RV26.052 Bijlage 1 - Ontwerpverordening Auditcommissie Zeist 2026 (wijzigingen gearceerd)

Verordening op de Auditcommissie Zeist 2026 Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: 1. De auditcommissie: de auditcommissie, zijnde een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet. 2. Het presidium: Het raadspresidium als bedoeld in artikel 3b van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Zeist. 2. De verordening voor de controle op het financieel beheer: de door de gemeenteraad vastgestelde Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Zeist 2. Accountant: de accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet. Artikel 2 Taken De auditcommissie heeft tot taak het adviseren van de raad in zijn controlerende functie bij het toezicht houden op: 1. De betrouwbaarheid en relevantie van de (tussentijdse) verslaglegging ten behoeve van de raad. 2. De effectiviteit van de beheersing van risico’s binnen de gemeente. 3. De opdracht aan en het functioneren van de accountant. 4. De opzet en werking van het interne audit instrumentarium. 5. De opvolging van aanbevelingen die komen uit: - de accountantscontrole; - de rapporten van de Rekenkamercommissie; - de naleving van wet- en regelgeving en andere relevante voorschriften door de gemeente. Artikel 3 Samenstelling auditcommissie 1.

De voorzitter van de commissie is raadslid of buitengewoon raadslid en wordt aangewezen door de raad voor de duur van de zittingsperiode van de raad. De voorzitter heeft geen stem in de vergadering. 2. De commissie kan uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter aanwijzen. 3. Ieder raadsfractie kan uit zijn midden één lid en één plaatsvervangend lid aanwijzen. 4. Voor aanwijzing als commissielid komen ook door de raad benoemde fractieassistenten in aanmerking. 1. De auditcommissie bestaat uit ten minste drie en ten hoogste zoveel leden als er fracties in de raad zijn. 2. Elke fractie kan uit haar midden één lid voordragen. 3. Voor de voordracht komen ook door de raad benoemde commissieleden in aanmerking. 4. De auditcommissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter waarvan tenminste één raadslid. 5. De benoeming van de leden door de raad geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen. 6. Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van hoedanigheid van raads- of commissielid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad. 7. In tussentijds in de auditcommissie opengevallen plaatsen, wordt zo spoedig mogelijk voorzien. Artikel 3a4 Instelling subcommissies 1.

Op voorstel van de voorzitter of een van de leden kan de auditcommissie besluiten om een subcommissie in te stellen voor een bepaalde periode en met een omschreven opdracht. 2. Een subcommissie bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 leden. 3. De leden van een subcommissie worden benoemd door de auditcommissie op basis van kennis en vaardigheden op het werkterrein van de subcommissie. 4. Voor benoeming tot lid van een subcommissie komen zowel raadsleden als door de raad benoemde commissieleden in aanmerking.

1

5. De subcommissie rapporteert minimaal één maal per jaar aan de auditcommissie over haar werkzaamheden en bevindingen. Artikel 4 – Begin en einde lidmaatschap commissie. 1. De aanwijzing van de leden en de plaatsvervangende leden van de commissies heeft plaats bij het begin van elke aangegeven zittingsperiode van de raad. 2. Het lidmaatschap van de commissie eindigt wanneer de betrokkene geen deel meer uitmaakt van de raad, dan wel geen fractieassistent meer is. Een lid van de commissie kan te allen tijde ontslag nemen. Hij geeft daarvan schriftelijk kennis aan de voorzitter van de commissie. Artikel 5 – Secretariaat. De commissie wordt bijgestaan door de Griffier of een door hem aan te wijzen vervanger. Artikel 56 Vergaderingen en werkwijze 1. De auditcommissie vergadert volgens een door de commissie vastgesteld vergaderschema. De auditcommissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen, maar in ieder geval jaarlijks in mei/juni over de programmarekening/eerste bestuursrapportage/Kadernota, in september ter voorbereiding op de controle van lopend jaar en in november/december met het oog op de interim-controle. 2. De commissie vergadert voorts wanneer de voorzitter het nodig oordeelt of wanneer tenminste twee leden schriftelijk met opgaaf van reden daarom verzoeken. 2.

De voorzitter zendt tenminste acht dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. 3. Een aanvullende agenda wordt zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden verzonden. 4. De auditcommissie wordt bijgestaan door de griffier of een door hem aan te wijzen vervanger. Artikel 67 Besluitvorming 1. Besluiten van de auditcommissie worden genomen bij meerderheid van stemmen. 2. De auditcommissie kan slechts besluiten nemen indien minstens 3 leden aanwezig zijn wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. 3. Bij het staken van de stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag. 4. Een minderheidsstandpunt wordt gemeld bij de gemeenteraad. Artikel 78 Bevoegdheden 1. De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen advies uit te brengen. 2. In het kader van de uitoefening van haar taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de gemeentelijke Rekenkamercommissie en de accountant als bedoeld in artikel 2. 3. In geval de commissie het nodig acht dat een externe deskundige de commissie van advies voorziet, kan de commissie hiervoor een beroep doen op het werkbudget van de raad. Een verzoek hiertoe wordt gericht tot het presidium.

Indien de auditcommissie dit noodzakelijk acht, is zij bevoegd voor advies een externe deskundige in te schakelen. 4. De auditcommissie is bevoegd namens de raad te overleggen met het college over de aanbesteding van de accountantscontrole als bedoeld in artikel 2 lid 2 van de Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Zeist 2023. 5. De commissie is bevoegd voor haar ondersteuning een beroep te doen op de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning. Artikel 89 Uitnodigen Bijwonen vergaderingen 1. De auditcommissie is bevoegd om leden van het college, leden van de Rekenkamercommissie, de accountant, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan de beraadslagingen. 2. Indien de auditcommissie ambtenaren uitnodigt informeert zij het college daarover.

2

Artikel 910 Openbaarheid van vergaderingen 1. De vergaderingen van de auditcommissie zijn in de regel besloten. De vergaderingen van de auditcommissie zijn niet openbaar. 2. Op voorstel van de voorzitter of een van de leden kan de auditcommissie besluiten dat een vergadering openbaar te houden.in de openbaarheid wordt gehouden. 3. De auditcommissie beslist over de openbaarmaking van verslagen en stukken die in vergadering zijn behandeld. Artikel 10 Intrekking oude verordening 1. De Verordening op de Auditcommissie (vastgesteld op 6 december 2011, laatstelijk gewijzigd op 5 september 2023) wordt ingetrokken. Artikel 11 Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de Auditcommissie Zeist 2026. Artikel 11 - Geheimhouding De artikelen 55 en 86 van de gemeentewet over de oplegging van geheimhouding zijn van overeenkomstige toepassing Artikel 12 – Informatieverstrekking. Het college van burgemeester en wethouders verstrekt de commissie gevraagd of ongevraagd alle informatie die zij nodig heeft voor de uitoefening van haar taak. Artikel 169 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.

Indien het college van burgemeester en wethouders redenen aanwezig acht om van toezending van documenten of verstrekking van informatie als bedoeld in lid 1 en lid 2 af te zien, doet het daarvan mededeling aan de raad en de voorzitter van de commissie. Indien een lid van het college redenen aanwezig acht om niet op een uitnodiging als bedoeld in artikel 9 lid 1 in te gaan, doet het daarvan schriftelijk mededeling aan de raad en aan de voorzitter van de commissie. Artikel 13 – Slotbepalingen. Bij twijfel omtrent de betekenis of de toepassing van de in deze verordening ten aanzien van de werkwijze van de commissie opgenomen bepalingen en in gevallen dienaangaande, waarin deze verordening niet voorziet, beslist de voorzitter van de commissie. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 7 juli 2026. De voorzitter, drs. J. Langenacker De griffier, drs. E.M.H. Lemaier

3