RV25.056 RV + RB Financiele Verordening en Controleprotocol 2025

RAADSVOORSTEL Financiële verordening 2025 en Controleprotocol jaarrekening Zeist 2025 en volgende jaren

Ontvangst griffie

Zaak/stuknummer

W.J. van Dijk P. Deijns en A. Kerseboom 947582/RV25.056

Besluit college

14 oktober 2025

Raadsvergadering

Portefeuillehouder Opsteller

15 oktober 2025

Ronde Tafel Debat 11 november 2025

Onderwerp Financiële verordening 2025 en Controleprotocol jaarrekening Zeist 2025 en volgende jaren Doel van het voorstel Het doel is de Financiële verordening 2025 en het Controleprotocol te actualiseren zodat voldaan wordt aan de geldende wet- en regelgeving naar aanleiding van de wijziging van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). Voorgesteld besluit 1. 2. 3. 4.

De financiële verordening 2025 vast te stellen. De financiële verordening 2024 in te trekken. Het Controleprotocol jaarrekening Zeist 2025 en volgende jaren vast te stellen. Het Controleprotocol voor de jaarrekening 2023 en voor volgende jaren (24RV018) in te trekken.

Besluit Raad Aangenomen met (31 voor / 0 tegen) (voor: [GL, VVD, D66, ChristenUnie-SGP, CDA, NDZ, Seyst.nu, PvdA, SP, ZB, Osinga, Fiscalini] / tegen: [-].

Inhoud (korte samenvatting) Door de komst van de Rechtmatigheidsverantwoording heeft Zeist al veel regelgeving aangepast. Begin 2025 is het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) gewijzigd en op 16 april 2025 gepubliceerd in het Staatsblad. Hierdoor behoeven onze Financiële verordening en ons Controleprotocol herziening.

Pagina 1 van 7

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

Met behulp van de financiële verordening, ook wel de verordening 212 (een verwijzing naar het artikel in de gemeentewet), worden door de raad de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie, vastgesteld. Zoals in het artikel in de gemeentewet is opgenomen, waarborgt deze verordening dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. In de praktijk betekent dit dat met behulp van deze verordening, de raad en het college aanvullende afspraken maken over het begrotingsproces, de invulling van het budgetrecht van de raad en de verantwoording daarover. Hiermee houdt de raad zicht en vat op de besteding van het geld. Als gevolg van de wijziging in het BBV en de Bado passen we onze Financiële verordening nu aan. Zo is onder andere artikel 10, lid 2 aangepast waarbij de verantwoordingsgrens is bijgesteld naar 2% (excl. dotaties aan reserves). Daarnaast zijn er enkele kleine aanpassingen gedaan. Met een Controleprotocol geeft de raad nadere aanwijzingen aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole. Naast het in overeenstemming brengen met de geldende wet- en regelgeving heeft er geen inhoudelijke wijziging in het Controleprotocol jaarrekening Zeist 2025 en volgende jaren plaatsgevonden ten opzichte van het huidige Controleprotocol van 2023.

VERDIEPING Inleiding Door de komst van de Rechtmatigheidsverantwoording heeft Zeist al veel regelgeving aangepast. Begin 2025 is het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) gewijzigd en op 16 april 2025 gepubliceerd in het Staatsblad. Dit betreffen wijzigingen ten aanzien van de controle van de accountant op getrouwheid en de verantwoordingsgrens van de rechtmatigheidsverantwoording. Alleen over de verantwoordingsgrens kan de gemeenteraad een besluit nemen. De wijzigingen zijn als volgt:   

De omvangsbasis (materialiteit) is gelijk aan de totale lasten van de gemeente exclusief de dotaties aan de reserves (nu is het inclusief); De materialiteit is 2% van de omvangsbasis (was 1%); Voor de accountant wijzigen de tolerantiegrenzen. Het onderscheid tussen fouten en onzekerheden vervalt. Voor een goedkeurende verklaring is de grens nu < 2% afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de controle (was verschillend voor fouten en onzekerheden); Oud (t/m 2024)

Goedkeuringstolerantie

Nieuw (vanaf 2025)

Fouten in de jaar-

Onzekerheden in de

Fouten in de

rekening (% lasten

controle (% lasten

jaarrekening en

incl. dotaties)

incl. dotaties)

onzekerheden in de controle (% lasten excl. dotaties)

Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend

≤ 1%

≤ 3%

≤ 2%

>1% en ≤3%

>3% en ≤10%

>2% en ≤4%

-

≥ 10%

≥ 3%

-

> 4%

Pagina 2 van 7

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist



De gemeenteraad stelt de verantwoordingsgrens voor de Rechtmatigheidsverantwoording vast op ten hoogste 2% van de totale lasten, exclusief de dotaties aan de reserves (nu maximaal 3%).

