RIB25.066 Raadsinformatiebrief Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist

i|| KN

Publiekshal = Het Rond 1, Zeist

yavw.instagram.nl/gemeentezeist

Postbus 513, 3700 AM, Zeist

\avw.facebook.com/gemeentezeist

Telefoon 14 030 = wvav.zeist.nl/contact

ontvangen Griffie op 12-06-2025 RIB25.066

Gemeente Zeist

Aan de gemeenteraad

Datum

11 juni 2025

Ons kenmerk

739009

Uw kenmerk

Bijlage(n)

1

Behandeld door

Verboom, Arjan

Onderwerp

Boorontwikkeling gemeentehuis Zeist

Portefeuillehouder

Burgemeester

Geachte leden van de raad, Via deze raadsinformatiebrief informeren wij u over voorgenomen aanpassingen aan het gemeentehuis. Het gemeentehuis is het huis van de democratie. Als raad maakt u gebruik van het gemeentehuis en houdt u in de gatenof ons huis aansluit bij onze kernwaardenenvisies op toegankelijkheid en dienstverlening. Deze raadsinformatiebrief geeft zicht op de stappen in de ambitie naar een toekomstbestendig gemeentehuis.

Aanleiding Metingang van 1 januari 2025 zijn circa 100 professionals van het Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG) en het Sociaal team (ST) in dienst getreden van de Gemeente Zeist. Op dit moment werken zij vanuit meerdere locaties in Zeist. Doel is datzij vanuit het gemeentehuis gaan werken. Synergie en samenwerking komt de zorg ten goede. Daarnaast kent het gemeentehuis betere faciliteiten (denk aan een kantine en goed uitgeruste vergaderruimtes) en het voldoet aan de ARBO-eisen, datis niet bij alle huidige locaties het geval. Het afgelopen jaaris met een haalbaarheidsstudie onderzocht óf en onder welke voorwaarden de nieuwe medewerkers van het CJG & ST gehuisvest kunnen worden in het gemeentehuis. Uitgangspunten daarbij waren nabijheid en optimale kwaliteit van dienstverlening. Uit een inpassingstudie is gebleken dat het gemeentehuis voldoende ruimte biedt om de benodigde extra werkplekken te realiseren mits er in de werkomgeving en publieke zone van het gemeentehuis aanpassingen worden gedaan en de satellietlocaties in de wijken in afgeschaalde vorm behouden blijven. Wij grijpen het momentum aan en naast de aanpassingen voor het huisvesten van CJG en ST, nemen we ook andere vraagstukken overhet gemeentehuis mee in de uitwerking.

Zo is het binnenklimaat in de centrale hal niet goed, sluit de inrichting van de publiekshal niet meer goed aan bij de huidige wensen op het gebied van dienstverlening en beleving en is er te weinig ruimte in de fietsenstalling. Overall is het doel is om de nieuwe collega's goed te huisvesten, de huisvesting weer toekomstbestendig te

maken en passend bij de veranderende behoeften in de samenleving en bij de nieuwe manier(en) van (samen)werken.

Austerlitz „ Bosch en Duin « Den Dolder » Huis ter Heide « Zeist

Klantvriendelijk, veilig en functioneel Het gemeentehuis is een ontmoetingsplek waar inwoners, politiek en organisaties samenkomen. Het gemeentehuis is meer dan een loket voor formele zaken. Een warme, informele inrichting nodigt uit tot ontmoeting, participatie en gesprek. De centrale hal krijgt daarom een belangrijke functie. Metzitjes, toegankelijke spreekkamers en een restauratieve voorziening als onderdeel van een flexibele en gastvrije omgeving. Ruimtes krijgen een persoonlijke touch bijvoorbeeld met kunst en lokale elementen, om een gevoel van herkenning en vertrouwdheid te creëren. De receptie wordt verplaatst en laagdrempeliger vormgegeven. De onderdelen die aangepast worden zijn: de kantooromgeving, het vergaderprogramma, de plekken ten behoeve van de dienstverlening, de ontmoetingshal en de fietsenstalling. Er komen meer en andersoortige werkplekken en het huidige bedrijfsrestaurant wordt een multifunctionele vergaderruimte. Om privacy, veiligheid, comfort en toegankelijkheid te verbeteren en goede gesprekken te bevorderen worden de spreekkamers in het gemeentehuis opnieuw ingericht. Dit helpt vooral kwetsbare inwoners zich welkom en veilig te voelen, en maakt de dienstverlening flexibeler, effectiever en mensgerichter. Daarnaast stimuleert de gemeente medewerkers op de fiets te komen. Datis succesvol.

