1028160 Raadvoorstel en raadsbesluit zienswijze Jaarstukken 2020 en MJB 2022-2025 SALD

*Z0442E95C 35* Raadsvoorstel Onderwerp Zaaknummer Documentnummer Portefeuillehouder Portefeuille Behandelend ambtenaar/afdeling Telefoon E-mail

Zienswijze jaarstukken 2020 en MJB 2022-2025 SALD Z/21/389785 1028160 L. van Riswijk Verbonden partijen Arianne Zwaan/Afdeling Informatiebeheer 0316595394 a.zwaan@zevenaar.nl

1. Samenvatting Het Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg (SALD) heeft de gemeenteraad per brief gevraagd om een mening (zienswijze) te geven over de jaarstukken 2020 en de begroting 2022-2025. Met dit raadsvoorstel doen wij een voorstel voor een zienswijze. 2. Raadsvoorstel Wij stellen u voor: 1. In te stemmen met de jaarstukken 2020 van het Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg; 2. In te stemmen met de conceptbegroting 2022-2025 van het Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg, met de volgende kanttekeningen: 1. In februari 2020 heeft de gemeente Zevenaar alle verbonden partijen verzocht om een bezuinigingsmaatregel te realiseren. Er is kritisch gekeken naar de mogelijkheden tot bezuinigingen en uit diverse gesprekken is gebleken dat de gevraagde bezuinigingsdoelstellingen om moverende maatregelen niet haalbaar zijn. 2. De gemeenteraad Zevenaar wil geïnformeerd worden zodra meer helderheid is over de richting van het besluit van het algemeen bestuur naar aanleiding van de businesscase e-depot. 3. Het college op te dragen de zienswijze van de raad over de jaarstukken 2020 en de conceptbegroting 2022-2025 kenbaar te maken aan het SALD. 3.

Waarom naar de raad Conform de Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg zendt het dagelijks bestuur de gemeenten voor vaststelling door het algemeen bestuur van het SALD de rekening en begroting toe, zodat zij hun zienswijzen kunnen indienen. Aan de hand daarvan zal vaststelling van de Jaarrekening 2020 en Begroting 2022-2025 door het bestuur van het SALD plaatsvinden. 4. Doelstelling en beoogd resultaat Door uw zienswijzen kenbaar te maken kunt u invloed uitoefenen op de afwegingen en besluitvorming in het begrotingsproces en de financiële huishouding van het SALD. Met als beoogd resultaat dat de taken van het SALD op een effectieve wijze worden uitgevoerd.

5. Argumenten en alternatieven Argumenten 1.1. Conform de gemeenschappelijke regeling “Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg” dient de raad in de gelegenheid te worden gesteld een zienswijze te geven. Uw raad dient geïnformeerd te worden over de inhoudelijke en financiële stand van zaken bij het SALD. In de gemeenschappelijke regeling “Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg” is opgenomen dat de deelnemende gemeenten in de gelegenheid worden gesteld om hun zienswijze over de concept jaarrekening en de conceptbegroting te geven. Het dagelijks en het algemeen bestuur van SALD betrekt de zienswijze van de raad in hun besluitvorming over deze financiële stukken. 1.2

In de jaarrekening 2020 legt SALD verantwoording af over het afgelopen jaar. De jaarstukken 2020 van SALD geven geen aanleiding tot het indienen van een zienswijze. De jaarrekening van SALD is overzichtelijk en biedt financieel inzicht en het jaarverslag biedt een compact beeld van de werkzaamheden van het SALD.

2.1

De begroting 2022-2025 vertoont een stabiel financieel beeld. De ontwerpbegroting voldoet aan de eisen van het Besluit begroting en verantwoording (BBV). Behoudens onderstaande ontwikkelingen zijn in de ontwerpbegroting 2022 uitsluitend de loon-en prijspeilontwikkelingen verwerkt.

2.1.1

De ontwikkeling van het e-depot Liemers en Doesburg is van invloed op de financiële huishouding van de deelnemende gemeenten en het SALD Belangrijk speerpunt is de realisering van een e-depotvoorziening, zodat de deelnemende gemeenten en het SALD naast de papieren archieven in de toekomst ook de nieuwe digitale overheidsarchieven kan beheren en beschikbaar stellen. Dat vraagt van de deelnemende gemeenten een investering in mensen en in middelen. Maar dat levert ook wat op: een gezamenlijke, efficiënte omgeving waar overheidsinformatie duurzaam wordt bewaard en toegankelijk is voor burgers, bedrijven, ambtenaren en medeoverheden. Voor de gemeente Zevenaar is het van belang om te kunnen voldoen aan de eisen van de wetgever, die stelt dat gemeenten hun archieven (analoog én digitaal) in goede, geordende en toegankelijke staat moeten bewaren, zodat die informatie openbaar, beschikbaar en herbruikbaar is door burgers en bedrijven. Het e-depot is daarmee een basisvoorziening voor een open, transparante en dienstverlenende overheid. Het SALD zal mogelijk gaan aansluiten op het e-depot van het Erfgoedcentrum Achterhoek Liemers (hierna: ECAL). Deze aansluiting is op verzoek van het bestuur uitgewerkt in een businesscase.

Deze businesscase geeft inzicht in zowel de organisatorische als financiële consequenties van de invoering en geeft een routekaart voor de aansluiting op het ECAL, zowel voor de deelnemende gemeenten en het SALD. Mocht er positieve besluitvorming komen over de businesscase, dan zullen wij u hiervan op de hoogte stellen.

