RV26.052 rv Verordening op de Auditcommissie Zeist 2026

RAADSVOORSTEL

Voorstel van:

De fractievoorzitters

Ontvangst griffie

Opsteller

Raadsgriffie (T. Sungur)

Ronde Tafel

Zaak/raadsvoorstel nummer

1038315 / RV26.052

Debat

Datum voorstel

15 juni 2026

Raadsvergadering

7 en 9 juli 2026

Onderwerp Verordening op de Auditcommissie Zeist 2026

Doel van het voorstel Zorgen voor actuele regelgeving.

Voorgesteld besluit 1. De verordening Auditcommissie Zeist 2026 vast te stellen overeenkomstig ontwerpbesluit RV26.052-A en daarmee de verordening op de Auditcommissie in te trekken. 2. De wijziging van de Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Zeist 2023 vast te stellen overeenkomstig ontwerpbesluit RV26.052-B

Inhoud (korte samenvatting) De gemeenteraad is op grond van artikel 84 van de Gemeentewet bevoegd commissies in te stellen en hun bevoegdheden bij verordening te regelen. Met dit voorstel wordt de verordening op de auditcommissie geactualiseerd en een aantal keuzes gemaakt in het kader van de samenstelling van de commissie. De huidige verordening wordt ingetrokken en vervangen door de Verordening auditcommissie Zeist 2026. Met het vaststellen van de Verordening op de Auditcommissie Zeist 2026 zijn twee bepalingen in de Verordening controle financiële beheer en organisatie gemeente Zeist 2023 niet langer actueel. Daarom wordt deze verordening gewijzigd. VERDIEPING Inleiding Gelet op de toenemende financiële uitdagingen voor gemeenten, de noodzaak van een sterke controlerende rol van de gemeenteraad en de adviserende rol van de auditcommissie richting de gemeenteraad wordt onder meer voorgesteld de samenstelling van de auditcommissie te verduidelijken en te formaliseren. In de huidige praktijk is niet altijd duidelijk welke vertegenwoordigers namens de fracties structureel deelnemen aan de auditcommissie. Met dit raadsvoorstel wordt beoogd om de verordening aan te passen zodat de auditcommissie bestaat uit vaste, door de gemeenteraad benoemde leden. De leden worden voorgedragen uit de eigen fracties en er worden geen plaatsvervangende leden aangewezen.

Daarnaast wordt voorzien in een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter van wie één tevens raadslid, zodat de auditcommissie zo nodig mondeling in de raad kan worden vertegenwoordigd. Dit voorstel is reeds in het fractievoorzittersoverleg van 26 januari besproken en geaccordeerd. Pagina 1 van 3

Daarnaast wordt voorgesteld de verordening op enkele overige punten te actualiseren, zodat deze weer in lijn is met de actuele wet- en regelgeving. ARGUMENTEN VOOR EN TEGEN 1.1. Het versterken van de financiële kennis en deskundigheid van de commissie De inzet van vaste leden maakt het mogelijk gericht te investeren in de opbouw en borging van financiële kennis en expertise binnen de auditcommissie, onder meer door cursussen. Dit versterkt de continuïteit in de behandeling van P&C-onderwerpen en biedt ruimte voor verdere doorontwikkeling van de commissie. Daarmee wordt de adviserende rol van de auditcommissie richting de gemeenteraad binnen de P&Ccyclus versterkt. De uitgangspunten voor dit raadsvoorstel zijn in januari 2026 besproken in en geaccordeerd door het fractievoorzittersoverleg. 1.2. Meer continuïteit en kwaliteit in de controlerende rol Een vaste samenstelling bevordert continuïteit in de behandeling van jaarstukken, begrotingskaders en de rechtmatigheidsverantwoording. Dit ondersteunt de gemeenteraad beter in zijn controlerende taak in financieel uitdagende tijden. 1.3. Duidelijkere afstemming en aanspreekbaarheid richting fracties Met één vast lid per fractie is helder wie het aanspreekpunt is. Dit vereenvoudigt de interne afstemming, versterkt de adviesrol van de auditcommissie richting de raad en voorkomt versnippering in de vertegenwoordiging. 1.4.

Minder flexibiliteit bij afwezigheid of wisselingen Het vervallen van plaatsvervangende leden kan de flexibiliteit verminderen wanneer vaste leden verhinderd zijn of tussentijds uitvallen. Dit vraagt om goede onderlinge afstemming binnen fracties en een zorgvuldige planning van de werkzaamheden. Tegelijkertijd is dit risico beperkt. Bij verhindering kan een lid voorafgaand aan de vergadering zijn of haar aandachtspunten meegeven aan de voorzitter of aan een ander lid. Indien sprake is van tussentijdse uitval, kan de gemeenteraad bovendien een nieuw lid benoemen. Daarmee blijft de continuïteit van het werk van de auditcommissie voldoende geborgd. 1.5. Actualisering van de verordening in lijn met huidige wet- en regelgeving De huidige verordening uit 2011 is op onderdelen voor verduidelijking vatbaar. Met dit voorstel wordt de tekst op een aantal punten redactioneel verbeterd. Het gaat onder meer om de bepalingen over openbaarheid van vergaderingen, besluitvorming en de taakomschrijving van de commissie. Deze aanpassingen zijn voornamelijk technisch van aard en bevatten geen inhoudelijke koerswijziging. 2.1 Enkele bepalingen zijn niet meer actueel Met het vaststellen van de Verordening op de Auditcommissie Zeist 2026 zijn twee bepalingen in de Verordening controle financiële beheer en organisatie gemeente Zeist 2023 niet langer actueel.

- De definitie van de auditcommissie in artikel 1 vermeldt plaatsvervangende leden en fractieassistenten en verwijst naar de huidige verordening, die wordt ingetrokken. - In artikel 4 lid 2 wordt verwezen naar een specifiek artikelnummer uit de huidige verordening op de Auditcommissie, terwijl de artikelnummering door de herziening wijzigt en de nieuwe verordening deze bevoegdheid zelf regelt. Een verwijzing is daarmee overbodig.

Pagina 2 van 3

TOELICHTING Participatie n.v.t. Financiële toelichting Dit voorstel heeft geen financiële gevolgen. Juridische aspecten De verordening is gebaseerd op artikel 84 van de Gemeentewet. Duurzame aspecten n.v.t. Samenhang met andere projecten n.v.t. VERDERE PROCES Planning en uitvoering Na vaststelling van de verordening zal deze worden bekendgemaakt in het elektronisch Gemeenteblad. Communicatie Zoals voorgeschreven in artikel 147a Gemeentewet is het college in de gelegenheid gesteld eventuele wensen en bedenkingen bij het voorstel in te dienen, voordat de raad een besluit neemt. Zodra de reactie van het college is ontvangen, zal deze als bijlage worden toegevoegd bij dit raadsvoorstel. Evaluatie Als landelijke wetgeving aanleiding geeft de verordening aan te passen en/of er wensen tot wijziging vanuit de gemeenteraad komen, zal worden bekeken of de verordening moet worden gewijzigd. BIJLAGEN 1. Ontwerpverordening op de Auditcommissie 2026 (voorgestelde wijzigingen ten opzichte van huidige verordening zijn geel gearceerd). Namens de fractievoorzitters, De griffier, drs. E.M.H. Lemaier

Pagina 3 van 3

RAADSBESLUIT Behoort bij raadsvoorstel Verordening op de Auditcommissie Zeist 2026 Nummer RV26.052-A De raad van de gemeente Zeist; Gelet op artikel 84 van de Gemeentewet; Gelezen het voorstel van de fractievoorzitters van 15 juni 2026. BESLUIT: De volgende verordening vast te stellen: Verordening op de Auditcommissie Zeist 2026 Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: - Auditcommissie: een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet. - Accountant: de accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet. Artikel 2 Taken De auditcommissie heeft tot taak het adviseren van de raad in zijn controlerende functie bij het toezicht houden op: 1. De betrouwbaarheid en relevantie van de (tussentijdse) verslaglegging ten behoeve van de raad. 2. De effectiviteit van de beheersing van risico’s binnen de gemeente. 3. De opdracht aan en het functioneren van de accountant. 4. De opzet en werking van het interne audit instrumentarium. 5. De opvolging van aanbevelingen die komen uit: - de accountantscontrole; - de rapporten van de Rekenkamer; - de naleving van wet- en regelgeving en andere relevante voorschriften door de gemeente. Artikel 3 Samenstelling auditcommissie 1. De auditcommissie bestaat uit ten minste drie en ten hoogste zoveel leden als er fracties in de raad zijn. 2. Elke fractie kan uit haar midden één lid voordragen. 3.

Voor de voordracht komen ook door de raad benoemde commissieleden in aanmerking. 4. De auditcommissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter waarvan tenminste één raadslid. 5. De benoeming van de leden door de raad geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen. 6. Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van hoedanigheid van raads- of commissielid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad. 7. In tussentijds in de auditcommissie opengevallen plaatsen, wordt zo spoedig mogelijk voorzien. Artikel 4 Instelling subcommissies 1. Op voorstel van de voorzitter of een van de leden kan de auditcommissie besluiten om een subcommissie in te stellen voor een bepaalde periode en met een omschreven opdracht. 2. Een subcommissie bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 leden. 3. De leden van een subcommissie worden benoemd door de auditcommissie op basis van kennis en vaardigheden op het werkterrein van de subcommissie. Pagina 1 van 1

4.

Voor benoeming tot lid van een subcommissie komen zowel raadsleden als door de raad benoemde commissieleden in aanmerking. 5. De subcommissie rapporteert minimaal één maal per jaar aan de auditcommissie over haar werkzaamheden en bevindingen. Artikel 5 Vergaderingen en werkwijze 1. De auditcommissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen, maar in ieder geval jaarlijks in mei/juni over de programmarekening/eerste bestuursrapportage/Kadernota, in september ter voorbereiding op de controle van lopend jaar en in november/december met het oog op de interim-controle. 2. De voorzitter zendt tenminste acht dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. 3. Een aanvullende agenda wordt zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden verzonden. 4. De auditcommissie wordt bijgestaan door de griffier of een door hem aan te wijzen vervanger. Artikel 6 Besluitvorming 1. Besluiten van de auditcommissie worden genomen bij meerderheid van stemmen. 2. De auditcommissie kan slechts besluiten nemen wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. 3. Bij het staken van de stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag. 4.

Een minderheidsstandpunt wordt gemeld bij de gemeenteraad. Artikel 7 Bevoegdheden 1. De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen advies uit te brengen. 2. In het kader van de uitoefening van haar taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de Rekenkamer en de accountant als bedoeld in artikel 2. 3. Indien de auditcommissie dit noodzakelijk acht, is zij bevoegd voor advies een externe deskundige in te schakelen. 4. De auditcommissie is bevoegd namens de raad te overleggen met het college over de aanbesteding van de accountantscontrole als bedoeld in artikel 2 lid 2 van de Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Zeist 2023. Artikel 8 Bijwonen vergaderingen 1. De auditcommissie is bevoegd om leden van het college, leden van de Rekenkamer, de accountant, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan de beraadslagingen. 2. Indien de auditcommissie ambtenaren uitnodigt informeert zij het college daarover. Artikel 9 Openbaarheid van vergaderingen 1. De vergaderingen van de auditcommissie zijn niet openbaar. 2. Op voorstel van de voorzitter of een van de leden kan de auditcommissie besluiten een vergadering openbaar te houden. 3.

De auditcommissie beslist over de openbaarmaking van verslagen en stukken die in vergadering zijn behandeld. Artikel 10 Intrekking oude verordening 1. De Verordening op de Auditcommissie (vastgesteld op 6 december 2011) wordt ingetrokken.

Pagina 2 van 1

Artikel 11 Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de Auditcommissie Zeist 2026. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zeist van 7 juli en voortgezet op 9 juli 2026,

drs. E.M.H. Lemaier, griffier

drs. J. Langenacker, voorzitter

Pagina 3 van 3

RAADSBESLUIT Behoort bij raadsvoorstel Verordening op de Auditcommissie Zeist 2026 Nummer RV26.052-B De raad van de gemeente Zeist; Gelezen het voorstel van de fractievoorzitters van 15 juni 2026. BESLUIT: De Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Zeist 2023 als volgt te wijzigen: Artikel I A. Artikel 1 lid c komt als volgt te luiden: Auditcommissie: een door de raad ingestelde commissie als bedoeld in artikel 84 Gemeentewet, waarvan de taken zijn vastgelegd in de daarvoor geldende verordening; B. Artikel 4 lid 2 komt als volgt te luiden: Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de auditcommissie en vertegenwoordigers van de gemeente. Artikel II Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zeist van 7 juli en voortgezet op 9 juli 2026,

drs. E.M.H. Lemaier, griffier

drs. J. Langenacker, voorzitter

Pagina 1 van 1