Uitnodigingsbrief Raad Citymarketing 16-11-2023

Geachte leden van de raad, Met deze brief willen wij u uitnodigen voor een presentatie over de voortgang van het initiatief om te komen tot een citybranding en -marketing voor Zeist, onder de noemer ‘Zeist Open Slotstad’. De basis hiervoor is gelegd in 2019, toen een daartoe aangestelde taskforce een ‘Actieplan recreatie en toerisme’ (zie bijlage) heeft opgesteld. Aanleiding / historie van de opdracht: In 2019 heeft een taskforce met deelnemers uit het speelveld van recreatie en toerisme in Zeist een advies opgesteld aan college en gemeenteraad om de recreatie en toeristische sector van Zeist beter op de kaart te zetten. De gemeenteraad heeft dit actieprogramma recreatie en toerisme vastgesteld en daarbij is budget voor uitvoering beschikbaar gesteld. Helaas heeft de uitvoering op zich laten wachten, omdat corona lang roet in het eten heeft gegooid. Het belangrijkste advies van de taskforce was dat er zowel online als offline een sterk ‘merk’ van Zeist komt, waarin de verschillende stakeholders (focus op recreatie en toerisme, maar ook economie, horeca, cultuur, sport, centrum, erfgoed en groen) zich herkennen en dit kunnen uitdragen in allerlei vormen, met de nadruk op een website/platform om ‘het verhaal van Zeist’ op te delen. Parallel hieraan ligt het advies van het versterken van het netwerk tussen deze stakeholders.

Eind 2022, na beëindiging van de beperkende coronamaatregelen, hebben we met de stakeholders besloten om concreet aan de slag te gaan. We hebben een uitvraag gedaan aan een drietal brandingsbureaus om Zeist daarbij te helpen, waarna de ingestelde begeleidingscommissie heeft besloten om in zee te gaan met de combinatie van de bureaus Steets en Beeldenstorm. Tegelijkertijd hebben we sinds het najaar 2022 het netwerk weer nieuw leven ingeblazen, gericht op kennismaking en meer samenwerking tussen de diverse voor toerisme en recreatie relevante sectoren. Doel en opdracht aan Steets en Beeldenstorm Een integraal toeristisch recreatief profiel van Zeist met overzicht van toeristisch-recreatief aanbod en daarbij passende verhalen. Herkenbaar en breed toegankelijk, met samenhang tussen de verschillende sectoren. Middel: Een integraal online platform dat het verhaal van Zeist vertelt met bijbehorende look en feel. Inhoudelijk kun je er vinden wat er in Zeist te doen en te beleven is vanuit de verschillende sectoren. De daarvoor bestemde site dient goed vindbaar en doorzoekbaar te zijn. Het is niet de intentie om de bestaande marketing van de verschillende sectoren te vervangen. We zien het meer als een koepel die de diverse inspanningen op het gebied van marketing verbindt en afstemt.

Aan Steets & Beeldenstorm hebben we gevraagd: Opleveren van een platform waarop we ‘het verhaal van Zeist’ kunnen delen Een look en feel ontwikkelen die uitstraalt wat het verhaal van Zeist is en die samen met de stakeholders tot stand is gekomen (beeldmerk) Advies over communicatiestrategie hoe dit platform daadwerkelijk op de juiste manier ingezet gaat worden. Advies over beheer en gebruik van het platform Bovenstaande is in Q1 en Q2 2023 uitgevoerd, onder begeleiding van een uit diverse stakeholders omvattende begeleidingsgroep. Ook hebben we een tweetal sessies georganiseerd, waarin een grotere groep stakeholders (variërend van ondernemers uit het centrum tot cultuurorganisaties tot partijen uit recreatie en toerisme) hebben kunnen meedenken. September 2023 is bovenstaande opdracht afgerond.

Uitvoering en governance De basis ontwikkelen en lanceren is een eenmalig project, maar het succes staat of valt met de uitvoering daarna; een continu proces. Zowel in de voorbereidende fase als in de fase van doorlopende uitvoering is het belangrijk dat alle stakeholders goed aangehaakt zijn en blijven én dat de juiste content haar weg vindt naar het platform, en het platform haar weg vindt richting stakeholders, bewoners en bezoekers. Daarom hebben wij in de persoon van Peter de la Mar een kwartiermaker/projectleider aangesteld en hebben we een stuurgroep gevormd met een brede afvaardiging uit relevante sectoren en stakeholdersgroepen. Opdracht aan kwartiermaker: a. Aangehaakte stakeholders blijvend betrekken bij dit initiatief en relevante nieuwe stakeholders uit Zeist en omgeving aanhaken b. Een governance-structuur opzetten (stuurgroep + raad van advies) c. Een partij inschakelen die inhoudelijk aan de slag gaat met brandmanagement, projectmanagement en contentmanagement (‘vullen’ platform) d. Ambitiedocument 2024 en verder met bijbehorende financieringsstructuur opstellen e. Lancering van platform ‘Zeist Open Slotstad’ 1 maart 2024 De kwartiermaker is in september 2023 aan de slag gegaan. De stuurgroep, met brede afvaardiging en dito draagvlak, is in oktober 2023 voor het eerst bij elkaar gekomen. Ook de gemeente heeft een plaats in de stuurgroep.

De komende maanden staan in het teken van het bouwen en vullen van het platform en van het verder vergroten van het draagvlak. Bovendien liggen er kansen in de koppeling met The Passion; beide initiatieven kunnen elkaar versterken. Sessie met de gemeenteraad op 16 november 2023 Wij willen u uitnodigen voor een presentatie op 16 november. Doel van deze sessie is tweeledig: ten eerste om u te informeren over dit initiatief en de stand van zaken, voortkomend uit het actieplan dat door uw raad in 2019 is vastgesteld. Ten tweede om bij u uw reacties, suggesties en ideeën op te halen, waarmee we Zeist nog beter op de kaart kunnen zetten. Er is dus volop ruimte voor discussie en het geven van uw inbreng. Namens gemeente Zeist zullen Bo Hendriksen (accountmanager Cultuur, Recreatie & Toerisme) en Roeland Sluiskes (Adviseur Economie/accountmanager Bedrijven) aanwezig zijn. De presentatie zal worden gegeven door Peter de la Mar (extern kwartiermaker en projectleider). Wij hopen u allen te mogen ontvangen op 16 november om 20:00 uur op het gemeentehuis.