2.1.2

Het opstellen van een nieuwe gemeenschappelijke regeling SALD voor de toekomst is van invloed op de financiële huishouding van SALD. De huidige gemeenschappelijke regeling SALD is gedateerd. Eerder is besloten om de gemeenschappelijke regeling eerst praktisch te actualiseren, waarbij slechts sprake is van een technische omzetting.

zaaknummer Z/21/

pagina 2 van 5

In de toekomst zal er een nieuwe gemeenschappelijke regeling worden opgesteld en aan de raden van de gemeenten worden voorgelegd. Voorgesteld wordt om dan over te gaan op een aangepaste, meer praktijkgerichte, kostenverdeling. Deze is nu gebaseerd op het aantal inwoners en personeelskosten per gemeente, terwijl in de praktijk de kosten vooral afhankelijk zijn van het aantal meters archief dat door het SALD per gemeente wordt beheerd. 3.1

Voor 2022 en 2023 wordt van het SALD een bezuiniging op de exploitatiekosten verwacht van respectievelijk 2,5 en 5% In februari 2020 heeft de gemeente Zevenaar alle verbonden partijen verzocht om deze bezuinigingsmaatregel te realiseren. In de afgelopen periode is uiterst kritisch gekeken naar de mogelijkheden tot bezuinigingen. Van de totale begrote lasten 2022 ad € 292.802, betreft 84% vaste personeelslasten. De overige 16% ad € 48.036 bestaat onder andere uit administratiekosten (betaling aan de gemeente Zevenaar) ad € 23.100,-- accountskosten ad € 12.100,-verzekeringspremie ad € 595,-- en afschrijvingslasten ad € 1.839,-- totaal € 37.634 (13%). Dit zijn vaste kosten. Er blijft van de overige kosten nog zo’n 3% over. Dit zijn vooral de automatiseringskosten, studiekosten en algemene kosten (vrijwilligers). De mogelijkheden tot bezuinigingen zijn gelet hierop nihil en daarom is besloten dat de bezuinigingsopgave niet haalbaar is voor het SALD.

Alternatieven Binnen het SALD, maar ook bij de deelnemende gemeenten, ontbreekt de kennis en capaciteit om zelf het E-depot vorm te geven. Een alternatief is daarom niet aanwezig. 6. Hoe gaan we dat bereiken en is evaluatie nodig? De financiële en organisatorische consequenties van de aansluiting op het E-depot van bijvoorbeeld het ECAL zijn in beeld gebracht. Zo nodig wordt uw raad hierover afzonderlijk geadviseerd. 7. Klimaat en duurzaamheid Door de vergaande digitalisering neemt het gebruik van papier af en bestaat het huidige en toekomstige archief nagenoeg geheel uit digitale archiefbescheiden. 8. Communicatie Na behandeling en besluitvorming in de gemeenteraad wordt de zienswijze in een brief aan het SALD medegedeeld. 9. Kosten, baten en dekking De gemeentelijke bijdrage voor 2020 bedraagt € 138.647,--. De onderlinge verdeling van de bijdrage van de gemeenten is gebaseerd op het aantal inwoners (50%) en op de verdeling van de werktijden (50%). Voor 2020 zijn kosten begroot voor de aanstelling van een projectleider voor het project e-depot. Echter, door het niet aanstellen van deze projectleider zijn er in werkelijkheid minder kosten dan begroot, waardoor de bijdrage van de deelnemende gemeenten lager uit valt ten opzichte van de begroting 2020. De begrote bijdrage was namelijk € 154.109 en valt in werkelijkheid € 15.462,-- lager uit.

Wel dient rekening te worden gehouden met de effecten van de nog vast te stellen richting ten aanzien van het project e-depot.

zaaknummer Z/21/389785

pagina 3 van 5

10. Bijlagen De volgende bijlagen horen bij dit voorstel: Volgorde 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Documentnummer 1027573 1028156 1028165 1028168 1028845 1028169

Naam Aanbiedingsbrief SALD Kaderbrief SALD Jaarstukken SALD Meerjarenbegroting 2022-2025 SALD Brief aan SALD met zienswijze Dashboard SALD

Burgemeester en wethouders van Zevenaar

De secretaris Danielle Jansen

zaaknummer Z/21/

De burgemeester Lucien van Riswijk

pagina 4 van 5

Raadsbesluit Onderwerp 2025 SALD Zaaknummer Documentnummer

Raadsvoorstel-en besluit zienswijze jaarstukken 2020 en MJB 2022Z/21/389785 1028160

De raad van de gemeente Zevenaar; gelet op artikel 35 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, alsmede gelet op de artikelen artikel 24 en 25 van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Zevenaar; besluit: 1. 2.

3.

In te stemmen met de jaarstukken 2020 van het Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg; In te stemmen met de conceptbegroting 2022-2025 van het Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg, met de volgende kanttekeningen: 1. In februari 2020 heeft de gemeente Zevenaar alle verbonden partijen verzocht om een bezuinigingsmaatregel te realiseren. Er is kritisch gekeken naar de mogelijkheden tot bezuinigingen en uit diverse gesprekken is gebleken dat de gevraagde bezuinigingsdoelstellingen om moverende maatregelen niet haalbaar zijn. 2. De gemeenteraad Zevenaar wil geïnformeerd worden zodra meer helderheid is over de richting van het besluit van het algemeen bestuur naar aanleiding van de businesscase e-depot. Het college op te dragen de zienswijze van de raad over de jaarstukken 2020 en de conceptbegroting 2022-2025 kenbaar te maken aan het SALD.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zevenaar, gehouden op 7 juli 2021. De griffier, W.M. van der Vlies

zaaknummer Z/20/358447

De burgemeester, L.J.E.M. van Riswijk

pagina 5 van 5