RIB24.124 2-bijlage 2 Uitvoeringsplan VIC 2024 - 2027

Verbijzonderde Interne Controleplan 2024 Uitvoeringsprogramma behorende bij de Kadernota Verbijzonderde Interne Controle gemeente Zeist

Gemeente Zeist - Control Vastgesteld in het college van 10 september 2024

Inhoudsopgave 1

2

Inleiding

3

1.1 1.2 1.3

3 3 4

Algemeen Actuele ontwikkelingen Aanpak 2024

Onderwerpen verbijzonderde interne controle

5

2.1 2.2 2.3 2.4

Uitgaven en inkomsten Risicoanalyse en aanpak op hoofdlijnen lasten (uitgaven) Risicoanalyse en aanpak op hoofdlijnen baten (inkomsten) Roulerende onderwerpen

5 5 7 8

Bijlage 1: Lasten en baten per proces op basis van Iv3 matrix

9

Verbijzonderde Interne Controleplan 2024

2/10

1

Inleiding

1.1

Algemeen

De Kadernota Verbijzonderde Interne Controle gemeente Zeist is meerjarig vastgesteld. Het voorliggende bijbehorende uitvoeringsprogramma, het Verbijzonderde Interne Controleplan 2024, wordt jaarlijks geactualiseerd. Het Verbijzonderde Interne Controleplan is een risico gestuurd instrument voor de interne beheersing van materiële processen. Dit uitvoeringsprogramma beschrijft welke specifieke Verbijzonderde Interne Controlewerkzaamheden er per materieel proces worden uitgevoerd. Met de proceseigenaren (teammanagers) zijn startgesprekken gevoerd over hun proces en de eventuele veranderingen hierin voor 2024. De uitvoering van de Verbijzonderde Interne Controle ligt vast in checklists per proces en is gebaseerd op het door de raad vastgestelde Normenkader. De uitvoering is met de externe accountant afgestemd. Voor elk proces wordt één lijncontrole uitgevoerd (van de start van het proces tot en met de betaalbatch).

1.2

Actuele ontwikkelingen

De belangrijkste actuele ontwikkelingen ten aanzien van de Verbijzonderde Interne Controle in 2024 worden hieronder beschreven.

1.2.1

Rechtmatigheidsverantwoording en prestatielevering Sociaal Domein

Bij de jaarrekening 2023 heeft het college voor het eerst een Rechtmatigheidsverantwoording afgelegd. De accountant heeft vastgesteld dat de Rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft en zowel de Rechtmatigheidsverantwoording als de paragraaf Bedrijfsvoering alle voorgeschreven informatie bevat. We kunnen daardoor onze aanpak van 2023 continueren evenals onze werkzaamheden. Onze accountant heeft aangegeven dat waarschijnlijk eind september 2023 de Kadernota Rechtmatigheid 2024 verschijnen. Naar verwachting zullen hierin bepaalde zaken verduidelijkt worden ten opzichte van 2023, maar zullen er geen verdere wijzigingen doorgevoerd worden. Wel wordt de modeltekst van de rechtmatigheidsverantwoording wellicht aangepast. We weten echter pas echt wat de implicaties van de Kadernota Rechtmatigheid 2024 zijn wanneer deze wordt gepubliceerd. De timing is nog onduidelijk, maar het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) wordt nog gewijzigd ten behoeve van de Rechtmatigheidsverantwoording. Het ministerie heeft de wijziging hiervan ter consultatie medio 2023 aangeboden, maar van wijziging was medio 2024 nog geen sprake.

Voorgesteld is de methodiek van een goedkeurende verklaring door de accountant gelijk te trekken ten opzichte van andere publieke organisaties, het Rijk en internationale standaarden. Dit zou betekenen dat er geen afzonderlijke percentages meer gehanteerd worden als goedkeuringstolerantie voor fouten en onzekerheden (nu respectievelijk 1% en 3%), maar een samengevoegd percentage van 2%. Ook worden de dotaties aan de reserve niet meer meegenomen als omvangsbasis, de materialiteit wordt hierdoor ook gewijzigd. Dit tezamen zou bij inwerkingtreding gevolgen kunnen hebben voor het oordeel dat de accountant tot op heden heeft afgegeven. De onzekerheden ten aanzien van de prestatielevering in de zorg van het sociaal domein zouden hierdoor tot een verklaring met beperking kunnen leiden. In 2024 worden al stappen gezet tot het zelf controleren van de prestatielevering om niet afhankelijk te zijn van de productieverantwoordingen met controleverklaringen van zorgleveranciers.