Defietsenstalling moet uitgebreid worden zodat er meer (en ander soortige) fietsen in kunnen. Naastde fysieke inrichting zijn functionele en kwalitatieve verbeteringen nodig. Dit betekent dat de inrichting flexibeler wordt, aan te passen aan verschillende overlegvormen, van kleine besprekingen tot grotere (participatie)bijeenkomsten. Er komt een betere geluidsisolatie voor vertrouwelijke gesprekken. Gericht op de veiligheid wordt gekeken naar de juiste veiligheidsvoorzieningen voor gesprekken waarrisicovolle situaties met inwoners kunnen optreden. Daarnaast wordt technologie waar nodig aangepast. Denk aan schermen, videoconferencing en digitale samenwerkingsmiddelen om hybride vergaderingen optimaal te ondersteunen en inclusiviteit te borgen. Hiermee willen we ook aansluiten op de behoefte aan goede faciliteiten voor commissie overleggen van de raad. Dit alles past bij onze visie op dienstverlening: een open houding en ruimte voor gesprek. Belangrijk aspect bij een flexibele inrichting is de toegankelijkheid. Het gebouw moet te allen tijde ook voor minder validen toegankelijk zijn.

Uitwerking investeringsbesluit en planning Op dit moment werkt een projectteam het programma van eisen uit voor de verschillende onderdelen waarna een architect aan de slag kan met het concept ontwerp. Dit is nodig om een beeld te vormen van de (on)mogelijkheden, keuzes en kosten. Voor de verschillende onderdelen zoals hierboven benoemd wordt een concept ontwerp uitgewerkt, wat in een volgende fase kan dienen als basis voor een definitief ontwerp. De komende periode werken wij dit concept ontwerp voor aanpassingen van het gemeentehuis verder uit. Dit stelt ons in staat om bij de behandeling van de begroting van 2026 een goed onderbouwd investeringsvoorstel te presenteren met een concreet plan waarin de functionele en financiële aspecten duidelijk in beeld zijn gebracht.

Huis van de Democratie Als raad vertegenwoordigt u de inwoners, de gebruikers van het gemeentehuis. Daarnaast bent u zelf gebruiker van de diverse faciliteiten. Wij betrekken u gedurende het proces van de doorontwikkeling door u regelmatig te informeren middels raadsinformatiebrieven. Tevens willen wij u van harte uitnodigen voor een informatiebijeenkomst na de zomervakantie. Wij zullen bij de agendacommissie een verzoek hieromtrent neerleggen. Tijdens deze bijeenkomst kunnen wij u het concept ontwerp toelichten, is er ruimte voor vragen en bespreken wij graag met u hoe u uw betrokkenheid ziet gedurende de volgende stappen van dit proces. Parallel aan de uitwerking van het ontwerp richten wij ons op de financiële dekking van deze investering. Daarbij onderzoeken wij allereerst de inzet en beschikbaarheid van bestaande middelen, zodat we zo efficiënt mogelijk omgaan met de financiële ruimte die er al is. Voor het resterende deel van de financiering wordt een investeringsbesluit uitgewerkt. In 2024 is een inpassingstudie uitgevoerd. Deze inpassingsstudie was onderdeel van Aan boord bij Zeist (de indiensttreding van professionals CJG en ST) en is bekostigd uit bestaande budgetten.

Austerlitz „ Boschen Duin « Den Dolder « Huis ter Heide « Zeist

Nadat de inpassingstudie is opgeleverd zijn we begonnen met de verdere verkenning om te komen tot een concept ontwerp. Omdat in een eerder stadium nog niet duidelijk was er nodig was voor de verkenning, zijn hiervoor nog geen middelen aangevraagd. De benodigde kosten voor het huidige onderzoek zijn € 150.000. Doordat de oorsprong van deze kosten in 2024ligt stellen we via de resultaatbestemming voor om dit bedrag vanuit het resultaat van de Jaarstukken 2024 in 2025 beschikbaar te stellen. Mocht het onderzoek uiteindelijk tot een investering leiden, dan zullen we deze kosten verrekenen methet uiteindelijke investeringskrediet. In september 2025 volgt een raadsvoorstel en de eventuele financiële gevolgen zullen tevens betrokken worden bij het raadsvoorstel voor de begroting 2026. In de bijlage wordt dieper in gegaan op de beoogde aanpassingen, daarin leest u nadere context en details. Wij hopen u voor nu voldoende geïnformeerd te hebben. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Zeist, de gemeentesecretaris,

GrolUM dr. H.S. |Grotens

Bijlage toelichting beoogde aanpassin

Austerlitz „ Bosch en Duin « Den Dolder « Huis ter Heide « Zeist

de burgemeester,