VRG25.042 Beantwoording schriftelijke vragen (NDZ) - Aanbesteding contract Figi

Nummer vraag Datum vraag Datum beantwoording college Datum raad

: : : :

VRG25.042 29 oktober 2025 24 november 2025

Zaaknummer:

FORMULIER (BEANTWOORDING) SCHRIFTELIJKE VRAGEN op grond van artikel 39 RvO Beantwoording Vragensteller Onderwerp Portefeuillehouder

: : : :

Schriftelijk Jan Bredius (NieuwDemocratischZeist) Aanbesteding theatercontract Figi Walter van Dijk

Tijdens het Vragenuur Lijst ingekomen stukken van 9 september 2025 heb ik een aantal vragen gesteld over de raadsinformatiebrief ‘Aanbesteding Theatercontract’ (RIB25.091, 16 juli 2025). Deze vragen zijn mondeling door de wethouder beantwoord. Naar aanleiding van de beantwoording wil ik het college nog een aantal aanvullende vragen stellen met het verzoek deze schriftelijk te beantwoorden. Vraag 1) Waarom vindt met terugwerkende kracht een hernieuwde toetsing van de rechtmatigheid plaats in het kader van de aanbesteding uit in 2018, niet zijnde het verantwoordingsjaar 2024? Antwoord: Er vindt geen hernieuwde toetsing plaats, jaarlijks vindt er toetsing plaats op alle uitgaven van crediteuren boven een bepaald bedrag. Hierbij wordt onder meer beoordeeld of de uitgaven gedekt worden door een (rechts)geldig contract en of dit contract op de juiste wijze is aanbesteed. Dit valt sinds boekjaar 2023 onder de verantwoordelijkheid van het college en viel daarvoor onder de controle van de externe accountant. Uiteraard zijn er destijds ook controles uitgevoerd. In genoemde RIB is uitgelegd hoe deze fout op dit moment aan het licht kwam. Een rechtmatigheidsfout kan op elk moment ontdekt worden.

Als dit een contract met een looptijd van 1 jaar is en het wordt niet in dat betreffende jaar ontdekt dan leidt dat in een volgend jaar niet alsnog tot een melding van onrechtmatigheid (mits er geen lasten meer in dat jaar zijn). Betreft het echter een meerjarig contract, dan wordt de fout nadat deze ontdekt is per jaar opgenomen in de Rechtmatigheidsverantwoording tot de rechtmatigheidsfout is opgelost. Vraag 2) Is het college het met mij eens dat een herbeoordeling in 2024 van een overeenkomst tussen de gemeente en een privépersoon uit 2018 op het punt van aanbestedingsrecht of rechtmatigheid niet gerechtvaardigd is, omdat: - de rechtmatigheidsverantwoording ex artikel 3.1 van het Controleprotocol Jaarrekening 2023 uitsluitend betrekking heeft op het verslagjaar 2024; - de overeenkomst uit 2018 onder het regime en de verantwoording van het verantwoordingsjaar 2019 (en niet 2024) viel; - beginselen van rechtszekerheid, vertrouwen en verjaring heropening uitsluiten; - de bedoeling van de rechtmatigheidsverantwoording niet retrospectief maar prospectief is. Antwoord: Bij vraag 1 is uitgelegd hoe de beoordeling van crediteuren en daarmee contracten tot stand komt. In de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV is aangegeven dat we jaarlijks een beoordeling moeten doen of contracten rechtmatig zijn

aanbesteed. Ook is een paragraaf gewijd aan meerjarige contracten. Daarom is dit onderdeel van de onze jaarlijkse beoordeling van de rechtmatigheid.