1031070 Reactie op accountantsverslag 2020

Memo onderwerp Reactie op accountantsverslag 2020 datum 25 mei 2021 deadline 25 mei 2021 zaaknummer Z/21/387787 van afdeling/ambtenaar Staf aan afdeling/college/raad Inleiding Stolwijk accountants heeft als onderdeel van de controle op de jaarstukken 2020 een accountantsverslag opgesteld. Hierin worden de belangrijkste bevindingen en aandachtspunten beschreven die volgen uit de controle van de jaarstukken 2020. Het jaar 2020 heeft voornamelijk in het teken gestaan van de coronacrisis. Grip proberen te krijgen op de effecten en deze zo goed mogelijk monitoren en rapporteren, waren belangrijke aandachtspunten. Desondanks heeft de ontwikkeling van de interne beheersing niet stil gestaan. We hebben verbeteringen door kunnen voeren op het gebied van processen en dat heeft geleid tot een goedkeurend oordeel voor de rechtmatigheid. Wel heeft een aantal andere ontwikkelingen, zoals het planmatig werken een vertraging opgelopen, mede doordat fysieke bijeenkomsten niet mogelijk waren. In deze reactie worden de bevindingen en aanbevelingen van de accountant voorzien van een toelichting en doorkijk. Kernpunten Algemeen Mede door incidentele baten (grondexploitaties) en minder negatieve effecten van de coronacrisis dan verwacht, hebben we eind 2020 een goede financiële positie. Het jaar 2020 was een belangrijk jaar in de opmaat naar de rechtmatigheidsverantwoording.

We hebben verbeteringen gerealiseerd, maar er zijn nog een aantal stappen te zetten. De accountant heeft belangrijke aandachtspunten in zijn managementletter 2020 opgenomen en die worden ook actief gemonitord door de organisatie. Toelichting oordeel De rechtmatigheidsfouten en onzekerheden vallen binnen de gestelde grenzen. Ten opzichte van vorig jaar is er met name op het gebied van de Europese aanbestedingen een verbetering gerealiseerd. De onzekerheden in het sociaal domein blijven een belangrijk aandachtsgebied. Corona en jaarstukken Bijzonder voor 2020 zijn de speciale regelingen in het kader van de coronacrisis. De TOZO, meerkosten en steunmaatregelen vroegen om flexibiliteit, terwijl de wettelijke kaders pas gedurende het proces duidelijk werden. Bij de controle van deze regelingen zijn vraagstukken naar boven gekomen die betrekking hebben op de governance van de RSD. Is er sprake van mandatering of delegatie en wat is het gevolg hiervan voor de verantwoordelijkheden en verantwoording. Advisering over het M&O-beleid is hier ook een gevolg van. Als gevolg van deze constateringen tijdens de controle is er ook een advies afgegeven nadrukkelijk te kijken naar de nieuw in te richten governance.

De adviespunten nemen wij in 2021 dan ook mee in de verschillende trajecten waarbij ze behoren. Aandachtspunten Raad Op verzoek van de raad heeft de accountant in 2019 en 2020 speciale aandacht geschonken aan een drietal onderwerpen: PDCA, sociaal domein en onzekerheden corona. PDCA & corona Het planmatig werken, wat ten grondslag ligt aan de PDCA, heeft als gevolg van de crisis in 2020 minder aandacht gekregen. Dit pakken wij op zodra de druk van de crisis weer afneemt en fysieke bijeenkomsten weer mogelijk zijn. Ten aanzien van de onzekerheden rondom de coronacrisis bent u gedurende 2020 en 2021 bij alle planning -en control documenten geïnformeerd. Op basis van de kaderbrief zijn ontwikkelingen gemonitord en bijgesteld op basis van de laatste CPB-ramingen. Aannames en verwachtingen zijn opgenomen en toegelicht in de verschillende stukken. Sociaal domein – rechtmatigheid verstrekkingen Procesmatig zijn in 2020 en 2021 meerdere verbeteringen doorgevoerd. Middels dashboards wordt managementinformatie ontsloten. De dashboards zijn nog in ontwikkeling, maar hebben hun eerste verbeteringen in monitoring en sturing laten zien. De rechtmatigheid van de verstrekkingen is echter niet alleen afhankelijk van de kwaliteit van de processen. Beleidsmatige keuzes hebben ook effect op de vraag of wij vast kunnen stellen of leveringen rechtmatig zijn.