Verbijzonderde Interne Controleplan 2024

3/10

1.2.2

Frauderisico

Fraude neemt een steeds prominentere rol in de controle van de externe accountant. De accountant moet van haar toezichthouder (AFM) in de controleverklaring ingaan op fraude en daarmee is fraude een belangrijk onderdeel van hun controleprogramma. Zeist heeft eind 2023 een Beleidskader Misbruik en Oneigenlijk gebruik vastgesteld (M&O) 1. Aan het voorkomen van misbruik en fraude wordt aandacht besteed in de diverse verordeningen. In de diverse verbijzonderde interne controles wordt dit in de checklists meegenomen. Daarnaast wordt de frauderisicoanalyse geactualiseerd.

1.2.3

Omgevingswet

Na vele jaren voorbereiding is vanaf 1 januari 2024 de Omgevingswet in werking getreden. De Omgevingswet bundelt en vervangt 26 bestaande wetten die betrekking hebben op de fysieke leefomgeving. Deze wet heeft als doel om de regels eenvoudiger en overzichtelijker te maken, zodat burgers en bedrijven gemakkelijker ruimtelijke projecten kunnen uitvoeren. In 2024 zullen we te maken hebben met Wabo leges (van aanvragen vóór 1 januari 2024) en leges in het kader van de Omgevingswet. Wij zullen indien nodig de checklist aanpassen aan de nieuwe wet. 1.2.4 General IT controls en IT audits De gemeente Zeist heeft als ambitie om de aanpak door middel van gegevensgerichte controles door te ontwikkelen naar systeemgerichte controles. Hiervoor is het noodzakelijk de in kaart gebrachte informatiebeveiliging te toetsen. Vanaf 2024 gaan we IT-controles uitvoeren over de belangrijkste basisprincipes van informatiebeveiliging (beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid). De belangrijkste applicaties betreffen Unit4Financials, Afas, Centric Leefomgeving (CLO), ZorgNed en Key2Begraven. In 2024 zal in samenwerking met team IV gekeken worden naar een controle van de general IT controls. Ook wordt gekeken hoe we de diverse audits uitgevoerd bij IV en Control nog beter op elkaar af kunnen stemmen en meer gebruik kunnen maken van elkaars werk.

1.3

Aanpak 2024

Dit uitvoeringsprogramma geeft inzicht in de totale massa’s van de baten, lasten en balansmutaties op grond van de primitieve begroting 2024 en de risicoanalyse. Hiervoor is gekeken naar het financiële belang (de materialiteit) en de inhoudelijke risico’s per proces. Per proces is verder verkort weergegeven wat de aanpak op dat proces is. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen processen waarvoor verbijzonderde interne controlewerkzaamheden zijn gepland en jaarrekeningposten / processen waar een review wordt gedaan op bijvoorbeeld het balansdossier voor de jaarrekening 2024 omdat de verslaggevingsvoorschriften (Besluit Begroting en Verantwoording) hiervoor het belangrijkste normenkader zijn.

1 RIB24_004: Beleidskader Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O)

Verbijzonderde Interne Controleplan 2024

4/10

2

Onderwerpen verbijzonderde interne controle

2.1

Uitgaven en inkomsten

Bij de beoordeling van de massa wordt het materieel belang bepaald voor zowel de lasten (uitgaven) als de baten (inkomsten) door het uitdrukken van het budget per kostensoort in procenten van de totale lasten of baten inclusief balansmutaties in de primitieve begroting 2024. De bedragen om het materieel belang te bepalen zijn afkomstig uit het financiële systeem op basis van de Iv3 indeling2. In de VIC worden alle baten en lasten betrokken waarvan de massa gelijk of groter is dan de verantwoordingsgrens (aangeduid met het begrip materialiteit). De goedkeuringstolerantie c.q. Verantwoordingsgrens voor zowel de getrouwheid als rechtmatigheid is vastgesteld op 1%. In de onderdelen 2.2 en 2.3 is het financiële belang per proces / jaarrekeningpost samengevat. Tevens is beschreven wat het oordeel van team Control is aangaande het risico per proces / jaarrekeningpost en welke werkzaamheden worden verricht.

2.2

Risicoanalyse en aanpak op hoofdlijnen lasten (uitgaven)

Proces (lasten)

%

Beoordeling financieel belang

Beoordeling risico inhoudelijk

Salarissen en sociale lasten

15,1%

> 10%

Laag

Inkoop en aanbesteding (goederen en diensten, belastingen)

21,5%

> 10%

Midden

Sociale uitkeringen in natura en sociale uitkeringen in geld

18,2%

> 10%

Midden

Toelichting (Focus van interne controle) In dienst, uit dienst, mutaties vaste loonbestanddelen, bruto netto berekeningen. Aansluiting Financials met AFAS (volledigheid). Factuurcontrole gericht op prijs en prestatie onderbouwing. Controle op mutaties crediteurenstamgegevens. Controle handmatige betalingen. Inkoop en aanbesteding (spendanalyse). Dossiercontroles Wmo en Jeugdwet (ZIN en Pgb) inclusief prestatielevering.

In scope voor VIC?

VIC, gegevensgericht. Getrouwheid.

VIC, gegevensgericht. Getrouwheid, rechtmatigheid (spend), prestatielevering en M&O.

VIC, gegevensgericht. Getrouwheid, rechtmatigheid en M&O.

2 Gemeenten leggen op twee manieren verantwoording af aan het Rijk, via de methodiek Single information,

Single audit (SiSa) en via het systeem Informatie voor Derden (Iv3). Iv3 is een informatiesysteem waarin gegevens uit de begroting, kwartaalcijfers en de jaarrekening staan. De manier waarop is voor iedere gemeente gelijk. Verbijzonderde Interne Controleplan 2024

5/10

Subsidieverstrekkingen

4,2%

1% - 10%

Midden

Subsidieverstrekkingen en subsidievaststellingen.

VIC, gegevensgericht. Rechtmatigheid en getrouwheid.

Grondaankopen

1,1%

1% - 10%

Laag

VIC, gegevensgericht. Getrouwheid.

Inkomensoverdrachten

0,5%

< 1%

Midden

Bijdragen aan gemeenschappelijke regelingen

28,3%

> 10%

Midden

Belastingen

0,3%

< 1%

Laag

Huur en pacht

0,4%

< 1%

Laag

Leerlingenvervoer Rente en dividend

0,5%

< 1%

Laag

0,3%

< 1%

Laag

Mutaties reserves en voorzieningen, afschrijvingen

9,6%

1% - 10%

Midden

Voor grondaankoop vaststellen of deze conform mandaatregeling hebben plaatsgevonden en juist, tijdig en volledig zijn verwerkt. Specifieke wetgeving en beleidsregels. Bijdragen o.g.v. door AB vastgestelde begrotingen en resultaatbepalen de en/of resultaatbestemmende bijdragen o.g.v. de door AB vastgestelde jaarrekeningen. Belasting die gemeente zelf betaalt. Huurkosten die de gemeente zelf betaalt. Leerlingenvervoer. Treasury. Voor gemeenten geldt de wet Fido. Dotaties en onttrekkingen aan voorzieningen en reserves. Afschrijvingen.

Totaal uitgaven Investeringen

100% Naleving activeringscriteria van investeringen (juistheid; bestaan en waardering) & vaststellen of nieuwe kredieten conform de financiële verordening tot stand zijn gekomen (juistheid en tijdigheid). Interne controle handmatige

VIC, gegevensgericht. Getrouwheid en begrotingsrechtmatigheid.

Memorialen

Pm

Laag

Pm

Midden

Verbijzonderde Interne Controleplan 2024

Gelet op omvang (<1%) niet in scope. Nee, onderdeel jaarrekeningdossier. Getrouwheid.

Gelet op omvang (<1%) niet in scope. Gelet op omvang (<1%) niet in scope. Gelet op omvang (<1%) niet in scope. Gelet op omvang (<1%) niet in scope. Nee, onderdeel jaarrekeningdossier. Getrouwheid.

VIC, gegevensgericht 6/10

memoriaalboekingen (focus ligt op de autorisatie, opslaan van onderbouwing)

2.3

Risicoanalyse en aanpak op hoofdlijnen baten (inkomsten)

Proces (baten)

%

Beoordeling financieel belang

Beoordeling risico inhoudelijk

Leges omgevingsvergunningen Overige leges

1,8%

1% - 10%

Midden

1,4%

1% - 10%

Laag

Belastingen en heffingen

15,0%

> 10%

Midden

Parkeeropbrengsten

2,2%

1% - 10%

Laag

Algemene uitkering

62,0%

> 10%

Laag

BUIG / inkomensregelingen

10,8%

> 10%

Laag

Opbrengsten uit dividend, rente en financiële transacties Huren en pachten

0,1%

< 1%

Laag

1,6%

1% - 10%

Laag

Verbijzonderde Interne Controleplan 2024

Toelichting (Focus van interne controle) Leges omgevingsvergunningen. Begraaf- en crematierechten zijn materieel. De BghU heft en int belastingen en stelt de hoogte van de WOZ-waarden vast voor alle onroerende zaken. Parkeerservice heft en int parkeeropbrengsten.

Gemeente ontvangt maandelijkse uitbetaalspecificaties. Gemeente ontvangt van het Rijk een gebundelde uitkering. We ontvangen jaarlijks een beschikking met vastgestelde bijdrage die als opbrengst verantwoord moet worden. Treasury. Voor gemeenten geldt de wet Fido.

Interne controle op de juistheid en volledigheid

In scope voor VIC?

VIC, gegevensgericht. Rechtmatigheid en getrouwheid. VIC, gegevensgericht leges begraaf- en crematierechten. Rechtmatigheid en getrouwheid. Nee, financiële verantwoording met controleverklaring accountant (getrouwheid en rechtmatigheid) van BghU. Onderdeel jaarrekeningdossier. Nee, financiële verantwoording met controleverklaring accountant. Onderdeel jaarrekeningdossier. Getrouwheid. Nee, onderdeel jaarrekeningdossier. Getrouwheid.

Nee, onderdeel jaarrekeningdossier. Getrouwheid.

Gelet op omvang (<1%) niet in scope.

Pachten met 0,2% niet in scope. VIC gegevensgericht op huren. Getrouwheid. 7/10

Eigen bijdrage en verhaal

0,3%

< 1%

Laag

Opbrengsten uit overige verkopen Opbrengst grondverkoop

0,6%

< 1%

Midden

0,0%

< 1%

Midden

Mutaties reserve, voorzieningen en afschrijvingen

4,1%

1% - 10%

Midden

Totaal baten

100%

2.4

van verhuuropbrengsten. Het opleggen hiervan is aan specifieke weten regelgeving gebonden. Diverse kleine stromen. Voor grondverkoop vaststellen dat deze conform mandaatregeling hebben plaatsgevonden en juist, tijdig en volledig zijn verwerkt. Dotaties en onttrekkingen aan voorzieningen en reserves. Afschrijvingen.

Gelet op omvang (<1%) niet in scope.

Gelet op omvang (<1%) niet in scope. VIC, gegevensgericht. Getrouwheid

Nee, onderdeel jaarrekeningdossier. Getrouwheid.

Roulerende onderwerpen

De focus van de VIC ligt op de financieel materiële posten. Desondanks zijn er posten en processen die niet financieel materieel van aard zijn maar vanwege de risico inschatting wel gecontroleerd kunnen worden. Ook zijn er processen die niet direct uit (financiële) stromen volgen, maar wel belangrijk zijn voor de interne beheersing en de financiële verantwoording. Zoals bijvoorbeeld IT. We focussen ons in 2024, in samenwerking met IV, op de controle van de general IT controls. Voor de jaren erna kan gekeken worden naar een roulatieschema voor overige processen zoals leges burgerzaken, leerlingenvervoer of overige belastingen. Dit wordt jaarlijks vanuit team Control, rekening houdend met planning, tijd en ruimte, bepaald in samenwerking met de proceseigenaar.

Verbijzonderde Interne Controleplan 2024

8/10

Bijlage 1: Lasten en baten per proces op basis van Iv3 matrix Proces Lasten: Salarissen en sociale lasten Inkoop en aanbesteding (goederen en diensten, belastingen) Sociale uitkeringen in natura en sociale uitkeringen in geld Subsidies Grondaankopen Inkomensoverdrachten Bijdragen aan gemeenschappelijke regelingen Belastingen Huur en pacht Leerlingenvervoer Rente en dividend Mutaties reserves en voorzieningen, afschrijvingen Totaal Baten: Leges omgevingsvergunningen Overige leges Belastingen en heffingen Parkeeropbrengsten Algemene uitkering BUIG / inkomensregelingen Opbrengsten uit dividend, rente en financiële transacties Huren en pachten Eigen bijdrage Opbrengsten uit overige verkopen Opbrengst grondverkoop Mutaties reserve en voorzieningen en afschrijvingen Totaal

Verbijzonderde Interne Controleplan 2024

Bedrag x € 1 mln.

%

32.840 46.648 39.527 9.058 2.429 1.180 61.442 622 866 1.048 705 20.745 217.110

15,1% 21,5% 18,2% 4,2% 1,1% 0,5% 28,3% 0,3% 0,4% 0,5% 0,3% 9,6% 100%

4.007 3.125 32.481 4.821 134.664 23.348 288 3.560 562 1.365 8.883 217.104

1,8% 1,4% 15,0% 2,2% 62,0% 10,8% 0,1% 1,6% 0,3% 0,6% 0,0% 4,1% 100%

9/10

Gemeente Zeist Publiekshal, Slotlaan 20, Zeist Postbus 513, 3700 AM Zeist Telefoon 14 030

E-mail: zeist@zeist.nl Website: www.zeist.nl Twitter: www.twitter.com/gemeentezeist

Verbijzonderde Interne Controleplan 2024

10/10