RIB25.066 Bijlage 1 Toelichting beoogde aanpassingendefinitief

Bijlage Toelichting beoogde aanpassingen Hieronder nemen wij u mee in de beoogde aanpassingen aan het gemeentehuis. Om zo efficiënt mogelijk te werken pakken we diverse vraagstukken integraal aan. Het gaat om de volgende onderdelen: Het centraal huisvesten van CJG en ST in het gemeentehuis bevordert samenwerking, verhoogt de kwaliteit van zorg en maakt het sociaal domein beter zichtbaar binnen de organisatie. Daarnaast ondersteunt het concernbrede opgaven en leidt het tot efficiënter gebruik van ruimte en voorzieningen. Om dit mogelijk te maken, worden er extra werkplekken toegevoegd aan de bestaande kantooromgeving. Daarnaast zijn er ook meer en ander soortige plekken nodig om kennisuitwisseling en samenwerking te stimuleren. Door de groei van de organisatie, andere manieren van werken en intensievere samenwerking is er een tekort aan geschikte vergaderruimten. Zowel interne overleggen als multidisciplinaire besprekingen met externe partijen nemen toe en stellen specifieke eisen aan de ruimten. Er is behoefte aan meer en beter uitgeruste vergaderruimten zodat deze o.a. ook geschikt zijn als commissiekamer voor raadsbijeenkomsten. Daarom willen we aanpassingen doen aan een aantal verouderde vergaderruimten en willen we het huidige bedrijfsrestaurant ombouwen tot een multifunctioneel vergadercentrum.

Dienstverlening gaat over hoe de gemeente zich gastvrij, toegankelijk en behulpzaam opstelt richting inwoners, wat ook tot uiting moet komen in de inrichting van het gemeentehuis. De huidige spreekkamers in het gemeentehuis schieten tekort in privacy, veiligheid, comfort en toegankelijkheid, wat goede gesprekken in de weg kan staan. Daarom is uitbreiding en herinrichting nodig, met warme, huiselijke elementen en flexibele gespreksplekken. Dit helpt vooral kwetsbare inwoners zich welkom en veilig te voelen, en maakt de dienstverlening effectiever en mensgerichter. Het gemeentehuis is een ontmoetingsplek waar inwoners, politiek en organisaties samenkomen. Het gemeentehuis is al lang niet meer alleen een loket voor formele zaken. Om deze rol beter te vervullen, is een warmere, minder formele inrichting gewenst die uitnodigt tot ontmoeting, participatie en gesprek. De centrale hal krijgt hierin een belangrijke functie, met zitjes, toegankelijke spreekkamers en een restauratieve voorziening als onderdeel van een flexibele en gastvrije omgeving en ter vervanging van de huidige kantine. Verkleining en verplaatsing van de receptie draagt bij aan een laagdrempeliger ontvangst en beter gebruik van de ruimte. De gemeente stimuleert duurzaam reizen met een succesvol mobiliteitsplan, waardoor steeds meer medewerkers op de fiets naar het werk komen.

Dit past bij de ambities op het gebied van duurzaamheid, gezondheid en bereikbaarheid. Door de toegenomen fietsstroom is de huidige fietsenstalling te klein en raakt overvol, wat leidt tot ongewenste situaties. Daarom is uitbreiding en verbetering van de fietsenstalling nodig, met o.a. efficiëntere indeling, e-bike voorzieningen en mogelijke uitbreiding op andere plekken. Hierna worden per onderdeel de belangrijkste aanpassingen nader toegelicht.

Austerlitz ■ Bosch en Duin ■ Den Dolder ■ Huis ter Heide ■ Zeist

1. Meer werkplekken in kantooromgeving Sinds de decentralisatie van taken binnen het sociaal domein (Wmo, Participatiewet, Jeugdwet, Wet gemeentelijke schuldhulpverlening) in 2015 heeft gemeente Zeist een grote verantwoordelijkheid in het ondersteunen van inwoners bij opvoed- en opgroeivraagstukken en het zelfstandig blijven wonen. Er is gekozen voor een werkgeversconstructie waarbij de alle medewerkers van CJG en ST in dienst zijn gekomen van de gemeentelijk organisatie. Het uitgangspunt daarbij is huisvesting op één hoofdlocatie op het gemeentehuis, aangevuld met ontmoetingen thuis of in de wijk. Dit laatste is essentieel voor goede hulpverlening en geeft invulling aan onze kernwaarde van nabijheid. Het centraal huisvesten van de collega’s van CJG en ST op het gemeentehuis heeft een aantal belangrijke voordelen: - Een centrale werklocatie zorgt voor meer onderlinge synergie en daarmee hogere kwaliteit van zorg; - Het sociaal domein is meer zichtbaar voor andere medewerkers van de gemeente waarmee we de samenwerking bevorderen; - Er zijn meer mogelijkheden voor betrokkenheid en samenwerking bij concern brede opgaven zoals bij de thema's Zorg & Veiligheid en de opvang en integratie van vluchtelingen/ migranten; - Het centraal huisvesten optimaliseert op m2 en zorgt voor beter benutte en gedeelde ruimtes en voorzieningen.

