannen

Er zijn verschillende modelplannen (online) te vinden om de te bespreken planvorming vorm te geven. Ga als organisatie niet blind af op een dergelijk model. Een model kan gebruikt worden als leidraad, maar elk evenement is anders. Bruikbare modellen zijn degene die opgesteld zijn door de Nederlandse veiligheidsbranche, veiligheidsregio’s en bepaalde private ondernemingen. De gemeente staat klaar om organisatie bij te staan in de keuze van model of opzet van planvorming.

5.2 Brandveiligheid Goede brandpreventie en goede management op brandveiligheid zijn essentieel om risico’s te beperken. Een risicoanalyse is daarom één van de belangrijke onderdelen in het veiligheidsplan. Welke maatregelen worden wanneer genomen en wie is daarvoor aanspraakpunt. Ook ten aanzien van de inrichting, aankleding en het gebruik van een evenemententerrein speelt brandveiligheid een grote rol. Enkele belangrijke punten met betrekking tot de bereikbaarheid waarmee in ieder geval rekening gehouden mee dient te worden zijn: - Het vrijhouden van brandkranen; - Alle objecten op het terrein kunnen onbelemmerd bereikt worden; - Bij wegafsluitingen moet iemand van de organisatie of een verkeersregelaar aanwezig zijn om de hulpdiensten door te laten gaan; - Bij afsluiting van het evenemententerrein moet duidelijk zijn waar de ingang voor de hulpdiensten is en moet die spoedig opengezet kunnen worden; - Er dient een doorgang van 3,5 meter breed en 4,2 meter hoog worden vrijgehouden in verband met de doorgang van hulpdiensten. Sinds 1 januari 2018 is het Besluit gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (verder: BBGOP) in werking getreden. Dit besluit regelt brandveiligheid met betrekking tot tijdelijke bouwsels.

Een melding is onder andere verplicht in het geval een activiteit wordt georganiseerd waarbij een bouwsel aanwezig is die is bestemd voor 150 of meer personen tegelijkertijd. Er hoeft geen aparte melding ingediend te worden als een evenementenvergunning noodzakelijk is en in dat kader de benodigde gegevens al aangeleverd zijn. De gemeente Zevenaar hanteert die gegevens als vereiste bij een evenementenvergunning waardoor geen aparte melding noodzakelijk is (zie hoofdstuk 4.2.2.4). Indien (een deel van) een evenement in een gebouw plaatsvindt waarbij meer dan 50 personen tegelijk aanwezig zijn, is een melding brandveilig gebruik via www.omgevingsloket.nl noodzakelijk.

zaaknummer Z/18/315379

pagina 24 van 50

5.3 Constructieve veiligheid Bij evenementen wordt veelal gebruik gemaakt van verschillende bouwsels zoals podia, tribunes, tenten en decorschermen. Door een samenwerking tussen verschillende gemeenten en de Omgevingsdienst regio Arnhem is een richtlijn opgesteld waarin criteria omtrent constructieve veiligheid bij evenementen zijn omschreven.3 De richtlijn schetst voorwaarden omtrent een deugdelijke fundering, instortingsgevaar, weersomstandigheden en bezoekersinvloeden van bouwsels. In de evenementenvergunning of omgevingsvergunning kunnen voorwaarden uit de richtlijn opgenomen worden. Indien (kermis) attracties en/of speeltoestellen onderdeel uitmaken van een evenement, mogen deze geen gevaar vormen voor bezoekers, deelnemers en omgeving. Alle (kermis)attracties en speeltoestellen moeten voldoen aan de voor hen geldende wetgeving. De Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit is bevoegd gezag op dat gebied. Als gemeente checken wij of de benodigde goedkeuringen aanwezig zijn, zoals in het geval van kermisattracties checken we of deze na goedkeuring opgenomen zijn in het register attractietoestellen en speeltoestellen (RAS).

5.4 Begin- en eindtijden Ter bescherming van woon- en leefmilieu is de regulering van tijden met betrekking tot evenementen van belang. Tevens verschaft regulering duidelijkheid voor alle partijen die betrokken zijn of gevolgen merken van evenementen.

5.4.1

Eindtijden

Voor alle evenementen gelden de volgende door de burgemeester vastgestelde (uiterlijke) eindtijden: Evenement op: Evenement in: Eindtijd m.b.t. Eindtijd leeg muziek, evenemententerrein eetgelegenheden en drankverstrekking Vrijdag op zaterdag en Open lucht of tent 00.00 uur 00.30 uur zaterdag op zondag of (nationale) feestdag in een Bestaand gebouw 01.00 uur 01.30 uur centrum/winkelgebied Vrijdag op zaterdag en zaterdag op zondag of (nationale) feestdag buiten een centrum/winkelgebied

Open lucht of tent

00.30 uur

01.00 uur

Bestaand gebouw

01.00 uur

01.30 uur

3 ‘Richtlijn voor constructieve toetsingscriteria bij een aanvraag voor een evenementenvergunning’, november 2018.

zaaknummer Z/18/315379

pagina 25 van 50

Zondag tot en met donderdag in een centrum/winkelgebied

Open lucht of tent

23:30 uur

00:00 uur

Bestaand gebouw

00:30 uur

01:00 uur

Zondag tot en met donderdag buiten een centrum/winkelgebied

Open lucht of tent

23:30 uur

00:00 uur

Bestaand gebouw

00:30 uur

01:00 uur

Wat betreft de sluitingstijden van horeca gelden de tijden op grond van artikel 2:29 APV.