Wij stellen de rechtmatigheid vast middels verklaringen van zorgpartijen. Beleidsmatig hebben wij in het kader van administratieve lasten bewust een keuze gemaakt bij welke omvang van zorg wij een verklaring eisen. Kleine zorgaanbieders (< € 25.000) hoeven geen verklaring aan te leveren. In het overzicht van de rechtmatigheden is terug te zien dat deze keuze in combinatie met een grote omvang van kleine aanbieders een grotere onzekerheid tot gevolg heeft. De beleidsmatige keuze om maatwerk te kunnen leveren versus de mate van controle op de zorgpartijen is meegenomen in de nieuwe aanbestedingen die door de MGR namens ons zijn uitgevoerd. Jaarrekening Financiële positie Zoals u in de jaarstukken kunt zien en zoals ook door de accountant wordt beschreven is onze financiële positie goed. De weerstandsratio is “uitstekend” en de ratio’s ontwikkelen zich de goede kant op. Belangrijk blijft echter wel het structurele exploitatiesaldo. De verbeteringen in de financiële positie zijn met name het gevolg van incidentele posten. Het structurele exploitatiesaldo blijft mede door de onduidelijkheden en onzekerheden vanuit het Rijk onder druk staan. Kwaliteit jaarstukken U kunt lezen dat de jaarstukken voldoen aan de vereisten van de BBV en daarmee alle relevante informatie geven die nodig is voor goede besluitvorming door de raad.

In zijn verslag geeft de accountant het advies om het balansdossier ter voorbereiding op de jaarstukken nog te verbeteren. Aandachtspunten door het digitaal en op afstand werken zijn gedurende het controleproces duidelijk geworden. Wij zullen deze lessen meenemen naar het volgende jaar.

387787

pagina 2 van 3

Begrotingsrechtmatigheid Mede doordat wij proberen gedurende het jaar u zo goed mogelijk inzicht te bieden in de ontwikkelingen zijn er bij de jaarrekening geen onverklaarbare budgetoverschrijdingen ontstaan. Overige bevindingen Naast de voorgaande bevindingen schenkt de accountant nog aandacht aan een aantal andere onderwerpen. Met name de opmerking over de onderhoudsplannen is een belangrijke constatering. In 2021 worden acties ondernomen om de verschillende onderhoudsplannen te actualiseren. Dit onderdeel is ook van belang bij de beoordeling van onze begroting door de Provincie. Als de plannen niet meer actueel zijn dan kan dit tot gevolg hebben dat de aanwezige voorzieningen omgezet moeten worden naar bestemmingsreserves. De overige adviezen nemen wij over. Interne beheersing Risico’s en rechtmatigheidsverantwoording Met name met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording is het belangrijk dat processen op orde zijn. Dit wil zeggen dat de mate van vastlegging, interne controle en verantwoording dusdanig op orde is dat wij in staat zijn hier een goede verantwoording over af te leggen in de jaarstukken 2021. De accountant wijst in zijn verslag naar belangrijke risico’s die hiervoor van belang zijn. Wij hebben stappen gezet, maar er zijn ook nog meerdere stappen te zetten.

Europese aanbestedingen Met name het proces rondom de aanbestedingen heeft in 2019 en 2020 de nodige aandacht gehad. Dit heeft tot gevolg dat de omvang van de onrechtmatigheden is gedaald van € 1.768.000 naar € 999.000. Van de nog resterende onrechtmatigheden is in 2020 de onrechtmatigheid hersteld. Dit wil zeggen dat in de loop van 2020 de juiste contracten zijn afgesloten. In 2020 telden de bedragen die zijn betaald tot aan het nieuwe contract nog wel als onrechtmatig. De werkelijke onrechtmatigheden op dit moment zijn aanzienlijk lager dan het opgenomen bedrag over 2020. In de tussentijd zijn wij ook nog verder bezig geweest met verbeteringen aanbrengen in het inkoopproces (o.a. prestatielevering) als geheel. In 2021 en volgende jaren zal dit de nodige aandacht blijven krijgen. Subsidieverstrekkingen Subsidies zijn een belangrijk instrument voor het realiseren van beleid. De constatering en het advies van de accountant zijn daarom ook al opgepakt. In 2021 verwachten wij verbeteringen te kunnen laten zien. WMO en jeugd De bevinding van de accountant hebben wij hebben zelf ook geconstateerd en in het kader van het programma sociaal domein heeft deze opmerking ook al een plaats gekregen in de implementatieagenda. Salarissen In andere jaren werd dit vastgelegd en gerapporteerd. Door onvoorziene omstandigheden is dit in 2020 niet uitgevoerd.

In 2021 bedden wij dit als onderdeel van de interne controle in. De verbijzonderde interne controle kan dan vaststellen of dit onderdeel in het proces wordt gecontroleerd.

387787

pagina 3 van 3