RV26.051 Bijlage 2 - VNG Ledenbrief 19-018 Model Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning

1. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan . [2. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de raadscommissies en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.] 3. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden.

Artikel 5. Ondersteuning [presidium OF seniorenconvent] 1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het [presidium OF seniorenconvent] en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan. 2. Indien het seniorenconvent aanvullende ondersteuning behoeft, draagt de griffier ervoor zorg dat deze gegeven wordt.

[Artikel 6. Organisatie griffie Bijlage bij ledenbrief VNG april 2019

1. De griffier geeft leiding aan de griffie. 2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie. 3. De commissiegriffiers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.]

Artikel 7. Verhindering en vervanging

1. Indien de griffier [meer dan [aantal] dagen] verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad. 2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 8. Slotbepalingen

1. In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de griffier, voor zover nodig in overleg met de voorzitter van de raad. 2. De [citeertitel oude instructie] vervalt. 3. Deze instructie treedt in werking op [datum]. 4. Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier [naam gemeente en eventueel jaartal]. Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van [naam gemeente] op [datum].

Bijlage bij ledenbrief VNG april 2019

Toelichting NB Deze toelichting is geschreven met de (mogelijke) keuzes die in de Model Instructie voor de griffier 2019 gemaakt zijn in gedachte. Als een individuele gemeente op punten andere keuzes maakt, dan sluit deze toelichting mogelijk niet aan. Wel kan ze uiteraard als basis dienen voor een door de gemeente zelf op te stellen toelichting. Voor een goed beeld dient deze modelinstructie in samenhang met de hierbij behorende VNG ledenbrief gelezen te worden. Algemeen Deze instructie geeft uitvoering aan artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet. Hierin is bepaald dat de raad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier. Artikelsgewijs In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Artikel 1. Algemene ondersteuning

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen van de raad en de individuele raadsleden en vormt samen met de secretaris de spil in het contact tussen de raad en het college.

Artikel 2. Agenda vergaderingen

De raadsagenda's worden vastgesteld door de raad en kunnen voorbereid worden door het raadspresidium, het seniorenconvent of de agendacommissie (zie verder de toelichting op artikel 5). De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend. Indien de raad een jaaragenda vaststelt ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt. Er zijn ook gemeenten waar men in plaats van jaaragenda spreekt over lange termijnagenda, raadsprogramma of een soortgelijke term.

Artikelen 3. Voorbereiding en verloop vergaderingen en 4. Aanwezigheid en verslaglegging vergaderingen

De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Vanwege de schaalgrootte en het takenpakket van de gemeente kan de raad voor een in omvang beperkte griffie kiezen of voor commissiegriffiers die onder het gezag van het college staan. In dat geval kan het wenselijk zijn dat de griffier ook de voorzitters van de raadscommissies ondersteunt en aanwezig is bij vergaderingen van de raadscommissies.

Artikel 5. Ondersteuning [presidium OF seniorenconvent] Bijlage bij ledenbrief VNG april 2019

Voor het [presidium OF seniorenconvent] als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Het kan ook zijn dat er sprake is van een agendacommissie. De agendacommissie bestaat uit de voorzitters van de commissies en de burgemeester en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter. Deze commissie wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen. Het seniorenconvent bestaat uit alle fractievoorzitters en de burgemeester en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter. In het seniorenconvent kunnen naast procedurele aangelegenheden ook belangrijke inhoudelijke zaken aan de orde komen. Het presidium kan dezelfde samenstelling hebben als het seniorenconvent, maar kan ook een commissie uit de raad zijn waar enkele vertegenwoordigers uit de raad (één uit de coalitie en één uit de oppositie) tezamen met de burgemeester en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter procedurele afspraken maken. Elk van de genoemde instituten zouden in beginsel door de griffier en medewerkers van de griffie ondersteund moeten worden.

[Artikel 6. Organisatie griffie Ook de commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier. Het heeft de voorkeur dat deze functionarissen niet binnen het reguliere ambtelijke apparaat werken. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in de raadsvergaderingen.]

Bijlage bij ledenbrief VNG april 2019

Model Instructie voor de secretaris 2019 (Versie geldig vanaf) Leeswijzer modelbepalingen - […] of (bijvoorbeeld) [aantal] = door gemeente in te vullen, zie bijvoorbeeld artikel 6, eerste lid. - [iets] = facultatief, zie bijvoorbeeld artikel 6, eerste lid. - [(iets)] = een duiding ter illustratie of uitleg voor gemeente, zie bijvoorbeeld artikel 6, tweede lid. - Combinaties zijn ook mogelijk, zie bijvoorbeeld artikel 6, tweede lid, dat facultatief is en waar ingevuld moet worden (uiteraard alleen als besloten wordt de bepaling over te nemen). Nadere uitleg is opgenomen in de VNG ledenbrief.

