RV25 060 RV + RB Meerjaren onderhoudsbegroting 2026-2035 en inrichten voorzieningenmethodiek

RAADSVOORSTEL Vaststellen meerjaren onderhoudsbegroting 2026-2035 en inrichten voorzieningenmethodiek

Portefeuillehouder: Wethouder Van Dijk

Ontvangst griffie 4 november 2025

Opstellers Donata de Bruin/ Martin Lekkerker

Debat

Zaak/stuknummer: 951735/RV25.060

Raadsvergadering 16 december 2025

Besluit college: 28 oktober 2025

Onderwerp Vaststellen meerjaren onderhoudsbegroting 2026-2035 en inrichten voorzieningenmethodiek.

Doel van het voorstel De gemeente Zeist heeft vastgoed in bezit om invulling te geven aan maatschappelijke taken en doelen. Om deze eigendommen in goede staat te houden wordt gewerkt met duurzame meerjarige onderhoudsplannen (DMJOP). De gemeente voorziet daarmee in goede veilige en bruikbare accommodaties. Volgens het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) zijn we verplicht een 10-jarige doorkijk te maken van het onderhoud en de onderhoudskosten en deze kosten via een voorziening positief te houden. Door op langere termijn te kijken naar de onderhoudskosten zorgen we voor inzicht, financiële stabiliteit en voldoen we aan onze wettelijke verplichting. Dit samen maakt dat we zo effectief efficiënt mogelijk blijven zorgen voor de gemeentelijke gebouwen, een belangrijk deel van onze kapitaalgoederen.

Voorgesteld besluit 1. De meerjarige onderhoudsbedragen voor de periode 2026–2035 vast te stellen, zoals opgenomen onder paragraaf 3 van dit voorstel 2. De Reserve onderhoud Kapitaalgoederen om te zetten naar een Voorziening onderhoud Kapitaalgoederen 3. De jaarlijkse storting in de voorziening onderhoud kapitaalgoederen te verhogen met € 975.000,Besluit Raad: aangenomen (27 voor / 5 tegen; voor: GroenLinks, VVD, D66, CDA, ChristenUnie-SGP, PvdA, SP, ZeisterBelang, onafhankelijk lid Osinga / tegen: NieuwDemocratischZeist, Seyst.nu, onafhankelijk raadslid Fiscalini)

Inhoud (korte samenvatting) De gemeente Zeist heeft vastgoed in bezit om invulling te geven aan maatschappelijke doelen. We onderhouden ons vastgoed om (wettelijk) te voldoen aan veilige, gezonde en bruikbare gebouwen. Hiervoor werken we met duurzame meerjaren onderhoudsplannen (DMJOP). Volgens het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) zijn we verplicht een 10-jarige doorkijk te maken van het onderhoud en de onderhoudskosten en deze kosten via een voorziening positief te houden.

Pagina 1 van 5

RAADSVOORSTEL Vaststellen meerjaren onderhoudsbegroting 2026-2035 en inrichten voorzieningenmethodiek

De voorliggende beslispunten betreffen de benodigde onderhoudsbedragen en de bijbehorende jaarlijkse storting voor de begrotingsjaren voor de jaren 2026 tot en met 2035, tevens de omzetting van de huidige reserve onderhoud kapitaalgoederen naar een voorziening. Inleiding De gemeente Zeist heeft vastgoed in bezit om invulling te geven aan maatschappelijke doelen. We onderhouden ons vastgoed om (wettelijk) te voldoen aan veilige, gezonde en bruikbare gebouwen. Hiervoor werken we met duurzame meerjaren onderhoudsplannen (DMJOP). Volgens het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) zijn we verplicht een 10-jarige doorkijk te maken van het onderhoud en de onderhoudskosten en deze kosten via een voorziening positief te houden. De richtlijn vanuit BBV is daarbij dat dergelijke plannen minimaal per 5 jaar getoetst en geactualiseerd worden en door de gemeenteraad te worden vastgesteld. Deze actualisatie heeft als doel om te waarborgen dat de financiële voorziening blijft aansluiten bij de werkelijke onderhoudskosten, prijsontwikkelingen en beleidswijzigingen, zodat het financiële beeld actueel, betrouwbaar en rechtmatig blijft. De actualisatie wordt gedaan via nulmetingen van de technische staat van de gebouwen.

Hieruit worden onderhoudsplannen opgesteld waarbij de jaarlijkse en meerjarige onderhoudskosten in beeld worden gebracht De laatste actualisatie is in 2021 uitgevoerd en vastgesteld, voorliggend besluit gaat over de actualisatie die eind 2025 heeft plaatsgevonden, ten behoeve van de inpassing in de begroting vanaf 2026. De voorliggende beslispunten betreffen de benodigde onderhoudsbedragen en de bijbehorende jaarlijkse storting voor de begrotingsjaren voor de jaren 2026 tot en met 2035, tevens de omzetting van de huidige reserve onderhoud kapitaalgoederen naar een voorziening. ARGUMENTEN 1

Onderhoudsbegroting en onderhoudsplannen

Het is van groot belang om als gemeente goed en efficiënt te zorgen voor het gemeentelijk vastgoed. Onderhoud is belangrijk voor een optimale instandhouding, veiligheid en gebruik van het betreffende gebouw. Veelal liggen er ook wettelijke keuringen en bepalingen ten grondslag aan het onderhoud. We toetsen de staat van het gebouw en maken onderhoudsplannen voor de instandhouding conform meetmethode NEN 2767. Hiermee geven we, volgens het BBV, uitvoering aan het zorgvuldig in stand houden van de kapitaalgoederen en het voorkomen van verval en mogelijke kapitaalvernietiging. De actualisatie van de meerjarige onderhoudsbegroting wordt gedaan op basis van onafhankelijke onderhoudsplannen die tot stand zijn gekomen door her-inspecties per pand en actualisatie van actuele kostenkengetallen. Hiermee hebben wij een onafhankelijke nulmeting van de technische staat en de benodigde onderhoudskosten voor de lange termijn in beeld gebracht. We kunnen hier een doorkijk van tien jaar onderhoud in maken en dit koppelen aan de meerjarige begroting. De onderhoudsplannen zijn definitief opgeleverd in 2025 en geborgd binnen de data van team Vastgoed. Deze onderhoudsplannen zijn uitgebreid en op detailniveau en elementniveau opgebouwd en geven zowel detailinformatie per pand, jaarcijfers en 10-jaar cijfers voor het onderhoud per gebouw.

De 10 jaar cijfers van alle onderhoudsplannen van alle gebouwen zijn samengevoegd in een totaaltelling en daarmee input voor de actualisatie en toets op de voorziening en begrotingscijfers.

Pagina 2 van 5

RAADSVOORSTEL Vaststellen meerjaren onderhoudsbegroting 2026-2035 en inrichten voorzieningenmethodiek

De onderhoudscijfers zijn geactualiseerd op basis van staat van het gebouw, indexering van onderhoudskosten en actuele wet- en regelgeving. De onderhoudscijfers zijn tevens getoetst aan de strategie per pand, om geen onnodige onderhoudskosten mee te rekenen. Bijgaand ‘Overzicht Gemeentelijk Vastgoed’ geeft een overzicht van de gemeentelijke gebouwen. Hierop is te zien dat nieuwe panden zoals de Gemeentewerf, Kantine FZO en Patria, Kleedkamergebouw Dijnselburg en de uitbreiding van brandweerkazerne Den Dolder zijn meegenomen. De opstallen van de oude gemeentewerf zijn niet meer meegenomen in de onderhoudsplannen, vanwege aankomende sloop en herontwikkeling van het gebied. Het niveau voor het plegen van onderhoud in de geactualiseerde onderhoudsplannen is gebaseerd op de NEN2767 methodiek. Het uitgangspunt voor de nieuwe plannen zijn in lijn met bestaand beleid.

Niveau 1 (nieuwbouw). Dit is de startkwaliteit van een gebouw, de nieuwbouw kwaliteit. Niveau 2 (goed) Dit passen we (traditioneel) alleen toe bij 3 gebouwen vanwege het representatieve karakter bij het houden van (betaalde) plechtigheden en evenementen. Dit zijn: Slot Zeist, het Oude Raadhuis en Aula Zeister Bosrust. Niveau 3 (redelijk) Dit passen we toe als basis voor al onze overige gebouwen. Het is het meest gangbare en economisch en technisch meest effectieve niveau van onderhoud binnen de NEN normering. Niveau 4 (matig) passen we niet toe in de onderhoudsplannen omdat het tekenen van verval toestaat. Wat weer kan leiden tot achterstallig onderhoud en meer storingen. Wel kan het voorkomen dat gebouwen een korte tijd in dit niveau vervallen vanuit economische efficiency als er sprake is van voorbereiding tot sloop, afstoten of aankomende grootschalige renovatie. Op Lagere niveaus dan 4 sturen we in principe niet. 2

Van reserve naar voorzieningen

Op dit moment worden de kosten die voortvloeien uit het DMJOP gedekt vanuit een reserve. Aangezien een reserve niet bedoeld is voor het financieren van planmatig onderhoud, voldoet deze werkwijze niet aan de richtlijnen van het BBV. Om weer in lijn te komen met het BBV dient de onderhoudsreserve te worden omgezet in een voorziening. Het voordeel van een voorziening is dat deze jaarlijks met een vast bedrag kan worden aangevuld. Op begrotingsniveau worden de kosten Pagina 3 van 5

RAADSVOORSTEL Vaststellen meerjaren onderhoudsbegroting 2026-2035 en inrichten voorzieningenmethodiek

geëgaliseerd terwijl op meerjarig uitvoeringniveau pieken en dalen kunnen worden opgevangen. De voorziening zorgt er ook voor dat het benodigde onderhoudsgeld juridisch en administratief vastgelegd is en blijft voor het beoogde doel. 3

Onderhoudsbedragen en verhoging van de jaarlijkse storting

Een voorziening voor onderhoud van gemeentelijk vastgoed moet volgens het BBV over minimaal de looptijd van 10 jaar boven nul blijven, omdat dit aantoont dat de geraamde toekomstige onderhoudslasten financieel zijn afgedekt en dat er geen structureel tekort ontstaat. Dit voorkomt dat toekomstige generaties worden geconfronteerd met ongedekte kosten. De vijfjaarlijkse actualisatie is verplicht om te waarborgen dat de voorziening blijft aansluiten bij de werkelijke onderhoudsbehoefte, prijsontwikkelingen en beleidswijzigingen, zodat het financiële beeld actueel, betrouwbaar en rechtmatig blijft. De reden van de huidige bijstelling van de kosten komt vooral door effecten van de bouwkostenstijging die de afgelopen jaren grillig zijn geweest. Dit effect van het totaal aan prijsstijgingen na vier jaren is nu zichtbaar bij het actualiseren van de meerjarige plannen en de toets op de begroting. Tevens zijn er nieuwe wettelijke verplichtingen ontstaan, zoals de ‘Erkende Maatregelenlijsten’ voor energiebesparing (EML). Dit zijn energiebesparende maatregelen met een terugverdientijd van vijf jaar of minder die verplicht moeten worden uitgevoerd. Het onderhoud wordt momenteel gedekt uit de reserve onderhoud kapitaalgoederen. Conform BBV eisen moet dit worden omgezet in een voorziening.