Vanwege deze wijzigingen behoeven onze Financiële verordening en ons Controleprotocol opnieuw herziening. Artikel 10 lid 2 van de Financiële verordening 2025 bepaalt de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording. Deze is nu bepaald op 1% (gelijk aan de tolerantiegrens van de accountant voor wijziging van de wetgeving). Wij stellen in de nieuwe Financiële verordening 2025, ook op advies van de accountant, voor deze te wijzigen in 2%. Hiermee blijven we voor de getrouwheid en rechtmatigheid hetzelfde grensbedrag (materialiteit) hanteren. Tevens voeren we daarnaast een aantal kleine aanpassingen door in de Financiële Verordening. Aanvullend op de Gemeentewet artikel 213 en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) kan de raad nadere aanwijzingen geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole. Met het controleprotocol geeft de raad de accountant duidelijke toetsingsnormen mee welke de afgelopen jaren zijn vastgesteld zoals de verantwoordingsgrenzen, rapportagegrenzen en goedkeuringstoleranties, maar ook het aantal deelonderzoeken. Het voorliggende Controleprotocol 2025 is aangepast aan de nieuwe wet- en regelgeving en de nieuwe Financiële verordening 2025 en wordt, evenals het vorige Controleprotocol, meerjarig vastgesteld.

Alle bepalingen in de diverse vastgestelde verordeningen die betrekking hebben op de accountantscontrole zijn samenvattend samengebracht in het voorliggende Controleprotocol. De raad blijft via de Auditcommissie op de hoogte van alle ontwikkelingen, de Auditcommissie heeft de contacten met de accountant. De Auditcommissie bepaalt, evenals in het Controleprotocol 2023, de deelonderzoeken waar de accountant in een specifiek boekjaar extra aandacht aan zal besteden. ARGUMENTEN VOOR EN TEGEN 1. Gewijzigde wetgeving De Financiële verordening 2025 en het Controleprotocol voor 2023 en volgende jaren kwamen niet meer overeen met de huidige wet- en regelgeving. Hierdoor was het vaststellen van een nieuwe Financiële verordening 2025 en Controleprotocol jaarrekening Zeist 2025 en volgende jaren en het intrekken van de Financiële verordening 2025 en het Controleprotocol voor de jaarrekening 2023 en voor volgende jaren noodzakelijk. 2. Advies accountant Met de aanpassing van verantwoordingsgrens (artikel 10 Financiële verordening 2025) van 1% naar 2% van de materialiteit wordt aangesloten bij het advies van de accountant en de huidige werkwijze van de gemeente. Onze accountant heeft meegelezen met de voorliggende Financiële verordening 2025 en het Controleprotocol jaarrekening Zeist 2025 en is positief over beide stukken. 3.

Aanscherping oude Financiële Verordening In deze verordening worden naast de wettelijk noodzakelijke wijzigingen ook een paar kleine aanscherpingen in andere artikelen toegepast. Deze aanpassingen zitten op artikel 12, lid 4 waar vanaf nu expliciet ook investeringen worden genoemd zodat de zogenaamde ‘acceptabele uitzonderingen’ ook hier op van toepassing zijn. Dit ligt in lijn met de RIB die rondom de Jaarstukken Pagina 3 van 7

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

2024 naar de raad is verzonden (RIB 25.052). Daarnaast benoemen we voortaan in artikel 12, lid 4, sub f ook de dotaties aan de reserves. Voorheen stond hier alleen onttrekkingen aan reserves als acceptabele uitzondering. Doel van dit artikel was alle afwijkingen die worden verrekend met een reserve als acceptabel te bestemmen. Hiervoor gebruiken we de door de raad ingestelde egalisatiereserves. Doordat deze reserves beide kanten op werken (doteren bij een voordeel en onttrekken bij een nadeel) werkten wel al op deze wijze, maar expliciteren we dit nu ook zo in de verordening. 4. Gevolgen voor jaarrekeningscontrole 2025 De aanpassing van het BBV en het Bado kan mogelijk in de uitvoering van de jaarrekeningcontrole door de accountant de volgende effecten hebben. Hier is bij de aanbesteding van de nieuwe accountant al rekening mee gehouden: 