Besluit van burgemeester en wethouders van [naam gemeente] tot vaststelling van een nieuwe Instructie voor de secretaris [naam gemeente en eventueel jaartal] Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente [naam gemeente]; gelezen het voorstel van […] van [datum en nummer]; gelet op artikel 103, tweede lid, van de Gemeentewet; gezien het advies van de [naam commissie]; besluit vast te stellen de Instructie voor de secretaris [naam gemeente en eventueel jaartal]:

Artikel 1. Algemene ondersteuning

1. De secretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies. 2. Hij is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet. Hij is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke

Artikel 2. Ondersteuning burgemeester en wethouders

1. De secretaris draagt zorg voor: a. een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders; b. de voor de uitoefening van hun functie benodigde informatievoorziening aan de leden van burgemeester en wethouders; c. een gedegen en tijdige advisering aan burgemeester en wethouders; d. een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en het bevorderen van een voortvarende uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders; e. het vastleggen van door burgemeester en wethouders genomen besluiten in een besluitenlijst en het bijhouden van een presentielijst. 2. Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de ondersteuning van de burgemeester en de door hem of door burgemeester en wethouders ingestelde commissies.

Artikel 3. Ondersteuning burgemeester

1. De secretaris staat de burgemeester terzijde. 2. Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds. 3. Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

Bijlage bij ledenbrief VNG april 2019

Artikel 4. Ambtelijke organisatie 1. Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken, voert de secretaris regelmatig gezamenlijk overleg met de directie van de ambtelijke organisatie. [2. De secretaris is voorzitter van het dit overleg.] 3. De secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet, in overleg met de directie, voorstellen aan burgemeester en wethouders ter zake. 4. De secretaris kan in overleg met de directie procedures vaststellen voor de behandeling van zaken die door het gemeentebestuur aan de ambtelijke organisatie ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

Artikel 5. Samenwerking en samenhang

1. De secretaris bevordert een goede samenwerking en samenhang binnen de ambtelijke organisatie. 2. Hij doet, indien noodzakelijk, voorstellen aan burgemeester en wethouders tot het geven van aanwijzingen aan directeuren om die samenwerking en samenhang te verzekeren.

Artikel 6. Verhindering en vervanging

1. Indien de secretaris [meer dan [aantal] dagen] verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan burgemeester en wethouders en de burgemeester. [2. Voor een afwezigheid van langer dan [aantal (bijvoorbeeld vijf)] dagen behoeft de secretaris toestemming van burgemeester en wethouders.] 3. Bij verhindering of afwezigheid wordt de secretaris vervangen door een daartoe door hem aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 7. Slotbepalingen

1. In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de secretaris, voor zover nodig in overleg met burgemeester en wethouders of de burgemeester. 2. De [citeertitel oude instructie] vervalt. 3. Deze instructie treedt in werking op [datum]. 4. Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de gemeentesecretaris [naam gemeente en eventueel jaartal]. Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van [naam gemeente] op [datum].

Bijlage bij ledenbrief VNG april 2019

Toelichting NB Deze toelichting is geschreven met de (mogelijke) keuzes die in de Model Instructie voor de secretaris 2019 gemaakt zijn in gedachte. Als een individuele gemeente op punten andere keuzes maakt, dan sluit deze toelichting mogelijk niet aan. Wel kan ze uiteraard als basis dienen voor een door de gemeente zelf op te stellen toelichting. Voor een goed beeld dient deze modelinstructie in samenhang met de hierbij behorende VNG ledenbrief gelezen te worden. Algemeen Deze instructie geeft uitvoering aan artikel 103, tweede lid, van de Gemeentewet (hierna: wet). Hierin is geregeld dat het college in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de secretaris. Artikelsgewijs In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Artikel 1. Algemene ondersteuning, Artikel 2. Ondersteuning burgemeester en wethouders, en Artikel 3. Ondersteuning burgemeester Deze artikelen zijn een uitwerking van artikel 103 van de wet. Op grond van artikel 103, eerste lid, van de wet staat de secretaris het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde. Op grond van artikel 103, tweede lid, van de wet stelt het college in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de secretaris vast.

Artikel 6. Verhindering en vervanging

Dit artikel is een uitwerking van artikel 106, eerste lid, van de wet. Hierin is bepaald dat het college de vervanging van de secretaris regelt.

Bijlage bij ledenbrief VNG april 2019