Voorbeelden hiervan zijn de postkamer en een deel van de vergaderruimtes; Benodigde aanpassingen Om deze medewerkers op een goede manier te kunnen huisvesten en faciliteren zijn meer werkplekken benodigd. Uit een eerdere inpassingsstudie blijkt dat inpassen van extra ARBO-werkplekken voor de nieuwe medewerkers van CJG en ST in het gemeentehuis qua ruimtegebruik mogelijk is. Daarbij blijft het huidige werkplekconcept gehandhaafd en de voorgestelde ingrepen gaan niet te koste van het ruimtelijke gevoel en ontwerp van het concept. Op diverse plekken worden bureaus bijgeplaatst. Het gaat dan vooral om intensivering van werkplekken op de paar locaties waar nog uitbreiding mogelijk is (zoals op de foto hiernaast). Daarnaast worden er nog extra andere soorten plekken gerealiseerd, zoals aanland- en samenwerkplekken. Tevens worden een aantal extra gesloten 1 persoonsruimten gerealiseerd, om tegemoet te komen aan de groeiende behoefte van besloten (digitaal) overleg.

Austerlitz ■ Bosch en Duin ■ Den Dolder ■ Huis ter Heide ■ Zeist

2. Meer en anders ingerichte vergaderruimten Naast de aanpassingen aan werkplekken zijn er ook aanpassingen nodig aan de vergaderruimten op het gemeentehuis. De noodzaak hiervoor is tweeledig: 1. Groei van de organisatie en samenwerken Met het in dienst treden van de medewerkers van CJG en ST en met een toename van medewerkers in een aantal andere teams, is het totaal aantal medewerkers en teams toegenomen. Dit heeft geleid tot een grotere behoefte aan vergaderruimten voor interne besprekingen, beleidsafstemming en projectoverleggen. De manier van werken is de afgelopen jaren ook veranderd. Men komt met name naar kantoor om elkaar te ontmoeten, samen te werken en samen te leren. Ook het aantal (parallelle) avondsessies voor de raad is toegenomen. De huidige capaciteit schiet tekort, wat resulteert in een gebrek aan beschikbare ruimten en inefficiënt gebruik van werkplekken als alternatieve vergaderlocaties. Dit belemmert het creëren van verbinding, de voortgang van processen en kan de samenwerking tussen teams vertragen. 2. Toegenomen behoefte aan multidisciplinair overleg Participatie, persoonlijk verbinding maken en regelmatige afstemming met inwoners is de afgelopen jaren een groter onderdeel geworden van onze manier van werken. Dit vraagt andere werkvormen en daarmee ook passende faciliteiten voor deze overlegvormen.

De samenwerking met externe partijen is intensiever geworden, ook binnen het sociaal domein. De uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet vereist nauwe samenwerking tussen verschillende instanties. Dit betekent dat er regelmatig multidisciplinaire overleggen plaatsvinden, waarbij professionals uit diverse sectoren samenkomen om casussen te bespreken en gezamenlijk beslissingen te nemen. Benodigde aanpassingen Om aan deze veranderende behoeften te voldoen, zijn meer vergaderruimten nodig en zijn soms ook functionele en/of kwalitatieve verbeteringen nodig. Dit betekent onder andere: - Meer vergaderruimten om de groeiende vraag te accommoderen. - Flexibele inrichting die aangepast kan worden aan verschillende overlegvormen, van kleine besprekingen tot grotere (participatie)bijeenkomsten. - Betere geluidsisolatie voor vertrouwelijke gesprekken. - De juiste veiligheidsvoorzieningen voor gesprekken waar risicovolle situaties met inwoners kunnen optreden. - Moderne technologie zoals schermen, videoconferencing en digitale samenwerkingsmiddelen om hybride vergaderingen optimaal te ondersteunen en inclusiviteit te borgen. Om aan deze behoefte en invulling te voldoen, wordt nu een uitwerking gemaakt waarbij het huidige bedrijfsrestaurant wordt omgebouwd naar een multifunctioneel vergadercentrum.

Daarnaast wordt ook gekeken naar mogelijkheden van beperkte aanpassingen in de publieke vergaderzalen in het oude raadshuis, zoals het toevoegen van een vluchtroute voor gesprekken met mogelijke risicovolle situaties.

Austerlitz ■ Bosch en Duin ■ Den Dolder ■ Huis ter Heide ■ Zeist

3. Ruimten voor de dienstverlening Dienstverlening is meer dan een stijlvol georganiseerd trouwen of het tijdig verstrekken van een paspoort. Dienstverlening zegt iets over de manier waarop wij verbinding maken met de samenleving. Een gevoel van gastvrijheid, gemak, gezien worden, geholpen worden. Een lage drempel, een hartelijk welkom, een oplossing. De huisvesting moet dit optimaal uitstralen, faciliteren en stroomlijnen. Om dit op een toegankelijke, laagdrempelige en inclusieve manier te kunnen doen, is het noodzakelijk om de spreekkamers en andere plekken waar wij inwoners ontvangen in het gemeentehuis, aan te passen en uit te breiden. Inwoners komen naar het gemeentehuis met uiteenlopende vragen en behoeften, variërend van paspoortaanvragen en verhuizingen tot gesprekken over maatschappelijke ondersteuning, jeugdhulp en financiële hulpverlening. Om deze gesprekken in een veilige, vertrouwelijke en prettige omgeving te voeren, zijn goed ingerichte spreekkamers essentieel. Momenteel zijn de beschikbare spreekkamers op het gemeentehuis niet altijd toereikend. Er is een tekort aan geschikte passende ruimten, waardoor soms niet direct ruimte is voor een gesprek, of gesprekken plaatsvinden op plekken die niet optimaal zijn ingericht voor privacy en comfort. Bovendien voldoen sommige bestaande spreekkamers niet aan de eisen van een toegankelijke en inclusieve dienstverlening.

Benodigde aanpassingen Naast de inrichting van goede spreekkamers is er ook behoefte aan extra plekken binnen het gemeentehuis waar inwoners op een laagdrempelige manier geholpen kunnen worden. Om de drempel te verlagen en het gemeentehuis minder als een formele, institutionele plek te laten voelen, streven we ernaar om de inrichting te laten bijdragen aan een meer informeler en huiselijk gevoel. Dit houdt in dat we warme, uitnodigende ruimtes creëren waar inwoners zich op hun gemak voelen. (daarover ook meer in paragraaf 5). Door zachte verlichting, comfortabele zitplekken en een vriendelijke inrichting zorgen we ervoor dat inwoners makkelijk(er) binnenlopen en zij zich welkom en gehoord voelen. Dit is met name belangrijk voor kwetsbare inwoners die ondersteuning zoeken op het gebied van zorg, werk en inkomen of andere persoonlijke kwesties. Een informele en toegankelijke omgeving helpt om gesprekken opener en prettiger te maken, waardoor de dienstverlening effectiever wordt en we nog meer vorm kunnen geven aan nabijheid. Concrete aanpassingen die bijdragen aan deze sfeer: • Inrichting van een variatie aan spreekkamers, waar in verschillende setting (van formeel tot informeel) en met verschillende veiligheidsvoorzieningen t.b.v. eventuele risico-gesprekken.

Allen met een warmere inrichting met huiselijke elementen zoals banken, planten en ronde tafels in plaats van de huidige grote balies en bureaus. • Minder formeel maken van de huidige burgerzaken balies, aanpassing van de balies om ze toegankelijker en minder afstandelijk te maken om letterlijk en figuurlijk dichter bij de inwoners te staan. • Flexibele gespreksnisjes waar inwoners op een informele manier geholpen kunnen worden. • Comfortabele wachtruimtes met een gastvrije uitstraling, inclusief restauratieve voorziening en speelhoekje voor kinderen. • Ruimtes met een persoonlijke touch zoals kunst en lokale elementen, om een gevoel van herkenning en vertrouwdheid te creëren.

Austerlitz ■ Bosch en Duin ■ Den Dolder ■ Huis ter Heide ■ Zeist

4. Warmer, laagdrempeliger en multifunctioneler maken van de ontvangsthal Ons gemeentehuis is allang niet meer alleen een plek voor paspoorten en rijbewijzen. Het is een ontmoetingsplaats waar inwoners, politiek en maatschappelijke organisaties samenkomen voor vergaderingen, vieringen, herdenkingen en exposities. De centrale hal speelt hierin een steeds grotere rol. Traditioneel worden gemeentehuizen vaak geassocieerd met formele en bureaucratische instellingen, wat voor sommige inwoners een hoge drempel vormt om binnen te stappen. Door de inrichting van het gebouw minder formeel en meer mensgericht te maken, zorgen we ervoor dat iedereen – ongeacht achtergrond of hulpvraag – zich welkom voelt. De-institutionalisering betekent dat we afstappen van een strakke, zakelijke omgeving en toewerken naar een warme, toegankelijke plek waar inwoners zich op hun gemak voelen. Dit past bij onze kernwaarden en bij de visie op moderne, gastvrije dienstverlening waarin de gemeente als partner van de inwoner optreedt en niet alleen als een loket waar regels en procedures centraal staan. De publiekshal vervult met de publieksbalies en gespreksruimten een belangrijke functie in de dienstverlening van de gemeente. Mensen blijven trouwen, rijbewijzen en paspoorten aanvragen, etc. Tegelijkertijd groeit de behoefte aan een gastvrije ruimte voor ontmoeting en samenwerking.

Het politiek spreekuur, historische bijeenkomsten en maatschappelijke evenementen, zoals momenten waarbij we stilstaan bij ons gemeenschappelijk verleden, trekken steeds meer mensen. Dit vraagt ook andere faciliteiten. Er is behoefte aan inrichting die aansluit bij de nieuwe manier van werken die van ons gevraagd wordt, met meer participatie en interactie met de inwoner. De Omgevingswet bijvoorbeeld veronderstelt een ander samenspel met bewoners, bedrijven en andere belanghebbenden. Meer ruimte voor participatie en het goede gesprek aan de voorkant. Benodigde aanpassingen Deze ontwikkelingen vragen om een flexibele inrichting die zowel ruimte biedt voor spontane gesprekken als voor faciliteiten voor grotere bijeenkomsten. Nu is de ruimte niet goed geschikt voor spontane ontmoetingen of een informeel gesprek met een kop koffie. Door in het concept zitjes, overlegplekken en toegankelijke spreekkamers toe te voegen, maken we de hal laagdrempeliger en gastvrijer. Dit past bij onze visie op dienstverlening: een open houding en ruimte voor gesprek. Belangrijk aspect bij een flexibele inrichting is de toegankelijkheid. Het gebouw moet te allen tijde ook voor minder validen toegankelijk zijn. We willen met een restauratieve voorziening in de publiekshal onze medewerkers, maar ook partners en bezoekers voorzien van verse koffie en de mogelijkheid om wat te eten.

Dit faciliteert het verblijf, draagt bij aan de laagdrempelige uitstraling en helpt ook bij het voeren van ander soortige gesprekken. Zo ontstaat een levendige plek die de verbinding tussen de hal en het historische gedeelte versterkt en wordt dit een ruimte waar men elkaar kan ontmoeten in een warme sfeer. Een plek waar toevallige ontmoetingen kunnen leiden tot mooie gesprekken, nieuwe verbindingen en andere inzichten. Daarnaast zorgt dit voor een vervanging van de oorspronkelijke kantine, die wordt omgebouwd naar vergadercentrum. Op die manier bieden we passende voorzieningen aan voor onze medewerkers en creëren we ook voor hen een fijne plek om op een informele manier met collega’s te overleggen.

Austerlitz ■ Bosch en Duin ■ Den Dolder ■ Huis ter Heide ■ Zeist

5. Verbetering capaciteit fietsenstalling De gemeente heeft met succes een duurzaam mobiliteitsplan geïmplementeerd, waarmee medewerkers worden gestimuleerd om vaker de fiets te nemen in plaats van de auto of het openbaar vervoer. Dit sluit aan bij de ambities van de gemeente op het gebied van duurzaamheid, gezondheid en bereikbaarheid. Door dit succesvolle beleid is het aantal medewerkers dat met de fiets naar het werk komt aanzienlijk toegenomen. Ook hier speelt de groei van de organisatie een rol in de groeiende behoefte. Hierdoor is de huidige fietsenstalling niet langer toereikend om alle fietsen op een veilige en ordelijke manier te kunnen stallen. Dit leidt tot overvolle stallingen, foutgeparkeerde fietsen en kunnen we niet optimaal gebruik maken van de ruimte. Om de positieve effecten van het mobiliteitsplan te behouden en verdere groei te faciliteren, is het noodzakelijk om de capaciteit en kwaliteit van de fietsenstalling te vergroten en verbeteren. Dit kan onder andere door: • Optimalisatie van de ruimte door dubbele rekken of efficiëntere indelingen • Voorzieningen voor e-bikes, zoals laadpunten vergroten • Onderzoeken uitbreidingsmogelijkheden elders op de locatie.

Austerlitz ■ Bosch en Duin ■ Den Dolder ■ Huis ter Heide ■ Zeist