5.4.2

Begintijden

Begintijden zullen in redelijkheid met de gemeente afgestemd moeten worden. Alleen op zondag is het vooralsnog verboden op grond van de Zondagswet om voor 13:00 uur openbare vermakelijkheden te houden. Hiervan kan de burgemeester ontheffing verlenen. Daarnaast is de verwachting dat de Zondagswet binnen afzienbare tijd wordt ingetrokken.

5.4.3

Op- en afbouw

Bij de op- en afbouw van een evenementterrein dient de organisatie rekening te houden met eventuele overlast voor de omgeving. Na 23:00 uur en vóór 07:00 uur mag de organisatie geen overlast gevende open afbouwwerkzaamheden uitvoeren.

zaaknummer Z/18/315379

pagina 26 van 50

6 Volksgezondheid en milieu Volksgezondheid en de bescherming van het milieu zijn weigeringsgronden met betrekking tot het besluit op een aanvraag van een evenementenvergunning. Het belang van duidelijkheid daarover is daarmee gegeven. In de onderstaande paragrafen bespreken we onderwerpen die gerelateerd zijn aan deze weigeringsgronden.

6.1 Geluid Bepalingen ten aanzien van evenementen uit het ‘gemeentelijk geluidbeleid 2008 Zevenaar’ werken slechts nog voor zover niet behandeld in deze paragraaf. Evenementen en geluid zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Het doel van deze paragraaf is om de juiste balans te beschrijven tussen enerzijds het faciliteren van activiteiten die horen bij Zevenaar en anderzijds het beperken van overmatige geluidhinder voor omwonenden, ondernemers en bezoekers. Door organisatoren ruimte te geven voor het organiseren van evenementen, is enige mate van geluidhinder onvermijdelijk. Hoewel vele factoren een rol spelen in hoeverre sprake is van hinder, verschaffen we in deze paragraaf duidelijkheid door het vaststellen van realistische en afgewogen geluidnormen bij evenementen.

6.1.1

Geluidnormen

Overlast door muziekgeluid tijdens evenementen spitst zich vrijwel altijd toe op de lage tonen, ofwel de bassen. Daarom wordt door gemeenten steeds vaker een maximale grenswaarde in dB (C) gesteld (in plaats van of tezamen met in dB (A)). Deze twee normen worden als volgt omschreven: - Een norm in dB(A). Deze weging is speciaal afgestemd op de wijze waarop mensen geluid waarnemen; - Een norm in dB(C). Deze weging is speciaal afgestemd op geluidniveaus met veel lage tonen. Er zijn geen landelijk geldende geluidsnormen. In vaste rechtspraak is aanvaard dat de ‘Nota evenementen met een luidruchtig karakter uit 1996’ (verder: nota) en het RIVM rapport 'Advies maximale geluidsniveaus voor muziekactiviteiten' als uitgangspunt kunnen dienen bij de beoordeling of geluidsoverlast van een evenement al dan niet aanvaardbaar is. Los van de nota blijft er ruimte voor de gemeente om de grens van ‘onduldbare hinder’ van geval tot geval te beoordelen in ogenschouw nemend de in de inleiding beschreven belangen en de concrete feiten en omstandigheden van het geval.

De gemeente Zevenaar gaat in ogenschouw nemend het bovenstaande bij vergunningverlening uit van de volgende uitgangspunten met betrekking tot grenswaarden voor geluid bij evenementen: - Op de dansvloer niet hoger dan 103 dB (A) en niet hoger dan 118 dB (C); - Op de gevels van omliggende geluidgevoelige gebouwen een basisnorm van 75 dB (A) en 90 dB (C); - In geval van maatwerkvoorschriften ter afwijking van de basisnorm afhankelijk van afstand, aard, duur en tijdstip(pen) van het evenement tussen de 70 – 85 dB (A) en 85 – 100 dB (C) op de gevels van de omliggende geluidgevoelige gebouwen.

zaaknummer Z/18/315379

pagina 27 van 50

6.1.2

Maatwerkvoorschriften

Bij een aantal evenementen is een hogere geluidbelasting onvermijdelijk. Daar staat tegenover dat op bepaalde locaties een lagere geluidbelasting behaald kan worden. Om deze situaties goed te regelen, stelt de gemeente maatwerkvoorschriften op basis van de onderstaande uitgangspunten. 6.1.2.1 Aantal Het aantal evenementen per jaar op een bepaalde locatie heeft invloed op de grenswaarden van het geluid bij die evenementen. Bij een hoog aantal evenementendagen per jaar per locatie wordt de lage zijde van de bandbreedte gehanteerd. Bij een laag aantal evenementendagen per jaar per locatie kan de grenswaarde, afhankelijk van overige aspecten, aan de hoge zijde van de bandbreedte gehanteerd worden. 6.1.2.2 Afstand De afstand van het evenement ten opzichte van omliggende geluidgevoelige gebouwen heeft invloed op de haalbaarheid van de basisnorm. Naar mate de afstand tussen het evenemententerrein en omliggende geluidgevoelige gebouwen kleiner is, stijgt de noodzaak voor maatwerkvoorschriften. Afhankelijk van de specifieke afstand en overige aspecten, wordt de grenswaarde bepaald. 6.1.2.3 Aard De aard van een evenement heeft betrekking op de bedoeling en de concrete inhoudelijke uitvoering van een evenement. Organisatoren organiseren veelal evenementen in een bepaalde branche met een bepaald genre en te verwachten bezoekers.

Die factoren hebben hun weerslag op de aard van een evenement en die spelen een rol bij de invulling van de bandbreedte. Een voorbeeld van de toepassing is: evenementen waarbij genres als dance en house ten gehore worden gebracht, komen in aanmerking voor hogere waarden binnen de bandbreedte dan evenementen waarbij (cover)bands ten gehore worden gebracht. 6.1.2.4 Duur Evenals de aard van een evenement, heeft de duur van een evenement zijn weerslag. Bij meerdaagse evenement is de geluidsoverlast qua duur vanzelfsprekend intensiever dan eendaagse evenementen. Vandaar dat de duur van een evenement invloed heeft op de hoogte van de geluidnormen. Wij nemen als algemeen uitgangspunt: hoe langer een evenement duurt, hoe lager in de bandbreedte. 6.1.2.5 Tijdstip De tijdstip van een evenement heeft invloed op de beleving voor omwonenden. Naast afstand, aard en duur van het evenement, is zowel de aanvangstijd als de eindtijd een belangrijk element in het geheel van afwegen ten behoeve van de te hanteren geluidnormen. Wij nemen als algemeen uitgangspunt: hoe later in de avond de eindtijd van het evenement of hoe vroeger de aanvangstijd van het evenement in de ochtend, hoe lager in de bandbreedte.

6.1.3

Meetpunt geluidnorm

Het uitgangspunt van het meten is dat wordt gemeten op de gevels van de omliggende geluidgevoelige gebouwen. Geluidnormen hebben namelijk als primair doel de bescherming van omwonenden. Echter, om ook de bezoekers te beschermen wordt gekozen om geluidnormen in de vergunning op te nemen die gelden op 2 meter van de muziekbox. In ieder geval is de organisator verantwoordelijk om de geluidvoorschriften na te leven. zaaknummer Z/18/315379

pagina 28 van 50

6.1.4

Handleiding meten en rekenen

De basis voor het meten en rekenen voor geluid op en rondom evenementen is ‘de Handleiding meten en rekenen industrielawaai 1999’ (verder: HMRI). Het toepassen van de HMRI (en de voorloper de IL-HR-1301) wordt in Nederland wettelijk voorgeschreven voor alle akoestische onderzoeken en metingen voor onder andere industrielawaai en horecageluid. Ook bij evenementengeluid wordt de HMRI doorgaans gebruikt, ook al is dit niet wettelijk geregeld. De HMRI is echter niet onverkort geschikt voor het rekenen met en meten aan evenementengeluid. Vandaar onderstaande toevoegingen en afwijkingen:4 - De in de vergunning opgenomen grenswaarde betreft het equivalente (gemiddelde) gewogen geluidniveau: - Om een representatieve waarde te verkrijgen van de ten gehore gebrachte muziek is de meettijd minimaal 2 minuten; - De grenswaarde betreft het invallende geluidniveau.

Indien gemeten wordt voor een reflecterend gebouw, dient de gemeten waarde met 3 dB gecorrigeerd te worden; - Op het gemeten geluidniveau wordt geen toeslag voor muziekgeluid (of impuls- of tonaalgeluid) toegepast; - De geluidbelasting wordt bepaald en gemeten op de hoogte van de betreffende woning(en); - Geluidmetingen tijdens het evenement hoeven niet binnen het meteoraam zoals bedoeld in de HMRI verricht te worden; - Er wordt geen meteocorrectie toegepast op het gemeten geluidniveau; - Er wordt geen bedrijfsduurcorrectie toegepast op het gemeten geluidniveau.