Het aantal processen dat gecontroleerd wordt door de accountant kan mogelijk verminderen, het kan zijn dat bepaalde kleinere processen zoals leges omgevingsvergunningen, huren/pachten, leges begraaf- en crematierechten niet meer materieel zijn om mee te nemen in de aanpak van de accountant; Het aantal uit te voeren gegevensgerichte deelwaarnemingen per proces kan verminderen omdat de ‘foutmarge’ hoger ligt (van 1% naar 2%). De uitspraak mag dus minder nauwkeurig zijn; Aanvullende extra werkzaamheden kunnen nodig zijn indien fouten en onzekerheden bij elkaar opgeteld dicht bij de materialiteitsgrens liggen. De accountant heeft dan extra zekerheid nodig dat er toch niet ergens nog andere fouten in de jaarrekening zitten; Door het optellen van fouten en onzekerheden is het mogelijk dat bevindingen eerder materieel worden en daarmee een goedkeurende verklaring in de weg staan. Indien dit niet te corrigerende bevindingen zijn (het gaat dan met name om onzekerheden, getrouwheidsfouten kunnen in principe worden gecorrigeerd), kan dit impact hebben op de strekking van de controleverklaring. PwC heeft bij de jaarrekening 2024 met de oude en nieuwe systematiek gekeken naar de gevonden fouten en onzekerheden en geconstateerd dat Zeist ook met de nieuwe systematiek in 2024 een goedkeurende verklaring zou hebben gekregen.

5. Wettelijke verplichting Volgens de gemeentewet, artikel 212 is het voor gemeenten verplicht een actuele financiële verordening te hebben. Het is daarnaast niet verplicht, maar in Zeist wel gebruikelijk, een Controleprotocol vast te stellen. TOELICHTING Participatie N.v.t. Financiële toelichting Aan dit voorstel zitten geen financiële consequenties

Pagina 4 van 7

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

Juridische aspecten Doormiddel van deze verordening voldoen wij als Gemeente Zeist aan artikel 212 van de gemeentewet. Conform artikel 156 lid 2f betreft het vaststellen van deze verordening (art. 212) een niet overdraagbare bevoegdheid van de raad. Doormiddel van bijgevoegd raadsvoorstel wordt daar aan voldaan. In artikel 27 en 28 worden de inwerkingtreding van deze verordening en het intrekken van de voorganger uit 2024 geregeld. Een Controleprotocol is niet verplicht, maar wanneer er gebruik van wordt gemaakt dient deze overeen te komen met de daadwerkelijke opdracht aan de accountant. Met het vaststellen door de raad van de Financiële verordening 2025 en het voorliggende Controleprotocol jaarrekening Zeist 2025 en volgende jaren voldoet Zeist weer aan de geldende wet- en regelgeving. Duurzame aspecten N.v.t. Samenhang met andere projecten Het Controleprotocol heeft een nauwe samenhang met de Financiële verordening, de Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Zeist 2023 en de Verordening op de Auditcommissie. VERDERE PROCES Planning en uitvoering Na vaststelling van de Financiële verordening 2025 en het Controleprotocol jaarrekening Zeist 2025 en volgende jaren en publicatie worden deze stukken gehanteerd voor de controle op de jaarrekening van Zeist vanaf 2025 en verder.

Communicatie Onze accountant heeft meegelezen met de voorliggende Financiële verordening 2025 en het voorliggende Controleprotocol jaarrekening Zeist 2025 en volgende jaren en is positief over de inhoud. Na vaststelling door de raad worden de Financiële verordening 2025 en het Controleprotocol jaarrekening Zeist 2025 en volgende jaren aan de accountant verstrekt. Evaluatie De Financiële verordening 2025 en het Controleprotocol jaarrekening Zeist 2025 worden evenals de huidige Financiële verordening en het huidige Controleprotocol meerjarig vastgesteld. Zolang wet- en regelgeving niet verandert, is er, behoudens andere wensen van de raad over de reikwijdte van de accountantscontrole, geen aanleiding deze stukken aan te passen. BIJLAGEN 1. Financiële verordening 2025 2. Controleprotocol jaarrekening Zeist 2025 en volgende jaren.

Pagina 5 van 7

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

RAADSBESLUIT Behoort bij raadsvoorstel Nr. RV25.056

De raad van de gemeente Zeist; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 14 oktober 2025; BESLUIT: 1. 2. 3. 4.

De financiële verordening 2025 vast te stellen. De financiële verordening 2024 in te trekken. Het Controleprotocol jaarrekening Zeist 2025 en volgende jaren vast te stellen. Het Controleprotocol voor de jaarrekening 2023 en voor volgende jaren (24RV018) in te trekken.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van De raad voornoemd,

drs. E.M.H. Lemaier, griffier

drs. J. Langenacker, voorzitter

3

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist