Visiedocument Een goed leven in Zeist - ook digitaal 2023

Een goed leven in Zeist – ook digitaal Visiedocument Behoorlijk bestuur met data Je kent al het verhaal van onze organisatie: wie we zijn, waar we voor staan, de kernwaarden Vertrouwen, Nabijheid en Kracht die we hanteren en waar we voor gaan. We willen een mooie, levendige, groene en inclusieve gemeente zijn. Onze inwoners bieden we een goed leven in Zeist. Wie je ook bent en waar je ook woont – van Austerlitz tot Den Dolder en van Vollenhove tot het Lyceumkwartier. Onze organisatiecultuur is mensgericht, lerend en dynamisch. We weten wat er speelt en houden de lijnen kort. Maar de samenleving digitaliseert en je ziet overal om je heen nieuwe technologie zoals mobiel internet, slimme camera’s en het gebruik van algoritmes. Wat tegenwoordig óók hard nodig is, is een matchende informatiehuishouding. Aan een goed leven in Zeist kunnen we niet bijdragen als we dìt niet op orde hebben. Want goed beschouwd zijn we tegenwoordig in de eerste plaats informatieverwerker. Al het andere dat we doen, is hierop gebaseerd. De AVG wetgeving is geen ‘kan niet / mag niet-wetgeving’ maar schept ruimte en maakt zaken mogelijk, op een goede manier. Daarvoor is een aanpak nodig die lijkt op risicomanagement. Dat we zowel aan de voorkant, als aan de achterkant van het proces het kunnen uitleggen en dit vorm willen geven in samenspraak met inwoners.

Waarbij we ons realiseren dat Gegevensbescherming vooral een ethisch vraagstuk en integriteitsaangelegenheid is (moraliteit). Invoering van beleid met betrekking tot Gegevensbescherming is niet zozeer een extra last maar geeft de gemeente de mogelijkheid om uiting te kunnen geven aan de eigen bestuurlijke visie en dus de manier waarop wij met onze inwoners en ketenpartners om willen gaan ofwel de vertaling van de bedoeling van de wet1 . We gaan mee met de tijd Als Gemeente Zeist gaan we mee met de tijd, de maatschappij en technologische ontwikkelingen. We zien hierin kansen om nog meer het goede te doen. Met behulp van online dienstverlening is de gemeente bereikbaarder geworden, is informatie sneller uitgewisseld en beschikken we makkelijker over stuurinformatie. Dat helpt ons in onze taakuitoefening (efficiëntere dienstverlening, toezicht en handhaving) en draagt bij aan de kwaliteit van bestuurlijke besluitvorming Maar we zien ook uitdagingen. Met name dat we iemand verkeerd in onze (informatie)systemen hebben staan of over die persoon verkeerde conclusies trekken. We zijn dan juist niet mensgericht, wat indruist tegen onze principes en kernwaarden. We maken van leven in Zeist dan iets onaangenaams en in ernstige gevallen misschien zelfs bedreigend en onveilig – vergelijk de toeslagenaffaire.

In het bijzonder hebben we rekening te houden met de mensen die niet digitaal vaardig zijn. Dat betekent dat we ons hierop blijvend moeten aanpassen. Het volstaat niet meer dat we ons richten op wat we doen (openbare orde & veiligheid, maatschappelijke ondersteuning, wonen & omgeving, belastingheffing, enzovoorts), maar ook hoe we dat (gedigitaliseerd) organiseren. Veel van de dingen die we doen, doen we in samenwerking met anderen. Gemeente Zeist is geen eiland maar staat in verbinding met andere gemeenten en ketenpartners zoals de politie en

Uitgangspunt hierbij is het kennen (en toepassen van) artikel 1 van de AVG. Hierin staat: “Het vrije verkeer van persoonsgegevens in de Unie wordt noch beperkt noch verboden om redenen die verband houden met de bescherming van natuurlijke personen ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens.” Ofwel in normaal Nederlands: privacy is geen reden om verwerking van persoonsgegevens te belemmeren, tenzij betrokkenen er nadeel door ondervinden. 1

Visiedocument “Een goed leven in Zeist – ook digitaal”

1

zorginstellingen, regionale uitvoeringsorganisaties zoals RSDKRH en BghU, en uiteenlopende dienstverleners in de ICT-sector, waarvan Microsoft, KPN en Centric de bekendste zijn. Zonder informatieverwerking geen gemeente, maar het leeuwendeel van de informatie waarvan we afhankelijk zijn, laten we verwerken door anderen.

Eigenaarschap Ongeacht hoe we het organiseren, we zijn en blijven eindverantwoordelijk – tenminste; eindverantwoordelijk voor dat deel waarvan bij wet of gemeentelijke regeling is geregeld dat het bestuurlijk eigenaarschap berust bij de raad, de burgemeester of het college. ‘Eigenaarschap’ is het sleutelwoord – niet alleen bestuurlijk. Gemeente Zeist zijn we allemaal. Het eigenaarschap straalt dan ook af op iedereen. Het gaat er om dat iedereen verantwoordelijkheid néémt, vanuit onze verschillende rollen en verantwoordelijkheden.

RASCI model

• Het college en het GMT sturen aan de hand van SMART-geformuleerde regieafspraken op de kwaliteit en mensgerichtheid van onze informatievoorzieningen. • De raad zet de grote lijnen uit (wat voor gemeente willen we zijn), maakt die volwassenwording financieel mogelijk en bewaakt het bereiken van mijlpalen. • Medewerkers en ketenpartners zijn medeverantwoordelijk voor betrouwbare, transparante en veilige informatieverwerking. Wat heb je nodig om mensgericht te kunnen werken. • Supportfuncties zoals documentaire informatievoorziening, informatieveiligheid, juridische zaken, communicatie en ICT dragen bij vanuit ieders eigen invalshoek. • Toezichtfuncties bewaken en handhaven op bestuursniveau de doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeentelijke informatiebeleidsvoering. Dat vergt kennis en vaardigheden en, vooral, het juiste gedrag. Het verhaal van Zeist is niet meer alleen dat we het kunnen doorvertellen, maar vooral dat we het zelf doen. Verantwoord omgaan met informatie door eigenaarschap te betrachten, brengen we in de praktijk. Het moet in onze DNA zitten. Het is een duurzaamheidskwestie. We betrekken inwoners bij keuzes en dilemma’s. Onze oplossingen zijn geen black box maar we kunnen het uitleggen, en houden rekening met de wensen en behoeften van onze doelgroepen.

Kortom; we waarborgen dat onze informatievoorzieningen ten dienste van de mens staan in plaats van andersom.

Visiedocument “Een goed leven in Zeist – ook digitaal”

2

Lerende organisatie Duurzame Gegevensbescherming bereik je niet van de ene op de andere dag. En het is ook nooit af. Maar wat we wél kunnen doen is om in de komende tijd verdere stappen te zetten op het gebied van professionalisering en borging om het benodigde kwaliteitsniveau te bereiken. We hebben dan alle aspecten van de gemeentelijke bedrijfsvoering doorgelicht, inclusief uitbestede taken en informatiedeling in samenwerkingsverbanden zoals volgens de Wet veiligheidsregio’s en de Wet publieke gezondheid. En bovenal hebben wij tegen die tijd voorzien in passende maatregelen om onze doelgroepen en onszelf, te beschermen tegen reële risico’s. We stellen hiervoor prioriteiten. We bepalen richting en koers via de I-thema’s en de uitwerking hiervan vindt plaats in het werkprogramma en de onderliggende werkplannen. We voegen nieuwe ontwikkelingen, zoals data analyse of smart city toepassingen, hieraan toe en geven daarmee invulling aan de richting en koers van het I-thema. Zodat ook deze vanzelfsprekend met passende waarborgen zijn omkleed en van waaruit rekenschap kan worden afgelegd. Bij significante afwijkingen bespreken en bepalen we opnieuw de koers van het I-thema.

Bij prioritering in de uitvoering hanteren we de schaal van Erg, waarbij we vooral inzetten op het voorkomen van risico’s die van vitaal belang zijn en deze methodiek voorkomt dat we doorslaan in de naleving van de AVG.

Schaal van Erg

Binnen het werkprogramma dragen we ook zorg voor de culturele kant en de vereiste kennis, wat per organisatieonderdeel zal verschillen. Fouten gaan we zo goed als mogelijk tegen, maar kunnen we nooit helemaal voorkomen. Daarnaast gaan zich ongetwijfeld problemen voordoen die we niet hebben voorzien. Eén cultuuraspect staat daarom voorop: Gemeente Zeist omarmt het concept van – wat in het Engels heet – just culture: zelfs de grootste blunder kun je veilig melden. Waar mensen werken worden fouten gemaakt. Van fouten en andere incidenten onderzoeken we de oorzaken, om ons daarin te verbeteren. Gemeente Zeist is een lerende organisatie.

Visiedocument “Een goed leven in Zeist – ook digitaal”

3

De norm De norm voor digitale duurzaamheid, dus het kwaliteitsniveau dat we hebben te bereiken, kennen we al lang. Alleen zien we in dat we daar tot nu toe ‘te organisch’ mee zijn omgegaan. Dàt gaan we veranderen. • • •

•

EU Verordening 2016/679 is onze maatstaf voor behoorlijke en zorgvuldige informatieverwerking in de bestuurlijke sfeer. EU-richtlijn 2016/680 is onze maatstaf voor behoorlijke en zorgvuldige informatieverwerking in de justitiële sfeer. Tot dezelfde regulatory package behoren ook de komende EU ePrivacy-verordening en de Wet op de algoritmes en kunstmatige intelligentie, waar we nu al zo goed mogelijk rekening mee zullen houden. Een en ander ter actualisering van de Gemeentewet, de Algemene wet bestuursrecht (met name artikel 3:2 over zorgvuldige informatiegaring en belangenafweging).

EU Verordening 2016/679 kennen we als AVG. En EU-richtlijn 2016/680 als Wet politiegegevens (WPG), waar buitengewoon opsporingsambtenaren van de gemeente mee te maken hebben.

Insteek: het moreel kompas De nieuwe privacywetgeving geeft ons als Zeist ruimte om het goede te doen, in samenspraak met ketenpartners en inwoners. We gaan werken aan het juist duiden van de AVG wetgeving. Wetgeving zoals de AVG beschermt alle grondrechten2, dus bijvoorbeeld ook het recht op veiligheid, onderwijs of arbeidsparticipatie. Veel kan en veel mag, mits maatschappelijk verantwoord en met passende waarborgen omkleed. Dìt is ons leidend principe, waarbij we steeds – in samenspraak met inwoners – zorgdragen voor goede uitleg, begrip en draagvlak. In de duiding van de AVG wetgeving hanteren we het moreel kompas om tot het goede te komen.

We zien dat de wettelijke kaders zich gemakkelijk laten lenen voor afvinkcultuur en uitgebreide audits, en daarmee een overdaad aan administratieve lasten. Bijvoorbeeld het hébben van een verwerkingsregister wordt belangrijker dan de functie van dat instrument (inzicht en overzicht). Verwerkingsregisters als zodanig beschermen geen mensen en is daarom ook geen doel op zich maar is instrumenteel voor het realiseren van ambities. We zijn er scherp op dat we controleren op kwaliteit, conform onze ambities en de bedoeling achter de wettelijke kaders.

Moreel kompas

2

De AVG beschermt inderdaad alle grondrechten. Aangezien EU 50 grondrechten erkent waarvan één het recht op privéleven, kun je hooguit zeggen dat de AVG voor 2% een privacywet is. Voor 98% waarborgt de AVG andere bescherming, zoals het recht op veiligheid, onderwijs en arbeidsparticipatie. Juist hier heeft de gemeente taken. Begrijp de AVG daarom vooral als de wet op de menselijke maat.

Visiedocument “Een goed leven in Zeist – ook digitaal”

4

Het organisch omgaan met de wetgeving, bestaat eruit dat we te lief voor elkaar zijn geweest (te ‘groene’ cultuur). Wat we gaan verbeteren is zowel de interne verantwoording over nakoming van afspraken als de externe verantwoording door onze ketenpartners. Ook rollen en verantwoordelijkheden leggen we duidelijker vast.

Vervolgaanpak Dit visiedocument verduidelijkt op hoofdlijnen in welke richting Gemeente Zeist zich ontwikkelt met het oog op een goed leven in Zeist, óók in de digitale leefomgeving. Hierover blijven we in gesprek. Tegelijk zetten we woorden om in daden. Dit visiedocument is nader uitgewerkt in het borgingsdocument ‘Beleidsmodel behoorlijk bestuur met data’ (zie bijlage). Het visiedocument vormt samen met het borgingsdocument één geheel, waarbij de vertaling plaatsvindt van strategisch naar tactisch. Aan de hand van het borgingsdocument gaan we het komend jaar aan de slag met verdere professionalisering van de bedrijfsvoering.

Zeist 2023 Sergej Katus & Antoinette van Leeuwen

Visiedocument “Een goed leven in Zeist – ook digitaal”

5