Op basis van de actuele cijfers uit de nieuwe onderhoudsplannen is het nodig om extra stortingen te doen in de voorziening om deze boven nul te houden (conform BBV eisen). Onderhoudsbedragen De gemiddelde kosten met een doorkijk van 10 jaar waren ca. € 3,5 miljoen gemiddeld per jaar. De nieuwe kosten met een doorkijk van 10 jaar zijn ca. € 4,5 miljoen gemiddeld per jaar. Om de voorziening gedurende 10 jaar voldoende gevuld te houden, is een extra structurele storting nodig van € 975.000 per jaar. De benodigde extra structurele storting is reeds meegenomen in de besluitvorming van de begroting 2026. De hogere kosten zijn te verklaren uit de prijscorrectie en marktwerking van de afgelopen vier jaren en aanvullende wettelijke eisen. De kostenverhoging uit de marktwerking was de afgelopen vierjaren totaal ca. 25%, gemiddeld 6,25% per jaar. De gemeentelijk indexering was in die jaren gemiddeld maar ca. 2%. De hoge prijsstijgingen zijn o.a. veroorzaakt door inflatie na internationale conflicten en daarmee samenhangende pieken op materiaalkosten en energieprijzen. De kosten vanuit nieuwe energiewet- en regelgeving (EML maatregelen) zijn ca. € 2,5 miljoen totaal voor de komende tien jaar. Een overzicht van de huidige storting, de aanvullende benodigde storting, uitgaven en stand van de voorziening is hieronder per jaar weergegeven.

De effecten van de stortingen en uitgaven op de stand van de voorziening zijn tevens in de grafiek weergegeven.

Pagina 4 van 5

RAADSVOORSTEL Vaststellen meerjaren onderhoudsbegroting 2026-2035 en inrichten voorzieningenmethodiek

Participatie Niet van toepassing Financiële toelichting De benodigde bedragen voor het onderhoud zijn meegenomen in de begroting 2026 en na besluitvorming daarover structureel geregeld. Dit voorliggende besluit ziet toe op de vaststelling van de meerjarige financiële onderbouwing uit de geactualiseerde onderhoudsplannen en de inrichting van de voorzieningenmethodiek. In geval er vanaf 2026 nieuwe gebouwen in eigendom komen bij de gemeente zal er afzonderlijk onderhoudsbudget voor het betreffende gebouw moeten worden aangevraagd om in te passen in de voorziening. In geval van afstoten van gebouwen zal er tevens een bijstelling plaatsvinden. Afhankelijk van de omvang van het effect kan dit in het betreffende jaar of bij de volgende bijstelling die uiterlijk na vijf jaar plaatsvindt. Juridische aspecten Met dit besluit voldoen we aan wetgeving en richtlijnen van het BBV op gebied van onderhoud kapitaalgoederen, daarbij voldoen we aan de BBV eisen en het advies van de accountant in het kader van de rechtmatigheid door de inrichting van een voorzieningenmethodiek in plaats van een reservemethodiek.

Pagina 5 van 5

RAADSBESLUIT

Behoort bij raadsvoorstel Vaststellen meerjaren onderhoudsbegroting 2026-2035 en inrichten voorzieningenmethodiek Nr. RV25.060

De raad van de gemeente Zeist; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 28 oktober 2025; BESLUIT: 1. In te stemmen met de meerjarige onderhoudsbedragen voor de periode 2026–2035 zoals opgenomen onder paragraaf 3 van dit voorstel 2. In te stemmen met het omzetten van Reserve onderhoud Kapitaalgoederen naar een Voorziening onderhoud Kapitaalgoederen. 3. In te stemmen met het verhogen van de jaarlijkse storting van € 975.000,- in de Voorziening onderhoud Kapitaalgoederen.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 16 december 2025 De raad voornoemd, ValidSigned door Eva Lemaier op 18-12-2025

ValidSigned door Joyce Langenacker op 18-12-2025

drs. E.M.H. Lemaier, griffier

drs. J. Langenacker, voorzitter

1